você está se sentindo frustrado com processos complicados que parecem complicados, manuais e lentos? Quer acelerar seu retorno sobre o investimento de iniciativas digitais?
o mapeamento de processos de negócios é um primeiro passo importante nos objetivos de transformação digital da sua empresa.
vi iniciativas de mudança envolvendo transformação digital terem sucesso e falharem. Vamos falar sobre por que o mapeamento de processos é uma etapa importante para evitar falhas, como ele influencia os orçamentos e como começar a construir seu primeiro mapa de processos.
nos EUA, temos um ditado: “Se não estiver quebrado, não conserte.”A verdade é que você provavelmente tem muitos processos em sua organização que não estão literalmente quebrados, mas são totalmente ineficientes e retêm sua empresa de maiores receitas, lucros, satisfação do cliente e felicidade dos funcionários.
o que é Mapeamento de processos de negócios? Por que é importante?O mapeamento de processos de negócios envolve tornar seus fluxos de trabalho de equipe ou organização visuais para agilizar um processo geral e reduzir drasticamente os tempos de ciclo ou remover pequenas eficiências e etapas redundantes.
os exemplos de mapeamento de processos de negócios mais comuns são fluxogramas ou diagramas de fluxo de trabalho, com tudo incluído, desde Entradas e Saídas a pontos de aprovação e decisões condicionais, até documentos sendo introduzidos ou modificados, lembretes de partes interessadas e muito mais.
(encontrado no conceptdraw.com)
o nível de detalhe que você coloca em um mapa de processo depende da quantidade de ineficiência e custos que você deseja retirar.
uma razão pela qual é importante mapear seus processos antes mesmo de implementar mudanças rápidas que são óbvias para você é que o próprio processo de esboçar seu fluxo de trabalho reúne várias partes interessadas. Quando você traz outros membros da equipe para o mapeamento de processos, é mais provável que você garanta que cada etapa seja coberta, que todos os custos sejam capturados e que todas as decisões sejam descritas também. Todos estão a bordo.
outro motivo pelo qual o mapeamento de processos é importante é que isso permite identificar todos os custos do seu estado atual, para que você possa identificar os custos associados à obtenção do estado desejado.
Como Processo de Mapeamento de Influências Orçamentos
pode ser difícil custos associados com a realização de trabalho a forma que você faz atualmente — por exemplo, os custos trabalhistas, custos de impressão, ou os custos de envio — e há sempre macia custos associados — por exemplo, o tempo gasto na execução de tarefas individuais, o tempo de re-entrada de dados a partir do trabalho realizado, o tempo gasto com a análise de dados e tomada de decisões, e muito mais. Finalmente, há custos de oportunidade-por exemplo, a capacidade (ou falta de capacidade) de tomar decisões em tempo real enquanto espera que o trabalho concluído seja relatado. O Software Enterprise resource planning (ERP)pode ajudar na identificação de custos difíceis em ambientes de produção e fabricação. No entanto, os custos leves são mais difíceis de identificar dessa maneira e, no entanto, são uma parte crucial de influenciar os dólares orçamentários a serem alocados para iniciativas de transformação digital, nas quais os processos serão drasticamente simplificados.
Imagine compartilhar com um líder de departamento ou patrocinador executivo que você identificou cada etapa em um processo, e o custo atual de realizar todo esse processo uma vez custa US $ 17.000. E digamos que o processo seja realizado 100 vezes por ano. Esse processo custa à organização US $ 1.700.000 anualmente.
agora imagine ser capaz de apresentar uma abordagem alternativa que pode custar 80.000 USD para implementar, mas removerá 4.000 USD desse processo cada vez que for executada. Isso é um investimento de 80.000 USD para economizar 400.000 USD ou um retorno de 5x.
é assim que o mapeamento de processos influencia os orçamentos.
como construir seu primeiro mapa de processo
- identifique um fluxo de trabalho específico que seja manual, talvez baseado em papel, ou envolva várias etapas antes da conclusão (por exemplo, trabalho extenso ou documentos que precisam ser revisados e/ou aprovados). Dê a este processo um nome simples.
- com sua equipe, faça um brainstorm de cada etapa do processo envolvida:
- o que inicia o processo? Quem está envolvido no processo? Quem toma uma decisão? Quem analisa o trabalho para a qualidade? Quem insere dados do trabalho? Quem marca o trabalho como completo? Quem arquiva ou toca documentos relacionados ao trabalho?
- incluem etapas de valor agregado e não-Valor Agregado que exigem tempo e/ou uma decisão.
- coloque cada etapa em ordem adequada.
- destaque “pontos de interrupção” ou gargalos no processo:
- etapas em que o processo é pausado devido a outras pessoas que aguardam que o processo seja relatado como concluído ou que um documento seja concluído.
- etapas em que o processo está parado devido à necessidade de uma pessoa revisar a qualidade do trabalho realizado.
- etapas em que ocorre trabalho duplicado-os dados são inseridos novamente, os documentos são digitalizados novamente.
- Calcule o custo de cada etapa em custos rígidos ou custos de mão-de-obra.
- projete os custos anuais com base na frequência do processo ao longo de um ano fiscal.
o mapeamento de processos é um primeiro passo importante nos esforços de transformação digital. Não requer software caro ou compromete você a revisar um processo, mas pode fornecer informações financeiras cruciais. Você precisará ganhar o compromisso da equipe, garantir Dólares orçamentários, patrocínio executivo e cumprir suas metas para transformar processos manuais em Digitais para um negócio mais simplificado e eficiente.
