o que é um escritório sem papel?
o escritório sem papel é um termo abrangente para práticas de negócios que melhoram o local de trabalho, reduzindo a dependência do papel.Embora o escritório sem papel possa ser usado para descrever um local de trabalho onde os processos de papel foram completamente eliminados, é mais comumente usado para descrever métodos pelos quais as empresas podem reduzir custos e aumentar a eficiência, fazendo a transição de processos tradicionais de papel para processos digitais que são gerenciados por meio de software ou serviços de computador. Esses cenários geralmente dependem de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) ou software de colaboração para compartilhar, editar ou gerenciar documentos da empresa que antes eram baseados em papel.
Benefícios de um escritório sem papel abordagem
Na prática, as empresas, normalmente, uma abordagem incremental para alcançar um escritório sem papel, com foco na eliminação de papel a partir de um fluxo de trabalho específico ou processo de negócio. Por exemplo, uma empresa pode digitalizar revisões e aprovações de documentos.Nesse caso, criar um registro digitalmente e concluir todo o fluxo de trabalho em formato digital reduz as despesas de papel e impressão, elimina a necessidade de digitalizar o documento em formato digital e economiza tempo e esforço-e potencialmente os custos associados-de transportar os documentos físicos para as pessoas envolvidas com o fluxo de trabalho. Custos reduzidos de descarte de papel, bem como a metragem quadrada necessária para armazenamento de registros, também são benefícios comuns da abordagem sem papel.
outro aspecto fundamental de um escritório sem papel é revisitar os processos em papel, aproveitando os recursos digitais para automatizar ou melhorar a eficiência da colaboração, fluxos de trabalho e outros processos de negócios. Ao revisitar processos, as empresas geralmente descobrem que podem remover etapas no novo processo digitalizado, eliminando o tempo perdido e etapas desnecessárias. Em um processo de aprovação de despesas de viagem, uma empresa pode achar que algumas pessoas não precisam aprovar as despesas e podem ser retiradas do fluxo de trabalho.Os processos sem papel também podem ser estendidos para fora da empresa, mas a necessidade de imprimir/assinar/digitalizar documentos é um obstáculo comum lá. A tecnologia de assinatura eletrônica pode eliminar a necessidade de uma assinatura física e ajudar a converter processos tradicionais em papel, como a assinatura de contratos, em processos digitais.
desafios de um escritório sem papel
um escritório sem papel também pode apresentar alguns desafios. A digitalização requer um repositório central que facilite o armazenamento e a colaboração-normalmente um sistema ou serviço de ECM. O lançamento de uma iniciativa sem papel exige que os funcionários repensem como trabalham, além de possivelmente adotar novas tecnologias. Para obter o máximo benefício, a gerência também pode querer avaliar se os processos existentes devem ser revisitados para aproveitar ao máximo os recursos digitais.
a tecnologia VPN tem sido um obstáculo comum à centralização. Os funcionários muitas vezes contornaram a digitalização porque requer o login em uma VPN para acessar documentos centralizados.Um escritório sem papel às vezes é descrito como um tipo de objetivo do Santo Graal, Na medida em que representa um ideal pelo qual os profissionais de governança da informação se esforçam, mas na maioria dos casos não é prático ou mesmo desejável remover todos os processos de papel.