um departamento de peças lucrativo deve ser uma prioridade, não importa o que esteja acontecendo com as vendas de veículos novos. E em tempos de queda nas vendas de veículos, pode ser o que mantém sua concessionária à tona. Portanto, é fundamental que você verifique se ele opera com eficiência máxima.
uma das maneiras de fazer isso é prestar atenção aos detalhes enquanto aproveita a tecnologia.
Gerenciando inventário
os benefícios do inventário gerenciado pelo fornecedor (VMI) foram elogiados por vários anos, mas ainda não está sendo usado por todos os revendedores. E mesmo os revendedores que o estão usando podem não estar colhendo seu valor total.De acordo com Keith Ely, sócio-gerente da Kea Advisors, ” é vital que o departamento de peças verifique se as contagens disponíveis estão corretas, as vendas perdidas são registradas, as contagens de bin realizadas e todo o inventário verificado para manter um inventário preciso e perpétuo, em vez de apenas fazer um inventário físico uma vez por ano.”
ele acrescentou: “essas coisas se tornam ainda mais vitais à medida que você entra no VMI.”Os níveis de estoque e pedidos de peças são determinados pelo sistema VMI com base nas informações fornecidas. Se dados imprecisos ou incompletos forem fornecidos, os benefícios do sistema não serão totalmente realizados.Além disso, a Ely acredita que os fabricantes estão tentando avançar em direção a um processo de inventário just-in-time para seus revendedores, mas que há problemas com a movimentação de informações para cima e para baixo em toda a cadeia de suprimentos.
“alguns fabricantes estão tentando se mudar para um sistema de inventário do tipo Wal-Mart para seus revendedores, onde basicamente quando uma peça é vendida na prateleira, outra aparece no dia seguinte”, diz Ely.
“os fabricantes têm a capacidade de fazer isso, mas os sistemas dos Revendedores de obter informações precisas e oportunas de volta aos fabricantes e para cima e para baixo na cadeia de suprimentos do fabricante para seus fornecedores é o maior desafio.”
parte do problema é que, para esse tipo de sistema funcionar, os revendedores precisam capturar dados de demanda, incluindo o que é vendido e o que não é vendido, mas está em demanda. “As informações clássicas de vendas perdidas e outros dados precisam ser registrados de forma consistente e precisa”, diz ele.
“há um enorme equívoco sobre como registrar dados de demanda. Quando você começa a olhar para os programas VMI, alguns deles descartam fortemente a capacidade do sistema de rastrear e gerar vendas perdidas devido à incapacidade de muitos revendedores de registrar dados precisos de vendas perdidas.”Isso, por sua vez, afeta a capacidade do Fornecedor de gerenciar o estoque corretamente para o revendedor.
desempenho de medição
os revendedores precisam estar cientes de vários indicadores de desempenho importantes em relação às curvas de estoque. O primeiro é turnos brutos de inventário. Voltas brutas é igual ao custo anualizado das vendas de peças dividido pelo inventário total de peças. Ely aconselha os revendedores a atirar por mais de 8 voltas brutas. “Temos um cliente que está em 8,6 voltas ano a data, com uma alta de 9,95 voltas um mês.”
a falha com voltas brutas das peças é que não lhe diz quanto você está vendendo de seu inventário.
True turns é outro número chave. True turns mede quais vendas estão saindo de seu estoque existente. “Isso provavelmente é um cálculo mais preciso e melhor”, diz ele, “porque lhe dá uma ideia melhor da frequência com que seu estoque está fluindo através das vendas de seu estoque existente”, explica ele.
True turns é igual ao custo (anualizado) das vendas de peças, menos compras de emergência e pedidos de clientes, divididos por estoque de peças. “Nossa diretriz é 6+ , mas temos um cliente que está no 7.1 True turns”, explica Ely.
ele acrescenta que os revendedores que adotaram toda a tecnologia e implementaram processos de rastreamento adequados viram melhorias dramáticas em suas verdadeiras taxas de giro.
a taxa de preenchimento também é crítica porque informa as vendas provenientes do seu inventário Versus todas as peças solicitadas. A taxa de preenchimento é igual ao custo de vendas de peças, menos compras de emergência e pedidos de clientes, dividido pelo custo de vendas mais vendas perdidas. A diretriz de Ely é de 90% ou mais.
“se você tem um pedido de uma parte 100 vezes e você pode ir para a prateleira e puxá-lo sem ter que encomendá-lo 85 vezes do que você tem uma taxa de preenchimento de 85 por cento”, explica ele.
um ato de balanceamento
gerenciar o inventário adequadamente não é o único desafio que o departamento de peças enfrenta. Equilibrar as necessidades de clientes externos com as do cliente interno (o departamento de serviço) pode ser um grande empreendimento.
“do meu ponto de vista, a primeira responsabilidade de qualquer departamento de peças é atender o departamento de serviços devido às margens brutas que podem ser produzidas na loja”, diz Ely.
Normalmente, o departamento de peças verá uma margem de 32% a 34%, enquanto os técnicos do Departamento de serviço podem gerar mais de 75% de margem bruta, de acordo com Ely. “E toda vez que você está vendendo mão de obra, provavelmente também está vendendo peças junto com ela.”
ele explica que as principais causas de técnicos ineficientes são a incapacidade do Departamento de peças de preencher pedidos das prateleiras ou uma desconexão de comunicação entre o departamento de peças e o departamento de serviço que impede o fluxo ordenado de informações.
se houver uma comunicação adequada entre o gravador de serviço e o contador traseiro, muito planejamento sobre quando as peças realmente são necessárias para um reparo pode ocorrer.
por exemplo, o redator de serviço pode determinar quando o reparo estará em um determinado estágio e, em seguida, o departamento de peças pode garantir que as peças necessárias estejam disponíveis quando necessário. Isso pode ajudar a eliminar a necessidade de pedidos de peças de emergência.
no entanto, o revendedor também não pode tirar os olhos do cliente externo. “É importante entender as necessidades dos clientes internos e externos”, diz Ely.
mas ele acrescentou que você precisa determinar se um cliente precisa de uma peça imediatamente porque ele tem uma situação de caminhão para baixo, ou se é uma parte que ele não precisa por um dia ou dois.
se for um cliente de oficina que está apenas começando a derrubar o caminhão, ele pode não precisar de uma peça específica por uma semana ou mais.
“tenho um cliente que vende de 20 a 30 capuzes por ano e, de acordo com os critérios clássicos de 3 em 12, o revendedor deve ter capuzes como peças estocadas. Mas todo mundo sabe que não há razão para estocar um capuz, porque se você gerenciar as coisas corretamente, terá tempo para encomendar a peça quando o cliente realmente precisar”, diz ele.
“você pode querer estocar um ou dois, mas você provavelmente não precisa estocar quatro ou cinco.”
o papel da tecnologia
a VMI permitiu que os revendedores se movessem além de se preocuparem com o movimento de peças em coisas como estratégias de preços. Os revendedores podem estabelecer pontos de preço para peças como vedações e filtros de rodas-coisas que são muito competitivas em seu mercado-enquanto estabelecem diferentes pontos de preço para peças proprietárias, o que lhes permite margens mais altas.
o Controle Remoto do inventário dos clientes – movendo o inventário gerenciado pela cadeia-é ativado pela tecnologia.
as vendas de peças da Internet também estão crescendo. Isso pode ser algo tão simples quanto receber solicitações pela Internet de alguém dizendo que precisa de uma bomba d’água, para alguém inserir o número da peça e realmente encomendar a peça.
“acho que quanto mais experiente tecnologicamente você for, melhor será o trabalho que você fará para administrar o departamento de peças com eficiência”, diz Ely.
dito isso, ele acrescenta: “todo o sucesso do Departamento de peças remonta à capacidade do gerente de peças e de sua equipe de gerenciar o inventário para que ele gire rapidamente e para que a taxa de preenchimento seja alta. Estes são os fundamentos básicos de bloqueio e combate.”
pessoas ainda chave
apesar da tecnologia, um departamento de peças adequadamente gerenciado ainda é muito trabalhoso. “Não é como se você pudesse contar com a tecnologia para sair e contar as caixas ou mover as peças móveis rápidas para o balcão traseiro”, explica Ely.
isso significa que você precisa ter o departamento de peças devidamente equipado. De acordo com Ely, a coisa mais importante a procurar em um gerente de peças é alguém em quem você pode confiar. Você tem que confiar que a pessoa não está pedindo uma quantidade excessiva de peças, a fim de obter um presente especial de um fornecedor e confiar que eles sabem o que estão fazendo em termos de preço do produto.
quanto às habilidades que você deve procurar, Ely diz que depende em parte do tamanho da sua operação. Se você tem um departamento de 25 a 30 pessoas, seu gerente de peças pode ser mais um generalista que entende o quadro geral, mas não precisa se aprofundar nos detalhes porque tem outros que podem fazer isso por ele.
“à medida que você entra em lojas menores, você tem que ter alguém que tenha a capacidade de entender os detalhes em termos de movimento de inventário e os fundamentos do custo do inventário, etc.”, Diz Ely.
alguém na organização de peças também precisa ter habilidades de atendimento ao cliente. “Se você tem uma força de vendas externa poderosa e um balcão frontal ou sala de telefone realmente bom que pode lidar com os clientes, você provavelmente precisa adicionar uma pessoa mais orientada para detalhes que possa lidar com a papelada. E se você tem uma pessoa no departamento que é boa em Gerenciar inventário, mas não é tão boa com os clientes, é melhor ter alguém que entenda como lidar com os clientes”, aconselha.
Tendo fora de vendedores é uma boa maneira de manter contato com os clientes e, de acordo com Ely, é extremamente importante porque, se feito corretamente, irá gerar vendas em outras áreas da concessionária. No entanto, se feito incorretamente, custará dinheiro.De acordo com Derek Jarboe, gerente de peças da Vanguard Trucks of Houston, ” a principal função dos vendedores de peças externas é ser um intermediário entre a concessionária e os clientes. Eles devem garantir que tudo corra bem e verificar se os clientes têm problemas ou problemas com seus caminhões.”
um dos elementos para fazê-lo corretamente é focar na área imediatamente ao redor da concessionária. Ely sugere que vendedores externos comecem com clientes que estão dentro de um raio de 10 milhas da concessionária. “Alguns revendedores que não tiveram tanto sucesso com vendas externas começam nos confins de sua área de mercado e voltam a trabalhar em vez de olhar para onde está a concentração de seus clientes e mudar esse anel.”
outro fator no sucesso de vendas de peças externas para garantir que seus vendedores não se tornem agentes de entrega. “Você vai tê-los entregar? Absolutamente, eles terão que entregar às vezes, mas quanto mais você puder mantê-los vendendo, melhor eles estarão.”
Ely também sugere unir uma pessoa externa com uma pessoa interna para que haja confiança do cliente para a pessoa interna também. Depois de um tempo, a pessoa interna pode se tornar proativa na venda.
Ultimate Success
Qual é a coisa mais significativa que precisa ser feita para levar a um departamento de peças lucrativo e em bom funcionamento?
“a maior coisa é mergulhar nele todos os dias. Verifique constantemente vários relatórios e fique por dentro das atualizações, mudanças no número da peça e preços”, diz John Still, gerente de peças da Vanguard Trucks of Atlanta.
uma perspectiva de Leasing
as empresas de Leasing também enfrentam desafios no gerenciamento de suas operações de peças. De acordo com Roger Welling, vice-presidente sênior de operações de leasing da NationaLease, parar a compra da maverick é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas de leasing. A maioria das empresas de leasing criou programas com fornecedores que são construídos em torno de ter certos níveis de desconto de preços em vigor com base em certos valores em dólares gastos. Se você tiver vários locais, certifique-se de que as peças são compradas de acordo com os fornecedores aprovados designados, a fim de maximizar os descontos e descontos de preços.
” há uma tendência em nível local de ter um revendedor local de pneus ou distribuidor de lubrificantes, por exemplo, entrar com um preço que pode parecer melhor na superfície para o gerente de peças local”, explica Welling.
no entanto, o gerente local pode não estar ciente do que foi negociado a nível nacional e pode não saber sobre descontos e incentivos adicionais e, portanto, pode acabar pagando mais por uma parte.
outro desafio é ter muitos fornecedores para um determinado produto. “Idealmente, você não quer ter apenas um fornecedor, mas não precisa ter quatro ou cinco. Você quer concentrar suas compras apenas em alguns lugares diferentes”, diz ele.
a tecnologia desempenha um grande papel na gestão de peças de sucesso em empresas de leasing. De fato, a NationaLease está embarcando em uma iniciativa que permitirá que seus membros vejam o que está acontecendo em sua organização no dia-a-dia. Eles poderão ver as tendências de compra e monitorar coisas como quantos pneus foram comprados, quando foram comprados, com que frequência estão sendo comprados, em que tamanhos de lote estão sendo comprados, etc. “Eles então podem pegar essas informações em tempo real e usá-las para maximizar preços, descontos e assim por diante”, diz Welling.
uma das outras iniciativas em que a NationaLease está trabalhando é um programa de faturamento e pagamento eletrônico. Usando a apresentação e pagamento de faturas eletrônicas, as empresas apresentam faturas pela Internet e fazem pagamentos uns aos outros por bens e serviços. “Estamos vivendo em um mundo digitalizado e a tecnologia está desempenhando um papel maior. Se você puder obter todas as suas informações eletronicamente, isso reduz os custos de processamento, os custos de pagamento da fatura, etc.”, diz ele.
a tecnologia também afetará o tipo de pessoa que a empresa de leasing precisa para administrar seu departamento de peças. “Antes da tecnologia entrar em jogo, você precisava de alguém que fosse um bom mecânico e entendesse quais produtos eram melhores do que outros e alguém que pudesse ver quando o inventário de uma parte atingisse o nível em que precisava ser reordenado”, diz Welling.
“daqui para frente você precisa de alguém que possa desenvolver e gerenciar um processo que use a tecnologia para maximizar a eficiência na compra de peças. Você precisa de uma pessoa experiente em caminhões que entenda os fornecedores e fornecedores, mas que também entenda qual o papel que a tecnologia pode desempenhar para ajudá-lo a gerenciar tudo isso.”
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