os calendários são ferramentas úteis para acompanhar as próximas reuniões, prazos e Marcos. Eles podem ajudá-lo a visualizar sua programação e lembrá-lo de eventos importantes, como feriados e férias.Não é de admirar que as pessoas muitas vezes têm uma variedade de ferramentas de calendário para escolher, incluindo tudo, desde um calendário de papel em sua parede do Escritório para uma ferramenta de gerenciamento de calendário, como Calendly.
o problema é que as pessoas muitas vezes gerenciam vários calendários de uma só vez. Quando esses calendários não estão integrados ao seu trabalho e sincronizados entre si, isso pode levar a confusão em massa, dores de cabeça e prazos perdidos.
por que você deve usar um calendário de software de gerenciamento de projetos
se você já está gerenciando e atualizando um ou mais calendários, você pode não considerar a funcionalidade do calendário um recurso importante do software de gerenciamento de projetos. No entanto, uma solução de software de gerenciamento de projetos que inclui calendários oferece vários benefícios que outras opções de calendário não oferecem.
por exemplo, os calendários tradicionais são ótimos para planejar seu dia, mas terríveis para planejar, visualizar e compartilhar o trabalho do projeto.
embora seu calendário on-line possa lembrá-lo de um prazo próximo, ele não foi projetado para dizer quais tarefas são necessárias para cumprir o prazo, quem está trabalhando nelas e qual é o status atual de conclusão. Você precisaria sair desse programa (ou enviar uma solicitação de E-mail) para encontrar essas informações críticas.
os calendários de software de gerenciamento de projetos respondem a essas perguntas subjacentes vinculando diretamente ao progresso e às informações do projeto.
Aqui estão sete funções que os calendários de gerenciamento de projetos oferecem que os tradicionais não:
- Permitem que você acompanhe e plano de trabalho crítico manualmente
- Automaticamente a faixa de trabalho específicos para projetos, equipes, ou pastas
- código de Cor por status, canal, audiência e mais
- Permitir que a camada de calendários para obter a imagem grande em vários projetos ou pastas
- permite visualizar calendários por mês, trimestre, e/ou ano
- Permitem que você abra tarefas do projeto diretamente no calendário
- Permite que você facilmente compartilhar em tempo real as atualizações de calendário com outras partes interessadas
software de gerenciamento de projetos calendários permite visualizar tarefas agendadas que contêm todas as informações, arquivos e conversas relacionadas. Essa funcionalidade permite que você pule facilmente do calendário para o trabalho sem navegar por outras ferramentas ou aplicativos.
além disso, ter um calendário de gerenciamento de projetos compartilhável permite visualizar tarefas e planos de projetos para várias equipes e projetos em todo o negócio. Essa visibilidade ajuda a identificar possíveis conflitos e coordenar o trabalho entre indivíduos e equipes.
os calendários de software de gerenciamento de projetos permitem que você compartilhe informações atualizadas rapidamente com partes interessadas internas e externas. Essa funcionalidade significa que executivos e clientes podem acessar facilmente uma visão panorâmica da programação do seu projeto e das próximas datas-chave, tudo em um formato simples e visual.
como funcionam os calendários de gerenciamento de projetos
ao contrário dos calendários tradicionais, os calendários de software de gerenciamento de projetos se conectam diretamente a projetos e tarefas subjacentes em seu software. Isso significa que o calendário será atualizado automaticamente à medida que as tarefas e os horários mudarem.Além disso, esses calendários oferecem sincronização bidirecional. Isso significa que, se você precisar atrasar ou reagendar uma tarefa, poderá fazer a alteração diretamente na visualização do calendário. Tudo o que você precisa fazer é arrastar e soltar a tarefa para a nova data. Não apenas atualizará a tarefa, mas também ajustará automaticamente todas as tarefas dependentes.
quaisquer alterações de tarefa ou projeto são refletidas instantaneamente no cronograma e no calendário do projeto em tempo real, o que significa que você nunca precisa se preocupar com dados conflitantes, e toda a sua equipe pode operar confiando em uma única fonte de verdade.
outra maneira que os calendários de software de gerenciamento de projetos permitem que você mantenha uma fonte de verdade é apoiando a criação de calendários individuais sem duplicar dados. Por exemplo, você pode criar calendários separados para todos os tipos de visualizações diferentes, como:
- Diferentes projetos, equipes ou departamentos
- Separado fases do projeto
- Trabalho por público-alvo
- Trabalho por canal
- Diferentes status de fluxo de trabalho
Cada calendário é ainda puxando da mesma fonte de dados, de modo que qualquer alteração no projeto ainda será instantaneamente refletido em todos os calendários.
este recurso permite simplificar as visualizações do calendário para que a quantidade de dados não se torne esmagadora e nada seja perdido. Além disso, você pode juntar os calendários separados para ver o quadro geral.
> Clássico vs. inteligente de calendários
Existem dois tipos de software de gerenciamento de projetos calendários:
- clássico calendários
- smart calendários
> Clássico calendários são criados manualmente por você ou sua equipe. Eles oferecem uma solução flexível que permite exibir apenas as tarefas que você selecionou individualmente.
calendários clássicos são úteis se você tem um monte de Tarefas espalhadas por vários projetos e você só deseja monitorar os mais importantes ou de alta prioridade. Da mesma forma, os membros da equipe podem optar por criar seu próprio calendário clássico para que possam gerenciar apenas uma estreita variedade de Tarefas, como suas próprias tarefas e as que precedem diretamente as deles.
calendários inteligentes criam automaticamente exibições de calendário que exibem todas as tarefas dentro de um projeto ou pasta específica. Você também pode usar filtros para criar calendários inteligentes que atendam apenas aos critérios especificados-por exemplo, se um membro da equipe quiser ver apenas as tarefas atribuídas.
os calendários inteligentes são úteis se as tarefas que você deseja monitorar estiverem todas dentro do mesmo projeto ou pasta e se você puder filtrar facilmente as tarefas que deseja rastrear. O maior benefício dos calendários inteligentes é que eles podem ser criados com apenas alguns cliques e podem ser atualizados conforme o projeto muda.
por exemplo, se uma nova tarefa for adicionada ao seu projeto, um calendário inteligente pode puxá-lo para a tela (supondo que atenda aos critérios de filtro.) Considerando que, com um calendário manual, você teria que adicionar manualmente essa nova tarefa ao seu calendário. Isso aumenta o risco de novas tarefas serem negligenciadas.
integrações de calendário
embora um calendário de gerenciamento de projetos ofereça muitas funcionalidades e benefícios adicionais, você ainda pode querer usar sua ferramenta de calendário atual, especialmente se você também estiver rastreando eventos, reuniões e prazos não relacionados a projetos.
por esse motivo, é importante selecionar um software de gerenciamento de projetos capaz de se integrar a aplicativos de calendário populares, como Google Calendar, Outlook e Apple Calendar. Essa integração permitirá que você mantenha seu próprio calendário sem ter que gerenciar e atualizar duas ferramentas separadas.Tenha em mente que os calendários tradicionais não são projetados para lidar com todos os detalhes que um calendário de software de gerenciamento de projetos pode oferecer. Você deve procurar uma solução que permita selecionar qual nível de detalhe é publicado em seu calendário tradicional. Por exemplo, em seu calendário on-line, você só pode querer ver as datas de vencimento da tarefa ou você pode querer excluir subtarefas.