existem nove (bem, dez) etapas no processo A3.
0: identifique o problema
como o objetivo do processo A3 é resolver problemas ou atender às necessidades, a primeira etapa, um tanto não escrita, é que você precisa identificar um problema ou necessidade.
1: capturar o estado atual da situação
uma vez que você alinhar em torno do problema ou precisa que você gostaria de resolver, então é hora de capturar e analisar o estado atual da situação. Toyota sugere que solucionadores de problemas:
- Observe os processos de trabalho em primeira mão e documente suas observações.
- Reúna-se em torno de um quadro branco e percorra cada etapa do seu processo. Você pode usar ferramentas de gráficos de processos sofisticados para fazer isso, mas figuras e setas de pau farão o trabalho também.
- se possível, quantifique o tamanho do problema (por exemplo, % dos tickets com longos tempos de ciclo, # de entregas de clientes atrasadas, # de erros relatados por trimestre). Graph seus dados, se possível; visualizações são realmente úteis.
2: Realize uma análise de causa raiz
agora que você vê seu processo, tente descobrir a causa raiz das eficiências. Você pode fazer perguntas como:
- onde sofremos de falhas de comunicação?
- onde vemos longos atrasos sem atividade?
- que informações precisamos para colaborar de forma mais eficaz / suave?
documente esses pontos problemáticos e, em seguida, Cave mais fundo. O 5 Porquês é uma ferramenta útil para conduzir uma análise completa da causa raiz. A ideia básica é que você comece com uma declaração de problema e depois pergunte ” Por quê?”até que você descubra a verdadeira razão para o problema. Você pode ou não ter que perguntar Por que exatamente cinco vezes – esta é simplesmente uma estimativa.
3: Crie contramedidas para abordar causas raiz
contramedidas são suas idéias para lidar com a situação; as mudanças a serem feitas em seus processos que levarão a organização mais perto do ideal, abordando causas raiz. As contramedidas devem ter como objetivo:
- especifique o resultado pretendido e o plano para alcançá-lo.
- crie conexões claras e diretas entre as pessoas responsáveis pelas etapas do processo.
- reduza ou elimine loops, soluções alternativas e atrasos.
4: Defina seu estado de destino
depois de selecionar suas contramedidas, você poderá definir claramente seu estado de destino. No processo A3, você comunica nosso estado de destino por meio de um mapa de processo. Certifique-se de observar onde as mudanças no processo estão ocorrendo para que possam ser observadas.
5: desenvolva um plano de implementação
agora que você definiu seu estado-alvo, você pode desenvolver um plano de como alcançá-lo. Os planos de implementação devem incluir:
- Uma lista de tarefas para obter as medidas compensatórias no lugar
- quem é responsável por Que
- datas de vencimento para qualquer sensíveis ao tempo, itens de trabalho
a Maioria das equipes escolher para documentar o seu plano de implementação em suas A3.
6: desenvolva um plano de acompanhamento com resultados previstos
um plano de acompanhamento permite que as equipes Lean verifiquem seu trabalho; permite que elas verifiquem se realmente entenderam bem a condição atual para melhorá-la. Um plano de acompanhamento é um passo crítico na melhoria do processo, pois pode ajudar as equipes a garantir que:
- o plano de implementação foi executado
- a condição alvo foi realizada
- os resultados esperados foram alcançados
essas seis primeiras etapas são capturadas no relatório A3. A maioria das equipes usa um modelo para seu A3.
7: Coloque todos a bordo
o objetivo de qualquer melhoria sistêmica é que ela melhore todas as partes do sistema. É por isso que é vital incluir todos que possam ser afetados pela implementação ou pelo Estado-alvo na conversa antes que as alterações sejam feitas.Construir consenso ao longo do processo é geralmente a abordagem mais eficaz, e é por isso que muitas equipes optam por incluir isso em cada ponto de virada crítico no processo A3. Dependendo do escopo do trabalho, também pode ser importante informar executivos e outras partes interessadas que possam ser impactadas pelo trabalho.
8: implementar!
agora é hora de implementação. Siga a implementação conforme discutido, observando oportunidades de melhoria ao longo do caminho.
9: Avalie os resultados
em muitas situações, o processo A3 termina com a implementação. É fundamental medir os resultados reais e compará-los às suas previsões para aprender.
se seus resultados reais variam muito do que era esperado, faça pesquisas para descobrir o porquê. Altere o processo conforme necessário e repita a implementação e o acompanhamento até que a meta seja atingida.