Este é o PRIMEIRO blog em nossa série que explica como utilizar o Serviço e a Gestão da Mudança em Conformidade com a captura de todas as informações necessárias para o processo de mudança aprovações e estabelecer registros auditáveis. Neste artigo, explicamos por que a conformidade do processo de negócios é uma parte fundamental da base para a construção de uma organização bem-sucedida. Nosso segundo artigo explica como a conformidade regulatória entre os setores fornece orientações importantes para as organizações à medida que se esforçam para atingir seus objetivos de negócios. Em nosso terceiro e último artigo (postagem em 29 de junho de 2021), explicamos como a auditoria de Conformidade é usada não apenas para avaliar se sua empresa está seguindo regulamentos externos, mas também para determinar se está seguindo seus próprios procedimentos e políticas internas.
se você não possui um sistema de gerenciamento de serviços e mudanças que possa lidar com fluxos de trabalho de Conformidade, há uma variedade de fatores que você deve considerar antes de decidir comprar um. A Help Net Security conversou com vários profissionais do setor para obter informações sobre o assunto, e o Vice-Presidente Sênior da SunView Software, Michael W. Hechler, analisou algumas recomendações valiosas. Existem muitos fornecedores que oferecem soluções que podem lidar com a Conformidade dos processos de negócios. É crucial lembrar que você está construindo uma parceria de longo prazo, então você deve se sentir confortável com o produto, além de encontrar uma empresa em que possa confiar. “Ao selecionar uma solução ITSM”, de acordo com Michael W. Hechler, vice-presidente sênior da SunView Software, ” você deve sempre começar com seus requisitos de negócios atuais.”Para ler a entrevista completa, visite Como faço para selecionar uma solução ITSM para o meu negócio?
o que é um processo de negócios?Assim como a “conformidade” pode significar muitas coisas para pessoas diferentes, os processos de negócios também precisam de uma definição e compreensão claras. Para o propósito deste artigo, um processo de negócios é uma série de etapas executadas por um grupo de partes interessadas para atingir um objetivo específico. Cada etapa em um processo de negócios denota uma tarefa atribuída a um participante. Cada tarefa é um bloco de construção fundamental para várias ideias relacionadas, como gerenciamento de processos de negócios, automação de processos e muito mais. Organizações de todos os tamanhos se beneficiam de processos claramente definidos, mas as vantagens de ter bons processos de negócios são mais perceptíveis em organizações escaláveis. Os processos formam a base da maioria das empresas e ajudam a agilizar as atividades individuais, garantindo que os recursos sejam utilizados com eficiência ideal.
empresas de sucesso concentram suas operações em alcançar objetivos claramente definidos e mensuráveis. Para atingir esses objetivos, processos e procedimentos são implementados para garantir que produtos e serviços de qualidade estejam disponíveis a tempo e atendam às expectativas dos clientes. Bem-projetado processo de planos pode ajudar o seu negócio:
- Desenvolver produtos e serviços de qualidade
- Produzir consistente e eficiente de resultados
- Reduzir o tempo de mercado
- Atender às necessidades dos clientes e melhorar a satisfação
- a Permanecer em conformidade com os requisitos regulamentares
Por que as Pessoas Resistem Seguintes Processos Novos?
você já se sentiu totalmente confiante de que criou o processo de negócios “perfeito” – apenas para se decepcionar com os resultados? Você usou a tecnologia mais recente para automatizar seus fluxos de trabalho e desenvolveu volumes de documentação para descrever cada etapa, com detalhes meticulosos. O que aconteceu quando você tentou implementar esse processo? Funcionou? Talvez uma pergunta melhor seja: todos em seu departamento ou sua organização seguiram o processo da maneira que você pretendia que fosse seguido? Se a sua resposta à última pergunta for “não”, as partes interessadas relevantes não cumprirão os requisitos do seu processo de negócios—por qualquer uma das várias razões.A não conformidade pode ser decepcionante e frustrante para os gerentes, especialmente se muito tempo e dinheiro foram lançados em um projeto projetado especificamente para implementar novos procedimentos. Aqui estão algumas das razões pelas quais você pode obter pushback em seu novo processo:
- criaturas do hábito – as pessoas são criaturas do hábito e geralmente não gostam de mudanças. Se seus funcionários estão fazendo seu trabalho de uma certa maneira há muito tempo, eles provavelmente se envolveram em muitas camadas de hábitos relacionados ao trabalho que são difíceis de quebrar.Duvidando do novo processo—se seus funcionários já acreditam que estão fazendo um bom trabalho, eles podem estar se perguntando por que você quer que eles mudem. Seu novo procedimento irá atrasá-los? O objetivo do seu processo é eliminar empregos ou substituir certos trabalhadores?Medo de mais Responsabilidade-Os funcionários podem sentir que não têm o tempo e / ou as habilidades necessárias para assumir mais responsabilidades.
- não entendendo o Novo Processo – seus funcionários podem não entender qual será o papel deles em seu novo processo. Processos complexos podem precisar ser implementados usando pequenas mudanças incrementais para obter aceitação.Não vendo o impacto nos clientes—os funcionários que não interagem com os clientes podem não entender como seu novo processo afetará os produtos, serviços e a satisfação do cliente da sua empresa.
- O Novo Processo é ineficiente—isso pode ser difícil para você aceitar, mas os funcionários podem estar “trabalhando” em torno de seu novo processo porque está quebrado. Passos importantes podem estar faltando, ou você pode não ter as pessoas certas atribuídas às tarefas certas.Falta de apoio da gerência-os funcionários podem se sentir abandonados se a gerência sênior não apoiar totalmente seu novo processo ou se a gerência não estiver disposta a esperar o tempo suficiente para que os benefícios se materializem.Conflitos com outras tarefas-os funcionários podem precisar se desviar do novo processo para concluir solicitações especiais, ou os recursos podem ser retirados do processo para trabalhar em outras tarefas.
embora existam muitas razões pelas quais os funcionários podem relutar em adotar um novo processo, ter o sistema de gerenciamento de mudanças certo em vigor é o primeiro passo para orientar sua organização a preparar, equipar e apoiar adequadamente seus funcionários para adotar com sucesso a mudança e gerar resultados positivos.
Como Você Pode Melhorar A Conformidade Do Processo?
as organizações modernas exigem uma solução de gerenciamento de mudanças otimizada para suportar o aumento dramático e a complexidade da mudança. Por meio de automação avançada e fluxos de trabalho, o ChangeGear foi projetado para agilizar todo o gerenciamento de mudanças e processos de conformidade que permitem às organizações atender aos requisitos de auditoria e conformidade.
um elemento-chave do gerenciamento de mudanças bem-sucedido é entender que nenhuma mudança acontece isoladamente. De uma forma ou de outra, a mudança afeta toda a sua organização e todas as pessoas dentro dela. Com um bom sistema de gerenciamento de mudanças, você pode incentivar todos a se adaptarem e adotarem sua nova maneira de trabalhar. O gerenciamento de mudanças bem-sucedido depende de cinco etapas principais:
Passo 1—Entenda a mudança
para promover com sucesso os benefícios de sua mudança, você precisa entender esses benefícios sozinho. Pergunte a si mesmo por que você acredita que esse processo precisa ser mudado. Quais são seus objetivos? Como sua empresa se beneficiará da mudança? Como sua mudança afetará positivamente os funcionários? Como isso afetará a maneira como as pessoas trabalham e percebem seus empregos? O que as pessoas precisarão fazer para concluir com sucesso a mudança? Também pode ser importante pensar sobre o que acontecerá se sua mudança não for implementada. Para que a mudança funcione, deve haver insatisfação suficiente com a velha maneira de fazer as coisas. Mas as pessoas também precisam se sentir confiantes de que a nova abordagem será melhor do que a antiga e que há um caminho claro para a migração.
Passo 2-Planeje a mudança
a mudança efetiva não acontece apenas por acaso-ela precisa ser projetada para se adequar à sua organização. A maneira como essa mudança é gerenciada varia de uma organização para outra. Algumas empresas têm metodologias de mudança muito rígidas, enquanto outras são mais abertas e flexíveis em sua abordagem. Os gerentes precisam entender a lógica por trás de seu ambiente atual antes de tentar fazer mudanças significativas.
você precisa considerar patrocínio, envolvimento, buy-in e impacto em relação à mudança. Estudos mostraram que um grande fator contribuinte para um projeto bem-sucedido de gerenciamento de mudanças é a visibilidade do patrocinador entre as outras partes interessadas. Você precisa ter certeza de que o patrocinador é eficaz e está ativamente envolvido durante todo o processo.Planejamento inadequado e negligenciar o impacto de uma mudança no pessoal podem resultar em perda de produtividade, funcionários desengatados, alta rotatividade e resistência. Essas consequências e riscos negativos também vêm com consequências financeiras. Pode levar mais tempo para os funcionários começarem a usar seu novo sistema, mais tempo para dominar as etapas do processo, bem como mais tempo para sua empresa ver um bom retorno sobre o investimento (ROI).Etapa 3—Utilize janelas de manutenção, períodos de blecaute e altere janelas
uma janela de manutenção é um período de tempo programado durante o qual ativos ou serviços (item de configuração (CI) para organizações compatíveis com ITIL) podem ser alterados. Como as mudanças podem envolver tempo de inatividade, essas janelas podem ser usadas para minimizar interrupções nos processos críticos de negócios. Em geral, mudanças programadas devem ocorrer dentro de uma janela de manutenção.
um período de blecaute é um período de tempo programado durante o qual pode haver suporte reduzido, como feriado, evento corporativo, obrigação contratual com um cliente ou tempo comercial crítico, como final do ano fiscal. As alterações programadas não devem ocorrer durante os períodos de blecaute acordados. Os períodos de apagão especificam os horários durante os quais a atividade de alteração normal não deve ser agendada, mas não impedem a ocorrência de uma alteração. Normalmente, há exceções para emergências, mas essas devem ser raras e exigir aprovação de nível executivo antes da implementação.
uma janela de alteração geralmente indica que ativos ou serviços específicos podem ser interrompidos para atividades relacionadas a alterações. Algumas empresas, por exemplo, definem blocos de tempo específicos (ou seja, todas as quartas – feiras das 2h às 4h ET) de acordo com os consumidores do serviço e clientes ou departamentos relacionados. Alterar o windows ajuda você a agendar alterações para minimizar o impacto nos processos críticos de negócios.
Etapa 4-comunique a mudança
Comunique-se cedo e frequentemente durante todo o processo de mudança. Certifique-se de que os funcionários ou clientes entendam completamente qual será o impacto, por quanto tempo e qual pode ser seu papel após a conclusão da implementação. A comunicação pode ser um componente de make-or-break do gerenciamento de mudanças. A mudança que você deseja implementar deve ser clara e relevante, para que as pessoas entendam o que você deseja que façam e por que precisam fazê-lo. Se os funcionários forem informados sobre qual é a mudança sem ouvir por que ela está sendo feita, eles estarão inclinados a resistir e não fazer nada.
Etapa 5—implementar a mudança
os gerentes desempenham um papel importante na implementação do processo de mudança. Para ser eficaz, os gerentes devem entender a mudança e como ela afeta sua equipe. Com o nível certo de engajamento, os gerentes se tornam extensões da equipe de mudança, auxiliando na aceitação, compreensão do impacto e levantando preocupações potenciais para ajudar a melhorar a probabilidade de sucesso. Além disso, os gerentes devem facilitar o feedback entre a equipe do projeto e os funcionários em toda a organização. Sabendo que funcionários individuais ou grupos estreitos de funcionários lidam com a mudança de maneiras diferentes, os gerentes devem treiná-los durante o processo de mudança e reforçar o valor das mudanças depois de terem sido feitas.
existem muitas estratégias diferentes que você pode usar para colocar sua mudança em movimento. Se você deseja criar um senso de urgência para criar um impulso e incentivar as pessoas a chegar por trás da sua ideia, você precisa estar atento a certas coisas ao longo do caminho:
- Garantir que todos os envolvidos na mudança entende o que tem que acontecer e o que ele significa para eles.
- concorde com os critérios de sucesso para sua mudança e certifique-se de que eles sejam medidos e relatados regularmente.
- identifique as principais partes interessadas que estarão envolvidas em sua mudança e defina seu nível de envolvimento.
- identifique quaisquer necessidades de treinamento que devem ser conduzidas antes, durante e após a implementação de sua alteração.Nomeie “agentes de mudança”, que estão prontos, dispostos e capazes de ajudar a colocar seu novo processo no lugar e agir como um modelo para os outros seguirem.
- encontre maneiras de mudar os hábitos das pessoas, para que o novo processo se torne a nova norma.
- certifique-se de que todos são suportados durante todo o processo de mudança.
na próxima semana, explicamos como a conformidade regulatória entre os setores fornece orientações importantes para as organizações à medida que se esforçam para atingir seus objetivos de negócios.