eu não vou mentir para você: este artigo foi difícil de escrever porque é um tópico tão seco. Mas ainda assim, acredito que você deve estar ciente do papel que as suposições têm nos projetos. E entender seu impacto o ajudará a evitar alguns riscos comuns do projeto.
então vamos ver quais são as suposições do projeto e por que elas merecem sua atenção.
o que são suposições do projeto?
as suposições do projeto são certas coisas que consideramos verdadeiras que afetam a maneira como planejamos ou gerenciamos um Projeto (consulte a definição do PMI). Consideramos esses fatores verdadeiros para nos dar uma base para o planejamento. Se não pudéssemos ter certeza de nada, não poderíamos fazer previsões sobre a duração e o custo do nosso projeto.
as suposições podem se referir a várias áreas, incluindo nosso próprio papel e Responsabilidades, Responsabilidades de nossos clientes, regulamentos legais, necessidades do cliente, bem como eventos futuros que esperamos que ocorram.
Inferno, isso foi um monte de balbuciar abstrato.
Vamos tornar as coisas claras com alguns exemplos práticos:
exemplos Práticos de projeto pressupostos
Você vai entender melhor o conceito de suposições por estes exemplos:
- Suposições sobre habilidades: Você está discutindo um sistema de substituição de projeto com um cliente potencial. O CIO do cliente diz que eles têm uma equipe de TI ” muito experiente “que fez”centenas de migrações”. Portanto, você concorda com o cliente que eles próprios realizarão a migração de dados. O cliente está feliz por poder economizar custos.
- premissas de agendamento: os membros da equipe do projeto também estão envolvidos em outro projeto. Portanto, você planejou atividades – chave (por exemplo, viagens de negócios) para que elas não colidam com o outro projeto. Para o seu planejamento e alocação de recursos, você assume que o outro projeto seguirá sua programação original.
- suposições de custo: para um projeto de construção, você está comprando 5 toneladas de cimento em Maio e comprará a mesma quantidade novamente em outubro. Você assume que o preço do cimento permanecerá estável nos próximos meses.
- suposições sobre o ambiente legal: para tornar seu cliente uma oferta atraente, você planeja contratar trabalhadores temporários estrangeiros da Índia para trabalhar no escritório do cliente por alguns meses. De acordo com as leis trabalhistas e de imigração atuais, isso é possível. Você assume que as regras legais permanecerão as mesmas ao longo deste projeto de 24 meses, e isso se reflete no plano e no orçamento do seu projeto, baseados no menor custo de mão-de-obra.
por que as suposições do projeto estão marcando bombas-relógio
passando pelos exemplos, você provavelmente notou o problema com suposições: se elas estiverem erradas ou se o ambiente mudar, seu projeto pode ter sérios problemas.
tome o exemplo acima de contratar trabalhadores estrangeiros:
- você assumiu que a equipe externa (mais barata) vai realizar o trabalho. Portanto, suas estimativas de custo são muito mais baixas do que em um cenário envolvendo trabalhadores domésticos. Se o governo agora decide proibir trabalhadores temporários estrangeiros, você tem um grande problema.
- você terá que entregar ao cliente, mas você terá que usar (mais caro) pessoal doméstico que fazem 3-5x mais do que os trabalhadores da Índia. No final, você fará uma perda no projeto. Se você é uma grande empresa, isso não vai te machucar muito. Mas se você é um pequeno empreiteiro, mesmo um desses projetos pode encerrar seu negócio.
o custo explosivo é apenas uma das consequências de basear o trabalho em suposições inválidas. Em outros casos, o escopo do projeto pode explodir (isso é o que é chamado de fluência do escopo) ou o projeto pode sofrer um atraso severo.
leia minhas dicas sobre como você pode evitar atrasos no projeto
detectar suposições antes que causem problemas
retire deste artigo: esteja ciente das suposições e dos problemas que podem causar nos projetos. Sempre desafie as suposições feitas pelos outros e tenha consciência das suposições que você mesmo faz (isso é ainda mais difícil). É preciso alguma habilidade e prática para perceber quando as pessoas fazem suposições, mas pedir evidências para uma ideia ou declaração é sempre um bom ponto de partida para descobrir suposições potenciais.
finalmente, quero apontar para uma técnica que é útil para identificar suposições. É criar uma lista de suposições junto com sua equipe de projeto — basicamente uma sessão de brainstorming com as pessoas envolvidas.