é 2021, e vamos enfrentá-lo: a sala de dados virtual (VDR) está aqui para ficar. Desde a sua introdução no espaço, as salas de dados virtuais têm sido uma ferramenta importante para simplificar a comunicação durante os vários estágios de um negócio, particularmente quando se trata de due diligence no final de um negócio. E com a tecnologia de hoje, podemos dizer que as salas de dados físicos são coisa do passado.
aqui está o que você precisa saber sobre salas de dados virtuais para compartilhar suas informações confidenciais, documentos confidenciais, Informações Financeiras, Arquivos de transação m&A, documentos de gerenciamento de direitos, propriedade intelectual e quaisquer outras informações confidenciais ou ativos digitais em uma sala de dados segura.
O estado da sala de dados virtual (VDR) em 2021
dados Virtual sala de fornecedores como Intralinks e Merrill Datasite tem sido considerado como o padrão quando se trata de otimização de lidar produtividade e velocidade.
como todos sabemos, os VDRs são usados principalmente para facilitar os dois lados de um acordo por meio de Due diligence, como a etapa final de um acordo. A due diligence é um passo crítico em vários setores e casos de uso. Se é uma questão de completar m & um negócio, negócios de propriedade comercial, ofertas de angariação de fundos, ou praticamente qualquer outro tipo de Negócio.
o temido processo de Due diligence geralmente domina as discussões sobre o valor das salas de dados virtuais. A realidade, no entanto, é que as salas de dados virtuais podem ser uma ferramenta valiosa para cada etapa do processo de criação de negócios-desde a prospecção até a devida diligência. (Mais sobre isso em um pouco!)
uma abordagem vencedora para VDRs
à medida que a dependência da sala de dados virtual aumenta, a segurança do documento continua sendo a principal consideração ao escolher um VDR. É difícil imaginar uma sala de dados virtual eficaz que não ofereça pelo menos proteção por senha ou criptografia básica de documentos. Sem proteção por senha, o compartilhamento não autorizado de seus documentos é apenas uma questão de tempo.
a estratégia vencedora quando se trata de otimizar salas de dados virtuais é emparelhar compartilhamento seguro de documentos com análise de documentos acionável. Esse emparelhamento permite que você mantenha o controle sobre os documentos que são importantes para você, ao mesmo tempo em que prioriza o alcance e o acompanhamento de clientes em potencial mais engajados.Vamos dar uma olhada em um exemplo de como isso se parece no mundo real. Digamos que Jessica acabou de iniciar o processo de venda de uma empresa. Ela tem que prospectar, encontrar, e desenvolver relacionamentos com potenciais compradores. Usar uma sala de dados virtual com sofisticadas soluções de segurança de documentos e análise de documentos pode acelerar e otimizar cada etapa do M&um processo, dando a Jessica um retrato de quem está interessado no M&um acordo e como eles estão interessados, e talvez até destacando áreas específicas de interesse ou preocupação.
Intralinks & Merrill: Atrás de salas de dados virtuais legadas
provedores legados (ou data room tradicional) como Intralinks e Merrill Datasite oferecem salas de dados virtuais que protegem documentos e (até certo ponto) rastreiam o engajamento e o desempenho do Usuário.
vamos começar com uma revisão das medidas de segurança do documento que a Intralinks fornece. A Intralinks anuncia ” sincronização e compartilhamento seguros de arquivos, espaços colaborativos de trabalho em equipe, salas de dados virtuais em grande escala e fluxos de trabalho estruturados.”Por meio do Intralinks, você pode fornecer acesso a materiais criptografados sem o envolvimento necessário de TI por meio da proteção por senha.
através do Painel Insights, o Intralinks oferece insights sobre a popularidade do documento e a atividade do usuário em nível macro. Usando Intralinks’ Insights Painel de controle, você pode determinar:
- o Que os usuários tiverem interagido com o conteúdo que
- Geral do nível de atividade dos usuários e grupos
- documentos Mais populares, tanto a nível de usuário e de grupo de nível de
O Merrill Datasite solução de sala de dados tem uma abordagem semelhante para VDR segurança e o google analytics. Ou seja, o Merrill Datasite fornece ” controles de acesso de segurança baseados em funções com teste de permissões em tempo real e futuro.”Essencialmente, essa funcionalidade se resume ao gerenciamento de documentos baseado em funções em tempo real.
no lado da análise de documentos, o Merrill Datasite permite rastrear o engajamento de nível macro por documento, Usuário, função e q&uma atividade. Você pode exportar dados e rastrear essas descobertas ao longo do tempo.
quais salas de dados virtuais legadas erram ao proteger documentos
armadilhas de segurança de documentos
mesmo com proteção por senha e marca d’água dinâmica, você está confiando todos os materiais de negócios em sua sala de dados virtual a cada visualizador. Quando você compartilha documentos com salas de dados tradicionais, espera efetivamente o melhor. Se você depende apenas da proteção por senha, compartilhar sua sala de dados virtual é tão fácil quanto compartilhar a senha.
por esse motivo, a verificação do visualizador é obrigatória para salas de dados virtuais em 2021. As salas de dados virtuais que oferecem verificação do visualizador permitem que você exija que os visualizadores não apenas insiram seus e-mails para acessar seu VDR, mas também cliquem em um link em um e-mail de confirmação para verificar sua identidade. Isso pode reduzir drasticamente a disseminação de materiais de alto risco em salas de dados virtuais.
quando se trata de obter uma sensação geral e não sofisticada de interesse em perspectiva, as salas de dados virtuais legadas podem ser suficientes. O Intralinks e o Merrill Datasite oferecem apenas olhares gerais sobre a análise de documentos entre funções e segmentos. Essas análises de documentos começam e terminam no nível VDR; eles mostram quais documentos ou documentos dominaram o tempo de engajamento do prospect.
armadilhas de Análise de documentos
o que essas salas de dados virtuais não oferecem é uma compreensão de onde os clientes em potencial gastaram seu tempo em seus documentos. As salas de dados virtuais legadas oferecem dados que param de contar a história quando os clientes em potencial clicam em um documento. Você não pode realmente descobrir o que está impulsionando o interesse do prospect, não importa quais ativos e materiais estão realizando e quais não estão. você precisa saber o que está comandando sua atenção dentro desse deck, proposta, contrato ou outro ativo.
essas salas de dados virtuais também não conseguem identificar as principais partes interessadas do negócio que você pode nem conhecer. Rastrear os links que foram encaminhados para alguém com quem você ainda não se envolveu pode fornecer informações valiosas. Especificamente, você pode entender o que está nos domínios de seu(s) Contato (s) (e até mesmo de outras partes interessadas da empresa). Usando esses insights, você pode adaptar perfeitamente cada conversa que você tem para cada parte interessada.
onde a premier document security atende à análise avançada de documentos
salas de dados virtuais legadas como Intralinks e Merrill Datasite pare de contar a história da análise de documentos exatamente quando a história está ficando boa. Então, como você pode usar as salas de dados virtuais do DocSend para coletar análises de documentos acionáveis e perspicazes sem sacrificar a proteção de documentos?
vamos primeiro revisar as ofertas de segurança da sala de dados virtual que acompanham o Plano Avançado da DocSend. Especificamente, o plano avançado permite que você construa salas de negócios leves para armazenar todos os documentos relativos a um negócio. Com o Plano Avançado do DocSend, você pode:
- criptografe documentos com proteção avançada por senha. (Clique aqui para saber como enviar e rastrear um PDF seguro.)
- habilite a lista de permissões do visualizador e a verificação do visualizador para adicionar uma camada extra de segurança aos seus links.
- marca d’água facilmente um documento inteiro ou todos os documentos dentro de um espaço.
- ativar ou desativar a capacidade de baixar arquivos.
- atribua funções de administrador em camadas para gerenciar a colaboração interna e as permissões de maneira segura.
- torne obrigatório que alguém assine um NDA antes de visualizar um documento confidencial.
sua sala de dados virtual e DocSend
como você pode fazer isso para você e sua empresa? A primeira coisa é primeiro, você vai querer começar com DocSend-suas primeiras duas semanas são totalmente gratuitas! Você vai querer simplesmente criar um espaço e adicionar pastas e conteúdo.
depois de organizar todos os arquivos que você pretende enviar, você pode marcar seus documentos com marca d’água e criar links com a lista de permissões e verificação do visualizador para manter seus documentos compartilhados ainda mais seguros do que os compartilhados por meio de salas de dados virtuais legadas.
rastreando o engajamento com sua sala de dados virtual
agora que seus documentos estão prontos para compartilhamento, você pode compartilhá-los e rastrear o engajamento em um documento por documento (e até Página por página!) nivel.
quanto tempo cada visualizador gastou visualizando os documentos em sua sala de dados segura DocSend? Onde em seu espaço (e dentro de cada documento visualizado) eles concentraram seu tempo? Para quem eles encaminharam o espaço? O DocSend permite que você responda facilmente a essas e muitas outras perguntas. Tudo o que você precisa fazer é consultar as guias “atividade recente”, “desempenho” e “utilização” de um determinado documento.
o que você pode fazer com esses novos insights? O céu é o limite. Talvez você decida priorizar seu acompanhamento com leads que estão se envolvendo com seu conteúdo, mas não respondendo formalmente. Talvez você decida refinar seus documentos confidenciais e materiais de negócios com base nas métricas de documentos que importam para você e sua equipe. (Em seguida, você pode fazer upload de seus ativos revisados e comparar o engajamento usando o recurso de controle de versão do DocSend.)
no entanto, você escolhe aplicar esses dados à sua abordagem de negociação, Os insights de documentos da DocSend oferecem uma visão valiosa do engajamento durante os pontos mais vulneráveis de um negócio.
otimizando sua sala de dados virtual em escala
depois de criar seu primeiro VDR na solução secure data room Do DocSend, você pode duplicá-lo facilmente para não precisar criar manualmente cada sala de dados. Isso permitirá que você personalize, proteja e rastreie o engajamento em escala. (Na verdade, quando você carrega uma nova versão de um documento em um determinado espaço, ele o aplica automaticamente a todos os espaços!)
no final do dia, você precisa de uma sala de dados virtual que não seja apenas segura, mas também trabalhe ativamente para lhe dar uma compreensão cada vez mais refinada de seus clientes em potencial ou clientes e do que eles se importam.