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a função de arquivamento deve ser organizada de tal forma que ajude na manutenção adequada dos registros. É importante observar que os registros devem ser disponibilizados sempre que necessário. O gerente do escritório deve decidir se o arquivamento deve ser centralizado ou descentralizado, o arquivamento centralizado e o arquivamento descentralizado têm seus próprios méritos e deméritos.
1. Sistema De Arquivamento Centralizado:
é um sistema onde todos os registros relacionados aos vários departamentos de uma preocupação são arquivados em um local ou no escritório central. Em outras palavras, departamentos individuais ou seções de uma organização não fazem o arquivamento de registros.
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méritos do sistema de arquivamento centralizado
1. É colocado sob o controle de especialistas e isso facilita mais eficiência.
2. O espaço disponível é usado economicamente.
3. Haverá um controle efetivo sobre eles.
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4. Não haverá duplicação de equipamentos de arquivamento e trabalho (como no sistema descentralizado) e, como tal, há economia no arquivamento.
5. Existe um padrão uniforme para arquivar os papéis e tirá-los. Isso permite a rápida localização dos documentos.
6. Pessoas, que fazem o mesmo trabalho repetidamente se tornam especialistas em seu trabalho. Isso aumenta a eficiência.
7. Os documentos serão arquivados no mesmo dia.
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8. A localização de arquivos ou papéis ausentes é facilmente conhecida (pelo uso adequado do indicador).
deméritos do sistema de arquivamento centralizado
1. Quando um chefe departamental precisa urgentemente de qualquer carta, ela não o alcançará a tempo por causa do longo procedimento. Esta é uma desvantagem principal.
2. Erros podem aparecer.
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3. Muito tempo é consumido se o departamento de arquivamento estiver localizado em salas distantes.
4. Regras rígidas estão lá em dar e retornar arquivos. As regras se tornam mais importantes do que as negociações.
5. O sigilo não pode ser mantido.
2. Sistema de arquivamento descentralizado
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sob este sistema, o arquivamento é feito por diferentes departamentos de forma independente e não centralmente em um só lugar. Cada departamento instala equipamentos separados e nomeia a equipe para cuidar do trabalho de arquivamento. Este sistema também é conhecido como sistema de arquivamento departamental.
méritos do sistema de arquivamento descentralizado
1. Métodos adequados, simples e fáceis podem ser adotados de acordo com a conveniência do Departamento.
2. Os arquivos estão facilmente e rapidamente disponíveis.
3. A disponibilidade rápida de arquivos facilita mais eficiência.
4. O sigilo pode ser mantido.
5. Receiving clerk irá arquivar as cartas sem erros, porque ele tem que lidar apenas com algumas cartas.
deméritos do sistema de arquivamento descentralizado
1. Em uma organização, em diferentes departamentos, diferentes métodos de arquivamento serão seguidos. Como tal, nenhum sistema padrão prevalecerá.
2. O arquivador tem muitos outros empregos; ele não pode se tornar um especialista no sistema de arquivamento.
3. A transferência entre departamentos de funcionários não entenderá o sistema de arquivamento de outros departamentos.
4. Se um documento estiver relacionado a dois ou mais departamentos, haverá dificuldade em Arquivar o documento.
5. O arquivamento será feito de acordo com a conveniência de um funcionário, que tem muitos outros trabalhos a fazer junto com o arquivamento. Como tal, ele pode perder as letras ou mantê-las em outros registros ou deixá-las despercebidas.