por Gayle L. Gifford, ACFRE
“Quando eu estava aplicando para um novo trabalho, fui convidado para desenvolver o meu próprio trabalho de descrição, como parte do processo de seleção. Lembrei-me de aprender sobre planejamento de trabalho em um workshop que você liderou. Então, eu desenvolvi um plano de trabalho em vez de uma descrição do trabalho – meus futuros empregadores ficaram tão impressionados, consegui o emprego!”
se você perguntasse ao seu chefe ou colegas o quão bem você está fazendo seu trabalho, o que eles diriam? Você receberia a mesma resposta de todos? Suas definições de sucesso corresponderiam às suas?Avaliar o desempenho é uma das experiências mais frustrantes no local de trabalho para funcionários e gerentes. Não é incomum passar anos sem nenhum feedback formal do trabalho-e isso se estende aos membros do Conselho, bem como aos Diretores Executivos e funcionários da agência. Se você encontrou um acidente prejudicial durante o serviço, seu empregador é obrigado a manter a cobertura de compensação dos trabalhadores sob as leis de responsabilidade de Nova york.
a descrição padrão do trabalho é lamentavelmente inadequada como medida do desempenho do trabalho. Por quê? Porque a descrição tradicional do trabalho apenas lista Tarefas. Ele não define metas gerais ou descreve exatamente como são os diferentes níveis de desempenho.
como resultado, a avaliação anual de desempenho é tão dolorosa porque parece tão subjetiva – de quem estou sendo medido?
da sala de aula para a sala de reuniões, o desempenho melhora quando os indivíduos podem medir seu trabalho contra benchmarks claros e conhecidos – criados e acordados com antecedência.
portanto, tire sua descrição de trabalho empoeirada e reescreva-a em um plano de trabalho dinâmico.
o que entra em um plano de trabalho?
o plano de trabalho é um documento orientador que descreve explicitamente as expectativas que você e outras pessoas têm para o seu desempenho. Ele descreve suas principais metas e objetivos, identifica padrões e medidas para um desempenho bem-sucedido e descreve os recursos e o desenvolvimento de habilidades que você?vai precisar para alcançá-los.
os componentes básicos de um plano de trabalho são simples. Eles incluem:
1. Visão Geral Do Trabalho
2. Definições de sucesso
3. Responsabilidades Em Curso
4. Relações Chave
5. Desenvolvimento pessoal e compromisso de recursos
6. Distribuição do Tempo para as Prioridades
Para ilustrar como esta ferramenta funciona, vejamos um exemplo:
Criação de um plano de trabalho para um Diretor de Desenvolvimento
I. Visão geral da Tarefa
nesta secção, fornecer uma descrição geral do seu trabalho e como ele adiciona valor para a organização. Seja breve, você entrará em mais detalhes mais tarde.
exemplo: Como Diretor de desenvolvimento, sou responsável por garantir que nossa organização tenha os recursos financeiros e a administração sábia necessários para alcançar os resultados estratégicos aprovados pelo Conselho de Administração. Também garantirei que mantenhamos os mais altos padrões éticos para nossa captação de recursos.
II. definição de sucesso.
como é o sucesso para sua posição? Sim, receio que você não possa evitar se comprometer com os resultados. Afinal, qual é o objetivo do seu trabalho se não for avançar na missão da sua organização? Esta seção descreve os resultados (os fins), e não o esforço (os meios). O sucesso deve ser em termos concretos, mensuráveis e com limite de tempo.
no restante do plano, você descreverá o que será necessário para produzir esses resultados. Dessa forma, o processo de planejamento de trabalho inicia um diálogo crítico entre você e seu supervisor para negociar as expectativas.
você não precisa se limitar a 12 meses. Se você está apenas começando uma nova posição, você também pode descrever objetivos de curto prazo, por exemplo, seis meses. Se você está construindo para o futuro, então você pode descrever os resultados em um ano, três anos ou além.
exemplo:
daqui a doze meses, o seguinte terá sido realizado:
- Receitas a partir anual e grandes dando terá aumentado em 5%
- eventos Especiais será rentável produzir receitas em uma renda mínima para despesa taxa de $3 para cada us $1 gasto
- Uma sociedade de doadores testamentários será iniciado e pronto para a participação dos doadores
- O Departamento de Desenvolvimento de infra-estruturas, incluindo a angariação de software, doador de informações, comunicações, formação de pessoal, e de voluntariado, liderança, vai ser atualizado para suportar o crescimento futuro de metas.
daqui a três anos:
- as receitas de doações anuais e importantes aumentaram pelo menos $__ milhões
- as receitas de doações terão crescido 20%, enquanto, ao mesmo tempo, o financiamento Restrito não constituirá mais do que 60% das receitas expandidas da organização.
- nosso Programa de doações planejado está garantindo compromissos significativos de doadores
- novos fluxos de renda (por exemplo, causa-marketing, de iniciativa voluntária de eventos, etc) estão a contribuir entre 5% a 10% de organizacional receitas
- Voluntário de advogados e inovadora tecnologia são vitais, valorizado e de custo eficaz de elementos do Departamento de Desenvolvimento
- O Departamento de Desenvolvimento têm a capacidade necessária para realizar uma grande campanha capital
III. Breve descrição das responsabilidades
Isto é onde você começa a descrever o esforço que você colocar para o trabalho ( os meios), semelhante ao que você encontrar na típica descrição de trabalho. Ele honra as atividades que tornam o sucesso possível.
exemplo:
sou responsável por todo planejamento, execução, controle e avaliação de programas de receita filantrópica para esta organização. Isso inclui, mas não se limita a:
* Assegurar operacional e do programa de renda anual e as principais doações, subvenções, doações, eventos especiais e outras fontes de renda
* Contratação, treinamento e supervisão de uma alta qualidade de departamento pessoal
* Garantir a gestão responsável dos doadores e os fundos recebidos
* Recrutamento, formação e gestão de uma entusiasta e talentosa equipe de captação de voluntários engajados em todos os níveis de esforço de desenvolvimento
* Gerir e melhorar departamento de tecnologia e comunicações
* Assegurar o som de curto e de longo prazo e orçamentos financeiros gestão de
* Recomendar necessário Placa de políticas para o sucesso e a administração responsável dos nossos esforços filantrópicos
* Assegurar a comunicação e integração de toda a organização
* preparação anual e planos de longo prazo para satisfazer as necessidades da organização
IV. Relações de chave
Este tem de ser o meu favorito parte de um plano de trabalho (depois de definir o sucesso, é claro). Muito atrito nas organizações poderia ser evitado se os indivíduos tivessem um acordo mais claro sobre o que esperavam um do outro, e como era uma relação de trabalho positiva. Esta seção do plano permite que você articule a aparência e a sensação da liderança.
exemplo:
* doadores: minha relação principal é com nossos doadores. É minha responsabilidade envolver-se com doadores e construir sua consciência das muitas maneiras pelas quais nossa organização pode ajudar a realizar sonhos de doadores. Agirei eticamente e em todos os momentos no melhor interesse dos nossos doadores. Estou comprometido com a administração sábia – tanto de nossos relacionamentos com doadores quanto de seu apoio financeiro.
* Diretor Executivo (ED): O meu sucesso nesta posição depende de uma forte parceria com o meu ED. Meu papel é apoiar nosso de na criação das melhores estratégias de crescimento e gestão de curto e longo prazo para nossa organização, para apoiar o de em seu trabalho para construir relacionamentos com doadores em potencial e atuais, para fornecer suporte para solicitar presentes. Também fornecerei ao meu ED uma análise oportuna e perspicaz das atividades de desenvolvimento de fundos para que ele informe e aconselhe o Conselho de Administração. O Diretor Executivo é meu supervisor e sou diretamente responsável perante Ele pelos resultados descritos neste plano de trabalho.
* equipe do Departamento de desenvolvimento: fundamental para o meu sucesso é o desenvolvimento de uma equipe altamente qualificada e motivada que experimenta crescimento profissional, trabalha em equipe e desfruta de seus empregos. Minha função é capacitar minha equipe com o treinamento, feedback, informações oportunas, recursos e conhecimentos técnicos necessários para alcançar os resultados do Departamento. Vou responsabilizar os funcionários pelos mais altos padrões, tratando-os com respeito, justiça e dignidade.
* Conselho de administração: um elemento crítico na captação de recursos é ter uma organização digna e confiável de apoio. Este é o papel principal do Conselho de Administração e farei tudo o que for necessário para ajudar o Conselho na criação de tal organização. Trabalharei colegialmente com o conselho para desenvolver Planos de curto e longo prazo para atender aos objetivos aprovados pelo Conselho e desenvolver políticas para orientar nossos programas de arrecadação de fundos.
* Voluntários de liderança (incluindo membros do Conselho): Envolver Voluntários de liderança em nossos esforços de angariação de fundos é fundamental para o nosso sucesso de angariação de fundos. As condições que criam relacionamentos bem-sucedidos com minha equipe são as mesmas condições que levarão ao sucesso com os voluntários.
* outros funcionários: a captação de recursos é mais bem-sucedida quando todas as partes da organização entendem suas inter-relações. Trabalharei colegialmente com meu programa e colegas administrativos para construir um esforço integrado que cumprirá nossos objetivos organizacionais. Meus colegas entenderão seu papel e desejo de contribuir para o meu sucesso e vice-versa.
V. desenvolvimento pessoal e compromisso de recursos
você atualmente possui o conhecimento e as habilidades necessárias para alcançar as realizações descritas anteriormente? Caso contrário, este é o lugar para fazer com que sua organização se comprometa com o desenvolvimento profissional. Você também deve articular quais recursos-orçamento, pessoas, equipamentos, etc — sua organização prometeu a você.
exemplo:
desenvolvimento profissional
* ao longo do próximo ano, vou me envolver em desenvolvimento profissional para garantir a experiência técnica necessária para construir um forte programa de doação planejado.
* também ganharei experiência em questões e tendências locais e nacionais relacionadas à nossa missão
* garantirei meu ACFRE dentro de três anos.
compromissos de recursos:
* atualmente, existem cinco pessoas no departamento de desenvolvimento para um custo total de pessoal de $_______. Tenho plena autoridade dentro dos limites do meu orçamento para reter ou reconfigurar o departamento conforme necessário para atender aos meus resultados anuais e de longo prazo.
* meu orçamento operacional para o próximo ano é $____________. Dentro desse orçamento está o financiamento para atualizar o hardware e o software para um sistema de gerenciamento de doadores e atualizar as habilidades profissionais de mim e da equipe.
VI. alocação de tempo para prioridades plano de trabalho
você já experimentou um mal-entendido com seu supervisor sobre onde você deveria passar a maior parte do seu tempo? Bem, esta parte do plano de trabalho lhe dá a oportunidade de esclarecer essas expectativas.
Exemplo:
* Doador e a perspectiva do cultivo, da solicitação e administração de 45%
* Desenvolvimento de excelente voluntários e funcionários, 20%
* Atualizar o departamento de gestão de funções administrativas e de 10%
* as atividades do Conselho (não incluídos em outro lugar) 7%
* Pesquisa, planejamento e desenvolvimento de 10%
* Serviço de gestão de equipe de 8%
COMO DESENVOLVER E UTILIZAR UM PLANO de TRABALHO
O Plano de Trabalho é um ser vivo, interativo documento. É uma ferramenta para negociar um consenso sobre o que você deve fazer.
para fazer a bola rolar, você mesmo pode escrever um primeiro rascunho. Seu chefe ficará surpreso e provavelmente impressionado com sua liderança. A citação que começou este artigo foi de um colega meu descreveu sua experiência usando esse processo para se candidatar ao cargo de gerente de Recursos Humanos.
seu rascunho é o ponto de partida para a discussão com os indivíduos que têm expectativas de você. Sobre o que você concorda? Onde suas expectativas divergem? O que você pode concordar em entregar? Em última análise, você precisará criar um documento que você e seu supervisor possam suportar. Um plano de trabalho não funcionará se for usado para criar expectativas de desempenho que apenas Superman ou Mulher Maravilha poderiam cumprir! Você tem que se sentir confiante de que o plano é realizável.
em intervalos regulares ao longo do ano (não menos que trimestralmente), você desejará revisar o documento com seu supervisor. Você está no alvo com expectativas? Se não, por que não? Se as condições mudaram, é hora de redesenhar e renegociar as expectativas que o plano original descreveu. E quando chega a hora de sua revisão anual, o plano de trabalho deve eliminar quaisquer surpresas ou mal-entendidos sobre o seu desempenho. Essa discussão de final de ano também é a hora de escrever e concordar com seu novo plano de trabalho para o próximo ano.
todos em sua organização podem se beneficiar de um plano de trabalho – e isso inclui seus voluntários e até mesmo seus próprios membros do Conselho.
este artigo apareceu pela primeira vez na revista Contributions.
Gayle L. Gifford, ACFRE e seu colega Jonathan W. Howard na Cause & Effect Inc. ajude organizações sem fins lucrativos de base a internacionais a criar mudanças estratégicas para um mundo mais justo e Pacífico. Com mais de 30 anos de experiência sem fins lucrativos, causa & Effect ajuda organizações sem fins lucrativos com planejamento estratégico, desenvolvimento de conselhos, captação de recursos e necessidades de comunicação