achizițiile publice nu au avut niciodată un profil mai înalt. Realizarea economiilor care pot fi obținute prin exerciții de achiziții publice bine derulate a sporit importanța strategiei de achiziții publice.
acest blog oferă un ghid pentru ciclul de achiziții și discută unele dintre considerațiile cheie care ar trebui făcute pe parcursul fiecărei etape.
cunoașteți achizițiile
obținerea unei înțelegeri a regulilor este o condiție necesară în achiziții.
cumpărătorii și furnizorii trebuie să înțeleagă structura procesului de achiziții, termenele minime necesare, procedurile care guvernează aceste termene, procesele care le însoțesc, inclusiv acordurile-cadru, criteriile de selecție și de atribuire, procesul de evaluare și procesul de impas.
fără o înțelegere a acestor probleme, și multe altele în plus, riscul de eroare este prea mare, și eșecul este o posibilitate distinctă.
ciclul de achiziții ajută cumpărătorii să înțeleagă procesul și rupe procesul de achiziție în 13 secțiuni.
ce este un ciclu de achiziții?
ciclul achizițiilor este o parte importantă a procesului de achiziții.
ciclul de achiziții prezintă pașii care ar trebui luați de cumpărători în cursul fiecărui exercițiu de achiziție.
ciclul de achiziții și aprovizionare CIPS
acest blog vă va ghida prin etapele ciclului de achiziții.
ciclul de achiziții și aprovizionare CIPS este procesul ciclic al etapelor cheie pentru achiziționarea de bunuri sau servicii.
ciclul include 13 etape:
- definirea nevoilor de afaceri și de a dezvolta CAIETUL DE SARCINI
- analiza de piață și să facă sau să cumpere decizia
- elaborarea strategiei și a planului
- pre-achiziții de testare a pieței
- elaborarea documentației și caietul de sarcini detaliate
- selectarea furnizorului de a participa la licitație
- emite documente de licitație
- evaluarea și validarea ofertelor și ofertelor
- atribuirea și implementarea contractului
- depozit, logistică și chitanță
- executarea și îmbunătățirea contractului
- gestionarea relațiilor cu furnizorii
- active Management
definirea nevoilor de afaceri și dezvoltarea specificațiilor
în primul rând, o organizație trebuie să înțeleagă și să definească nevoile sale de achiziții. Acest lucru se poate realiza prin implicarea părților interesate din întreaga organizație, iar această cercetare va sprijini crearea unei specificații la nivel înalt. Angajarea cu părțile interesate în această etapă inițială înseamnă că acestea sunt mai susceptibile de a sprijini procesul de schimbare în cazul în care este necesar buy-in-ul părților interesate.
Analiza pieței și luarea sau cumpărarea deciziei
a doua etapă a ciclului de achiziții necesită o analiză a pieței. Efectuarea acestei analize va ajuta organizația dvs. să evalueze opțiunile de piață disponibile.
ca parte a acestei cercetări, organizația dvs. ar trebui să analizeze cheltuielile, poziționarea actuală și dinamica pieței. Acest lucru va ajuta organizația dvs. să identifice potențialii furnizori și gradul de finalizare.
va sprijini, de asemenea, deciziile privind cumpărarea și externalizarea față de furnizarea internă.
strategie și planificare
odată ce ați definit nevoile afacerii dvs., puteți dezvolta strategia de achiziții a organizației dvs.
strategia dvs. ar trebui să ia în considerare impactul potențial al mediului extern. CIPS oferă un exemplu în acest sens pe site-ul lor web, menționând că:
„desfășurarea unei licitații competitive este o idee bună dacă există concurență și sunteți bine poziționat pentru a valorifica piața.
dezvoltarea concurenței pe piață sau aducerea acestei strategii interne poate fi o strategie mai bună dacă vă bazați pe o singură sursă de aprovizionare”
dacă decideți să desfășurați o licitație competitivă, va trebui, de asemenea, să începeți să luați în considerare ce cale de licitație să utilizați. Valoarea bunurilor / lucrărilor / serviciilor pe care intenționați să le achiziționați vă va cere să urmați o rută de achiziții cu valoare ridicată, publicând în OJUE (până la sfârșitul anului 2020 și în Găsiți o licitație ulterior)? În caz afirmativ, care procedură de atribuire este probabil cea mai potrivită pentru achiziția dumneavoastră?
pre-achiziții
etapa de pre-achiziții ar trebui să implice testarea pieței și implicarea. Un test de piață va ajuta organizația dvs. să evalueze dacă este momentul potrivit pentru a intra pe piață. Printre factorii care trebuie luați în considerare în această etapă se numără ciclurile de cultură activitatea concurenților, noua legislație și sfârșitul exercițiului financiar al furnizorilor.
elaborarea documentației de licitație
indiferent de valoarea ofertei, va trebui să elaborați documentația de licitație, care va informa potențialii furnizori despre achiziție, ce doriți să achiziționați, condițiile pe care vor trebui să le îndeplinească pentru a fi luate în considerare și criteriile pe care dvs., cumpărătorul, le veți utiliza atât în etapa de selecție, cât și în cea de atribuire. Acest lucru trebuie pregătit înainte de a emite anunțul de participare.
atunci când elaborează documentația de licitație, este vital ca aceasta să ofere furnizorilor o defalcare detaliată a volumelor de bunuri sau servicii necesare, a Acordului privind nivelul serviciilor și a termenilor și condițiilor. Părțile interesate cheie ar trebui să facă parte din această etapă.
aceasta va face parte dintr-o specificație detaliată, care asigură coerența la nivel general (de exemplu, prețul, calitatea produselor, funcționalitatea operațională). Obținerea corectă a specificațiilor prima dată reduce riscul de a fi nevoit să liciteze din nou. Această specificație va face parte din documentele de licitație pentru furnizori.
selectarea furnizorilor
în această etapă, organizația dumneavoastră ar trebui să fie pregătită să publice un anunț de participare, fie prin intermediul OJUE, fie, în cazul în care valoarea achiziției este sub pragurile OJUE, prin intermediul unuia dintre portalurile naționale, cum ar fi Contracts Finder (Anglia) sau Public Contracts Scotland. Prezentul anunț de participare trebuie să respecte formatul cerut de procedura de atribuire a OJUE pe care ați selectat-o sau de portalul pe care îl publicați. Cel puțin, va conține date de contact pentru cumpărător, informații despre modul de accesare a documentelor de licitație, o scurtă descriere și o dată limită pentru răspunsuri.
dacă efectuați o achiziție care nu face parte din OJUE, anunțul dvs. de participare, împreună cu documentele de licitație, vă vor permite să adresați furnizorilor o serie de întrebări. Dacă utilizați procedura restricționată a OJUE, veți utiliza chestionarul de selecție Standard sau documentul European de achiziție Standard (Scoția) pentru a evalua capacitatea furnizorului, oferta, situația financiară etc. SQ este apoi evaluat pe baza unui set prestabilit de criterii de selecție, care vă va permite să determinați dacă un furnizor ar trebui să fie selectat și să primească o invitație de participare la licitație.
emiteți documente de licitație
dacă utilizați un proces în două etape, cum ar fi procedura restrânsă sau negociată a OJUE, după ce ați selectat furnizorii potriviți pentru a fi selectați pentru licitație, va trebui apoi să trimiteți documente oficiale (de exemplu, o invitație de participare la licitație. Dacă utilizați un proces într-o singură etapă, cum ar fi procedura deschisă a OJUE, SQ sau DEAU împreună cu toate celelalte documente de licitație sunt emise inițial și toți furnizorii depun o ofertă completă
împreună cu aceste documente, ar trebui trimise o specificație detaliată, un document cu cerințe de afaceri și scale de timp clare.
evaluarea și validarea ofertelor și ofertelor
este timpul pentru evaluarea ofertelor pe baza unor criterii predefinite care au făcut parte din documentația dvs. de licitație, astfel încât furnizorii să fie conștienți de criteriile pe care încearcă să le îndeplinească.
evaluarea ofertelor trebuie structurată, disciplinată și transparentă.
în această etapă, este obișnuit ca organizația de cumpărare să efectueze verificări ale creditului, vizite la fața locului, eșantionare de produse sau încercări.
o echipă de achiziții ar trebui să încerce să se angajeze pe deplin cu furnizorii lor în această etapă, asigurându-se în același timp că aceștia rămân în conformitate cu reglementările privind achizițiile în orice moment. Cu toate acestea, acest lucru poate fi dificil și încercarea de a gestiona eficient toate ofertele nu este o sarcină ușoară.
software-ul de gestionare a ofertelor permite echipelor să stocheze și să partajeze informații cheie între ele pe tot parcursul procesului de achiziție.
atribuirea și punerea în aplicare a contractului
după ce ați selectat furnizorul preferat – puteți atribui contractul.
furnizarea criteriilor de atribuire permite ambelor părți să își înțeleagă obligațiile, ceea ce reduce la minimum riscurile contractuale.
depozit, logistică și primire
în acest stadiu trebuie luate în considerare depozitele; aceasta poate include:
- codificarea și clasificarea produselor
- spațiu, dispunere și rafturi.
- frecvența livrării.
executarea și îmbunătățirea contractului
organizațiile din sectorul Public au responsabilitatea de a procura în mod eficient și de a genera valoare maximă din fiecare contract pe care îl atribuie.
orice contract ar trebui să stabilească indicatori de performanță conveniți – care ar trebui monitorizați prin revizuiri. O revizuire a contractului ar trebui să includă discuții despre modul în care relația funcționează și ar trebui să rezolve orice conflict.
software-ul de gestionare a contractelor poate sprijini cumpărătorii să urmărească performanța și să sporească îmbunătățirile.
acest tip de software poate fi utilizat prin fiecare aspect al contractului de management post atribuire, permițându – vă să monitorizeze performanța furnizorului, întreprinde valoare de urmărire, de a crea variații de contract și știu când aveți nevoie pentru a planifica să retender-și mult mai mult.
având dreptul de contract de management sistem în loc va face viața mult mai ușor, deoarece există multe beneficii ale acestei strategii de eProcurment, inclusiv:
- Evaluarea performanței furnizorului pe tot parcursul contractului permite luarea de măsuri pentru a spori performanța și eficacitatea contractului
- deciziile luate la momentul potrivit, care atenuează riscurile potențiale care apar în viitor
- furnizorul cooperează și răspunde nevoilor organizației
- furnizarea de servicii este satisfăcătoare pentru ambele părți
- nu există dispute contractuale sau surprize
instrumentul de performanță a contractului Delta permite utilizatorului să creeze, să gestioneze/să monitorizeze și să înregistreze planul de monitorizare a performanței pentru fiecare contract și fiecare furnizor / contractant.
utilizatorul poate executa un program clar și măsurabil de performanță a contractului pentru fiecare contract activ folosind un constructor de indicatori cheie de performanță (KPI) ușor de înțeles și o metodologie de plan/memento/revizuire asociată.
- documentele justificative pot fi atașate la KPI.
- executarea Contractului include funcționalitatea completă de export.
managementul relațiilor cu furnizorii
managementul relațiilor cu furnizorii presupune gestionarea strategică a tuturor interacțiunilor cu furnizorii pentru a maximiza valoarea acestor interacțiuni. Înseamnă crearea unor relații mai strânse și mai colaborative pentru a realiza valoare.
software-ul de gestionare a relațiilor cu furnizorii poate disciplina procesele organizației dvs. și vă poate ajuta angajații să planifice și să gestioneze strategic interacțiunile cu furnizorii.
modulul de gestionare a furnizorilor Delta oferă un serviciu ușor de gestionare a furnizorilor/furnizorilor care conduce furnizorul către un singur hub central unde se înregistrează, stochează și gestionează detaliile și la care cumpărătorii au acces instantaneu. Funcțiile de construire a listelor oferă cumpărătorilor posibilitatea de a crea și gestiona liste de furnizori.
- creați un număr nelimitat de liste de categorii / furnizori
- abilitatea de a stoca și gestiona liste cadru
- abilitatea de a seta lista de date și ore deschise și închise în conformitate cu termenele
- Vizualizare date în timp Real: profilurile furnizorilor din cadrul listelor sunt actualizate automat dacă un furnizor face o actualizare
- elimină cerința privind întreținerea consumatoare de timp a informațiilor furnizorului și stocarea hârtiei
gestionarea activelor
evaluările ar trebui efectuate pentru a determina dacă cerințele s-au schimbat. Organizațiile ar trebui, de asemenea, să se gândească la ceea ce poate fi îmbunătățit și încorporat data viitoare.
aici ajungem la sfârșitul ciclului – ceea ce ne duce înapoi la început!
considerații cheie
atunci când se iau decizii pe tot parcursul ciclului, CIPS recomandă să se ia în considerare următoarele:
- sisteme de achiziții & tehnologie
- implicarea părților interesate
- sustenabilitate/ CSR / etică/ securitate
- evaluarea / atenuarea riscurilor
- îmbunătățirea continuă
- oameni & abilități
- inovație
explorăm câteva dintre aceste considerente cheie în detaliu mai jos.
sisteme de achiziții & tehnologie
cerința ca toate comunicările privind achizițiile publice din sectorul public să fie electronice începând cu octombrie 2018 înseamnă că software-ul de achiziții publice electronice și sistemele de gestionare a ofertelor devin din ce în ce mai interconectate în soluțiile comerciale de achiziții publice electronice.
achiziția electronică a parcurs un drum lung de când a început în anii 1980. invenția schimbului Electronic de date (EDI) a permis partajarea fișierelor și documentelor între sectorul public și cel privat, care era revoluționar la acea vreme.
în prezent, tehnologia a permis sectorului public să achiziționeze mai eficient folosind software personalizat. Cumpărătorii folosesc sisteme de gestionare a Ofertelor sau eTendering care au mecanisme de depunere care permit cumpărătorilor și furnizorilor să revizuiască și să revizuiască documentația ofertei, împreună cu orice întrebări și răspunsuri care au fost depuse în legătură cu oferta.
utilizarea comunicațiilor electronice elimină procesele manuale inutile și ajută organizațiile de achiziții să accelereze timpii de răspuns și să stabilească linii mai clare de comunicare cu furnizorii lor.
în plus, trecerea la o soluție de achiziție electronică înseamnă că organizația dvs. va avea un impact mai ușor asupra mediului, deoarece nu există nicio cerință pentru imprimare și Postare. Pe lângă faptul că este mai durabilă, organizația dvs. va reduce cheltuielile bugetare, făcând software-ul eTendering o investiție excelentă.
clienții Delta eSourcing au acces la tehnologie de ultimă oră care poate transforma eficacitatea strategiei oricărui cumpărător. Fiecare etapă a procesului de achiziție, de la anunțul de participare inițial până la evaluare și până la gestionarea contractelor, poate fi efectuată electronic și poate fi complet auditată.
implicarea părților interesate
pe tot parcursul procesului de achiziție, angajamentul dintre cumpărători și furnizori este crucial. Prin angajarea cu piața înainte de un exercițiu de achiziții, cumpărătorul poate afla mai multe despre cele mai recente produse și servicii disponibile.
există multe beneficii ale angajamentului timpuriu pentru cumpărători, inclusiv:
- crearea de rețele și construirea de relații cu furnizorii
- furnizorii pot influența obiectivele și cerințele unui contract înainte de publicarea anunțului oficial, ceea ce reduce riscul de retendere.
- furnizorii pot educa cumpărătorul cu privire la produsul/serviciile dvs., peisajul actual și tendințele pieței
GDPR
la 25 mai 2018, UE a implementat o nouă lege privind confidențialitatea și securitatea datelor în întreaga Europă, Regulamentul General privind protecția datelor (GDPR).
GDPR constă în sute de pagini de cerințe noi, determinând organizațiile de conducere din întreaga lume să își reevalueze strategia de protecție a datelor.
mulți ar argumenta că GDPR este cea mai dură lege privind confidențialitatea și securitatea datelor din lume. Deși a fost elaborat și adoptat de Uniunea Europeană, acesta impune obligații organizațiilor de oriunde, atât timp cât acestea vizează sau colectează date referitoare la cetățenii din UE.
conform guvernanței IT:
„GDPR UE nu se va mai aplica direct în Marea Britanie la sfârșitul perioadei de tranziție (31 decembrie 2020). Cu toate acestea, organizațiile Britanice trebuie să respecte în continuare cerințele sale după acest punct.
în primul rând, DPA 2018 adoptă cerințele GDPR ale UE în legislația britanică. În al doilea rând, guvernul britanic a emis un instrument statutar – Regulamentul privind protecția datelor, confidențialitatea și comunicațiile electronice (amendamente etc.) (UE Exit) 2019 – care modifică DPA 2018 și îl îmbină cu cerințele GDPR UE pentru a forma un regim de protecție a datelor care va funcționa într-un context britanic după Brexit.
acest nou regim va fi cunoscut sub numele de GDPR din Marea Britanie.
securitatea cibernetică
noile reglementări, cum ar fi GDPR, precum și acoperirea mediatică cu privire la impactul incidentelor cibernetice, au ridicat așteptările partenerilor, părților interesate, clienților și publicului larg. Pur și simplu, organizațiile – și membrii Consiliului în special – trebuie să se confrunte cu securitatea cibernetică.
sectorul public deține cantități mari de date sensibile și este important ca toate organismele din sectorul public să dețină cunoștințele și capacitatea de a se apăra împotriva amenințărilor cibernetice, ceea ce înseamnă investiții într-o mai mare securitate atât pentru propria organizație, cât și pentru lanțul de aprovizionare.
guvernul britanic îmbunătățește securitatea cibernetică în lanțul său de aprovizionare. De la 1 octombrie 2014, toți furnizorii trebuie să respecte controalele Cyber Essentials dacă licitează pentru contracte guvernamentale care implică manipularea informațiilor sensibile și personale și furnizarea anumitor produse și servicii tehnice.
aprovizionare etică
achizițiile se schimbă, iar cumpărătorii nu mai pot atribui contracte pe costuri fără a lua în considerare impactul mai larg al achiziției.
având în vedere că exercițiile de achiziții pot implica relații complexe între multe organizații diferite, există potențialul ca multe practici lipsite de etică să se implice undeva în lanțul de aprovizionare. Acestea pot varia de la activități ilegale, cum ar fi sclavia modernă și corupția, la probleme mai largi, cum ar fi ignorarea consecințelor schimbărilor climatice
aprovizionarea etică poate sprijini cumpărătorii să evite aceste capcane, deoarece se concentrează pe desfășurarea activităților de aprovizionare la cele mai înalte standarde posibile de practici de afaceri responsabile, durabile, de mediu și conștiente din punct de vedere social.
valoarea socială
valoarea socială poate însemna un angajament față de problemele de mediu în domeniul achizițiilor publice, de exemplu asigurarea priorităților în ceea ce privește practicile durabile sau cu emisii scăzute de dioxid de carbon. Dar valoarea socială poate cuprinde, de asemenea, elemente care sunt ‘mai aproape de casă’ pentru întreprinderi.
companiile care își tratează bine angajații reprezintă un tip de ‘valoare socială’. Plata salariului de trai tuturor lucrătorilor, de exemplu, contribuie atât la bunăstarea angajaților, cât și la economia locală.
Malcolm Harrison, CEO la Chartered Institute of Procurement & Supply, a subliniat anterior că este o concepție greșită să credem că valoarea socială este importantă doar în achizițiile publice locale. Valoarea socială a devenit din ce în ce mai importantă pentru guvernul central, guvernele naționale din întreaga lume și sectorul privat.
strategia de achiziții cu Delta eSourcing
Delta oferă o soluție centrală, sigură, online, care simplifică și automatizează multe dintre procesele consumatoare de timp implicate în crearea și emiterea de cereri de oferte și gestionarea răspunsurilor la licitație.
funcționalitatea bogată a Delta acoperă toate aspectele procesului de finalizare, de la punerea în funcțiune, crearea anunțurilor, precalificarea și emiterea invitațiilor la licitații până la evaluarea răspunsurilor și atribuirea contractului și chiar gestionarea contractului.
existența acestei soluții cuprinzătoare vă permite să reduceți în mod semnificativ atât costul de procesare a achizițiilor, cât și termenele pentru ofertele care depășesc pragurile de achiziție ale OJUE.
Delta eSourcing oferă o gamă largă de software de achiziții și se angajează să ajute organizațiile din sectorul public să facă economii de eficiență pentru a-și îmbunătăți procesele de achiziții. Serviciile noastre de achiziții vă oferă flexibilitatea de a crea un pachet de achiziții personalizat pentru organizația dvs.
rezervați demo-ul live cu un membru al echipei noastre de experți.
începeți