un sistem robust și eficient de comunicare în afaceri este o condiție prealabilă pentru succesul unei afaceri și există multe companii care învață această lecție pe calea cea grea. Da, există multe companii care au suferit mult din cauza proceselor lor slabe de comunicare în afaceri. Au trebuit să-și piardă clienții, ceea ce le-a afectat chiar și linia de jos. Astfel, dacă și dvs. nu doriți să vă confruntați cu consecințe similare, este imperativ să efectuați o analiză aprofundată a procedurilor dvs. de comunicare. Mai jos sunt câteva dintre valorile pentru a analiza un sistem de comunicare, unele considerente tehnice externe:
- structura-structura comunicării dvs. de afaceri joacă un rol foarte important. Există multe sisteme de comunicații care sunt sisteme independente, cum ar fi sistemele de telefonie PBX. Aceste sisteme vechi au o structură foarte complexă și sunt vulnerabile la o varietate de probleme. Un sistem de comunicare bun ar trebui să fie mai puțin complex și ar trebui să fie ușor de integrat cu alte sisteme. O structură modulară este mai bună, deoarece ar ajuta la detectarea și întreținerea ușoară a problemelor.
- claritate – trebuie să verificați dacă mesajele vocale, precum și apelurile pe care le primiți sau le efectuați sunt clare sau nu. Claritatea este primul lucru care face un sistem de comunicare bun și eficient. Dacă clienții dvs. nu sunt capabili să audă ceea ce spuneți, în mod clar, atunci este obligat să existe un decalaj de comunicare, care mai târziu ar crea probleme. Uneori oamenii pot închide pur și simplu doar pentru că nu sunt capabili să audă ceea ce spune persoana de cealaltă parte. Imaginați-vă dacă acest lucru se întâmplă în timp ce angajații dvs. efectuează apeluri de vânzări. Concurența pe piață este foarte mare, iar clienții dvs. pot fi ușor câștigați de concurenții dvs.
- consecvență – trebuie să verificați cât de consistent a fost sistemul dvs. în ultimele luni sau ani. Un sistem de comunicare bun ar trebui să ofere performanțe consecvente. Pot exista eșecuri, dar frecvența eșecurilor ar trebui să fie foarte foarte scăzută. Ca o extensie, puteți verifica, de asemenea, cât de des ești sistemul se descompune. Ceea ce se numește timp mediu între eșecuri ar trebui să fie extrem de ridicat.
- Mediu-tipul de mediu pe care sistemul dvs. de comunicare de afaceri îl folosește pentru transmiterea semnalelor este foarte important. În cazul în care mediul utilizat este ineficient, atunci este obligat să existe un decalaj de comunicare, precum și pierderea de afaceri. De exemplu, dacă vechiul sistem PBX nu poate transfera apelurile către biroul dvs. la distanță în mod urgent, atunci nu există nicio utilizare a sistemului. Întârzierile pot fi fatale în afaceri și atunci când este cauzată de un sistem ineficient, doare și mai mult.
- Relevanță – ar trebui să decideți dacă sistemul dvs. de comunicare de afaceri va fi relevant după 5 ani sau nu. Relevanța este foarte importantă atunci când veți investi o sumă imensă de bani pentru a vă construi infrastructura de comunicații. Este important ca factorul de relevanță să fie luat în considerare mai întâi atunci când decideți să comutați sau să instalați un nou sistem de comunicații.
arhitectura de comunicare unificată este cea mai recentă tehnologie care vă poate revoluționa comunicarea de afaceri. Este un sistem care vă poate integra toate instrumentele de comunicare pe o singură platformă. VoIP și multe alte tehnologii noi pot fi integrate pentru a construi un sistem de comunicare robust. Nu ar fi relevant doar pentru următorii 5 ani, ci ar ajuta și la trecerea peste o varietate de probleme de comunicare. Claritatea și coerența oferite de UC sunt incomparabile. UC utilizează un mediu care este susținut de Internet, fibră optică și alte echipamente noi de transmisie. Acest lucru îl ajută să furnizeze semnale de înaltă calitate pe distanțe lungi. UC poate fi conectat la rețeaua de calculatoare existentă și utilizează internetul pe scară largă.