uităm adesea că atunci când vorbim despre simplificare, vorbim despre reducerea cantității de ceva. Serios?
Da, vezi: care este diferența dintre o cameră single și una dublă?
dubla are 2 paturi!
în dicționarul Merriam-Webster, avem această definiție:
simplu: ușor de înțeles sau realizat.
prin urmare, atunci când vine vorba de simplificarea proceselor de afaceri, obiectivul este de a minimiza activitățile și sarcinile, fiind în același timp eficient, eficient și productiv și, de asemenea, oferind valoare clientului.
asta e dilema!
pentru că este greu să decizi ce poate fi suprimat fără a afecta procesul.
în acest context, unele tehnici pot ajuta la suprimarea unor sarcini și activități (cele care nu adaugă valoare).
de fapt, aceste tehnici de simplificare a proceselor de afaceri indică modalități de reducere a sarcinilor și activităților care riscă cel mai mult să nu fie executate corect.
prin urmare, activitățile și sarcinile nu sunt neapărat eliminate (unele sunt, așa cum am spus: cele care nu adaugă valoare), ci sunt realizate într-un mod diferit, mai asertiv.
rezultatul este simplificarea procesului de afaceri nu neapărat prin scăderea drastică a numărului de activități, ci prin reducerea activităților riscante din proces, prin efectuarea lor într-un alt mod.
Vezi și: 3 tehnici de cartografiere, analiză și îmbunătățire a proceselor
tehnici de simplificare a proceselor de afaceri pentru a aplica în afacerea dvs.
aceste cinci idei pentru simplificarea proceselor de afaceri sunt utilizate pe scară largă în modelarea proceselor cu ajutorul instrumentelor de modelare BPMN.
dar privirea oarbă la o hartă a procesului nu vă arată unde există risc sau contact direct cu clientul (care trebuie să fie întotdeauna Wow!).
deci, să ia o privire la modul de a identifica aceste oportunități pentru a îmbunătăți procesul organizațional.
1 – interacțiunea dintre sisteme
când două sisteme sau suite software interacționează între ele, trebuie să existe un schimb de date. De cele mai multe ori acest lucru se face manual, sub rezerva greșelilor de tipar și chiar a amânării.
o modalitate clasică de a reduce riscul acestui schimb de date este crearea unei interfețe de integrare între cele două sisteme.
un exemplu de utilizare a acestei simplificări a procesului de afaceri apare foarte frecvent în software-ul de design grafic.
există mai multe programe diferite pe piață. Și cele mai multe dintre ele au o caracteristică numită ‘file export’.
prin urmare, suitele software ‘vorbesc între ele’. Dacă proiectantul trebuie să importe un fișier dintr-o imagine creată în alt software pentru a fi utilizată în sistemul lor, trebuie doar să utilizeze acea comandă și va funcționa fără probleme.
2-automatizarea proceselor
automatizarea este controlul activităților umane și de sistem.
vedeți acest videoclip despre automatizarea proceselor de afaceri:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- standardizarea proceselor
una dintre cele mai obiective modalități de simplificare a proceselor organizaționale este standardizarea proceselor recurente și identice.
de exemplu: imaginați-vă o firmă de avocatură.
are mai multe procese diferite, fiecare cu sarcini și activități distincte și particularitățile lor, în funcție de instanță, cauză etc.
dar în toate acestea, va exista un moment în care trebuie să colectați și să autentificați semnăturile. Dacă acest proces este standardizat, veți putea simplifica foarte mult activitățile companiei, prin simpla replicare a acestora ori de câte ori este necesar.
Vezi mai mult: standardizarea proceselor de afaceri: tot ce trebuie să știți.
4 – definirea regulilor de afaceri
scopul principal al unei colecții de reguli de afaceri este de a facilita luarea deciziilor. Acestea ar trebui să fie simple, ocolind fluxul procesului fără întârziere sau indecizie.
un exemplu clasic este definirea alocărilor de împrumuturi bancare. Regula de afaceri este simplă: Până la suma de X mii de dolari, managerul agenției poate acorda împrumutul în mod autonom. Orice sumă de mai sus, deși și au nevoie să se consulte managerul lor.
5 – externalizarea
externalizarea a fost larg răspândită în trecut, iar astăzi a revenit într-un alt context: datorită facilităților de comunicare și integrare în rândul profesioniștilor cu utilizarea tehnologiilor cloud computing.
două exemple ale acestei simplificări a procesului de afaceri sunt diseminarea companiilor SaaS (care văd un serviciu care a fost realizat anterior în companie) și numărul de profesioniști externalizați care lucrează într-un birou de acasă, ca freelanceri.
doriți să aplicați aceste tehnici în compania dumneavoastră? Utilizați software-ul de automatizare a proceselor de afaceri bazat pe cloud cu notație BPMN și cel mai bun dintre toate; este gratuit!
vizitați site-ul web HEFLO acum și începeți procesele de modelare rapid și intuitiv!