ca proprietar de afaceri, există o mulțime de lucruri pe care trebuie să le acordați atenție atunci când conduceți compania. Salarizare, angajare, contabilitate … lista continuă și continuă. Și, această listă include monitorizarea toate înregistrările de afaceri. Deci, care sunt cele mai importante înregistrări de afaceri de urmărit?
înregistrări de afaceri pentru a urmări
IRS vă solicită să păstrați o serie de înregistrări pentru o anumită perioadă de timp (de exemplu, înregistrări fiscale). Dar, care sunt tipurile de evidență pe care ar trebui să le urmăriți, chiar dacă nu vi se cere să le păstrați? Există șase înregistrări de afaceri pentru a monitoriza:
- evidențe contabile
- extrase bancare
- împrumuturi pentru întreprinderi
- documente juridice
- permise și licențe
- documente de asigurare
înregistrări contabile
documentați toate tranzacțiile afacerii dvs. în înregistrările contabile. Înregistrările contabile necesare pentru afaceri includ toate informațiile despre veniturile, capitalurile proprii și cheltuielile. Din înregistrările contabile financiare, puteți compila datele în situațiile financiare și calcula raporturile de afaceri mici.
trebuie să urmăriți înregistrările contabile pentru a:
- consultați sănătatea financiară a afacerii dvs.
- măsurați profitabilitatea companiei dvs. în timp
- analizați tiparele pentru a lua decizii financiare mai bune
- determinați dacă aveți suficient capital pentru a vă acoperi cheltuielile
- înțelegeți dacă bugetul dvs. actual are succes
monitorizați-vă înregistrările financiare la intervale regulate (de exemplu, lunar sau lunar trimestrial). Și, verificați dacă urmăriți fiecare cheltuieli și sursa de venit. Fără toate datele contabile, înregistrările dvs. sunt incomplete și oferă informații inexacte. Păstrați toate chitanțele și copiile facturilor pentru a vă salva înregistrările.
guvernul federal vă cere să păstrați documente financiare care să vă arate veniturile și cheltuielile. Utilizați înregistrările contabile pentru a depune declarațiile de impozit pe venit de afaceri.
după ce depuneți declarația fiscală, păstrați înregistrările fiscale. De ce? Deoarece IRS vă cere să păstrați aceste înregistrări pentru o anumită perioadă de timp. Dacă nu depuneți o declarație, trebuie să păstrați înregistrările fiscale pe o perioadă nedeterminată. Verificați cu contabilul, statul sau IRS pentru a confirma cât timp trebuie să păstrați înregistrări individuale.
căutați o soluție ușoară pentru crearea și stocarea înregistrărilor contabile? Software-ul de contabilitate online Patriot vă permite să stocați și să accesați datele financiare oriunde, oricând. Încercați-l gratuit timp de 30 de zile!
extrasele bancare
extrasele dvs. bancare detaliază toate conturile dvs. la bancă. Conturile pot include înregistrările dvs. de verificare, economii, investiții și carduri de credit. Și, puteți reconcilia conturile bancare cu înregistrările contabile trebuie să urmăriți.
comparați extrasele dvs. bancare cu înregistrările dvs. financiare și examinați-le pentru potențiale greșeli. Dacă extrasele dvs. bancare nu se potrivesc cu înregistrările dvs. contabile, este posibil să existe o eroare în cărțile dvs.
extrasele de cont vă ajută să urmăriți progresul afacerii dvs., de asemenea. Și, utilizați extrasele de cont pentru a depune taxele.
credite de afaceri
aveți un împrumut de afaceri? Dacă da, urmărirea împrumutului dvs. este crucială. Doriți să urmăriți lucruri precum:
- valoarea împrumutului inițial
- data aprobării împrumutului
- data plății
- data preconizată a plății
- data scadenței plății împrumutului
- modificări ale ratei dobânzii (dacă este cazul)
păstrați toate documentele pentru împrumut undeva unde le puteți accesa cu ușurință. Dacă decideți să plătiți împrumutul mai devreme sau aveți nevoie de o prelungire, furnizați documentația furnizorului de împrumut.
urmăriți rambursările împrumuturilor de afaceri în cărțile dvs. Debitați contul de împrumut pentru a reduce răspunderea în cărțile dvs. și creditați contul de numerar pentru plăți.
scopul urmăririi împrumutului dvs. de afaceri este de a vă asigura că nu pierdeți plățile și nu gestionați riscurile. Și, puteți crește șansele de a primi împrumuturi în viitor prin planuri responsabile de rambursare a împrumutului. Nu lipsesc plățile și achitarea întregului împrumut, așa cum este subliniat în contractul de împrumut, ajută la creșterea scorului dvs. de credit pentru afaceri. Și, un scor mai mare de credit de afaceri spune creditorii că sunteți un debitor responsabil cu risc mai mic.
documente juridice
documentele juridice pe care le are afacerea dvs. depind de structura afacerii dvs. De exemplu, companiile încorporate (de exemplu, C corporation) trebuie să își mențină actul constitutiv. Alte documente legale includ acorduri de parteneriat pentru parteneriate sau un DBA (aka doing business as) pentru proprietari unici.
trebuie să păstrați toate documentele legale care dovedesc că dețineți afacerea dvs. Păstrați aceste documente undeva în siguranță în cazul în care trebuie să furnizați dovada dreptului de proprietate.
rețineți că urmărirea documentelor juridice este diferită de urmărirea înregistrărilor financiare. Trebuie să știți unde vă stocați documentele, astfel încât să le puteți trage cu ușurință ori de câte ori aveți nevoie de ele.
permise și licențe
guvernele de stat și locale vă pot solicita să obțineți diverse permise sau licențe pentru a vă opera afacerea. Și, în funcție de industria afacerii dvs., poate fi necesar să solicitați și să primiți permise sau licențe specifice industriei.
de exemplu, întreprinderile care vând alimente sau băuturi ar putea avea nevoie să obțină un permis de sănătate pentru a vinde aceste articole. Și dacă decideți să vindeți alcool la afacerea dvs., trebuie să solicitați o licență de lichior.
urmăriți permisele și licențele, deoarece poate fi necesar să le reînnoiți periodic. Și, ține un ochi pentru orice modificare a Legilor pentru permisele sau licențele afacerea ta are. Dacă o lege se schimbă în cazul în care trebuie să postați sau cât de des trebuie să reînnoiți un permis sau o licență, respectați cu promptitudine pentru a evita penalitățile sau amenzile.
documente de asigurare
există diferite tipuri de polițe de asigurare trebuie să cumpere atunci când rulează o afacere. Exemple de tipuri de asigurare puteți achiziționa includ:
- asigurare de răspundere civilă pentru afaceri
- asigurare pentru chiriași
- asigurare Auto
- asigurare de compensare a lucrătorilor
- asigurare de venituri pentru afaceri
- asigurare de răspundere profesională
- polițe de asigurare cibernetică
dar pentru a vă utiliza asigurarea, trebuie să furnizați dovezi de asigurare. Urmăriți unde sunt polițele dvs. de asigurare. În acest fel, puteți avea numărul poliței de asigurare și alte informații de identificare la îndemână dacă trebuie să depuneți o reclamație.
polițele de asigurare vă pot ajuta să vă protejați compania în cazul:
- dezastre naturale (de exemplu, inundații)
- procese
- angajați care se îmbolnăvesc sau se rănesc în timp ce lucrează
- încălcări ale datelor
- accidente auto
- daune la locul dvs. de afaceri (de exemplu, incendiu)
luați în considerare păstrarea copiilor polițelor de asigurare într-o locație în care acestea nu pot fi deteriorate. De exemplu, puteți stoca înregistrări digital în cloud sau fizic într-o cutie de blocare ignifugă. De asemenea, întrebați furnizorul dvs. de asigurări dacă vă oferă un cont digital pentru a vă descărca sau vizualiza asigurarea online în loc de documente pe hârtie.
acest articol a fost actualizat de la data publicării inițiale din 8 aprilie 2016.
acest lucru nu este conceput ca consultanță juridică; pentru mai multe informații, vă rugăm să faceți clic aici.