zilele unui birou plin de viață cu zeci de angajați în uzură formală au dispărut de mult. Metodele tradiționale la locul de muncă au fost înlocuite cu metode de lucru mai noi, mai rentabile, cum ar fi un birou virtual.
un birou virtual oferă funcțiile și serviciile unui birou obișnuit, dar fără o locație fizică. Este ideal pentru o afacere nou-născută, deoarece economisește costurile generale. Acest lucru face ca birourile virtuale să fie populare pentru întreprinderile mici sau pentru start-up-uri. Ei pot salva cheltuielile legate de un birou fizic, dar încă obține beneficiile de o adresă de birou tipic. Deci, care sunt celelalte beneficii?
împreună cu reducerea cheltuielilor, un birou virtual vă oferă o flexibilitate de neegalat. Cu o conexiune la internet, oriunde poate fi biroul tău!Să explorăm de ce aveți nevoie de un birou virtual și ce este necesar în timp ce creați un birou virtual.
de ce ai nevoie de un birou Virtual?
din cauza dificultăților financiare timpurii, noile companii doresc să își reducă costurile oriunde pot. Plățile de birou reprezintă cheltuielile majore și trebuie reduse mai întâi. De exemplu, un spațiu de coworking într-un hub de afaceri, cum ar fi New York City poate costa până la 500 de dolari pe lună.
dacă preferați să configurați singur un spațiu de birou, atunci regula 3-30-300 este mai relevantă. Acesta oferă costul real al exploatării unui spațiu de birouri. Pentru fiecare 3 USD cheltuiți pentru plățile de utilități, 30 USD sunt cheltuiți pentru costurile de închiriere și încă 300 USD în cheltuieli de salarizare pe metru pătrat de spațiu de lucru anual.
pentru o afacere care se luptă să-și găsească picioarele în primele zile, aceste costuri pot prezenta provocări și pot împiedica creșterea. Luați în considerare un studiu recent conform căruia birourile private rămân neocupate 77% din timp. Cu o astfel de risipă de resurse, cazul creării unui birou virtual devine și mai substanțial.
7 Pași pentru a crea un birou Virtual
acum, că știm de ce avem nevoie de un birou virtual, să ne familiarizăm cu ‘cum’. Iată câțiva pași:
-
aveți o strategie
-
angajează oamenii potriviți
-
configurarea unei adrese de birou
-
configurați un telefon de birou
-
Obțineți instrumentele necesare
-
aveți un asistent Virtual
-
rămâi conectat cu echipa ta
au o strategie
o strategie de sunet vă salvează de la a avea de a lupta mai târziu pe drum. În timp ce creați un birou virtual, notați-vă sarcinile și asigurați-vă că aveți întregul proces planificat.Chiar dacă nu lucrați într-un spațiu de birou obișnuit, trebuie totuși să faceți o strategie.
acest lucru nu este prea diferit de ceea ce ați avea de obicei dacă ați lucra în mod tradițional. Fundamentele afacerii nu se schimbă și nici obiectivele.
unele domenii care necesită planificare sunt:
•Analiza pieței
•analiza concurentului
•propuneri de valoare
•structura companiei
•piața țintă
•strategie de Marketing
•intrări financiare
angajați oamenii potriviți
o idee poate fi susținută dintr-o singură minte, dar trebuie implementată de o echipă. Cu un mod neortodox de lucru, găsirea persoanelor potrivite pentru locul de muncă poate fi o provocare. Unii angajați ar putea dura ceva timp pentru a se adapta la noul sistem, în timp ce unii s-ar putea să nu se adapteze deloc.
cu un birou virtual, fondul de talente din care îți poți alege echipa se extinde semnificativ, poate chiar devenind global. Flexibilitatea în muncă este ceva ce majoritatea angajaților caută și poate atrage talentul să vină și să lucreze pentru tine.
configurați o adresă de birou
chiar dacă lucrați virtual, tot trebuie să primiți e-mail. Acest e-mail poate fi documente oficiale sau corespondență client. În plus, pot exista obstacole de reglementare, care ar putea necesita să aveți o locație fizică de birou și detalii de contact.
în afară de birocrație, este benefic pentru imaginea publică a unei companii să aibă o adresă profesională de lucru. Există mai mulți furnizori de servicii pentru o adresă virtuală. Vă oferă o adresă fizică pentru a primi poșta și alte documente. Ori de câte ori primesc e-mailuri destinate dvs., primiți o notificare sau un mesaj de la camera de corespondență digitală.
puteți alege apoi un alt curs de acțiune în ceea ce privește pachetul. Puteți să-l deschis și scanat și trimis la tine, sau a avut loc, sau distruse. Acum, știți cum să creați o adresă de birou virtual.
Configurarea unui telefon Office
Similar cu o adresă, un număr de telefon este ceva care este o necesitate. Sistemele de telefonie virtuală utilizează tehnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) și toate comunicările se fac prin internet. Cu VoIP, veți obține un număr de telefon obișnuit, dar fără a fi nevoie să obțineți un telefon fix fizic.
puteți utiliza sisteme VoIP pe telefoanele mobile Android/iOS sau laptopuri și computere utilizând Windows sau Mac. Acest lucru vă scutește de necesitatea de a achiziționa hardware suplimentar, cum ar fi un telefon de masă.
Obțineți instrumentele necesare
este esențial să fiți bine echipat și pregătit pentru a vă rula biroul virtual ca o mașină bine unsă. În acest scop, aveți nevoie de câteva instrumente la îndemână care vă pot ajuta munca să progreseze fără probleme. Acestea pot fi software de productivitate, servicii de stocare, platforme de programare și multe altele. Să discutăm un exemplu!
stocarea în Cloud este ceva de care veți avea nevoie dacă lucrați dintr-un birou virtual. Păstrați-vă datele în siguranță și în siguranță, fiind în același timp ușor accesibile în întreaga afacere. Instrumente precum Trello ajută la menținerea echipei pe aceeași pagină și la gestionarea eficientă a multor sarcini de personal. Alte servicii oferă, de asemenea, instrumente de facturare online și trackere de productivitate. Acestea vă pot ajuta să urmăriți orele de lucru ale angajaților și timpul liber.
aveți un asistent Virtual
un asistent virtual vă ajută să delegați sarcini non-critice și să economisiți timp pentru probleme importante. Aceste sarcini pot fi legate de resursele umane, programarea sarcinilor sau alte activități organizaționale. Asistenții virtuali se pot specializa într-o anumită zonă sau pot lua totul sub umbrela lor.
oricare ar fi cazul, ele se pot dovedi a fi de neprețuit în reducerea volumului de muncă, lăsându-vă să vă concentrați asupra imaginii de ansamblu.
rămâneți conectat
Lucrul într-un birou virtual, având în același timp beneficiile sale, reprezintă, de asemenea, un set de provocări. Trebuie să fiți în contact cu echipa dvs., să știți ce pun la cale, să vă coordonați în chestiuni urgente și, în general, să fiți pe aceeași pagină. Acest lucru poate fi dificil în timp ce lucrați din mai multe locații și de aceea comunicarea eficientă este esențială.
pentru a elimina eventualele neînțelegeri, puteți utiliza instrumente precum Slack și Zoom pentru echipa dvs. virtuală. Acestea vă permit să fiți în contact cu angajații dvs. în mod constant.De asemenea, puteți utiliza instrumente de gestionare a productivității pentru a coordona eficient munca în cadrul unei echipe.
Încheie!
birourile virtuale oferă flexibilitate, adaptabilitate și scalabilitate. Toți acești factori sunt semnificativi pentru o afacere în curs de dezvoltare și servesc drept motor pentru creștere. Este mai bine să fiți la curent cu cerințele unui birou virtual și să știți ce instrumente să utilizați. Puteți să vă odihniți ușor și să aveți încredere deplină că biroul dvs. virtual va fi eficient.