analiza decalajului de Competențe – un ghid complet

într-o perioadă în care companiile se confruntă cu o nevoie în creștere rapidă de a-și re-perfecționa angajații, analiza decalajului de competențe devine un instrument din ce în ce mai relevant. Dar de unde începi? În acest articol, vom explica ce este o analiză a decalajului de competențe, de ce poate fi un instrument util și vom împărtăși o abordare în trei pași pentru efectuarea unei analize a decalajului de competențe.

conținut
ce este o analiză a decalajelor de competențe?
de ce este utilă o analiză a decalajelor de competențe?
cum se face o analiză a decalajului de competențe
o abordare cantitativă pentru efectuarea unei analize a decalajului de competențe
pe o notă finală
Întrebări frecvente

ce este o analiză a decalajului de competențe? O definiție

o analiză a decalajului de competențe este un instrument utilizat pentru a evalua diferența (sau decalajul) dintre starea reală și o stare viitoare, obiectiv. Organizațiile îl folosesc pentru a identifica abilitățile de care are nevoie un angajat individual, dar care nu trebuie neapărat să-și îndeplinească încă locul de muncă sau pentru a îndeplini anumite sarcini în mod eficient (Antonucci, Ovidio, 2012).

pentru HR, analiza decalajului de competențe este o modalitate de a afla ce abilități și cunoștințe lipsesc în rândul angajaților din organizație. Odată ce au aceste informații, HR poate aborda decalajul de competențe din organizație. Acest lucru se poate face prin upskilling, reskilling, l&d deciziile de investiții, planificarea succesiunii, și așa mai departe. Vom discuta diferitele opțiuni mai târziu în acest articol.

dacă preferați să vizionați un videoclip despre cum să efectuați o analiză a decalajului de competențe, verificați mușcătura noastră de învățare de mai jos:

de ce este utilă o analiză a decalajelor de competențe?

în raportul său 2018 viitorul locurilor de muncă, Forumul Economic Mondial afirmă că până în 2022, nu mai puțin de 54% din toți lucrătorii vor trebui să-și actualizeze sau să-și înlocuiască competențele. Acesta este rezultatul evoluțiilor tehnologice rapide și al unei digitalizări în creștere care ne afectează atât viața personală, cât și cea profesională.

pentru organizațiile din toate industriile, acest lucru înseamnă că anumite locuri de muncă vor dispărea din cauza automatizării, în timp ce altele se vor schimba în ceea ce privește sarcinile și responsabilitățile lor de bază. Aici devine relevantă reproiectarea locurilor de muncă; rearanjarea acestor sarcini și responsabilități pentru a le alinia la realitatea în schimbare a muncii.

cu toate acestea, înainte de a ajunge la reproiectarea locurilor de muncă, este important să știți ce abilități și cunoștințe lipsesc în prezent în forța de muncă și care dintre aceste abilități sunt esențiale pentru performanța organizației dvs.

acest lucru mă aduce la motivele pentru care efectuarea unei analize a decalajului de competențe este utilă:

Use 1: Vă oferă informații despre întreaga forță de muncă

veți putea identifica angajații care au cele mai multe cunoștințe despre anumite aspecte ale afacerii, precum și angajații cu lacune (importante) de calificare.

ca atare, veți putea direcționa mai bine resursele (de formare) asupra acelor abilități care necesită cea mai mare atenție. Aceasta, la rândul său, va duce la o utilizare optimă a resurselor în ceea ce privește îmbunătățirea performanței generale a echipei.

Utilizarea 2: stimulează învățarea și dezvoltarea individuală

angajații individuali vor putea afla ce îmbunătățiri vor trebui să facă pentru a dobândi sau îmbunătăți abilitățile și competențele necesare pentru a-și îndeplini cât mai bine rolul (viitor). În cele din urmă, acest lucru va avea, de asemenea, un impact pozitiv asupra productivității angajaților dvs.

utilizarea 3: vă va ajuta cu planificarea strategică a forței de muncă

planificarea strategică a forței de muncă înseamnă, printre altele, să vă asigurați că aveți numărul potrivit de persoane cu abilitățile potrivite la locul potrivit. Este un fel de dificil de a începe planificarea pentru viitor, deși dacă nu știi exact unde stai acum din perspectiva Competențelor…

utilizarea 4: Se poate îmbunătăți eforturile de recrutare

acest lucru merge mână în mână cu paragraful anterior. Este mult mai ușor să recrutezi oameni buni dacă poți identifica candidați ale căror abilități se potrivesc mai bine cu cele necesare pentru a funcționa eficient într-un anumit rol.

utilizare 5: creează un avantaj competitiv

dacă combinați toate cele de mai sus, veți putea crea un avantaj competitiv și veți rămâne în fața concurenței. Veți cunoaște punctele forte și punctele slabe ale forței de muncă, veți putea planifica în termeni de învățare, dezvoltare și recrutare și, prin urmare, veți optimiza performanța organizației dvs.

cum se face o analiză a decalajului de competențe

când vine vorba de efectuarea efectivă a unei analize a decalajului de competențe, propunem două metode de analiză a decalajului de competențe, o metodă calitativă și o metodă cantitativă.

prima abordare este calitativă și vag bazată pe procesul de dezvoltare organizațională. A doua este o metodă propusă de Antonucci și Ovidio și urmează o abordare cantitativă. Vom trece peste ambele metode de analiză a decalajului de calificare, începând cu metoda calitativă.

Scope and diagnostics

această primă etapă este despre definirea provocării. În cazul unei analize a decalajului de competențe, aceasta înseamnă identificarea competențelor necesare.

pentru a identifica abilitățile de care organizația are nevoie acum – și în viitor – trebuie să puneți și să răspundeți mai întâi la anumite întrebări. De exemplu:

• care este misiunea organizației?
• care sunt obiectivele de afaceri ale organizației?
• ce abilități critice sunt necesare pentru a putea îndeplini misiunea și a îndeplini obiectivele de afaceri?

criteriul pentru a determina dacă o abilitate este critică sau necritică este următorul. Dacă unui angajat îi lipsește o anumită abilitate, dar totuși îndeplinește o sarcină în mod satisfăcător, abilitatea este necritică. Dacă, pe de altă parte, un angajat îndeplinește o sarcină specifică, dar cu un rezultat nesatisfăcător, abilitatea lipsă este critică.

în ceea ce privește abilitățile viitoare care sunt necesare în organizația și industria dvs., trebuie să știți, printre altele:

• ce locuri de muncă din cadrul organizației/industriei dvs. sunt susceptibile de a fi (parțial) automatizate?
• ce competențe sunt în prezent în creștere în industria dumneavoastră?
• ce fel de locuri de muncă (inexistente) va avea nevoie compania dvs. mai mult?

colectarea și analiza datelor

al doilea pas este colectarea și analiza datelor. Scopul acestei faze este de trei ori: pentru a analiza ce sarcini se fac acum, pentru a evalua cât de importante sunt aceste sarcini și pentru a întreba despre abilitățile necesare pentru a face munca în mod corespunzător. În cazul unei analize a deficitului de competențe, activitățile de colectare și analiză a datelor pot include:

• revizuirea descrierilor actuale ale poziției pentru nevoile viitoare
• luați în considerare impactul schimbărilor viitoare (de reglementare), precum și viitorul tendințelor de lucru asupra muncii
• acordați-vă timp pentru a dezvolta o listă de competențe care descriu cel mai clar și mai precis ceea ce este necesar

– realizarea unui inventar al Competențelor actuale ale angajaților

• descrierea poziției
• specificațiile clasei de locuri de muncă
• performanță evaluări și evaluări ale angajaților
• interviuri/întâlniri de focus grup cu supraveghetori, manageri și angajați

– identificarea competențelor și a nivelurilor de calificare ale angajaților

• punerea informațiilor colectate din evaluările competențelor într-o singură bază de date care poate fi căutată
• baza de date a tuturor angajaților și a competențelor lor existente
• trecerea de pietoni cu abilitățile critice necesare identificate pentru moment și viitor

tehnologia HR vă poate ajuta cu mai multe părți ale acestui lucru. Mai ales atunci când organizația dvs. se califică ca fiind de dimensiuni medii sau mari, devine rapid imposibil să urmăriți manual fiecare angajat și competențele și nivelurile de calificare ale acestuia.

un sistem de management al talentelor, de exemplu, poate fi acea bază de date unică, care poate fi căutată, care adună toate informațiile din evaluările de performanță și evaluările de competență ale angajaților dvs.

proiectarea intervențiilor

această etapă este despre crearea unei intervenții care să se potrivească nevoilor organizației. În cazul nostru, asta înseamnă că, odată ce ați aflat unde sunt lacunele de calificare în organizația dvs., puteți crea o strategie pentru a umple cel mai bine aceste lacune.

potențialele lacune de competențe pe care le puteți întâlni pot fi, de exemplu, o lipsă de competențe digitale – după cum se constată într-un raport din țările de jos care a arătat că 50% dintre lucrători trebuie să fie necalificați în competențe digitale.

un alt exemplu este lipsa angajaților care posedă abilități digitale soft (cum ar fi centrarea pe client și pasiunea pentru învățare); potrivit unui raport al Capgemini și LinkedIn, 59% dintre angajatori experimentează acest lucru.

și apoi există, desigur, Exemple de competențe specifice industriei și locurilor de muncă pe care companiile le pot lipsi. În studiul lor din 2018 privind diferențele de competențe, de exemplu, Deloitte și Institutul de producție au arătat că decalajul de competențe din industria prelucrătoare din SUA ar putea lăsa în jur de 2,4 milioane de posturi neocupate între 2018 și 2028.

același studiu a arătat că pozițiile legate de producția calificată, talentul digital și managerii operaționali, în special, pot fi greu de ocupat – de până la trei ori mai greu.

intervenții de analiză a decalajelor de competențe

în funcție de abilitățile care vă lipsesc și de capacitățile forței de muncă actuale, există mai multe ‘intervenții’ pe care le puteți pune în aplicare:

• instruirea și dezvoltarea angajaților existenți
• redesign de locuri de muncă
• recrutarea persoanelor cu abilități critice
• o combinație de una sau mai multe dintre cele de mai sus

să trecem prin fiecare dintre aceste opțiuni unul câte unul.

instruirea și dezvoltarea angajaților existenți

rezultatele analizei decalajului de competențe pot duce la dezvoltarea de programe de învățare și dezvoltare care vă vor reskill angajații în abilitățile nou necesare sau lipsă.

reproiectarea locurilor de muncă

întrebările despre misiunea companiei, obiectivele de afaceri și abilitățile necesare pentru atingerea acestor obiective – acum și în viitor – pot duce la concluzia că sarcinile și responsabilitățile anumitor locuri de muncă trebuie rearanjate. Aceasta este ceea ce numim reproiectarea locurilor de muncă și acest lucru poate duce, de asemenea, la recalificarea angajaților în abilitățile nou necesare.

recrutarea persoanelor cu abilități critice

rezultatele analizei decalajului de competențe vor schimba probabil criteriile pe baza cărora sunt angajați și oamenii. Pentru că, chiar dacă sunteți în măsură să reskill sau upskill angajații dumneavoastră actuale, la un moment dat va trebui să recruteze oameni noi (din cauza angajaților lăsând, pensionarea, etc).

angajarea directă a unei persoane cu abilități critice vă va economisi timp antrenându-i în aceste abilități. De asemenea, îi va ajuta să devină mai operaționali și productivi mai repede. Dacă nu găsiți oameni suficient de repede, puteți accesa forța de muncă contingentă și puteți angaja un freelancer sau un contractant pentru a vă ajuta (temporar) să completați un decalaj de competențe.

o abordare cantitativă pentru efectuarea unei analize a decalajelor de competențe

o altă metodă de măsurare a lacunelor de competențe este propusă de Antonucci și Ovidio. Abordarea lor cantitativă măsoară decalajul fiecărei competențe pentru fiecare subiect examinat. Algoritmul pe care l-au proiectat ia în considerare doar situația în care a fost găsit un așa-numit decalaj negativ. Aceasta înseamnă că competențele angajatului sunt mai mici decât cele necesare.

în funcție de faptul dacă diferența este mică sau mare, companiile pot organiza activități de auto-formare sau vor trebui să apeleze la un program de formare. O altă distincție care trebuie făcută aici este aceea între un decalaj de competențe de competențe adesea utilizate și un decalaj de competențe care sunt rareori utilizate.

la fel ca în cazul metodei descrise anterior, punctul de plecare este cartografierea abilităților necesare pentru fiecare profil de lucru. Criteriul de referință pentru fiecare competență necesară poate fi determinat fie printr-un proces de sus în jos (de la manageri la angajați), fie printr-un proces de jos în sus (de la angajați la manageri).

avantajele benchmarking-ului în acest fel sunt:

• procedura nu se schimbă dacă se utilizează abordarea de sus în jos sau de jos în sus
• obțineți estimări cantitative ale decalajului de calificare, luând în considerare importanța și frecvența utilizării
• permite un proces semiautomat flexibil pentru planificarea cursurilor de formare

acest lucru duce la următorul indicator al decalajului de calificare:

în această formulă, se calculează indicatorul G al decalajului din abilitatea J. Celelalte variabile din formulă reprezintă:

• N – indică scorul de necesitate atribuit
• i intervievat pentru
• J-TH skill
• P-indică scorul atribuit nivelului de calificare deținut de angajat
• F indică frecvența utilizării abilității de către același angajat
• C – este o constantă pentru a reduce efectul golurilor mici sau negative (adică. zero sau unu)
• F indică frecvența utilizării care, în etalonul ideal al companiei, reprezintă pragul peste care deficitul de competențe reprezintă o problemă care trebuie rezolvată (luând în considerare costurile formării).
• k permite luarea în considerare numai a lacunelor pozitive (atunci când o anumită abilitate relativ frecvent utilizată nu este suficient de posedată)

acum, acest lucru ridică mai multe întrebări, începând cu, cum sunt colectate datele relevante? În general, acest lucru se poate face fie folosind evaluări pe suport de hârtie și interviuri de susținere, fie folosind software de gestionare a abilităților. Mai ales atunci când efectuați o analiză a decalajului de calificare în rândul unui număr mare de angajați, acesta din urmă devine opțiunea mai evidentă.

companii precum Skills Base, AG5 și Avilar oferă software de gestionare a abilităților care vă permite să identificați cu ușurință cerințele de competențe (viitoare) și să înregistrați nivelurile de calificare și interes ale întregii forțe de muncă.

o altă întrebare care îmi vine în minte este ce tip de evaluare puteți utiliza pentru a obține informațiile solicitate? Informații despre, de exemplu, nevoile companiei în ceea ce privește competențele, frecvența utilizării anumitor abilități și stocarea competențelor specifice fiecărui rol pot fi colectate prin sondaje de autoevaluare sau prin evaluări la 360 de grade. Acestea din urmă fiind evaluări între colegi și superiori.

și aici, tehnologia HR poate ajuta, apropo. Puteți utiliza instrumente de feedback, cum ar fi cele furnizate de Impraise, 15Five și Reflektive pentru a aduna și analiza feedback-ul de la și despre angajații dumneavoastră.

o a treia întrebare ar fi despre ratingul în sine, cum funcționează scorul? În exemplul menționat de Antonucci și Ovidio, evaluările abilităților sunt exprimate pe o scară de 1 o 5, 1 fiind cel mai mic și 5 fiind cel mai înalt nivel. Pentru fiecare nivel, fiecare intervievat dă un scor la nivelul de competențe efectiv posedat și nivelul de calificare pe care le consideră necesare. Aceeași metodă de notare este utilizată pentru a indica cât de intens este utilizat un prag în companie.

odată ce ați adunat toate datele relevante, veți putea examina abaterile dintre nivelul de competențe deținut și necesar de angajații individuali, precum și frecvența cu care sunt utilizați în companie. Acest lucru vă va permite apoi să luați măsuri, rezultând una sau mai multe dintre intervențiile privind decalajul de competențe pe care le-am descris mai sus.

pe o notă finală

într-o perioadă în care companiile caută din ce în ce mai mult să-și pregătească oamenii pentru viitor, este important să știm ce abilități și competențe posedă în prezent forța de muncă. O analiză a decalajului de competențe poate fi un instrument bun de utilizat în acest sens; atunci când este efectuată bine, vă oferă informații valoroase despre întreaga forță de muncă, vă poate ajuta cu planificarea strategică a forței de muncă și vă poate îmbunătăți eforturile de recrutare. O analiză eficientă a decalajului de competențe vă va permite, de asemenea, să vă optimizați programele de învățare și dezvoltare pentru a vă reskill oamenii acolo unde este necesar.

la Academy to Innovate HR (Aihr), ajutăm profesioniștii din domeniul resurselor umane cu abilitățile lor – astfel încât să poată evita să se confrunte cu un decalaj de competențe propriu. Ca atare, orice profesionist în resurse umane care se angajează să învețe pe tot parcursul vieții își poate extinde setul de abilități cu abilități relevante și la cerere.

Întrebări frecvente