un document cheie în dosarul de personal al unui angajat este un memo scris bine elaborat, dacă doriți să consolideze apărarea împotriva unei acțiuni inițiate de angajat. Cele mai multe avertismente scrise și note disciplinare sunt inadecvate, deoarece nu reușesc să includă mai multe elemente foarte importante.
elemente pentru a Include
indiferent dacă trebuie să vă apărați împotriva unei cereri de asigurare de șomaj nemeritate sau împotriva unui proces de descărcare de gestiune ilicită, doriți să includeți următoarele elemente în avertismente și note disciplinare:
1. Un titlu de subiect, cum ar fi ” avertisment scris.”
2. Data și ora avertizării sau acțiunii.
3. Numele angajatului implicat.
4. Titlul postului angajatului.
5. Numele persoanei care a avertizat sau a întreprins acțiunea.
6. Titlul postului persoanei care dă avertismentul sau acționează.
7. Persoana sau persoanele cărora le sunt date copii.
8. Politica angajatorului referitoare la incident sau subiect și/sau comportamentul sau performanța așteptată a angajatului.
9. Incidentul specific care provoacă avertizarea sau acțiunea. Fii specific cu data, ora și ceea ce a avut loc.
10. Comportament care ar fi trebuit să aibă loc. Schimbarea de comportament necesară. Fii specific.
11. Ce acțiuni pot rezulta din comportamentul incorect al angajatului și consecințele dacă angajatul nu se schimbă.
12. Semnătura persoanei care dă avertismentul sau care ia acțiunea.
13. Data primită de angajat.
14. Semnătura angajatului care primește avertismentul sau acțiunea. (Notă: dacă angajatul refuză să semneze, sugerați angajatului să scrie pe notă motivul sau motivele refuzului de a semna. Această afirmație din scenariul propriu al angajatului — fie că este vorba de trei cuvinte sau de un paragraf lung-este o dovadă solidă care dovedește că angajatul a primit și a înțeles conținutul notei.)
15. Semnătura unui martor la întâlnirea cu angajatul și declarațiile făcute în cadrul ședinței.
Exemplu De Avertizare Scrisă
Subiect: Avertizare Scrisă
Data: Nov. 17, 2005 la 1: 30 p.m.
către: Jane Row, funcționar de stoc
de la: Betty Fram, supraveghetor de stoc
Copii către: Hank Black, Dept. Mgr. și Mary Grey, director de personal
Jane, politica noastră în această companie este pentru tine de a apela la locul de muncă cel puțin o oră înainte de începerea timpului de lucru programat atunci când va fi târziu sau bolnav sau nu pot veni în. Trebuie să vorbiți direct cu supraveghetorul dvs. sau cu altcineva responsabil.
Miercuri, Noiembrie. 16, n-ai sunat să spui că nu poți intra. Ai venit la muncă târziu azi, la 11 dimineața, fără nicio explicație. Ar fi trebuit să sunați atât ieri, cât și astăzi pentru a-l anunța pe supraveghetorul dvs. că nu veți fi miercuri și că veți întârzia astăzi.
este a treia oară în acest an când faceți acest lucru. Te-am avertizat verbal înainte. Incidentele de ieri și de astăzi sunt suficient de grave pentru a mă determina să emit acest avertisment: data viitoare când pierdeți locul de muncă fără a apela în Politica noastră cere va fi auto-reziliat.