vă simțiți frustrați de procesele complicate care se simt greoaie, manuale și lente? Doriți să accelerați rentabilitatea investițiilor din inițiativele digitale?
cartografierea proceselor de afaceri este un prim pas important în obiectivele dvs. de transformare digitală a întreprinderii.
am văzut inițiative de schimbare care implică transformarea digitală reușind și eșuând. Să vorbim despre motivul pentru care maparea proceselor este un pas important pentru a evita eșecul, cum influențează bugetele și cum să începeți să construiți prima hartă a proceselor.
în SUA avem o zicală: „dacă nu este rupt, nu-l repara.”Adevărul este că probabil aveți multe procese în organizația dvs. care nu sunt literalmente rupte, dar sunt complet ineficiente și vă împiedică compania să obțină venituri mai mari, profituri, satisfacția clienților și fericirea angajaților.
ce este maparea proceselor de afaceri? De ce este Important?
maparea proceselor de afaceri implică vizualizarea fluxurilor de lucru ale echipei sau organizației dvs. pentru a eficientiza un proces general și pentru a reduce dramatic timpii de ciclu sau pentru a elimina eficiența minoră și pașii redundanți.
cele mai frecvente exemple de cartografiere a proceselor de afaceri sunt diagrame de flux sau diagrame de flux de lucru, cu totul inclus, de la intrări și ieșiri la puncte de aprobare și decizii condiționate, la documente introduse sau modificate, la mementouri ale părților interesate și multe altele.
(găsit pe conceptdraw.com)
nivelul de detaliu pe care îl puneți într-o hartă a procesului depinde de cantitatea de ineficiență și de costurile pe care doriți să le scoateți.
un motiv pentru care este important să vă cartografiați procesele înainte de a implementa chiar modificări rapide care vă sunt evidente este că chiar procesul de schițare a fluxului de lucru reunește mai multe părți interesate. Când aduceți alți membri ai echipei în procesul de cartografiere, este mai probabil să vă asigurați că fiecare pas este acoperit, că fiecare cost este capturat și că fiecare decizie este conturată. Toată lumea este la bord.
un alt motiv pentru care maparea procesului este importantă este că acest lucru vă permite să identificați toate costurile stării dvs. actuale, astfel încât să puteți identifica costurile asociate cu atingerea stării dorite.
modul în care maparea proceselor influențează bugetele
pot exista costuri grele asociate cu efectuarea lucrărilor în modul în care o faceți în prezent — de exemplu, costurile forței de muncă, costurile de imprimare sau costurile de expediere — și există întotdeauna costuri ușoare asociate — de exemplu, timpul petrecut efectuând sarcini individuale, timpul petrecut reintroducând datele din munca finalizată, timpul petrecut evaluând datele și luând decizii și multe altele. În cele din urmă, există costuri de oportunitate — de exemplu, capacitatea (sau lipsa capacității) de a lua decizii în timp real în așteptarea raportării lucrărilor finalizate.
Enterprise resource planning (ERP) software-ul poate ajuta cu identificarea Costurilor greu în medii de producție și de fabricație. Cu toate acestea, costurile Soft sunt mai greu de identificat în acest mod și totuși sunt o parte crucială a influențării dolarilor bugetari care vor fi alocați pentru inițiativele de transformare digitală, unde procesele vor fi eficientizate dramatic.
Imaginați-vă Partajarea cu un lider de departament sau sponsor executiv pe care le-ați identificat fiecare pas într-un proces, și costul curent de a efectua că întregul proces o singură dată costurile USD 17,000. Și să presupunem că acest proces este efectuat de 100 de ori în fiecare an. Acest proces costă organizația USD 1,700,000 anual.
acum imaginați-vă că puteți prezenta o abordare alternativă care poate costa 80.000 USD pentru implementare, dar va elimina 4.000 USD din acest proces de fiecare dată când este efectuat. Aceasta este o investiție de 80.000 USD pentru a economisi 400.000 USD sau o rentabilitate de 5x.
acesta este modul în care maparea proceselor influențează bugetele.
cum să construiți prima hartă de proces
- identificați un flux de lucru specific care este manual, poate pe suport de hârtie sau implică numeroși pași înainte de finalizare (de exemplu, lucrări extinse sau documente care trebuie revizuite și/sau aprobate). Dați acestui proces un nume simplu.
- cu echipa ta, brainstorming fiecare pas al procesului implicat:
- ce inițiază procesul? Cine este implicat în acest proces? Cine ia o decizie? Cine revizuiește munca pentru calitate? Cine introduce date din lucrare? Cine marchează lucrarea ca fiind completă? Cine arhivează sau atinge documente legate de lucrare?
- includeți pași cu valoare adăugată și fără valoare adăugată care necesită timp și/sau o decizie.
- plasați fiecare pas în ordinea corectă.
- evidențiați” puncte de întrerupere ” sau blocaje în proces:
- pași în care procesul este întrerupt din cauza altora care așteaptă ca procesul să fie raportat ca fiind complet sau un document este finalizat.
- pași în care procesul este blocat din cauza unei persoane care trebuie să revizuiască calitatea muncii efectuate.
- pași în cazul în care are loc munca duplicat — datele sunt reintroduse, documentele sunt re-scanate.
- calculați costul fiecărui pas în costuri grele sau costuri moi/forță de muncă.
- proiectează costurile anuale pe baza frecvenței procesului pe parcursul unui an fiscal.
cartografierea proceselor este un prim pas important în eforturile de transformare digitală. Nu necesită software scump sau vă angajează să revizuiți un proces, dar poate oferi o perspectivă financiară crucială. Va trebui să câștigați angajamentul echipei, să asigurați dolari bugetari, sponsorizare executivă și să vă îndepliniți obiectivele pentru transformarea proceselor manuale în cele digitale pentru o afacere mai eficientă și mai eficientă.
