ce este un birou fără hârtie?
biroul informatizat este un termen umbrelă pentru practicile de afaceri care îmbunătățesc locul de muncă prin reducerea dependenței de hârtie.
în timp ce biroul fără hârtie ar putea fi folosit pentru a descrie un loc de muncă în care procesele de hârtie au fost complet eliminate, este mai frecvent utilizat pentru a descrie metodele prin care companiile pot reduce costurile și pot crește eficiența prin trecerea de la procesele tradiționale de hârtie la procesele digitale care sunt gestionate prin software sau servicii de calculator. Aceste scenarii se bazează adesea pe enterprise content management (ECM) sau software de colaborare pentru a partaja, edita sau gestiona în alt mod documentele companiei care au fost anterior pe suport de hârtie.
beneficiile unei abordări de birou fără hârtie
în practică, companiile adoptă de obicei o abordare incrementală pentru a realiza un birou fără hârtie, cu accent pe eliminarea hârtiei dintr-un anumit flux de lucru sau proces de afaceri. De exemplu, o companie ar putea digitaliza recenziile și aprobările documentelor.
în acest caz, crearea unei înregistrări digitale și completarea întregului flux de lucru într-un format digital reduce cheltuielile de hârtie și imprimare, elimină necesitatea scanării documentului în formă digitală și economisește timp și efort-și, eventual, costurile asociate-transportului documentelor fizice către persoanele implicate în fluxul de lucru. Costurile reduse de eliminare a hârtiei, precum și suprafața pătrată necesară pentru stocarea înregistrărilor sunt, de asemenea, beneficii comune ale abordării fără hârtie.
un alt aspect cheie al unui birou fără hârtie este revizuirea proceselor de hârtie, profitând de capacitățile digitale pentru a automatiza sau îmbunătăți în alt mod eficiența colaborării, a fluxurilor de lucru și a altor procese de afaceri. Prin revizuirea proceselor, companiile găsesc adesea că pot elimina pașii din noul proces digitalizat, eliminând timpul pierdut și pașii inutili. Într-un proces de aprobare a cheltuielilor de călătorie, o companie poate găsi unele persoane nu trebuie să aprobe cheltuiala și pot fi scoase din fluxul de lucru.
procesele fără hârtie pot fi extinse și în afara întreprinderii, dar nevoia de a imprima/semna/scana documente este un blocaj comun acolo. Tehnologia semnăturii electronice poate elimina necesitatea unei semnături fizice și poate ajuta la transformarea proceselor tradiționale de hârtie, cum ar fi semnarea contractului, în procese digitale.
provocările unui birou fără hârtie
un birou fără hârtie poate prezenta, de asemenea, unele provocări. Digitalizarea necesită un depozit central care facilitează stocarea și colaborarea-de obicei un sistem sau un serviciu ECM. Lansarea unei inițiative fără hârtie impune angajaților să regândească modul în care funcționează, împreună cu adoptarea unei noi tehnologii. Pentru a obține beneficii maxime, managementul ar putea dori, de asemenea, să evalueze dacă procesele existente ar trebui revizuite pentru a profita din plin de capacitățile digitale.
tehnologia VPN a fost un obstacol comun în calea centralizării. Angajații au ocolit adesea digitalizarea, deoarece necesită conectarea la un VPN pentru a accesa documente centralizate.
un birou informatizat este uneori descris ca un scop de tip Sfântul Graal, prin faptul că reprezintă un ideal pentru care se străduiesc profesioniștii în guvernarea informațiilor, dar în majoritatea cazurilor nu este practic sau chiar de dorit să eliminați toate procesele de hârtie.