„Procure to pay” sau P2P este întregul ciclu de acțiuni și evenimente în care o afacere se angajează atunci când necesită bunuri sau servicii de la un furnizor extern. Acest ciclu descrie pașii pe care o companie trebuie să ia pentru a procura elementele și să plătească remitențele corespunzătoare furnizorului, mai puțin orice reduceri și ajustări.
deși simplu în teorie, ciclul P2P modern pentru întreprinderile la nivel de întreprindere este o întreprindere extrem de complexă, cu multe părți în mișcare. Pe măsură ce afacerile cresc și funcționează la o scară mai mare, P2P și procesele de plată aferente conturilor trebuie să treacă de la fluxuri de lucru simple pe hârtie la eforturi extinse care necesită adesea automatizare și ajutoare informatice.
să examinăm pașii de bază într-un ciclu P2P modern, ineficiențele lor și modul în care soluțiile software moderne, împuternicite de AI, se pot integra cu platformele ERP de vârf pentru succes și economii.
în acest ghid rapid, vom explora răspunsurile la următoarea întrebare:
- cele 5 etape majore ale procesului Procure-to-Pay
- soluții Procure-to-Pay
- care este procesul P2P în SAP atunci când se utilizează integrarea Kofax ReadSoft?
- transformarea Procure să plătească cu soluții software avansate
cele 5 etape majore ale procesului de achiziție la plată
într-un ciclu tipic de procure-to-pay, există cinci etape pentru ca o afacere să ajungă la o tranzacție finalizată. În întreprinderile mari, diferite părți ale acestui ciclu apar adesea toată ziua, în fiecare zi. Pentru companiile multinaționale, ciclul de achiziții este o sursă de informații semnificative și responsabilități extinse.
Iată cum funcționează.
cerere de cumpărare
în această etapă, afacerea identifică o nevoie pentru o parte, un produs finit, un serviciu sau orice altceva pe care îl poate solicita de la un furnizor extern. Departamentul care are cerința definește necesitatea și stabilește specificațiile. Departamentul de achiziții ia apoi aceste specificații și identifică un furnizor sau selectează un furnizor preferat pe baza comenzilor și experiențelor anterioare.
comanda de achiziție
cu un furnizor identificat, cumpărătorii trebuie să stabilească prețul corespunzător și să se asigure că acesta se aliniază cu puterea de cumpărare a departamentului lor. Negocierile cu noii furnizori pot dura timp, cu excepția cazului în care afacerea dvs. are deja un contract stabilit cu termeni clari. În această etapă, Departamentul creează o comandă de achiziție (PO) pentru bunurile necesare, înregistrează PO ca o înregistrare unică în cărțile sale și transmite comanda vânzătorului pentru îndeplinire.
confirmarea Comenzii
vânzătorul primește comanda de achiziție și transmite o confirmare a primirii acesteia, adesea cu confirmarea faptului că nivelurile stocurilor lor sunt adecvate pentru îndeplinire. Vânzătorul recomandă activitatea de timpi de răspuns anticipate și datele de expediere. Aceste informații vitale sunt esențiale pentru planificarea eficientă a lanțului de aprovizionare și a logisticii, dar captarea acestora și punerea lor la dispoziție și utilă poate fi o provocare cu tehnologia limitată.
notificare de livrare
apoi, bunurile achiziționate sosesc, iar afacerea dvs. trebuie să transmită vânzătorului o confirmare a livrării. Un pas critic în acest moment este verificarea expedierii în raport cu comanda de achiziție pentru a vă asigura că totul a ajuns în stare bună. Este vital să rețineți excepții, cum ar fi articolele deteriorate sau lipsă, pentru a evita plata bunurilor care nu au fost primite. Afacerea dvs. comunică toate aceste informații înapoi la furnizor.
Plata facturii
cu informațiile pe care le-ați furnizat, vânzătorul aplică toate deducerile necesare și apoi transmite o factură companiei dvs. Cel mai critic pas al P2P are loc aici: meciul cu trei căi, care reconciliază PO-ul original, chitanța de livrare și factura pentru a se asigura că toate informațiile sunt corecte.
în mod tradițional, este un proces consumator de timp. Urmărirea erorilor poate provoca întârzieri potențial costisitoare. Întârzieri suplimentare apar adesea atunci când meciul este complet, dar aveți nevoie de autorizație pentru plată. Doar odată ce toate aceste elemente sunt în vigoare, afacerea dvs. poate remite plata, poate introduce informațiile financiare finale în registre și poate închide tranzacția.
soluții Procure-to-Pay
cu atât de multe piese mobile și atât de multe informații pentru a reconcilia în mod continuu, întreprinderile necesită soluții avansate pentru gestionarea proceselor care implică conturi de plătit și ciclul P2P. Aceste soluții vin adesea într-o platformă ERP, cum ar fi SAP și module specifice din cadrul SAP, combinate cu software suplimentar conceput pentru a reduce ratele de eroare și a reduce frecarea.
în SAP, aceste procese sunt adesea un flux de lucru” procure to order”.
ce este „Procure to Order”?
priviți înapoi la pașii de solicitare a achiziției, comandă de achiziție și confirmare a comenzii. În cadrul unei platforme ERP, cum ar fi cele create de SAP, o afacere poate utiliza o soluție software concepută pentru a automatiza această fază timpurie a procesului de cumpărare. Departamentele își pot ridica cererile, iar sistemul poate enumera furnizorii potriviți și poate crea un PO standardizat cu un număr limitat de atingeri umane.
astfel de sisteme automate reduc atât probabilitatea erorilor, cât și creșterea disponibilității informațiilor critice pentru analiza de afaceri. Folosind SAP ca parte a fluxului de proces P2P, vă puteți integra electronic cu sistemele furnizorilor și puteți automatiza complet o mare parte din achiziții. Utilizarea procesului SAP P2P asigură o captare eficientă a datelor și permite afacerii dvs. să efectueze operațiuni analitice pentru a identifica oportunități de economii și îmbunătățiri.
să explorăm acești pași.
care este procesul P2P în SAP atunci când se utilizează integrarea Kofax ReadSoft?
puterea și versatilitatea SAP pentru gestionarea elementelor ciclului P2P sunt de neegalat, dar instrumentele potrivite pot extinde funcționalitatea de bază a platformei în secolul 21. Programele avansate construite pe învățare automată și inteligență artificială, cum ar fi Kofax ReadSoft, pot transforma fluxurile de lucru parțial pe hârtie în fluxuri complet digitale care produc rezultate clare și consecvente.
ReadSoft folosește tehnologia de captare cognitivă pentru a clasifica inteligent documentele și a extrage informații, cum ar fi numerele PO, tipurile de articole, cantitățile și multe altele. Același software poate, de asemenea, să cuantifice informațiile din facturi și, cu SAP, să eficientizeze procesul de potrivire în trei direcții.
cu instrumente precum Kofax Process Director, companiile pot automatiza achizițiile, plata și noul Furnizor la bord, simplificând în același timp corectarea erorilor devreme—înainte ca acestea să poată cauza probleme.
mai avansat decât ciclul P2P de bază, fluxul de lucru SAP ia etapele de bază și le segmentează în momente cheie pentru acumularea și comunicarea datelor.
determinarea cerințelor
departamentul care inițiază o cerere de achiziție face o determinare clară a cerințelor sale pe baza proiectelor viitoare, a inventarului existent și a altor factori. Datele ERP ajută aceste departamente să facă evaluări inteligente pentru a evita rechizițiile inutile.
determinarea furnizorului/sursei de aprovizionare
echipa dvs. trebuie să stabilească unde să găsească furnizori sau furnizori adecvați pentru bunurile necesare dacă nu există înregistrări existente ale furnizorilor adecvați.
selecția furnizorului
SAP vă ajută echipa să aleagă dintre furnizorii disponibili definiți în sistemul dvs. Cu integrarea Process Director, acești pași sunt disponibili imediat într-un sistem familiar, cu interfețe ușor de utilizat.
procesarea comenzilor de achiziție
Departamentul de achiziții creează sau emite o comandă de achiziție. Cu instrumentele Kofax, acest proces poate avea loc în întregime electronic, păstrând procesul PO fără hârtie. De asemenea, puteți scana comenzile de cumpărare pe hârtie în sistem. Algoritmii inteligenți ReadSoft clasifică automat documentul, îl introduc în sistemul corespunzător și înregistrează informațiile din ERP.
Monitorizarea comenzilor de cumpărare
monitorizarea POs implică urmărirea evenimentelor semnificative legate de o comandă, cum ar fi modificări ale cantităților, lipsa stocului de la un furnizor sau informații despre îndeplinire. Monitorizarea eficientă și potrivirea facturilor cu POs-urile pot reduce blocajele și se pot asigura că toată lumea respectă aceleași reguli pentru autorizarea achiziției. Un flux de lucru mai ușor de aprobare înseamnă o muncă mai rentabilă.
primirea mărfurilor
la primirea articolelor, puteți utiliza ReadSoft și alte instrumente de automatizare AP de la Kofax pentru a capta toate informațiile legate de livrare. Prin sistemul dvs. de achiziție la plată, puteți transmite electronic o notificare de primire vânzătorului.
verificarea facturii
odată ce vânzătorul transmite o factură afacerii dvs., ReadSoft o poate clasifica automat și extrage informațiile necesare. Cu Process Director sau propriile instrumente SAP, activați potrivirea automată a PO. Împreună, aceste instrumente simplifică dramatic procesul de potrivire. Cu o viteză adăugată și o reducere mare a erorilor umane, afacerea dvs. poate valorifica cu ușurință economiile din reducerile de plată anticipată și poate evita durerile de cap, cum ar fi plățile duble.
transformarea Procure să plătească cu soluții software avansate
prin structurarea cu atenție a achizițiilor către procesele de plată și PO, afacerea dvs. poate economisi bani, îmbunătăți rezultatele și eficientiza eforturile care au fost în mod tradițional o sursă cheie de blocaje și dureri de cap. Cu o automatizare eficientă a AP, puteți stabili cu ușurință departamentul dvs. ca un contribuitor de încredere la succesul companiei.
pentru a afla mai multe despre integrarea soluțiilor Kofax, cum ar fi ReadSoft și automatizarea conturilor de plătit într-un ERP, cum ar fi SAP, solicitați o ofertă construită pentru afacerea dvs. astăzi.