timp de citire: 4 minute
fiecare afacere care face contabilitate trebuie să înregistreze tranzacțiile sale undeva. Când aveți mai mulți clienți și furnizori, poate fi o sarcină agitată să vă consolidați toate vânzările și achizițiile doar într-un notebook. Ai nevoie de organizare, astfel încât atunci când fiscale sau de audit sezon role în jurul valorii de, nu sunt lăsate de codare în ultimul moment. Înregistrările tranzacțiilor sunt importante, deoarece sunt dovada modului în care se schimbă banii dvs., cât de regulat și cu cine. Dar unde înregistrați mișcarea banilor către și de la afacerea dvs.? De asemenea, cum înregistrați tranzacții mai puțin frecvente, cum ar fi deprecierea, datoria neperformantă și vânzarea de active? Aici intră în joc jurnalele și registrele. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre ele și cum le puteți folosi pentru afacerea dvs.
Jurnalul. Ce este?
Jurnalul este, de asemenea, cunoscut sub numele de cartea de intrare originală. Este în cazul în care o tranzacție de afaceri este înregistrată atunci când se întâmplă prima dată. Un jurnal poate fi fizic sau electronic, iar vânzările, achizițiile sau orice mișcare de bani către sau de la afacerea dvs. este înregistrată în ordine cronologică. Un jurnal conține următoarele informații:
- data tranzacției
- contul sau conturile debitate și suma implicată
- contul sau conturile creditate și suma implicată
- o scurtă descriere și referință a tranzacției
regulile de aur ale contabilității
fiecare intrare în jurnal care se face trebuie să respecte regulile de aur ale contabilității. Aceste reguli se aplică la trei conturi specifice. Să definim aceste conturi și să aruncăm o privire la regulile lor asociate:
cont Real – un cont care se referă la active și pasive.
- regula de aur: debitează ceea ce intră în afacere și creditează ceea ce iese din afacere.
Cont Personal – include toate conturile legate de persoane fizice, firme și asociații.
- regula de aur: debitați receptorul și creditați dătătorul.
cont Nominal – legat de toate veniturile, cheltuielile, pierderile și profiturile.
- regula de aur: debitați cheltuiala sau pierderea și creditați venitul sau profitul.
intrări în jurnal – format& exemplu
folosind conturile și regulile de mai sus, să vedem cum se fac intrările în jurnal.
pe 5 martie, cumpărați mobilier pentru biroul dvs. în valoare de 5.000 USD în numerar. Mobilierul este considerat un bun, deci acest lucru afectează contul real. Regula de aur afirmă că activele sunt debitate, deci adăugați 5.000 USD în coloana de debit a jurnalului. Un credit egal trebuie înregistrat în contul de numerar, astfel încât să adăugați 5.000 USD în partea de credit a jurnalului. În cele din urmă, notați descrierea tranzacției ca o achiziție de mobilier în valoare de 5.000 USD.
la 30 Martie, contul nominal a fost debitat pentru cheltuieli salariale, iar contul bancar al afacerii a fost creditat pentru a reflecta acest lucru. Puteți vedea că tranzacțiile introduse în jurnal respectă regulile de aur ale contabilității.
Registrul. Ce este?
registrul este, de asemenea, cunoscut sub numele de cartea a doua intrare sau cartea principală de conturi. Registrul conține planul de conturi, care este lista tuturor numelor și numerelor de cont din registru. Registrul are o importanță deosebită de către auditori și trebuie să fie „echilibrat”, unde debitele totale sunt întotdeauna egale cu totalul creditelor. Dacă debitele depășesc creditele, se numește sold debitor. Dacă creditele sunt mai mari decât debitele, există un sold de credit.
intrări în registru – format & exemplu
tranzacțiile din jurnal sunt grupate pe conturi în ordinea activelor, pasivelor, capitalurilor proprii, veniturilor și cheltuielilor. Acestea sunt apoi transferate în registru. Înregistrările din registru apar în ordinea conturilor în comparație cu ordinea cronologică a revistei.
ce vine după jurnal și registru?
după ce ați clasificat tranzacțiile în conturile corespunzătoare și le-ați înregistrat în registrul dvs., trebuie să verificați dacă cărțile dvs. sunt echilibrate. Balanța de încercare vă ajută cu asta. Acesta arată soldurile finale ale tuturor conturilor dvs. așa cum apar în bilanț. Soldul de încercare conține o descriere, numărul contului, numele contului, soldul debitor și soldul creditului. Odată ce informațiile din registru sunt consolidate în soldul de încercare, este ușor pentru contabilul dvs. să detecteze dezechilibre între debite și credite. Este concis, ordonat și ajută la eliminarea discrepanței, dovedindu-se a fi un instrument la îndemână pentru a vă menține cărțile echilibrate.
cărțile dvs. sunt echilibrate. Acum ce?
odată ce cărțile dvs. sunt echilibrate, este timpul să generați rapoarte financiare pentru a înțelege mai bine cum funcționează afacerea dvs. Fiecare afacere trebuie să fie conștientă de creșterea sa și de locul în care se află la un moment dat. Rapoartele financiare oferă această perspectivă. Situația fluxului de numerar descrie tendințele fluxului de numerar, arătându-vă cum se mișcă banii în și din afacerea dvs. Bilanțul vă spune cât de mult deține afacerea dvs., cât de mult datorează și capitalul acționarului său. Declarația de venit sau declarația de profit și pierdere se concentrează pe veniturile obținute și cheltuielile suportate de o afacere în timp. Acestea sunt cele trei rapoarte pe care întreprinderile trebuie să le acorde cea mai mare atenție.
importanța jurnalelor și registrelor
de ce se pune atât de mult accent pe utilizarea jurnalelor și registrelor? Răspunsul este simplu. Puteți realiza obiectivele de contabilitate mai ușor atunci când aveți înregistrări complete ale tuturor tranzacțiilor. Situațiile financiare, cum ar fi situația fluxurilor de numerar, bilanțul și contul de profit și pierdere, oferă informații vitale despre tendințele afacerii dvs. și pot fi generate numai prin utilizarea informațiilor din jurnale și registre. Înregistrarea și urmărirea tranzacțiilor mai puțin frecvente, cum ar fi deprecierea, datoria neperformantă și vânzarea de active, sunt ușurate cu jurnalele. Jurnalele și registrele vă ajută, de asemenea, să capturați atât partea de debit, cât și cea de credit a tranzacțiilor. Acest lucru este adesea trecut cu vederea atunci când companiile nu folosesc cărți.
linia de jos
înregistrarea tranzacțiilor de afaceri formează nucleul evidenței contabile. Nu are sens să le înregistrăm doar atunci când impozitele și auditurile sunt la colț. Asigurarea conturilor exacte ale afacerii dvs. necesită o întreținere diligentă a jurnalelor și registrelor. Sunt instrumente importante și utile care vă mențin pe drumul cel bun și vă permit să stabiliți obiective de performanță. Cel mai important, vă ajută ca proprietar de afaceri să înțelegeți operațiunile financiare ale companiei dvs., astfel încât să puteți evalua creșterea și să mențineți o organizație sănătoasă și înfloritoare.