Ce este o întâlnire de proiect?

o întâlnire organizată în cel mai bun mod este o modalitate excelentă de a face o muncă reală. Urmez această regulă în practica mea de management atunci când vreau să-mi planific și să-mi urmăresc proiectele într-un mod eficient. Știu sigur că întâlnirile de proiect (management) joacă un rol semnificativ în dezvoltarea comunicării în echipă, a conducerii și a muncii în echipă. De asemenea, confirm că întâlnirile de proiect permit organizarea de discuții formale și ateliere de lucru destinate generării celor mai bune decizii și soluții de grup.

așa că am decis să scriu acest articol care oferă definiția întâlnirii de proiect, explică ce înseamnă întâlnirea de început și descrie cum să scriu o agendă pentru o întâlnire tipică. Cred că munca mea vă va fi de ajutor, mai ales dacă vă dezvoltați cariera de manager de proiect. Deoarece întâlnirile de management de proiect sunt necesare și evenimentele regulate se desfășoară pe tot parcursul ciclului de viață al implementării proiectului, presupun că va fi foarte important pentru dvs. să înțelegeți definiția și să știți cum să planificați agendele și să organizați întâlnirea de început. Așadar, vă rugăm să citiți articolul și să lăsați comentariile și sugestiile dvs. Multumesc anticipat!

definiție întâlnire

întâlniri de proiect se referă la o metodă eficientă de a distribui informații și de a comunica cu echipa și părțile interesate. Există multe tipuri și tipuri de întâlniri de proiect și, uneori, este greu să oferiți o definiție cuprinzătoare a întâlnirii de proiect care ar putea acoperi toate aspectele evenimentului. În acest articol prezentăm o definiție comună a întâlnirilor de proiect.

o întâlnire de proiect este un eveniment obișnuit care implică toți cei care împărtășesc sau sunt interesați de proiect, în comunicarea cu alți participanți și părți interesate prin discutarea problemelor, formularea de propuneri, aprobarea sau respingerea ofertelor, în scopul generării deciziilor de grup care contribuie la livrarea mai rapidă a proiectului, în funcție de obiectivele planificate și rezultatele așteptate.

aici sunt mai multe tipuri de întâlnire de proiect:

• întâlnirile regulate ale echipei sunt cele mai frecvente întâlniri care pot fi organizate și desfășurate de mai multe ori pe parcursul procesului de implementare a proiectului. Întâlnirile regulate (zilnice, săptămânale, lunare) sunt programate și detaliate în planul de management al comunicării.
• întâlnirile de control al modificărilor sunt organizate de un consiliu de control al modificărilor și sunt destinate examinării cererilor de modificare. Consiliul ia decizii cu privire la aprobarea tuturor modificărilor survenite și comunicarea cu părțile interesate pentru informații și acțiuni ulterioare.
• ședințele de revizuire a stării sunt organizate în mod regulat pentru a face schimb și a analiza informații despre progresul actual al proiectului și performanța acestuia. În timpul unei astfel de întâlniri, managerul de proiect distribuie rapoarte de performanță între participanți pentru a permite echipei și părților interesate să obțină vizibilitate asupra nivelurilor actuale de performanță și a progresului sarcinii. Întâlnirile de revizuire a stării sunt, de asemenea, cunoscute sub numele de recenzii de performanță.

întâlnire inițială

o întâlnire inițială a proiectului este un eveniment de planificare (de obicei organizat și desfășurat sub forma unui atelier de lucru) care se desfășoară chiar la începutul proiectului (sau în faza specifică a acestuia) pentru a se asigura că fiecare persoană implicată în realizarea proiectului înțelege în mod clar obiectivele, procedurile și planurile.

întâlnirea de început este adesea considerată ca începutul formal al procesului de team building atunci când managerul de proiect, cu asistența liderilor de echipă, prezintă activități de team building și instruire. Dacă întâlnirea este organizată la începutul fazei unui proiect, aceasta servește de obicei ca modalitate de a alinia înțelegerea de către echipă a obiectivelor proiectului cu planurile și procedurile reale.

o agendă tipică pentru întâlnirea de lansare a proiectului include următoarele puncte:

1. stabiliți cadrul de management, inclusiv fazele cheie, obiectivele, părțile interesate, criteriile de succes, nevoile de afaceri, rezultatele etc.
2. examinați și actualizați (dacă este necesar) cazul de afaceri.
3. alcătuiți structura de guvernanță, inclusiv responsabilitățile și rolurile de conducere, procedurile de raportare, controalele, documentația de guvernanță etc.
4. inițiați activități de planificare, inclusiv repere cheie, secvență de sarcini, prioritizare, dependențe de sarcini etc.
5. inițiați procesul de gestionare a riscurilor prin rularea analizei riscurilor.
6. construiește echipa.
7. creați planul de management al calității, inclusiv procedurile de control și Asigurare a calității.

Agenda întâlnirii de lansare a proiectului(șablon)

sfaturi privind planificarea ședințelor de stare

dacă vă asumați rolul de manager de proiect, trebuie să fiți gata să planificați și să desfășurați întâlniri de proiect în mod regulat. Aceasta va face parte din sarcinile dvs. de management de proiect. Întâlnirile de Proiect vă ajută să vă asigurați că proiectul progresează conform planificării și că orice probleme sunt rezolvate în mod corect.

următoarele sfaturi de planificare a întâlnirilor de proiect sunt concepute pentru a vă ajuta să înțelegeți cum să organizați întâlnirile și ce elemente esențiale sunt necesare pentru a vă face efortul mai eficient. Iată sfaturile:

1. stabiliți obiective. Acest sfat de întâlnire a proiectului presupune că, dacă nu stabiliți obiective clare de întâlnire, întâlnirea este sortită eșecului, deoarece nu dă rezultate și nu va fi generată nicio soluție. Înainte de a decide programarea unei date de întâlnire, asigurați-vă că ați stabilit o serie de obiective inteligente. SMART înseamnă Specific, măsurabil, realizabil, Relevant și în timp util.
2. scrieți o agendă de întâlnire. Dezvoltarea și urmărirea unei agende vă permite să faceți întâlnirea de stare mai scurtă, dar mai eficientă. Aveți mai multe șanse să terminați întâlnirea cu rezultatele așteptate și în timp util. Va trebui să creați o agendă cu 2-3 zile înainte de data de începere și să includeți o listă de evenimente programate și prioritizate. Software-ul de programare a întâlnirilor vă va ajuta să faceți acest lucru.
3. Păstrați Documentele Organizate. Asta înseamnă că trebuie să faceți documentele întâlnirii cât mai scurte posibil. Când utilizați grămezi de hârtie pentru a organiza întâlnirea, este posibil să eșuați, deoarece mai multe documente vă pot motiva și induce în eroare echipa și pot provoca o mizerie. De aceea ar trebui să încercați să păstrați 1 sau 2 coli de hârtie pentru a menține întâlnirea. De asemenea, este recomandat să utilizați un șablon de întâlnire de revizuire care include elemente generale ale agendei dvs. și descrie ce probleme trebuie abordate.
4. invită oamenii potriviți. Membrii echipei dvs. sunt, evident, participanții majori ai întâlnirii dvs. de management de proiect. Cu toate acestea, din când în când, unele întâlniri necesită pe cineva de la seniori. În urma acestui sfat de planificare a întâlnirii proiectului, ar trebui să știți în avans dacă este necesară participarea conducerii superioare și apoi să vă asigurați că fiecare persoană în cauză este informată despre viitoarea întâlnire și despre problemele care trebuie abordate. Pentru comoditate, puteți utiliza software-ul de planificare a întâlnirilor pentru a face note în lista și agenda dvs. de sarcini.
5. creați un mediu fizic adecvat și confortabil. Rețineți că întâlnirea dvs. de proiect ar trebui să se desfășoare într-o cameră confortabilă și bine ventilată, mai ales dacă este vară. Nu uitați să oferiți participanților apă rece cu gheață, ceai, cafea sau/și câteva băuturi nealcoolice care vă fac ascultătorii să se simtă mai confortabil. În urma acestui sfat de planificare a întâlnirii, ar trebui să adăugați înregistrări în lista de sarcini și să creați o listă cu toate băuturile care trebuie pregătite în avans înainte de începerea întâlnirii.
6. începeți și terminați întâlnirea la timp. Oamenii nu le place dacă un eveniment iese din program și, probabil, nu există nimic mai frustrant decât întâlnirile târzii. Acest sfat de întâlnire a proiectului spune că ar trebui să vă asigurați că fiecare participant este conștient de ora de început și de sfârșit. Este recomandat să trimiteți notificări (fie orale, fie scrise) participanților. De asemenea, puteți utiliza software-ul de planificare întâlnire pentru a seta memento-uri de e-mail și trimite notificări electronice.