ca proprietar de afaceri mici, urmărirea inventarului și comandarea consumabilelor și a bunurilor vândute poate să nu fie sarcina dvs. preferată, dar este cu siguranță esențială pentru succesul companiei dvs. Comenzile de cumpărare sunt esențiale pentru un proces de cumpărare bine gestionat, deși mulți oameni de afaceri și femei nu înțeleg ce sunt de fapt sau cum să le folosească pentru succesul financiar.
în acest articol, vom acoperi:
-
ce este o comandă de cumpărare
-
ce trebuie să includeți într-o comandă de achiziție
-
diferența dintre o comandă de achiziție și o factură
ce este o comandă de achiziție
o comandă de achiziție (PO) este un document obligatoriu din punct de vedere juridic creat de un cumpărător și prezentat unui vânzător. La fel ca” coșul ” dvs. pe un site de comerț electronic, o comandă de achiziție este în esență o listă a ceea ce doriți să cumpărați. Acesta stabilește detaliile comenzii, inclusiv cantitatea și tipurile de produse de care are nevoie cumpărătorul, precum și termenii de plată și detaliile de livrare.
diferența dintre o cerere de cumpărare și o comandă de cumpărare este că aceasta din urmă acționează ca un contract între cumpărător și vânzător. Prin trimiterea unei comenzi, cumpărătorul se angajează să achiziționeze bunuri sau servicii pentru suma convenită. Deoarece comanda este completată înainte ca cumpărătorul să primească factura, o comandă de achiziție oferă vânzătorului asigurare împotriva neplății.
cum funcționează o comandă de achiziție?
comenzile de cumpărare sunt de obicei utilizate de întreprinderile mici care comandă bunuri în cantități mari. De exemplu, un magazin de animale de companie poate avea nevoie să cumpere mai multe tipuri de mâncare pentru câini de la un furnizor și să comande multe pungi din fiecare tip de mâncare. Iată procesul de comandă de achiziție pe care proprietarul magazinului de animale de companie l-ar folosi pentru a obține bunurile de care au nevoie:
-
proprietarul magazinului creează o comandă de achiziție care stabilește exact ceea ce au nevoie de la furnizor.
-
dacă furnizorul are inventarul pentru a completa comanda, va accepta comanda de achiziție, o va îndeplini și va livra articolele la data scadentă convenită.
-
Furnizorul va trimite apoi o factură sau o factură de vânzare pentru articolele achiziționate.
-
cumpărătorul plătește pentru articol, iar vânzarea este procesată prin sistemul POS al vânzătorului.
cumpărătorii pot crea, de asemenea, comenzi speciale pentru expedieri deosebit de mari sau achiziții recurente. O comandă de achiziție permanentă permite unui cumpărător să achiziționeze aceleași produse de mai multe ori folosind același număr PO.
o comandă de achiziție generală este un acord între ambele părți pentru livrări multiple pe o perioadă stabilită, pentru un preț stabilit. Comenzile Blanket sunt de obicei utilizate între companii cu o relație puternică și uneori vin cu reduceri sau alte stimulente.
diferența dintre o comandă de achiziție și o factură
deoarece comenzile de achiziție și facturile sunt ambele documente obligatorii din punct de vedere juridic care sunt schimbate între vânzători și cumpărători, nu este surprinzător faptul că acestea sunt adesea amestecate. Cele două sunt, de asemenea, conectate, deoarece o comandă de achiziție este adesea folosită pentru a crea o factură, ca referință pentru bunurile achiziționate și prețurile acestora. Cu toate acestea, fiecare document este utilizat într-un moment diferit în procesul de cumpărare și adesea folosit și de persoane diferite.
iată câteva diferențe între comenzile de cumpărare și facturi:
comandă de cumpărare
-
creat de cumpărător
-
creat înainte de cumpărare
-
stabilește bunurile necesare
-
include detaliile de plată propuse
Factură
-
creat de vânzător
-
creat după cumpărare
-
confirmă bunurile livrate
-
necesită plata la o anumită dată
când să utilizați o comandă de cumpărare vs. o factură
o comandă de cumpărare este utilizată de un cumpărător pentru a plasa o comandă și este emisă înainte de livrare.
o factură este emisă de un vânzător folosind software-ul de facturare după livrarea unei comenzi. Acesta definește suma pe care cumpărătorul o datorează pentru bunurile achiziționate și data până la care cumpărătorul trebuie să plătească.
începeți facturarea gratuit
cum se creează o comandă de achiziție
proprietarii de afaceri pot găsi software online pentru a ajuta la crearea comenzilor de achiziție, dar puteți utiliza, de asemenea, un document Word sau Excel simplu pentru a crea propriile formulare de comandă.
Iată ce va trebui să includeți:
-
Data emiterii
-
produsele necesare și cantitatea fiecărui produs
-
detalii despre produs, inclusiv numere SKU, numere de model și nume de marcă
-
prețul fiecărui produs pe unitate
-
data livrării
-
numărul PO
-
informații de afaceri, inclusiv adresa de expediere și facturare, numele companiei și informațiile de contact
-
Termeni de plată, cum ar fi” plătit la livrare ” sau opțiuni specifice pentru data plății
ce face un Comanda De Cumpărare Arata Ca?
comenzile de achiziție arată, de asemenea, foarte asemănătoare cu facturile–în partea de sus, aveți informațiile de contact și detaliile pentru fiecare companie, plus numărul și data PO. Sub aceste informații se află, în general, un tabel cu produsele, cantitățile, detaliile și prețurile în coloane separate. În partea de jos a comenzii de achiziție, veți plasa suma totală a comenzii, Prețul total și orice altă comandă sau termeni de plată împreună cu o semnătură autorizată.
beneficiile utilizării comenzilor de cumpărare
pentru cumpărător, comenzile de cumpărare sunt utile pentru urmărirea inventarului și a istoricului achizițiilor. În plus, cumpărătorul poate comanda bunuri în avans fără a fi nevoie să plătească imediat. În mod similar pentru vânzător, comenzile de cumpărare ajută la urmărirea inventarului, a comenzilor recurente și multe altele. Cel mai bine, această documentație obligă cumpărătorul să plătească odată ce comanda este îndeplinită, oferind vânzătorului liniște sufletească și securitate juridică.
ți-a plăcut acest articol? Consultați mai multe sfaturi și ghiduri pentru afacerea dvs:
-
o introducere în social Media pentru proprietarii de afaceri mici
-
9 cele mai bune instrumente de analiză de afaceri pentru urmărirea performanței
-
calcularea riscului de activitate independentă cu normă întreagă