ce este aspectul biroului?
dispunerea biroului poate fi definită ca dispunerea echipamentului în spațiul disponibil. Office layout se ocupă cu proiectarea și configurarea unui birou. Acesta ia în considerare toate accesoriile și echipamentele necesare într-un birou.
detaliile activității de birou depind de tipul de afacere implicat și de activitățile desfășurate. Caracteristicile unui birou, cum ar fi oamenii, spațiul, echipamentele,mobilierul și mediul, trebuie să se potrivească bine pentru ca lucrătorii să se simtă sănătoși și confortabili și să poată lucra eficient și productiv.
obiectivele office Layout
așa cum am menționat mai devreme, obiectivul principal al office layout este de a asigura economia și eficiența în munca de birou. Obiectivele mai specifice ale aspectului biroului sunt:
- pentru a oferi posibilități maxime de supraveghere.
- pentru a asigura utilizarea maximă a spațiului.
- pentru a oferi intimitate și siguranță adecvate persoanelor cu muncă confidențială.
- să lase suficient spațiu pentru mișcarea oamenilor și utilizarea mașinilor.
- pentru a permite buna desfășurare a lucrărilor.
- pentru a menține costul operațional la un nivel minim.
anumite principii de aspect pot fi urmate pentru a atinge aceste obiective. Tendința Departamentului de a se răspândi pentru a umple spațiul disponibil chiar și cu prețul inconvenientelor trebuie prevenită. De asemenea, trebuie acordată atenția cuvenită aspectului ordonat al locului de muncă, deoarece ajută la obținerea unui moral mai bun al angajaților.
principiile de aspect de birou
următoarele principii de aspect de birou au fost dezvoltate pentru îndrumarea office manager proiectarea aspectul de birou:
- principiul relației inter-departamentale
- principiul fluxului de lucru
- principiul utilizării maxime
- principiul flexibilității
- principiul facilităților de servicii
- principiul mediului bun
- principiul celui mai mic cost
principiul relației inter-departamentale
activitățile desfășurate în unele departamente ale Oficiului sunt strâns legate între ele. Aceste departamente trebuie plasate una lângă cealaltă. Biroul general ar trebui să fie plasat central, astfel încât serviciile comune să poată fi furnizate în mod convenabil diferitelor departamente.
pereții despărțitori și pereții izolați fonic trebuie amplasați pentru a separa departamentele folosind mașini zgomotoase precum duplicări, mașini de scris etc.
tranzacții publice care pot implica participarea la anchete încasări și plăți de numerar, Primirea de e-mailuri etc. ar trebui să fie aproape de intrarea în birou. Persoanele și departamentele în cauză ar trebui plasate în consecință.
principiul fluxului de lucru
înainte de pregătirea planului de aspect, este necesar să se studieze fluxul de lucru în birou. Sistemele și procedurile stabilite pentru diverse operațiuni trebuie, de asemenea, examinate cu atenție. Dacă aspectul ar trebui să fie un aranjament liniar sau în formă de V depinde de fluxul de lucru. Pe cât posibil, fluxul de lucru trebuie să fie continuu, neted, drept și fără mișcare înapoi.
principiul utilizării maxime
spațiul disponibil ar trebui utilizat pe deplin. Ar trebui să se asigure un spațiu adecvat pentru fiecare personal în parte. Aproximativ 30 mp. spațiul picioarelor este necesar pentru fiecare funcționar individual dintr-un departament. Echipamentele și dulapurile de depozitare trebuie amplasate astfel încât personalul să poată să se apropie de ele fără pierderi de timp sau inconveniente.
principiul flexibilității
aspectul biroului ar trebui planificat astfel încât adăugările la personal și echipamentele necesare pentru a face față volumului crescut de muncă în viitor să fie posibile cu o ajustare redusă.
principiul facilităților de servicii
în timpul planificării amenajării biroului ar trebui să se prevadă dispoziții adecvate pentru facilitățile de servicii pentru angajați, cum ar fi telefonul, cantina, toaletele, ascensoarele, apa potabilă etc. Aceste facilități sunt esențiale pentru eficiența muncii și sunt favorabile confortului și bunăstării angajaților.
principiul supravegherii
cu un număr mare de personal clerical la locul de muncă, aspectul ar trebui să fie conceput astfel încât să faciliteze supravegherea și controlul eficient.
principiul mediului bun
iluminarea și ventilația corespunzătoare joacă un rol semnificativ în funcționarea Biroului. Decorarea interioară și aspectul exterior adaugă stabilitatea mentală și moralul.
principiul celui mai mic cost
Amenajarea și reamenajarea aspectului biroului ar trebui să implice cheltuieli minime. Ca aspect bun are ca scop de a face utilizarea cea mai economică și eficientă a spațiului disponibil, costul serviciilor de birou este redus automat.
tipuri de aspect Office
există diferite tipuri de aspect office în funcție de cerințele biroului. Există practic două tipuri de birouri, adică open office și private office. Aceste două tipuri de aspect pot fi segmentate în continuare în trei tipuri diferite, pe baza tendințelor recente din aspectul office, care sunt discutate după cum urmează:
- birou deschis
- Birou privat
Open office
un Open office se referă la o cameră mare în care toți angajații și echipamentele departamentelor sunt adăpostite sub un singur acoperiș fără pereți despărțitori.
avantajele open Office
- este posibilă o utilizare mai bună a spațiului.
- permite oamenilor să comunice între ei cu ușurință în cadrul Biroului.
- fără pereți despărțitori sau camere separate într-o sală mare, se poate avea o iluminare și o ventilație mai bune.
- structura unui birou poate fi aranjată și rearanjată pentru a se potrivi cerințelor timpului.
- supravegherea eficientă este posibilă de către mai puțini supraveghetori, deoarece nu există bariere fizice în calea observării persoanelor la locul de muncă.
dezavantajele Open Office
- munca va fi afectată de vizitatori și de mișcarea personalului însuși.
- va exista zgomot intern de conversație de către personal sau cu vizitatorii.
- infecția sau bolile se pot răspândi rapid.
- creșterea și extinderea afacerilor și adăugarea de personal pot duce la supraaglomerare și congestie.
biroul privat
birourile Private sunt camere mici ocupate de departamente. Fiecare departament va fi plasat în fiecare cameră. Astfel de camere sunt alocate luând în considerare natura chestiunii confidențiale care trebuie tratate sau pentru oficialii de vârf etc.
avantajele de birou privat
- există o creștere a eficienței din cauza absenței zgomotului.
- confidențialitatea poate fi menținută, deoarece este posibilă o mai mare Confidențialitate.
- promovează o atmosferă personală.
dezavantaje ale Biroului privat
- mult spațiu este irosit pentru partiție.
- este mai scump să construiești birouri separate.
- curățarea biroului devine un loc de muncă plictisitor.
în ceea ce privește cele de mai sus, este posibil să avem unele variații în modul în care sunt organizate birourile. Unele dintre ele sunt indicate mai jos.
- Birou Amenajat: Un birou amenajat este un birou deschis că aranjamentul de linii drepte de birouri. Acest tip de structură este potrivit pentru specialist tehnic, servicii de informare de management etc.
- partiții mobile: acest tip de structură este utilizat în birouri private. Pereții despărțitori mobili ai tavanului, înălțimea parțială sau contra formată din metal, lemn, sticlă sau materiale plastice sunt utilizați pentru a separa spațiul de birouri.
- unități modulare: acestea ocupă mai puțin spațiu; spori eficiența de lucru prin eliminarea mișcări inutile. Cel mai popular tip de birou modular este unitatea de birou l-pattern cu o suprafață plană.
avantajele unui aspect de birou bun
un aspect conceput după respectarea cu atenție a pașilor menționați mai sus și cu principiile și obiectivele în vedere, ar trebui să ofere următoarele avantaje:
- deoarece aspectul este conceput după studierea naturii activităților și a diagramelor de flux ale fiecărui departament, se așteaptă ca eficiența unui membru individual al personalului de birou să fie ridicată. Aceasta, la rândul său, ar trebui să îmbunătățească eficiența generală a Biroului.
- deoarece-a eficienței îmbunătățite, costul operațiunilor de birou, ar trebui să fie mai mici, cu o creștere corespunzătoare a profiturilor.
- este posibilă utilizarea optimă a mașinilor și echipamentelor în birou. Dispunerea prevede utilizarea în comun a mașinilor și-echipamente care reduce investițiile de capital.
- aspectul ordonat al locului de muncă este important pentru angajații biroului. De fapt, lucrătorii de birou sunt la fel de mândri de un birou impresionant ca și managerii companiei. Un loc de muncă tensionless și răcoritoare crește moralul angajaților într-un birou.
- un birou bine conceput lay-out și oamenii care lucrează apoi spori bunăvoința organizației. Vizitatorii și clienții se simt mândri că sunt asociați cu o astfel de organizație.
- un aspect bun de birou face supravegherea mai eficientă. Pe măsură ce fluxul de lucru ia cea mai scurtă rută, supravegherea efectivă este redusă la ·minim. Supraveghere eficientă cu minim cost.is asigurat.
birou Cazare
fiecare manager de birou este preocupat de obtinerea munca de birou efectuate cu eficiență maximă și la costuri minime. Acest lucru ar fi posibil numai dacă face o selecție adecvată a angajaților, le oferă o pregătire și îndrumare corespunzătoare și îi plasează în locuri de muncă adecvate.
cu toate acestea, dacă personalul biroului trebuie să lucreze eficient, acesta trebuie să fie cazat corespunzător, să aibă un mediu de lucru bun și să fie echipat corespunzător cu spații de cazare adecvate. Echipamentele moderne și condițiile de lucru adecvate nu sunt în niciun fel un factor mai puțin important în îmbunătățirea eficienței și reducerea costurilor.
locul de muncă și împrejurimile sale sunt factori importanți care afectează în mare măsură eficiența angajaților. Deoarece personalul trebuie să rămână ore lungi în birou și din moment ce lucrează în principal creierul și se concentrează pe activitățile repetitive și monotone de umplere, indexare, expediere, raportare etc., ineficiența ar fi în mod normal mai mare în acele birouri în care cazarea este suficientă, iar mediul și condițiile de muncă sunt congeniale.
principiile de cazare de birou
în timp ce decide cu privire la Cazare de birou, managerul de birou ar trebui să aibă în vedere următoarele principii
- biroul trebuie să fie situat într-un loc convenabil, astfel încât să poată servi întreaga organizație în cel mai bun mod posibil.
- spațiul de birouri ar trebui să fie suficient din punct de vedere al nevoilor prezente și viitoare ale organizației.
- ar trebui să se prevadă în mod corespunzător facilitățile și facilitățile necesare pentru confortul și bunăstarea personalului, de exemplu, spălătorie, toaletă, răcitoare de apă, cantină etc.
- facilități de servicii cum ar fi Telefon, lift, comunicare internă, etc, ar trebui să fie disponibile în birou, în timp ce altele cum ar fi bancar, transport, piață, oficiu poștal, etc, ar trebui să fie disponibile în apropierea spațiilor de birou.
Locația biroului
odată ce biroul este configurat, este foarte dificil să se mute în alt loc. Deci, înainte de a începe biroul locația corespunzătoare ar trebui să fie selectate pentru birou, ca pe cerințele de angajați, vizitatori și clienți.
managerul de birou trebuie să ia în considerare o gamă largă de factori precum piețele, oferta de muncă, legile locale, puterea, impozitele, tendințele în dezvoltarea regională și locală, facilitățile de transport și facilitățile de infrastructură mai bune etc. înainte de a alege o locație.
selectarea locației depinde și de factorul de cost. Cea mai bună locație este una care oferă avantajul maxim la cel mai mic cost posibil.
la selectarea locației, trebuie luate în considerare următoarele aspecte:
- comoditate pentru clienți: Locația biroului ar trebui să fie aproape de acele părți cu care preocuparea de afaceri are contact aproape zilnic.
- facilități de transport, poștale și bancare: Biroul ar trebui să fie situat într-un loc unde există facilități bune de transport, poștale și bancare.
- disponibilitatea unui spațiu suficient: locul selectat pentru locație birou ar trebui să aibă suficiente spații de cazare și extindere viitoare.
alegerea unei locații de birou
deoarece scopul principal al unui birou este de a facilita desfășurarea activității, locația sa corectă depinde în primul rând de locul în care poate fi cel mai avantajos pentru afacere. Locația biroului poate fi fie în loc urban, fie în loc suburban, în funcție de serviciul pe care îl oferă.
practic, există cinci factori care afectează Selectarea Locației:
- apropierea de comerțul aferent: este de dorit să existe un birou în apropierea altor birouri care sunt angajate în aceeași linie de comerț.
- apropierea de alte departamente: când toate funcțiile unei afaceri sunt desfășurate într-o singură locație, biroul ar trebui să fie situat în aceeași locație, astfel încât să funcționeze într-un mod mai eficient.
- apropierea de facilitățile de servicii: biroul ar trebui să fie situat în apropierea unor astfel de facilități de servicii, cum ar fi bănci, posturi și birouri de telegraf, gări, piețe, schimburi comerciale sau bursiere etc.
- apropierea de facilitățile de Transport: localitatea în care este situat un birou trebuie să fie deservită în mod adecvat de servicii de transport de toate tipurile.
- disponibilitatea forței de muncă: birourile mari în care sunt necesare diferite tipuri de angajați ar trebui să ia în considerare acest factor.