astăzi, fiecare afacere are nevoie de un sistem telefonic pentru a se conecta cu clienții săi. Da, există mai multe canale care servesc aceluiași scop (chat live, social media, e-mail etc.). Cu toate acestea, telefoanele reprezintă încă 61% din toate interacțiunile de asistență.
un sistem de telefonie de birou poate facilita conectarea cu clienții dvs., reducând în același timp costurile de operare, îmbunătățind securitatea și productivitatea. Și nu este vorba doar de comunicarea cu clienții. Un sistem de telefon de birou facilitează, de asemenea, comunicarea între echipe, analiza performanței și revizuirea strategiei.
în ultimii ani, sistemele de telefonie de birou au suferit o transformare vastă. Sistemele de telefonie de birou moderne, cum ar fi VoIP, utilizează internetul pentru a efectua și primi apeluri, reducând costurile cu până la 75%, sunt foarte scalabile și sunt ușor de întreținut.
Deci, cum știi ce sistem de telefon de birou de afaceri este bun pentru afacerea ta? Care sunt avantajele fiecărui sistem telefonic? În acest articol, vom discuta exact acest lucru. Să începem.
ce este un sistem de telefonie de birou?
un sistem de telefonie de birou este o rețea de telefoane bazate pe hardware sau software care permit funcții complexe de telefonie într-un mediu de afaceri folosind protocolul internet și liniile telefonice tradiționale.
sistemele moderne de telefonie de birou vă permit să vă conectați cu clienții dvs. din întreaga lume la un cost nominal. În plus, puteți rămâne conectat cu ei non-stop, datorită aplicației mobile a furnizorilor de sisteme de telefonie.
tipuri de sisteme telefonice de birou
există trei tipuri principale de sisteme telefonice de birou.
1 ) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
cunoscut și sub numele de linii fixe, PSTN este utilizat de la sfârșitul anilor 1800. folosește fire de cupru subterane pentru a conecta apelurile telefonice. Când utilizați PSTN, va trebui să instalați linii telefonice în biroul dvs.
deși sunt utilizate pe scară largă la nivel global, sistemele PSTN nu sunt potrivite pentru companii. Va trebui să aveți o linie separată pentru fiecare angajat. Și, în afară de costurile ridicate de apelare, trebuie să cheltuiți sute de dolari pentru întreținere în fiecare an.
2 ) sisteme telefonice PBX
sistemul PBX (Private Branch Exchange) este o rețea telefonică privată care permite întreprinderilor să opereze un sistem telefonic intern și să utilizeze mai puține linii telefonice. Vă permite să comutați apelurile între utilizatori pe liniile locale, permițând astfel tuturor angajaților dvs. să partajeze un anumit număr de linii telefonice externe.
sistemele telefonice de birou PBX se bazează pe două componente – setul telefonic și PBX. Telefonul este conectat la PBX pentru a finaliza rețeaua. În plus, sistemul de telefonie de birou are unele caracteristici inerente, cum ar fi transferul apelurilor, menținerea apelurilor, salutări personalizate etc.
PBX, la rândul său, permite rețelei să comunice în grupuri cu apeluri de conferință, să efectueze apeluri video, să lucreze cu faxuri și imprimante fără a le opera manual.
3 ) Sistem de telefonie VoIP
software-ul VoIP (Voice over Internet Protocol) este un sistem de telefonie de birou care vă permite să efectuați și să primiți apeluri de afaceri pe internet. Nu necesită hardware sau echipament special pentru a permite comunicațiile de afaceri. Tot ce aveți nevoie este Internetul și un dispozitiv (smartphone, laptop, desktop sau softphone).
există o listă exhaustivă de caracteristici care includ gestionarea apelurilor, monitorizarea apelurilor, redirecționarea apelurilor, mesageria vocală personalizată, vocea către e-mail și multe astfel de caracteristici care permit VoIP să învelească un rol multifuncțional.
una dintre caracteristicile adăugate ale sistemelor de telefonie VoIP office este că puteți alege orice număr de telefon doriți. De asemenea, puteți lua cât mai multe numere ca ai nevoie, fără a suporta orice cheltuieli de capital.
puteți înregistra apeluri, să le monitorizeze în timp real, și chiar barja între dacă vă simțiți agentul nu este în măsură să se ocupe de client eficient.
notă: VoIP oferă beneficii maxime în comparație cu sistemele de telefonie PSTN și PBX.
Ce Face VoIP Office Telefon Sistem Mai Bine Decât Alte Sisteme De Telefon De Birou?
1 – rentabil
după cum sa discutat mai sus, VoIP utilizează o singură rețea de voce și date pentru a furniza servicii de voce și elimină rețelele comutate de circuit pentru a reduce costurile. Ca urmare, efectuarea de apeluri telefonice pe distanțe lungi devine, de asemenea, mai accesibilă atunci când utilizați un furnizor VoIP.
fie că sunteți în căutarea unui sistem de telefon de birou mic sau unul de nivel enterprise, există o soluție pentru dvs. în bugetul dvs.
2 – redirecționarea apelurilor
VoIP Office phone systems vă permite să redirecționați apelurile către orice număr. Ar putea fi extensia colegilor dvs., numărul dvs. personal sau un alt număr la alegere. Cu toate acestea, apelantul va vedea doar numărul pe care l-a format și nici măcar nu va fi notificat că apelul este redirecționat.
3 – Call analytics
urmărirea valorilor cheie de apelare, cum ar fi durata apelului, numărul de apeluri primite, apelurile efectuate, nivelurile de satisfacție a clienților și multe altele, vă permite să înțelegeți mai bine performanța agentului dvs. și să găsiți oportunități de îmbunătățire. Call analytics vă oferă o înțelegere aprofundată a operațiunilor dvs., permițându-vă să vă îmbunătățiți serviciile în timp.
4 – mesagerie vocală
Mesajele Vocale permit clienților să lase un mesaj atunci când nu sunt disponibile pentru a alege apeluri. Leading VOIP sisteme de telefon de birou, cum ar fi CallHippo trimite mesaje vocale direct la e-mail, permițându-vă să ascultați clienții atunci când doriți. Acest lucru, la rândul său, vă permite să rezolve preocupările lor și de a lua înapoi la ei, de îndată ce sunteți disponibil.
5 – VoIP integrează cu ușurință cu alte sisteme de afaceri
integrarea sistemului VoIP cu alte instrumente de afaceri vă permit să automatizeze procesele plictisitoare și dota agenții dumneavoastră cu toate informațiile necesare de care au nevoie pentru a face treaba eficient.
6 – O mai bună implicare a clienților
piața de astăzi este foarte centrată pe client în abordarea sa și, dacă nu deschideți mai multe canale de comunicare pentru clienți, aceștia se vor îndrepta către rivalii dvs. de afaceri. A avea un al doilea număr de telefon separat pentru organizația dvs. este cel mai bun mod de a spori interacțiunea cu clienții, deoarece le permite să ajungă la personalul de asistență și la reprezentanți în orice moment al zilei.
Deci, în cazul în care compania dumneavoastră vrea să sară până la partea de sus a satisfactia clientului clasament diagrame, alege un furnizor de servicii de încredere pentru a obține cel mai bun sistem de telefon de birou VoIP cel mai devreme!
7 – imagine profesională
numerele de telefon de birou sunt o platformă vitală pentru a oferi organizației dvs. o imagine profesională și pentru a spori pozitiv reputația afacerii. Puteți înregistra mesaje de felicitare personalizate pentru apelanți. De asemenea, este posibil să redați muzică sau mesaje vocale pentru clienți în timp ce aceștia așteaptă să fie prezenți de membrii echipei de asistență.
sistemele automate de răspuns vocal elimină nevoia de recepționeri non-stop și fac comunicarea cu clienții mai agilă, mai flexibilă și mai receptivă. Ca urmare, numerele de telefon de afaceri schimba modul în care clienții percep organizația dvs. și de a crea o reputație solidă corporative pentru afacerea ta.
8-mobilitate sporită
mobilitatea este numele jocului în această eră digitală actuală, iar sistemele de telefonie de birou VoIP sunt cel mai rapid mediu pentru a spori accesibilitatea clienților prin promovarea comunicării de afaceri în mișcare! Numerele de telefon de birou care sunt alimentate cu tehnologia VoIP sunt un instrument util pentru companiile care au lucrători la distanță și operează din mai multe locații din întreaga lume.
numerele de telefon virtuale permit, de asemenea, membrilor echipei să rămână conectați cu partenerii și managerii externi, indiferent de locația geografică – tot ce este necesar este o conexiune la internet de mare viteză pentru ca angajații să rămână accesibili.
9 – Call Supervision
aceste funcții sunt foarte utile atunci când instruirea angajaților sau supravegherea acestora.
există patru moduri principale în care sistemul hel=
- monitorizare: vă permite să ascultați o conversație telefonică. Niciuna dintre părțile la apel nu vă poate auzi. Această caracteristică este utilă pentru a păstra vigilența asupra calității apelului.
- șoaptă: directorii pot necesita îndrumări în timp ce manipulează anumiți clienți. Această caracteristică vă ajută să vorbiți cu membrii interni ai organizației fără a lăsa clientul să știe cine vorbește sau ce vorbește persoana respectivă.
- Barging: Această caracteristică vă permite să introduceți un apel în curs de desfășurare, care permite ambelor părți să vă audă. Acest lucru este similar cu conferința de asteptare, dar poate fi inițiat în orice moment în timp. De exemplu, să presupunem că se desfășoară o conversație între un angajat și un client; puteți monitoriza și sări pentru a arunca sugestii atunci când doriți.
- înregistrare: Înregistrarea este posibilă și printr-o simplă apăsare a unui buton. Această înregistrare poate fi stocată ca fișier audio și preluată ulterior pentru orice instruire sau scopuri legale.
ce caracteristici ar trebui să căutați într-un sistem de telefon de birou?
alegerea unui sistem de telefon de birou cu toate caracteristicile esențiale de care aveți nevoie vă ajută să profitați la maximum de investiția dvs.
1 – apel transferul
doriți să transferați apelul atunci când sunteți de neatins sau ocupat? CallHippo oferă două tipuri de caracteristici de transfer de apeluri: rece și cald.
un transfer rece este atunci când transferați apelul către contact fără a vorbi cu noul contact. Folosind această opțiune, conexiunea selectată poate alege să accepte sau să respingă solicitarea. Odată ce apelul este primit, acesta va fi abandonat la sfârșitul tău.
un transfer cald este atunci când vorbiți cu noul contact înainte de transferul apelului. De asemenea, vă puteți alătura și puteți face un apel în 3 direcții.
2 – Apel de înregistrare
există doar un număr mic de sisteme de telefonie VoIP care oferă apel de înregistrare. Audio devine stocate în nor, și puteți prelua informațiile în orice moment, la care vă convine.
iată câteva beneficii majore ale înregistrării apelurilor pentru afacerea dvs:
- îmbunătățirea performanței agentului: Prin monitorizarea apelurilor, puteți oferi feedback agenților cu privire la acțiunile și interdicțiile de gestionare a serviciilor pentru clienți și le puteți ajuta să se îmbunătățească în timp.
- Urmăriți progresul și îmbunătățirea: compararea modului în care echipa dvs. vorbește cu clienții dvs. acum cu modul în care obișnuiau cu ceva timp în urmă este o idee bună. Vă oferă o idee dacă se realizează sau nu o îmbunătățire.
- domeniul de aplicare al R & D: sistemele de telefonie Cloud, cum ar fi CallHippo, vă permit să partajați înregistrările apelurilor în cadrul organizației dvs. Prin partajarea apelurilor cu departamentul dvs. R & D, puteți obține o idee mai bună despre modul în care clienții utilizează produsul dvs., cu ce probleme se confruntă și așa mai departe. Astfel de informații au ca rezultat îmbunătățiri ale produsului și serviciilor dvs.
- evitați problemele inutile: se întâmplă adesea ca clienții nemulțumiți să depună litigii împotriva unei companii care implică apoi Apartamente de drept și lucrurile devin dezordonate. Astfel, având o bază de date de înregistrare apel vă oferă pârghie împotriva acestor probleme și le rezolvă fără iritarea de a implica orice avocați. În plus, o astfel de bază de date de apeluri este păstrată automat de un sistem de telefonie bazat pe cloud și vă va ajuta să respectați instrucțiunile tehnice, legale și la nivel de servicii.
3- Apel Conferencing
efectuarea de afaceri nu este o plimbare în parc. Adesea, trebuie să angajați una sau mai multe persoane din echipa dvs. pentru a vă face treaba. În astfel de cazuri, aveți nevoie de o comunicare unificată care să ofere conferințe de apel.
chiar și un mic sistem de telefon de birou are o caracteristică de conferințe apel vă permite să Piscină în oameni, chiar dacă acestea nu sunt în același birou. Ei pot lua apeluri de oriunde din lume, atâta timp cât le-am luat numărul de telefon de la birou. În plus, transferul de apeluri îi ajută pe oameni să
4 – Call queuing
dacă aveți mai multă muncă în mână decât vă puteți descurca, o coadă de apel vă poate salva slănina. Apelanții nu trebuie să audă semnale sonore în așteptare. În schimb, acestea vor fi plasate într-o linie. De asemenea, puteți pune un mesaj automat care le spune despre produsele, serviciile, reducerile și alte oferte, astfel încât șansele de a închide apelurile să se reducă.
coada de apel reduce raportul de uzură, deoarece îi spune apelantului ora exactă a răspunsului și îi împiedică să se închidă.
oferim coadă de apel în bronz și planuri de mai sus. Pentru prețuri, verificați aici.
5 – Apel Barging
managerii de apel pot utiliza apel barging pentru a evalua performanța agenților de asteptare. Dacă descoperă că un agent se confruntă cu orice problemă în timp ce conversează cu clientul, îi poate ajuta și gestiona situația. Când văd că un client nu poate rezolva nicio întrebare, poate interveni și își poate salva pielea. Prin urmare, ajută la eliminarea problemei în mugur.
Barging este o caracteristică de telefon de afaceri în cazul în care managerii pot asculta live apeluri în timp real. Vă ajută să vă înțelegeți clienții și să le oferiți valoare într-o manieră mai bună. CallHippo oferă funcții de apelare în argint și planuri de mai sus.
6 – IVR
este imposibil să ai întotdeauna un recepționer uman care să răspundă la apeluri. În plus, odată cu revoluția tehnologică, întreprinderile ca tine angajează însoțitori auto pentru a gestiona apelurile primite.
această caracteristică întâmpină clienții în mai multe limbi și pune întrebări precum ceea ce au nevoie. De asemenea, îi direcționează să efectueze o anumită acțiune care îi va duce în direcția dorită.
CallHippo oferă IVR multilingv pentru a vă ajuta să vă ajutați clienții. Puteți selecta limba preferată din listă chiar în contul dvs.
bun pentru a avea caracteristici de sistem de telefon de birou:
- anunțuri (Salutări)
- auto-însoțitor
- starea lămpii ocupat
- redirecționarea apelurilor
- parcare apel
- înregistrare apel
- conferință apel
- apelare directă spre interior (did)
- țineți muzică
- transfer de apel intern/extern
- mesagerie instantanee
- extensii de linie
- ID apelant
- suport pentru mai multe dispozitive
- analiză în timp real
- monitorizare apeluri în timp real
- numere gratuite
Cine are nevoie de un sistem de telefon de birou?
indiferent de industria în care vă aflați sau de dimensiunea companiei dvs., veți avea nevoie de un sistem telefonic pentru ca biroul să vă gestioneze eficient afacerea. Iată cum un sistem de telefon de birou poate juca un rol vital în diferite industrii:
IT și Software companii
fiind o companie IT, vorbim cu experiență personală atunci când spunem că având un sistem de telefon de birou bun poate economisi până la 20% din timp pe interacțiunile cu clienții. Caracteristici cum ar fi IVR, bun venit și țineți mesaje, și 24*7 suport apel oferă clienților dvs. cu o experiență lină și încântătoare. Oferă o senzație profesională echipei dvs. de asistență pentru clienți și le permite să se conecteze cu clienții din întreaga lume.
școli și universități
cu ecrane care înlocuiesc tablele, industria educației devine din ce în ce mai tehnologizată pentru a oferi educație de înaltă calitate studenților. Odată cu utilizarea sistemului de telefonie de birou, industria educației face un alt pas înainte pe calea progresului tehnologic. Sistemul de telefonie VoIP își propune să ofere o comunicare mai bună și mai eficientă din punct de vedere al costurilor în industria educației, luând sistemul telefonic online. Fie că este vorba de părinții unui student, un membru al familiei personalului sau un furnizor terț care dorește să facă afaceri cu instituția dvs. de învățământ, sistemul de telefonie VoIP bazat pe cloud pentru școli și biblioteci de la CallHippo răspunde fiecărui apelant 24*7 pentru toate cele 365 de zile ale anului.
instituții guvernamentale
conducerea unei țări întregi nu este un lucru ușor. Comunicarea rapidă și securizată este cheia unui guvern funcțional. Un sistem de telefonie de birou bazat pe cloud este soluția unică pentru toate problemele de comunicare cu care se confruntă guvernul. CallHippo promite comunicații unificate sigure și colaborative la prețuri accesibile. Numerele locale gratuite vor oferi un acces mai mare potențialilor clienți și îi vor ajuta să își extindă acoperirea în localitățile respective. CallHippo oferă funcții precum inserarea numerelor dinamice (dni) care analizează traficul online și identifică zonele care necesită cea mai mare atenție.
Healthcare Industry
un sistem de telefon de birou medical este un sistem bazat pe VoIP pe care toată lumea din sectorul sănătății îl folosește pentru a rămâne conectat. Întregul sistem telefonic este încărcat în cloud, de unde poate fi accesat numai de personal autorizat. Acesta permite profesioniștilor din domeniul sănătății să păstreze legătura cu echipele lor medicale și să răspundă nevoilor pacienților. Sistemul de telefonie de birou bazat pe cloud de la CallHippo oferă linii de comunicare eficiente și de înaltă calitate pentru instituțiile medicale la prețuri rezonabile și accesibile.
Industria Ospitalității
într-o industrie în care serviciul pentru clienți este coloana vertebrală, trebuie să folosiți tehnologia de ultimă generație pentru a comunica cu clienții, pentru a le asculta întrebările sau reclamațiile și pentru a le răspunde cu o soluție. Folosind sisteme de telefonie VoIP, personalul poate participa la apelurile clienților din orice parte a hotelului sau restaurantului. În cazul în care un membru al personalului nu este în jur, înregistrarea vocală și funcția IVR vor fi acolo pentru a participa la client.
redirecționarea apelurilor și funcția de interfon permit personalului hotelului să comunice eficient între ei în toate colțurile hotelului. Acest lucru face mai ușor pentru manager să coordoneze evenimentele, să rezolve reclamațiile clienților și să gestioneze personalul hotelului, îmbunătățind astfel serviciul pentru clienți și îmbunătățind experiența clienților.
afaceri imobiliare
când vine vorba de agenții imobiliari, indiferent dacă sunt freelanceri sau lucrează pentru o agenție consacrată, beneficiile unui sistem de telefonie de birou bazat pe cloud sunt nenumărate. Pe lângă faptul că le oferă o mai mare flexibilitate, le oferă și acces non-stop la potențiali clienți din oraș. Un astfel de sistem de telefonie de birou de afaceri este portabil, adică agentul îl poate transporta oriunde merge. În plus, nu necesită niciun dispozitiv telefonic fizic sau chiar o cartelă SIM. Tot ce ai nevoie este orice dispozitiv cu o conexiune la internet!
la CallHippo, sisteme de telefon de birou de afaceri pentru afaceri imobiliare sunt foarte accesibile și feature-bogat. Nu doar pentru afaceri la nivel de întreprindere, CallHippo oferă un sistem de telefon de birou și pentru întreprinderile mici. Oferim flexibilitatea de a alege dintr-o gamă largă de caracteristici și de a plăti pentru caracteristicile de care aveți nevoie. Noi, la CallHippo, facem tot ce ne stă în putință pentru a ne asigura că afacerea dvs. imobiliară urcă pe scara creșterii și îmbunătățirii!
Gânduri finale
indiferent de dimensiunea organizației dvs. sau de industria în care vă aflați, un sistem telefonic de birou poate face comunicațiile de afaceri mai ușoare și mai eficiente. Acesta vă permite să rămâneți conectat cu clienții noștri non-stop (folosind auto-însoțitor).
caracteristici precum analiza apelurilor, înregistrarea apelurilor, transferul apelurilor și IVR vă permit să oferiți cea mai bună experiență posibilă clienților și să vă îmbunătățiți reputația mărcii.
Cauti un sistem de telefon de birou? Contactați-ne pentru a afla de ce CallHippo ar putea fi cea mai bună investiție!