ce este salarizarea?
salarizarea este procesul prin care angajatorii plătesc un angajat pentru munca pe care au finalizat-o. Orice afacere cu angajați ar trebui să aibă un proces de gestionare a salariilor stabilit. Un proces eficient și eficient de salarizare asigură că angajații sunt plătiți corect și consecvent și oferă HR șansa de a se concentra asupra altor aspecte ale locului de muncă.
salarizarea pare simplă în centrul său, dar devine complicată din cauza diferitelor deduceri care intră în joc. Angajatorii trebuie să înțeleagă bine cum să facă salarizare, cum să rețină impozitele din fiecare salariu și cum să se asigure că impozitele sunt plătite agenției guvernamentale corecte. Angajatorii pot fi, de asemenea, responsabili pentru deducerea și plata primelor pentru asigurare și depunerea fondurilor în conturile de pensionare sau în organizațiile de caritate selectate.
sarcinile de gestionare a salariilor pot crea o povară uriașă și un stres nedorit pentru proprietarii de afaceri mici și pot fi copleșitoare pentru întreprinderile mari. Un termen ratat sau depunerea incorectă a impozitelor poate duce la amenzi sau închisoare. Pentru a evita aceste probleme, fiecare afacere mică, mijlocie și mare ar trebui să utilizeze software de salarizare.
Ce Face Software-Ul De Salarizare?
un sistem de gestionare a salarizării este un program software conceput pentru a organiza toate sarcinile de plată a angajaților și de depunere a impozitelor. Aceste sarcini includ urmărirea orelor, calcularea salariilor, urmărirea prezenței, reținerea impozitelor și deducerilor, tipărirea și livrarea cecurilor, completarea depozitelor directe, plata primelor către transportatorii de asigurări și/sau plata impozitelor pe ocuparea forței de muncă către guvern. Acest software poate fi achiziționat printr-un furnizor de software HR sau inclus într-un pachet software HR ca modul în cadrul unui sistem cuprinzător.
software — ul de salarizare cere angajatorilor să introducă informații despre salariile angajaților și ore-dar nu mult dincolo de asta. De acolo, software-ul folosește informațiile pentru a calcula și deduce reținerile automat. Majoritatea software-urilor de salarizare sunt actualizate automat ori de câte ori se modifică o lege fiscală și le vor reaminti angajatorilor când să depună diverse formulare fiscale.
De Ce Ar Trebui Întreprinderile Mici Să Achiziționeze Software De Procesare A Salariilor?
salarizarea este ceva care trebuie făcut cu exactitate și în mod regulat, deci are sens ca companiile să investească într-un sistem care automatizează aceste procese. Software-ul de salarizare poate atenua Erorile, poate îmbunătăți conformitatea și poate economisi timp. Cu opțiuni din ce în ce mai ușor de utilizat, software-ul de salarizare ajută companiile de pretutindeni să păstreze controlul asupra proceselor de salarizare, oferind în același timp o flexibilitate mai mare decât cu salarizarea externalizată.
software-ul de salarizare este ușor de utilizat și accesibil și poate atenua erorile în procesul de salarizare și poate reduce orele petrecute calculând orele angajaților, salariile și reținerile fiscale, în special pentru întreprinderile mici. Proprietarii de afaceri mici pot achiziționa un sistem accesibil pe computerul lor local sau printr-un serviciu cloud folosind un model pay-as-you-go. De asemenea, pot menține mai mult control asupra procesului de salarizare cu acest software, ceea ce le permite să compileze rapoarte în ritmul propriu și să facă modificări rapid dacă este nevoie.
cum se face salarizare
când departamentele de resurse umane opta pentru a face salarizare manual, consumă o mare parte din timpul lor. Deși este rentabil, cere angajaților să învețe legile privind salarizarea și impozitele și lasă mult loc pentru erori. Există, de asemenea, o curbă de învățare lungă pentru această lucrare.
dacă faceți salarizare manual, membrii personalului de resurse umane vor petrece mult timp urmărind informații despre rata de plată și reținerea informațiilor, datele angajaților și multe altele. Odată ce obțin aceste date, pot calcula salariile înmulțind cardurile de timp ale angajaților cu rata de plată, inclusiv orice Ore suplimentare sau sfaturi câștigate. În cele din urmă, vor deduce reținerile fiscale și vor distribui cecuri și depozite directe angajaților.
cu software-ul de gestionare a salarizării, compania dvs. se ocupă în continuare de propriile procese de salarizare, dar aspectele consumatoare de timp sunt automatizate. Software-ul de salarizare este puțin mai costisitor decât să faci salarizare manual, dar banii cheltuiți vor merita riscul redus de eroare și timpul economisit în orele de om.
tot ce trebuie să faceți este să achiziționați un software de salarizare la alegere, să introduceți informații despre afaceri și angajați, să împuterniciți angajații să-și urmărească timpul folosind software-ul online și să permită sistemului să ruleze automat salarizarea și să distribuie salariile.
cum să alegeți software-ul de gestionare a salarizării pentru nevoile afacerii dvs.
alegerea unui sistem de salarizare care se potrivește cel mai bine afacerii dvs. este esențială și există mai mulți factori de care trebuie să țineți cont atunci când decideți.
- bugetul companiei Dvs: În primul rând, analizați dimensiunea afacerii dvs. și decideți cât sunteți dispus să cheltuiți pentru procesarea salariilor. Cunoașterea bugetului dvs. și clasificarea dimensiunii afacerii dvs. vor restrânge lista furnizorilor de software de salarizare. Companiile mici care nu anticipează o creștere rapidă ar putea dori să investească în software de salarizare mai puțin costisitor, care îndeplinește funcții de salarizare de bază.
- reputația și capacitățile furnizorului: apoi, comparați ofertele furnizorilor viabili și citiți recenzii de la unii dintre clienții lor actuali. Companiile mari sau în creștere rapidă ar putea dori să investească în sisteme software de salarizare care sunt integrate cu alte aspecte ale planificării și managementului resurselor umane. Luați în considerare câți angajați poate gestiona soluția software de salarizare și factorul în creșterea potențială. Dacă este disponibil, solicitați demo-uri și vedeți singur cât de ușor este să lucrați cu software-ul și cât de bine se potrivește cu afacerea dvs. Asigurați-vă că software-ul este realizat de un brand bine-cunoscut și nu de o companie nouă sau instabilă.
- caracteristici de securitate: atunci când alegeți un sistem de salarizare, veți dori să căutați securitate. Software-ul protejat prin parolă vă protejează compania împotriva manipulării informațiilor și a potențialelor încălcări ale datelor. În mod ideal, sistemul ar trebui să aibă recenzii și evaluări bune de securitate. Reprezentanții furnizorilor ar trebui, de asemenea, să poată răspunde la orice întrebări pe care le aveți despre securitate.
- flexibilitate și compatibilitate Software: următorul aspect este dacă software-ul se dovedește a fi compatibil și flexibil. Este important să aveți software de salarizare care funcționează bine cu celelalte sisteme de afaceri și va crește odată cu afacerea dvs. Căutați capabilități de integrare și asigurați-vă că sistemul se potrivește cu orice software HR sau financiar pe care îl utilizați în prezent. Alternativ, luați în considerare obținerea unui sistem care gestionează salarizarea și orice alte funcții pe care doriți să le automatizați.
- vizibilitatea raportului și a istoricului: în cele din urmă, veți dori un sistem de procesare a salariilor care vă permite să păstrați controlul și să vizualizați rapoartele și informațiile istorice. În timp ce software-ul de procesare a salarizării este mai puțin susceptibil la erori decât sistemele manuale, există încă potențial de defecțiuni și erori. Poate fi util să puteți revizui informațiile și să faceți corecții manual uneori.
beneficiile Software-ului de procesare a salarizării
investiția în software-ul de salarizare poate economisi dolari de muncă, poate elimina erorile și poate evita problemele de conformitate. Procesele pot fi finalizate într-o fracțiune de timp, ceea ce eliberează angajații pentru activități care sunt mai favorabile generării de venituri. Software-ul de salarizare facilitează, de asemenea, adaptarea unei companii și preluarea mai multor angajați pe măsură ce crește.
trecerea de la externalizarea terților la software-ul de salarizare economisește, de asemenea, bani, elimină potențialul de comunicare greșită în ceea ce privește salarizarea și minimizează numărul de furnizori implicați. Dacă o soluție de salarizare face parte dintr-un sistem software cuprinzător de resurse umane, procesele vor fi simplificate și poate fi mai ușor să se facă referințe încrucișate în scopuri de luare a deciziilor.
îmbunătățește conformitatea
calcularea impozitelor companiei și depunerea rapoartelor pot fi confuze, iar termenele lipsă pentru această lucrare pot acumula amenzi și penalități puternice. Programele software de salarizare oferă informații și mementouri despre nevoile de conformitate. Software-ul este actualizat în mod regulat, astfel încât companiile au întotdeauna cele mai actuale informații cu privire la modificările legilor fiscale și ale altor reglementări. Unele programe software pot fi configurate pentru a genera automat rapoarte și taxe de fișiere, astfel încât managerii și angajatorii trebuie pur și simplu să prezinte o aprobare înainte de finalizare.
calculează deducerile și venitul Net
după ce venitul brut al unui angajat a fost determinat, software-ul de salarizare calculează automat deduceri, cum ar fi impozitele, asigurările și economiile de pensii. Sumele de deducere sunt scăzute automat, iar un cec este tras sau depus direct într-un cont bancar specificat. Unele soluții software de salarizare pot fi, de asemenea, configurate pentru a adăuga automat rambursarea pentru kilometraj, cheltuieli de călătorie și alte cheltuieli ale angajaților.
pregătește formulare fiscale
software-ul de salarizare ameliorează o parte din stres la momentul fiscal prin generarea automată a tuturor formularelor fiscale necesare angajaților, contractorilor și companiilor. Formularele fiscale obișnuite care pot fi generate și tipărite sau trimise prin apăsarea unui buton includ W2s, W3s, 1099-MISC și 1099s.
calcularea și depunerea impozitelor este dificilă în cele mai bune momente. Când faceți afaceri și aveți angajați în mai multe state, toate cu rate de impozitare diferite, se poate transforma rapid într-un coșmar de resurse umane. Folosind un calota poate ajuta departamentul de resurse umane rămâne pe partea de sus a diferențelor și modificări ale ratelor de impozitare, care pot varia în funcție de Codul poștal sau de stat.
păstrează înregistrări fără efort
păstrarea înregistrărilor cu un sistem manual poate fi dificilă și necesită mult spațiu pentru fișiere și documente. Păstrarea înregistrărilor cu software-ul de salarizare este fără efort și stochează fișierele electronic. Fișierele vechi pot fi, de asemenea, accesate sau șterse prin apăsarea unui buton, astfel încât să rămâneți organizat este simplu.
permite angajaților Self-Service
deși nu este necesar în general pentru companiile mai mici, opțiunile de self-service ale angajaților pot face viața mai ușoară managerilor de resurse umane din companiile mai mari. Self-service oferă angajaților acces la informații personale cu privire la istoricul plăților, deduceri, ore lucrate, beneficii și solicitări de timp liber. Aceștia pot solicita automat modificări și pot revizui informații în loc să fie nevoiți să contacteze departamentul de resurse umane.
bazat în Cloud
software-ul bazat pe Cloud de toate tipurile devine din ce în ce mai frecvent, iar software-ul de salarizare nu face excepție. Angajatorii văd beneficii din posibilitatea de a accesa informații din locații îndepărtate și de a plăti lunar „software-as-a-service” în funcție de nevoile lor, în loc să vină cu o sumă mare pentru o soluție completă internă.
software-ul Cloud se actualizează automat atunci când legile fiscale și de conformitate se schimbă, în timp ce software-ul on-premise va trebui actualizat manual. Acest lucru economisește timp pentru cercetare și actualizări tehnice și asigură accesul managerilor și angajatorilor la informațiile necesare.
elimină erorile de salarizare
gestionarea salarizării este o altă funcție importantă a unui departament de resurse umane — și este o muncă ingrată. Nimeni nu observă salarizarea decât dacă ceva nu este în regulă și atunci este stresant și consumator de timp pentru a aborda orice erori care apar. Chiar și fără erori, salarizarea internă poate ocupa mult timp și eforturi ale resurselor umane. Folosind un calota poate elibera timp și ușura stresul prin automatizarea procesului.
alertează personalul cu privire la discrepanțe
o calotă va avertiza personalul HR dacă există discrepanțe. Dacă cineva introduce o sumă incorectă de dolari sau un număr de ore sau dacă ceva este diferit de salariile anterioare, sistemul poate trimite o alertă. În acest fel, orice eroare poate fi prinsă și corectată imediat.
asigură plăți în timp util
alerte tari nu sunt doar pentru erori și discrepanțe. Plata angajaților la timp este esențială pentru afacerea dvs. Un calota poate trimite memento-uri atunci când este timpul pentru a face salarizare. De asemenea, poate eficientiza și automatiza procesul de depunere directă, facilitând și mai mult salarizarea în timp util.
previne clasificările greșite
în organizațiile cu mulți angajați, este ușor să apară clasificări greșite. Contractorii pot fi introduși în sistem ca angajați și invers. Angajații pot fi angajați și intrați în sistem, dar nu apar pentru prima zi. Acești angajați fantomă, dacă nu sunt prinși, ar putea trage un salariu fără să lucreze vreodată o zi. Folosind un calota poate ajuta prinde și elimina erorile și clasificări greșite, cum ar fi acestea.