de Nai Kanell
Director de Marketing
SpaceIQ
știm cu toții că comunicarea între Echipe este imperativă pentru succes. Echipele care nu pot comunica bine nu funcționează ca o unitate. Responsabilitățile, așteptările și informațiile devin amestecate, ceea ce duce la orice număr de eșecuri. În schimb, grupurile cu o înclinație puternică pentru comunicare dezvoltă sinergii pozitive. Diferența-maker? Acces la instrumente utile de comunicare în echipă.
adesea, problemele de comunicare nu sunt din lipsă de efort. Ele apar din cauza lacunelor în modurile de comunicare între membrii echipei. John trimite un e-mail pe care Suzie nu-l vede. Patty lucrează la o versiune recentă a unui document în timp ce Jerry lucrează la un proiect anterior. Când oamenii nu sunt pe aceeași pagină, nu pot lucra eficient împreună. Accesul la instrumentele potrivite de comunicare în echipă poate elimina aceste lacune și poate ajuta oamenii să colaboreze mai bine.
iată o privire la cinci tipuri esențiale de instrumente de comunicare în echipă și unele dintre cele mai bune opțiuni dintre ele pentru echipe, atât interne, cât și descentralizate.
aplicații de mesagerie și chat
platformele de mesagerie înlocuiesc rapid e-mailul ca formă de comunicare de facto. O aplicație de comunicare în echipă precum Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work sau chiar un chat de grup office oferă mai multe funcționalități decât e-mailul.
e-mailurile apar în căsuța de e-mail și nu puteți face prea multe cu ele decât să le semnalizați sau să le sortați în foldere. Aplicațiile de mesagerie și chat oferă o lume de organizare și interactivitate pentru echipe. Slack organizează conversații în fire pentru o navigare ușoară. Microsoft Teams simplifică partajarea fișierelor în grupuri mari. Facebook for Work facilitează comunicarea prin GIF-uri și emoji.
aplicațiile de mesagerie depășesc e-mailul pentru a aduce echipelor un nivel de comunicare interpersonală atât de necesar în locurile de muncă cu funcționare înaltă. Rapid, succint, organizat – exact ce ar trebui să fie comunicarea.
aplicații de partajare a fișierelor
mutarea datelor și a activelor între membrii echipei este o problemă. Aplicațiile de partajare a fișierelor bazate pe Cloud oferă tuturor acces la aceleași informații în același timp, astfel încât nimeni nu este lăsat sau lăsat în urmă.
astăzi, Dropbox, Box.com, Google Drive și Microsoft OneDrive rule business clouds. Acestea găzduiesc Gigabyte infinite (chiar terabytes) de date într-un depozit central unde toți membrii echipei le pot accesa. Oricând actualizați un fișier, acesta este actualizat pentru toată lumea.
aplicațiile de partajare a fișierelor facilitează organizarea și colaborarea. Aplicații precum Dropbox și Google Drive permit colaborarea în timp real chiar în cloud. Aceleași aplicații ajută, de asemenea, la distribuirea fișierelor uriașe într—un vârf-cele prea mari pentru a fi trimise prin e-mail. Nu este nevoie să puneți fișiere pe o unitate de degetul mare; doar încărcați în cloud printr-o aplicație de partajare a fișierelor și trimiteți linkul.
instrumente de conferințe Video
echipele descentralizate sunt rareori capabile să se întâlnească personal. Mark e acasă, John e la cafenea, iar Nicole e la birou. În timp ce toți pot colabora printr-o multitudine de instrumente, uneori nu există nici un substitut pentru comunicarea față în față. Introduceți: instrumente de conferințe video.
Zoom este instrumentul de comunicare al echipei de vârf pentru conferințe video, dar este departe de a fi singurul. GoToMeeting, Join.me, și Skype oferă toate propriile lor iterații pe Chat video. Cu funcții precum Chat de la persoană la persoană, chat-uri de grup, Partajare de ecran și chiar ecrane de chat private, grupurile se pot întâlni la fel ca în persoană. Chatul video umple golul de comunicare vizuală care provine dintr-o forță de muncă din ce în ce mai mobilă.
software de editare a documentelor
lucrul împreună la o singură bucată de garanție este dificil fără software de editare a documentelor bazat pe cloud. Grupurile au nevoie de o versiune actualizată în timp real a oricărui document pe care îl îmbunătățesc. Software-ul modern de colaborare le oferă. Uitați să imprimați mai multe versiuni pentru ca grupul să le editeze sau să încercați să urmați un lanț de e-mailuri fără sfârșit. Echipele de astăzi își pun stocul în suita Google Apps, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign și multe altele.
frumusețea software-ului de editare a documentelor ca instrument de comunicare este feedback-ul contextual. Marcarea unui document este mult mai ușoară decât explicarea acestuia într-un e-mail sau chiar încercarea de a vorbi pe cineva prin el la telefon. De asemenea, echipele pot invita colaboratori externi (cum ar fi clienții) să vizualizeze și să noteze direct într-un document. Cu iterații istorice capturate și arhivate, este ușor să vezi cine schimbă CE și chiar să te întorci dacă există o eroare. Este un alt exemplu despre cât de neprețuite sunt platformele bazate pe cloud pentru comunicarea în grup.
platforme de management de proiect
platforme de management de Proiect sunt instrumente de comunicare de necontestat cele mai valoroase pentru echipele de afaceri. Aceste aplicații sunt locul în care comunicarea, colaborarea, responsabilitatea și responsabilitatea se reunesc. Ei sunt inima oricărei echipe de înaltă funcționare—baza de origine pentru orice și toate lucrările.
software-ul de management de proiect ia multe forme. S-ar putea opta pentru soluții de întreprindere, cum ar fi Basecamp sau ZoHo, du-te full-featured cu Wrike sau Asana, sau încercați minimalist cu Trello sau Monday.com. Lista continuă aproape pentru totdeauna, cu platforme pentru toate dimensiunile, bugetele sau complexitățile echipei. Indiferent de software, sentimentul este același: organizarea duce la succes. Platformele de management de proiect sunt ultimul spectacol de comunicare și aduc vizibilitate totală eforturilor grupului.
o suită completă de oportunități de comunicare
fiecare aspect al comunicării joacă un rol important în succesul echipei. Nu există nici un glonț de argint. Această sarcină ar putea necesita o aplicație simplă de mesagerie; aceasta ar putea necesita conferințe video. Ceea ce contează este că echipele folosesc aceeași suită de instrumente și înțeleg rolul pe care îl joacă fiecare în colaborare.
nu ar trebui să existe niciodată incertitudine în mediul echipei și nimeni nu ar trebui să ghicească despre nimic în legătură cu colegii lor. În schimb, ar trebui să poată utiliza oricare dintre resursele de comunicare din setul lor de instrumente pentru a obține răspunsuri și informații. Fiecare interacțiune este o oportunitate de a crește dinamica echipei mai puternică și de a îmbunătăți sinergia naturală a grupului.
Continuați Să Citiți: 10 Aplicații Mobile Pentru Angajați Care Cresc Productivitatea