a vedea un proiect de la concepție până la finalizare poate fi o sarcină dificilă. Managementul activ al proiectelor necesită în mod normal contribuții din partea diferitelor facțiuni și comitete. Unul dintre acestea este comitetul director.
acest articol analizează în profunzime ce este un comitet director, scopul său în managementul proiectelor, de ce este esențial să avem una, provocări diferite și cele mai bune practici.
ce este un Comitet Director?
un comitet director este un organism consultativ format din părți interesate și experți de rang înalt. Comitetul oferă îndrumări cu privire la mai multe aspecte pe care un proiect sau o companie le poate întâmpina sau le întâmpină deja. Acestea includ bugetele, politicile companiei, strategiile de marketing și managementul general.
datorită naturii comitetului director, membrii acestuia au un cuvânt de spus semnificativ în modul în care sunt gestionate proiectele. Comitetul este preocupat în principal de direcția, domeniul de aplicare, termenele, bugetul și metodele utilizate pentru realizarea unui proiect Dat.
cine face parte din Comitetul Director?
în cazul în care vă întrebați dacă un angajat obișnuit din organizație poate avea un loc în comitetul director, răspunsul este nu. aceste comitete sunt alcătuite strict din membri cu influență semnificativă în organizație sau într-un anumit proiect, cum ar fi directorii superiori și părțile interesate esențiale.
pentru a vizualiza acest videoclip, vă rugăm să activați JavaScript și să luați în considerare actualizarea la browserul aweb care acceptă videoclipul HTML5
de ce te-am angaja? 5 Cele mai bune răspunsuri
de exemplu, atunci când lucrați la un proiect, Comitetul va fi format din Managerul de proiect s, un important actor extern din partea clienților și experți. Comitetul director va fi format din directori de top, membri ai consiliului de administrație și șefi de departamente pentru o organizație.
rețineți că componența oricărui comitet director poate varia de la o organizație la alta. Cu toate acestea, trebuie respectate mai multe orientări. În partea de sus este un președinte care conduce Comisia.
el/ ea este selectat de către ceilalți membri și nu deține proiectul. Președintele ar trebui să colaboreze cu ceilalți membri ai Comisiei, oferind spațiu pentru imparțialitate. De asemenea, în timp ce vine cu un comitet director, ține cont de faptul că acesta ar trebui să găzdui membri diverse.
membrii trebuie să reprezinte diferitele funcții pe care Comitetul le supraveghează pentru a spori schimbul de idei și opinii. Membrii diversi creează, de asemenea, loc pentru discuții mai deschise. De asemenea, este important de menționat că rolul principal al părților interesate este de a se asigura că proiectele se aliniază obiectivelor de afaceri.
care este rolul unui Comitet Director?
după cum am menționat, un comitet director este un grup consultativ format din diferite părți interesate și directori de companii. Ele ajută la luarea deciziilor cu privire la diverse proiecte, membrii săi lucrând direct cu managerii de proiect.
Faceți clic aici pentru a descărca peste 3000 de documente de Management de proiect: bibliotecă completă de șabloane de Management de proiect, procese, planuri, liste de verificare, formulare, instrumente, diapozitive de prezentare și infografice. Potrivit Pentru Toate Industriile.
alte funcții sunt:
- Advocacy
un comitet director acționează ca un avocat pentru diferite inițiative și proiecte în întreaga organizație. Rețineți că de obicei este alcătuit din top management și experți.
- stabilirea strategiilor și obiectivelor.
comitetele directoare vin cu direcții strategice pentru proiecte. De asemenea, ei consiliază și oferă contribuții pe subiecte conexe, cum ar fi bugetarea, activele, banii, timpul, facilitățile, marketingul și angajarea. O parte din munca lor include stabilirea obiectivelor și a domeniului de aplicare al proiectului.
- venind cu modalități de măsurare a succesului
există diferiți parametri de măsurare a succesului. Comitetul director este însărcinat cu determinarea modului în care se măsoară succesul unui anumit produs.
- monitorizare
comitetul director poate fi un organism consultativ, dar este, de asemenea, însărcinat cu sarcini de monitorizare. Se asigură că proiectele îndeplinesc calitatea dorită și monitorizează orice ajustare care ar fi putut fi decisă. De asemenea, monitorizează procesele și planurile proiectului, ceea ce este crucial pentru succesul proiectului.
Comitetul identifică și monitorizează riscurile de proiect sau de afaceri înainte de a veni cu modalități de eliminare a acestora.
- oferirea avizului experților
comitetul director este format din experți care oferă avize ale experților cu privire la diferite preocupări legate de proiecte sau de întreaga activitate. Contribuția lor este de obicei esențială, mai ales atunci când se lucrează la un proiect relativ complicat.
- rezolvarea conflictelor
dezacordurile sunt frecvente, mai ales atunci când se lucrează la un anumit proiect. Pentru a se asigura că acestea nu interferează cu întregul proiect, aceste comitete rezolvă un conflict între părți, ceea ce creează mai mult timp pentru a se concentra asupra a ceea ce este mai bine.
- rezolvarea problemelor
unul dintre rolurile oricărui organism consultativ este de a găsi modalități de a face față unei probleme cu care se poate confrunta organizația. Datorită experților care fac parte din comitetul strategic, acesta poate dezvolta diferite idei de rezolvare a problemelor.
- luarea deciziilor
chiar dacă majoritatea rolurilor comitetului director se învârt în jurul oferirii de consultanță, acesta participă și la luarea deciziilor. Cu contribuția membrilor, acesta poate evalua, aproba sau respinge planurile de proiect sau modificările propuse la planurile date.
Comitetul participă, de asemenea, la alocarea rolurilor, deoarece membrii au competența de a selecta manageri de proiect și alți experți pentru a îndeplini proiectele date.
din aceste roluri reiese clar că Comitetul Director acționează simultan ca organ consultativ și de conducere. Ei nu numai că identifică problemele, dar vin și cu soluții.
de ce o organizație are nevoie de un Comitet Director eficient?
adevărul este că nu orice proiect are nevoie de serviciile sau gestionarea unui comitet director. Cu toate acestea, dacă un proiect implică o mulțime de interacțiuni între departamente și implicarea părților interesate, un comitet director poate fi util.
una dintre principalele funcții ale fiecărui comitet director este de a rezolva conflictele care pot apărea între departamente și părțile interesate. De asemenea, având o comunitate de conducere într-un proiect care implică o mulțime de interacțiune inter-departamentale asigură că nici o voce merge nemaiauzit.
un comitet director eficient păstrează, de asemenea, echipa în cadrul potrivit pentru a urmări proiectele, a rămâne la buget și a analiza diferitele modificări ale domeniului inițial. Un comitet director poate fie să încurajeze succesul, fie să facă un proiect să eșueze, motiv pentru care este esențial să ai unul eficient.
cum să creăm un Comitet Director bun
acum că înțelegem cât de vital este un comitet director, este timpul să înțelegem cum să creăm unul eficient. Liderii ar trebui să știe cum să ia decizii informate cu privire la înființarea unui comitet bun pentru o direcție eficientă a proiectelor.
iată câteva dintre ghidurile pentru înființarea unui comitet director bun:
- alegerea persoanelor potrivite
primul pas în a veni cu un comitet director influent este de a ști cine să aloce un loc. Oricine vine cu echipa ar trebui să ia în considerare o serie de lucruri atunci când selectează persoanele potrivite.
în primul rând, personalitatea persoanei contează foarte mult. El / ea ar trebui să lucreze într-o echipă, acum că comitetele de conducere sunt formate din persoane diferite. În al doilea rând, trebuie luată în considerare reprezentarea organizațională.
în timp ce lucrează la un proiect mare, mai multe departamente ar trebui să fie reprezentate de cineva cu capacitate bună de luare a deciziilor.
- comunicare
comunicarea este un instrument esențial în management. Dacă intenționați să creați un comitet director eficient, asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași pagină în ceea ce privește planul, descrierea, scopul și domeniul de aplicare actual.
în mod evident, oamenii vor avea experiențe diferite, având în vedere natura acestor comitete. Cu toate acestea, ei ar trebui să știe întotdeauna ce se întâmplă la un moment dat referitoare la proiect sau organizație.
de asemenea, comunicarea și informarea ar trebui să fie o necesitate. Cel mai bun mod de a merge despre acest lucru este de a dezvolta un mod prin care membrii comisiei pot comunica între ei și cu managerul de proiect.
ar trebui, de asemenea, puse în aplicare planuri pentru ca diferite Echipe să se întâlnească cu Comitetul Director pentru a răspunde la întrebări specifice și pentru a actualiza progresele înregistrate. Dacă este posibil, liderii pot utiliza Intranetul companiei pentru a oferi actualizări de progres.
odată ce proiectul este finalizat, liderii ar trebui să organizeze un raport cu membrii Comitetului pentru a înțelege în mod clar procesul și pentru a înțelege orice problemă care ar fi putut apărea.
- stabilirea unor obiective și reguli simple.
obiectivele și regulile sunt instrumentele pe care membrii comitetului director se bazează pentru a realiza în mod eficient. Prin urmare, liderii trebuie să se asigure că există reguli și obiective clare. Aceștia ar trebui să pună și să răspundă la întrebări cu privire la buget, modificări la timp, termene și orice alte idei care pot fi puse în aplicare înainte de a veni cu un plan concludent.
- reuniuni periodice
pentru un comitet director eficient, sunt necesare reuniuni ulterioare. Cu toate acestea, acestea nu ar trebui să fie prea frecvente, altfel echipa nu va fi eficientă. Persoanele responsabile de comitetul director ar trebui să organizeze întâlniri numai atunci când este necesar.
unele dintre agende pot discuta despre modificările bugetului și ale domeniului de aplicare. Numai lucrurile esențiale necesită atenția membrilor comitetului director. Alternativ, liderii pot organiza întâlniri de referință pe măsură ce întâlnirea progresează în cazul în care nu există schimbări frecvente.
fiecare întâlnire ar trebui să aibă scopul de a salva timpul tuturor.
cele mai bune practici pentru dezvoltarea unui Comitet Director
crearea unui comitet director eficient și eficient pentru a ajuta echipele de proiect să obțină succesul necesită mult efort. Iată câteva sfaturi utile care pot funcționa:
- Oferirea de instruire și îndrumare
nu toți membrii comitetului director pot avea același nivel de servicii. Unele pot fi noi în procese și, prin urmare, au un timp greu de manevrat. Cel mai bun mod de a le ajuta este prin oferirea de formare și coaching.
experiența joacă un rol imens în productivitate. Pentru a se asigura că membrii comitetului vor da totul, liderii ar trebui să ofere o educație de calitate care să cuprindă atât membrii noi, cât și cei experimentați ai Comitetului.
există diferite moduri de a face acest lucru. Cu toate acestea, liderii ar trebui să se asigure că metoda utilizată funcționează pentru toți membrii echipei.
- făcând echipa gestionabilă
o echipă a Comitetului Director ar trebui să fie gestionabilă, iar cel mai bun mod de a realiza acest lucru este de a avea numărul corect de persoane. Liderii ar trebui să se asigure că echipele comitetului director nu sunt nici mici, nici Mari. Având numărul corect pe orice echipa face managementul mai mult efort.
dacă este posibil, echipa ar trebui să fie formată din sub zece persoane. În ansamblu, dimensiunea ar trebui să reprezinte toate, dacă nu majoritatea departamentelor. Compoziția nu trebuie să fie prea mare pentru a împiedica eficiența. Gestionarea mai multor persoane poate fi destul de greoaie.
- oferta ordinea de zi înainte de reuniuni.
dezvoltarea unui comitet director influent implică preluarea conducerii reuniunilor. Dezvăluirea în prealabil a ordinii de zi a reuniunii membrilor Comitetului accelerează procedurile, ducând la un nivel ridicat de eficiență. Nimeni nu vrea să meargă într-o sală de ședințe cu nici un fel de indiciu, deoarece provoacă incertitudine și confuzie, care va mânca în timpul întâlnirii.
orice agendă privind informațiile referitoare la proiect ar trebui să fie prezentată Comitetului înainte de a se întruni. Permite membrilor să vină cu întrebări înainte de întâlnire, economisind timp și creând spațiu pentru probleme mai critice.
- luarea rapidă a deciziilor
una dintre cele mai bune practici pentru dezvoltarea unei echipe eficiente de proiect este promovarea luării rapide a deciziilor. Unul dintre motivele pentru care proiectele întârzie este timpul necesar pentru a ajunge la decizii. În timp ce se poate argumenta că a lua mai mult timp îmbunătățește luarea deciziilor în cunoștință de cauză, devine supărător atunci când este implicat un grup.
în majoritatea cazurilor, deciziile care ar dura maximum douăzeci și patru de ore durează o săptămână, mai ales dacă nu este setat niciun parametru definit pentru durata luării deciziilor. În cazul în care orice membru consideră că liderii se grăbesc procesul de luare a deciziilor, ar trebui să fie făcuți să înțeleagă că scopul general este de a conduce eficiența, astfel încât toate termenele să fie îndeplinite.
luarea rapidă a deciziilor permite membrilor echipei să-și clarifice programele și să se concentreze asupra altor lucruri legate de proiect.
- utilizarea managerului de proiect ca legătură între comitet și echipele de proiect
una dintre cele mai bune, dar rareori utilizate practici pentru dezvoltarea unui comitet director eficient este utilizarea managerului de proiect pentru a ajunge la echipă. Managerul de proiect ar trebui să acționeze ca o punte de legătură între cei responsabili de executarea proiectelor de echipă și comitetul director.
programarea întâlnirilor cu echipele de proiect poate dura mult timp, timp care ar fi salvat dacă managerul de proiect ar fi în echipă. Această practică ajută, de asemenea, la evitarea confuziei, deoarece toate preocupările și întrebările sunt comunicate managerului de proiect pentru a facilita comunicarea cu membrii echipei.
managerii de proiect au totul de câștigat dacă folosesc în mod corespunzător comitetele directoare. Toate deciziile luate ar trebui să fie spre eficiența promovării și cel mai bun mediu pentru succes.
provocările cu care se confruntă înființarea unui Comitet Director
comitetele directoare joacă un rol esențial în managementul proiectelor. Prin urmare, acestea ar trebui formulate bine. Cu toate acestea, în formarea lor pot apărea probleme specifice de care un lider ar trebui să fie întotdeauna conștient. Să aruncăm o privire:
- interese și personalități diferite
comitetele directoare reunesc diferiți manageri la diferite niveluri din organizație. Aceasta are o parte pozitivă și negativă. Reunirea diferitelor persoane asigură faptul că multe voci și interese sunt auzite și îngrijite. De asemenea, permite munca în echipă.
pe partea întunecată, poate crea conflicte de personalitate care pot acționa ca obstacole. Cei din conducerea superioară sunt, în general, înclinați să ia roluri de luare a deciziilor mai active asupra managerilor de nivel mediu, ceea ce poate cauza o problemă.
efectul rezultat este conflictele și interesele concurente, care pot sta în calea succesului proiectului.
- prea multe întâlniri
comitetele directoare trebuie să organizeze întâlniri ocazionale pentru a decide asupra mai multor lucruri, cum ar fi bugetele proiectului, domeniile de aplicare, modificările și diverse probleme. Întrucât acest lucru este de așteptat, Se poate mânca în timpul destinat pentru a face proiectul real.
prea multe reuniuni de luare a deciziilor înseamnă că echipele sunt puse în așteptare înainte ca orice comunicare să curgă de la membrii comitetului director. Acest lucru poate chiar să împingă proiectul cu mult peste termenul limită, ceea ce nu ar trebui să fie cazul.
- nevoia de negociere
acest punct este strâns legat de primul. Mai mulți membri ai Comitetului Director pot fi preocupați doar de interesele lor, ceea ce poate necesita negocieri. Liderii trebuie, prin urmare, să stabilească parametri în ceea ce privește timpul necesar pentru a analiza proiectele și orice cerințe sau specificații care ar putea fi adăugate.
unele dintre acestea trebuie comunicate clar de la început.
- definirea rolurilor poate fi destul de dificilă.
sunt șanse mai mari să nu fie prima dată când toată lumea face parte dintr-un comitet director. Prin urmare, majoritatea membrilor vor avea o idee despre modul în care funcționează Comisia. Cu toate acestea, nu vă așteptați ca toată lumea să fie familiarizată cu curentul de mai jos.
a avea o echipă fără experiență poate fi destul de dificil. Prin urmare, oricine este responsabil pentru alcătuirea echipei trebuie să definească în mod clar rolul fiecărui membru al Comitetului Director, ceea ce poate fi dificil dacă echipa este uriașă.
de asemenea, definirea rolurilor fără a cunoaște puterea membrilor echipei poate fi dificilă.
- dificultatea de a ajunge la soluții
echipele de Proiect sunt formate în mod normal din manageri din diferite departamente și niveluri organizaționale. Reunirea lor poate împinge o persoană sau o fracțiune mică să preia conducerea pe baza nivelurilor organizației lor, fără a se consulta neapărat cu alți membri.
astfel de oameni pot prefera fie să aibă opinii puternice, fie să acționeze în interesul lor, făcându-i pe opozanți să aibă dificultăți. Amintiți-vă, toți membrii comitetului ar trebui să-și exprime punctele de vedere cu privire la domeniul de aplicare și direcția proiectului fără efort.
concluzie
comitetele directoare joacă un rol foarte important în buna gestionare a proiectelor. Ele cresc valoarea prin menținerea proiectelor pe drumul cel bun, atenuarea riscurilor și rezolvarea conflictelor. Este înțelept să luați în considerare compoziția generală atunci când veniți cu una.
acest articol ar trebui să vă ghideze despre cum să creați un comitet director bun pentru proiectele sau organizația dvs. De asemenea, amintiți-vă că aceste comisii necesită contribuția fiecărui membru. Prin urmare, dacă majoritatea membrilor ocupă funcții superioare, vocea tuturor ar trebui să fie auzită și luată în considerare în luarea deciziilor.