acesta este primul blog din seria noastră care explică modul de utilizare a serviciilor și gestionarea schimbărilor pentru conformitate prin captarea tuturor informațiilor necesare pentru procesarea aprobărilor de schimbare și stabilirea înregistrărilor auditabile. În acest articol, vă explicăm de ce conformitatea proceselor de afaceri este o parte cheie a fundației pentru construirea unei organizații de succes. Al doilea articol explică modul în care conformitatea cu reglementările în toate industriile oferă îndrumări importante pentru organizații, deoarece acestea se străduiesc să își atingă obiectivele de afaceri. În al treilea și ultimul nostru articol (postare pe 29 Iunie 2021), vă explicăm modul în care auditul pentru conformitate este utilizat nu numai pentru a evalua dacă compania dvs. respectă reglementările externe, ci și pentru a determina dacă respectă propriile proceduri și politici interne.
dacă nu aveți un sistem de gestionare a serviciilor și a schimbărilor care să poată gestiona fluxurile de lucru de conformitate, există o varietate de factori pe care ar trebui să îi luați în considerare înainte de a decide să cumpărați unul. Help Net Security a vorbit cu mai mulți profesioniști din industrie pentru a obține o perspectivă asupra subiectului, iar vicepreședintele Senior al SunView Software, Michael W. Hechler, a cântărit cu câteva recomandări valoroase. Există mulți furnizori care oferă soluții care pot gestiona conformitatea proceselor de afaceri. Este crucial să vă amintiți că construiți un parteneriat pe termen lung, deci trebuie să vă simțiți confortabil cu produsul, pe lângă găsirea unei companii în care puteți avea încredere. „Când selectați o soluție ITSM”, potrivit lui Michael W. Hechler, senior VP, SunView Software, ” ar trebui să începeți întotdeauna cu cerințele dvs. actuale de afaceri.”Pentru a citi interviul complet, vizitați cum selectez o soluție ITSM pentru afacerea mea?
ce este un proces de afaceri?
la fel cum’ conformitatea ‘ poate însemna multe lucruri pentru diferiți oameni, procesele de afaceri au nevoie și de o definiție și o înțelegere clare. În scopul acestui articol, un proces de afaceri este o serie de pași efectuați de un grup de părți interesate pentru a atinge un obiectiv specific. Fiecare pas dintr-un proces de afaceri denotă o sarcină care este atribuită unui participant. Fiecare sarcină este un element fundamental pentru mai multe idei conexe, cum ar fi managementul proceselor de afaceri, automatizarea proceselor și multe altele. Organizațiile de orice dimensiune beneficiază de procese clar definite, dar avantajele de a avea procese de afaceri bune sunt cele mai vizibile în organizațiile scalabile. Procesele formează fundamentul majorității afacerilor și ajută la eficientizarea activităților individuale, asigurându-se că resursele sunt utilizate cu o eficiență optimă.
întreprinderile de succes își concentrează operațiunile pe atingerea unor obiective clar definite și măsurabile. Pentru a atinge aceste obiective, sunt puse în aplicare procese și proceduri pentru a se asigura că produsele și serviciile de calitate sunt disponibile la timp și răspund așteptărilor clienților. Planurile de proces bine concepute vă pot ajuta afacerea:
- dezvoltați produse și servicii de calitate
- produceți rezultate consecvente și eficiente
- reduceți timpul de lansare pe piață
- îndepliniți nevoile clienților și îmbunătățiți satisfacția
- rămâneți în conformitate cu cerințele de reglementare
de ce oamenii se opun urmării unor noi procese?
te—ai simțit vreodată total încrezător că ai creat procesul de afaceri „perfect” – doar pentru a fi dezamăgit de rezultate? Ați folosit cea mai recentă tehnologie pentru a vă automatiza fluxurile de lucru și ați dezvoltat volume de documentație pentru a descrie fiecare pas, în detaliu minuțios. Ce s-a întâmplat când ați încercat să implementați acest proces? A funcționat? Poate că o întrebare mai bună este: toată lumea din departamentul sau organizația dvs. a urmat procesul așa cum ați intenționat să fie urmat? Dacă răspunsul dvs. la ultima întrebare este „nu”, atunci părțile interesate relevante nu au respectat cerințele procesului dvs. de afaceri—din oricare dintre mai multe motive.
neconformitatea poate fi dezamăgitoare și frustrantă pentru manageri, mai ales dacă s-a investit mult timp și bani într-un proiect special conceput pentru a implementa noi proceduri. Iată câteva dintre motivele pentru care s-ar putea obține pushback pe noul proces:
- Creatures of Habit-oamenii sunt creaturi de obicei și, în general, nu le place schimbarea. Dacă angajații dvs. își fac treaba într-un anumit mod de mult timp, probabil că s-au înfășurat în multe straturi de obiceiuri legate de muncă, care sunt greu de rupt.
- îndoiala de noul proces—dacă angajații dvs. cred deja că fac o treabă bună, s-ar putea să se întrebe de ce doriți să se schimbe. Noua ta procedură îi va încetini? Scopul procesului dvs. este eliminarea locurilor de muncă sau înlocuirea anumitor lucrători?
- teama de mai multă responsabilitate-angajații pot simți că nu au timpul și / sau abilitățile necesare pentru a-și asuma mai multe responsabilități.
- neînțelegerea noului proces-este posibil ca angajații dvs. să nu înțeleagă care va fi rolul lor în noul dvs. proces. Este posibil ca procesele complexe să fie implementate folosind modificări mici, incrementale, pentru a obține acceptarea.
- nu văd impactul asupra clienților—angajații care nu interacționează cu clienții pot să nu înțeleagă modul în care noul dvs. proces va avea impact asupra produselor, serviciilor și satisfacției clienților companiei dvs.
- noul proces este ineficient—acest lucru poate fi greu pentru tine de a accepta, dar angajații ar putea fi „de lucru în jurul” noul proces, deoarece este rupt. Este posibil să lipsească pași importanți sau este posibil să nu aveți persoanele potrivite atribuite sarcinilor potrivite.
- lipsa suportului managerial-angajații se pot simți abandonați dacă conducerea superioară nu vă susține pe deplin noul proces sau dacă conducerea nu dorește să aștepte suficient de mult pentru ca beneficiile să se materializeze.
- conflicte cu alte sarcini—este posibil ca angajații să fie nevoiți să se abată de la noul proces pentru a finaliza solicitări speciale sau resursele ar putea fi retrase din proces pentru a lucra la alte sarcini.
deși există multe motive pentru care angajații pot fi reticenți în adoptarea unui nou proces, existența unui sistem corect de gestionare a schimbărilor este primul pas în ghidarea organizației dvs. pentru a pregăti, echipa și sprijini angajații săi să adopte cu succes schimbarea și să conducă rezultate pozitive.
Cum Puteți Îmbunătăți Conformitatea Procesului?
organizațiile moderne necesită o soluție de management al schimbării optimizată pentru a sprijini creșterea dramatică și complexitatea schimbării. Prin automatizare avansată și fluxuri de lucru, ChangeGear a fost conceput pentru a eficientiza întregul management al schimbărilor și procesele de conformitate care permit organizațiilor să îndeplinească cerințele de audit și conformitate.
un element cheie al managementului de succes al schimbării este înțelegerea faptului că nicio schimbare nu se întâmplă niciodată izolat. Într-un fel sau altul, schimbarea afectează întreaga organizație și toți oamenii din cadrul acesteia. Cu un sistem bun de gestionare a schimbărilor, puteți încuraja pe toată lumea să se adapteze și să îmbrățișeze noul dvs. Mod de lucru. Gestionarea cu succes a schimbărilor se bazează pe cinci pași cheie:
Pasul 1—Înțelegeți schimbarea
pentru a promova cu succes beneficiile schimbării dvs., trebuie să înțelegeți singuri aceste beneficii. Întrebați-vă de ce credeți că acest proces trebuie schimbat. Care sunt obiectivele tale? Cum va beneficia compania dvs. de schimbare? Cum va afecta pozitiv schimbarea angajaților? Cum va afecta modul în care oamenii lucrează și își percep locurile de muncă? Ce vor trebui să facă oamenii pentru a finaliza cu succes schimbarea? De asemenea, poate fi important să vă gândiți la ce se va întâmpla dacă schimbarea dvs. nu este implementată. Pentru ca schimbarea să funcționeze, trebuie să existe suficientă nemulțumire față de vechiul mod de a face lucrurile. Dar oamenii trebuie, de asemenea, să se simtă încrezători că noua abordare va fi mai bună decât cea veche și că există o cale clară pentru Migrație.
Pasul 2—planificați schimbarea
schimbarea efectivă nu se întâmplă doar din întâmplare—trebuie să fie proiectată pentru a se potrivi organizației dvs. Modul în care este gestionată schimbarea variază de la o organizație la alta. Unele companii au metodologii de schimbare foarte rigide, în timp ce altele sunt mai deschise și mai flexibile în abordarea lor. Managerii trebuie să înțeleagă rațiunea din spatele mediului lor actual înainte de a încerca să facă schimbări semnificative.
trebuie să luați în considerare sponsorizarea, implicarea, buy-in-ul și impactul cu privire la schimbare. Studiile au arătat că un factor important care contribuie la un proiect de management al schimbării de succes este cât de vizibil este sponsorul printre celelalte părți interesate. Trebuie să vă asigurați că Sponsorul este eficient și este implicat activ pe tot parcursul procesului.
planificarea inadecvată și neglijarea impactului unei schimbări asupra personalului pot duce la pierderea productivității, a angajaților dezangajați, a cifrei de afaceri ridicate și a rezistenței. Aceste consecințe și riscuri negative vin și cu consecințe financiare. Este posibil să dureze mai mult pentru angajați să înceapă să utilizeze noul dvs. sistem, mai mult timp pentru a stăpâni pașii din proces, precum și mai mult timp pentru compania dvs. pentru a vedea o rentabilitate bună a investiției (ROI).
Step 3—utilizați ferestrele de întreținere, perioadele de întrerupere și modificați ferestrele
o fereastră de întreținere este un interval de timp programat în care activele sau serviciile (element de configurare (ci) pentru organizațiile compatibile ITIL) pot fi modificate. Deoarece modificările ar putea implica perioade de nefuncționare, aceste ferestre pot fi utilizate pentru a minimiza întreruperile proceselor critice de afaceri. În general, modificările programate ar trebui să apară în interiorul unei ferestre de întreținere.
o perioadă de întrerupere este un interval de timp programat în care poate exista un sprijin redus, cum ar fi o vacanță, un eveniment corporativ, o obligație contractuală cu un client sau o perioadă critică de afaceri, cum ar fi sfârșitul anului fiscal. Modificările programate nu ar trebui să apară în timpul perioadelor de întrerupere convenite. Perioadele de întrerupere specifică orele în care activitatea normală de schimbare nu ar trebui programată, dar nu împiedică apariția unei modificări. De obicei, există excepții pentru Situații de urgență, dar acestea ar trebui să fie rare și să necesite aprobarea la nivel executiv înainte de implementare.
o fereastră de modificare indică de obicei că anumite active sau servicii pot fi întrerupte pentru activitatea legată de modificare. Unele companii, de exemplu, definesc blocuri specifice de timp (adică în fiecare miercuri de la 2:00 am – 4:00 AM ET) în acord cu consumatorii serviciului și clienții sau departamentele conexe. Modificare windows vă ajută să programați modificări pentru a minimiza impactul asupra proceselor critice de afaceri.
Pasul 4—comunicați schimbarea
comunicați devreme și adesea pe parcursul întregului proces de schimbare. Asigurați-vă că angajații sau clienții înțeleg pe deplin care va fi impactul, pentru cât timp și care ar putea fi rolul lor după finalizarea implementării. Comunicarea poate fi o componentă make-or-break a managementului schimbării. Schimbarea pe care doriți să o implementați trebuie să fie clară și relevantă, astfel încât oamenii să înțeleagă ce doriți să facă și de ce trebuie să o facă. Dacă angajaților li se spune care este schimbarea fără să audă de ce se face, vor fi înclinați să reziste și să nu facă nimic.
Pasul 5—implementarea schimbării
managerii joacă un rol important în implementarea procesului de schimbare. Pentru a fi eficienți, managerii trebuie să înțeleagă schimbarea și modul în care aceasta are impact asupra echipei lor. Cu nivelul corect de implicare, managerii devin extensii ale echipei de schimbare, asistând la acceptare, înțelegând impactul și ridicând preocupările potențiale pentru a ajuta la îmbunătățirea probabilității de succes. În plus, managerii ar trebui să faciliteze feedback-ul între echipa de proiect și angajații din întreaga organizație. Știind că angajații individuali sau grupurile apropiate de angajați gestionează schimbarea în moduri diferite, managerii ar trebui să-i antreneze prin procesul de schimbare și să consolideze valoarea schimbărilor după ce au fost făcute.
există multe strategii diferite pe care le puteți utiliza pentru a vă pune schimbarea în mișcare. Dacă doriți să creați un sentiment de urgență pentru a construi un impuls și a încuraja oamenii să vă susțină ideea, trebuie să fiți atenți la anumite lucruri pe parcurs:
- asigurați-vă că toți cei implicați în schimbare înțeleg ce trebuie să se întâmple și ce înseamnă pentru ei.
- conveniți asupra criteriilor de succes pentru schimbarea dvs. și asigurați-vă că acestea sunt măsurate și raportate în mod regulat.
- identificați principalele părți interesate care vor fi implicate în schimbarea dvs. și Definiți nivelul lor de implicare.
- identificați orice nevoi de instruire care trebuie efectuate înainte, în timpul și după implementarea schimbării.
- desemnați „agenți ai schimbării”, care sunt pregătiți, dispuși și capabili să vă ajute să implementați noul proces și să acționați ca un model de urmat pentru alții.
- găsiți modalități de a schimba obiceiurile oamenilor, astfel încât noul proces să devină noua normă.
- asigurați-vă că toată lumea este susținută pe tot parcursul procesului de schimbare.
săptămâna viitoare, vom explica modul în care respectarea reglementărilor în toate industriile oferă îndrumări importante pentru organizații în timp ce se străduiesc să-și atingă obiectivele de afaceri.