amenințarea coronavirusului a solicitat un program de conformitate corporativă impus și mai strict. Prin urmare, îmbunătățirea standardelor de reglementare și reînnoirea eforturilor de punere în aplicare sunt mai importante ca niciodată.
în această postare pe blog, vom aborda, prin urmare, cele mai frecvente întrebări legate de conformitatea corporativă și tot ceea ce trebuie să știți despre construirea celui mai bun program de Conformitate pentru organizația dvs.
ce este conformitatea?
în postarea noastră recentă despre conformitatea afacerii, am definit conformitatea atât ca o acțiune, cât și ca un standard. Conformitatea ca acțiune implică necesitatea respectării reglementărilor și politicilor stabilite. De asemenea, vorbește despre îndatoririle și responsabilitățile unei companii față de angajații și societatea sa. Înțelegându-și obligațiile, o companie trebuie să ia măsurile și măsurile necesare pentru a îndeplini cerințele legale și guvernamentale pentru a rămâne conformă ca organizație.
pe de altă parte, conformitatea devine un standard atunci când o companie merge dincolo și nu tratează conformitatea ca o simplă cerință, ci mai degrabă un cod de conduită sau o busolă etică pentru angajați.
deci, în ansamblu, conformitatea corporativă este atât o acțiune care reduce riscurile legale, cât și cele de siguranță. Dar este, de asemenea, un standard care conduce oamenii la un comportament adecvat.
pentru a obține o înțelegere mai profundă a semnificației conformității afacerii, trebuie să o privim atât ca acțiune, cât și ca standard. Dacă este văzută ca o acțiune singură, ea poate fi redusă la un set de reguli. De asemenea, ar putea servi doar ca un decor de branding dacă este doar privit ca un standard.
toate companiile au nevoie de un program de conformitate corporativă?
toate companiile au nevoie de un program de conformitate corporativă. Indiferent de dimensiune, acoperire sau industrie, o companie trebuie să aibă un program de conformitate definit sau structurat care să specifice politicile, procedurile și acțiunile sale.
potrivit unui studiu din 2017, merită să investești în conformitate, având în vedere costul de a avea mai multe activități de conformitate (de ex. audituri, instruire și personal specializat) este mai mic decât costul companiilor care nu respectă standardele din industrie.
același studiu a afirmat, de asemenea, că costul neconformității este de 2,71 ori mai mare decât costul conformității. Iată doar câteva efecte ale neconformității:
- întreruperea activității
- pierderi de productivitate
- pierderi de venituri
- amenzi, penalități și taxe de decontare
astfel, luarea măsurilor preventive pentru a respecta cerințele de conformitate vă poate feri de probleme și vă poate ajuta să economisiți o cantitate semnificativă de costuri organizaționale.
ce elemente ar trebui să includă programele de conformitate corporativă?
multe corporații nu sunt sigure cu privire la ceea ce ar trebui să acopere un program de formare pentru conformitatea corporativă. Și bine, totul depinde de regulile pe care doriți să le adoptați și de problemele pe care doriți să le abordați. Dar, în general, conformitatea corporativă se concentrează pe aceste preocupări principale:
corupția
construirea unei culturi puternice a conformității începe cu angajamentul de a face afaceri într-un mod onest, etic și legal. Dar diferite forme de corupție, cum ar fi Mita, trucarea ofertelor și alte practici ilegale de afaceri, uneori distrug fibra morală a unor angajați. Prin urmare, crearea de politici de conformitate care se concentrează pe dezvoltarea unor standarde ridicate de integritate minimizează apariția acestei probleme.
comportamentul angajaților
comportamentul angajaților are o corelație directă cu productivitatea, implicarea și eficiența la locul de muncă. Și orice acțiune care este văzută ca neprofesională sau lipsită de etică perturbă fluxul adecvat al proceselor corporative. Pentru a evita aceste probleme, ar trebui incluse programe de conformitate, cum ar fi politicile anti-hărțuire și anti-discriminare.
sănătatea și siguranța la locul de muncă
angajatorii au datoria legală și responsabilitatea morală de a asigura siguranța și protecția angajaților lor în timpul muncii. Prin urmare, companiile trebuie să aibă un set de politici, planuri și proceduri care să ajute la gestionarea sănătății și siguranței la locul de muncă. Scopul său este de a minimiza riscul de rănire sau boală în rândul angajaților și, prin urmare, este la fel de important de inclus.
Administrația pentru securitate și sănătate în muncă sau OSHA este una dintre cele mai importante agenții de reglementare din lume care oferă orientări standard privind managementul sănătății și securității la locul de muncă.
conformitatea cu mediul
unele întreprinderi consideră conformitatea cu mediul ca fiind opțională. Dar, deoarece problemele ecologice, cum ar fi schimbările climatice și poluarea, au un impact negativ asupra întreprinderilor, respectarea mediului ar trebui să fie o considerație serioasă pentru fiecare program de conformitate.
Managementul datelor
oricine vine în contact cu compania dvs. aduce tone de informații de identificare personală. Și este obligația companiei dvs. de a proteja orice informații sensibile care pot duce la probleme de Confidențialitate a datelor. A fi Conform în acest domeniu înseamnă a contura politici și procese care asigură protecția datelor. Acest proces poate include implementarea unui sistem de Management al securității informațiilor sau ISMS.
conformitatea Produselor
este imperativ ca produsele de afaceri să îndeplinească cerințele legale esențiale. Astfel, conformitatea ar trebui să furnizeze dovezi că un produs îndeplinește aceste cerințe de reglementare. Amintiți-vă, asumarea responsabilității pentru produsele și serviciile dvs. este o afacere inteligentă.
cinci elemente de bază ale unui program eficient de conformitate corporativă
acum știți elementele de bază ale unui program de conformitate corporativă. Dar un lucru este să decideți conținutul. Un alt lucru este cum vă construiți programul și asigurați-vă că este eficient de la început.
cu cât este mai complexă gestionarea conformității, cu atât este mai dificil de transmis. Astfel, un program de conformitate de succes este ceva care este concentrat, bine definit și simplu. Pentru a realiza acest lucru, asigurați-vă că aveți aceste cinci elemente de bază:
standarde și proceduri
programul dvs. de conformitate ar trebui să aibă un set clar de politici și proceduri pentru a defini cadrul în care operează compania dvs. Legile sau liniile directoare trebuie să fie concrete, practice și, cel mai important, accesibile. Când spunem accesibil, ne referim la faptul că politicile dvs. de conformitate corporativă ar trebui transmise în mod regulat – mai ales atunci când se fac modificări.
autoritate
inițiativa sau sprijinul pentru un program complet și cuprinzător de conformitate trebuie să provină din partea conducerii superioare. Dacă managerii sau supraveghetorii nu reușesc să autorizeze planificarea și implementarea conformității, programul va apărea ca un set de reguli inutile și fără dinți.
în plus, compania trebuie să aibă un ofițer șef oficial de Conformitate, care poate servi ca supraveghetor al tuturor activităților de conformitate.
instruire și educație
pentru a vă educa în mod oficial angajații cu privire la legile și politicile specifice industriei sau guvernului, ar trebui să aveți un program dedicat de instruire în conformitate pentru a simplifica procesul.
la fel ca orice altă activitate de dezvoltare a angajaților din cadrul Academiei dvs. de învățare, obiectivele instruirii de conformitate trebuie să fie inteligente. Având obiective și obiective de conformitate inteligente vă poate eficientiza activitățile de învățare. De asemenea, vă ajută să identificați instrumentele potrivite și cea mai bună abordare pentru a reuși în inițiativele dvs. de formare.
cu obiective inteligente, veți găsi modalități de a face procesul de învățare mai interesant și mai potrivit pentru angajați. Posedând mentalitatea și înțelegerea potrivită, veți explora diferite strategii, cum ar fi utilizarea unui sistem de management al învățării pentru e-learning sau instruire online de conformitate.
audit și monitorizare
o modalitate prin care organizațiile să nu piardă niciodată supravegherea programului lor de conformitate este prin monitorizare și audit constant. Un sistem bun de monitorizare și audit al conformității oferă companiilor un set consistent de protocoale și facilitează procesul de verificare și detectare a problemelor în mod regulat.
ori de câte ori se constată discrepanțe în ceea ce privește conformitatea, monitorizarea și auditul facilitează efectuarea unei analize imediate și a unui răspuns adecvat pentru a preveni eșecurile.
monitorizarea politicilor de conformitate include înregistrarea modificărilor actuale ale Regulamentului, dezvoltarea procedurilor de control intern pentru a se conforma acestor modificări și informarea întregii organizații cu privire la actualizări semnificative.
pe de altă parte, auditarea conformității presupune revizuirea și verificarea eficacității proceselor de monitorizare în curs. O acțiune legată de auditurile de conformitate implică validarea dacă sistemul de monitorizare existent își atinge rezultatele dorite.
în orice caz, ofițerul șef de conformitate ar trebui să se asigure că atât departamentele de audit, cât și cele de monitorizare lucrează mână în mână pentru a atenua posibilele riscuri de conformitate.
proceduri de acțiune corectivă
conformitatea este atât un răspuns proactiv, cât și reactiv. Astfel, sistemul dvs. de management al conformității nu trebuie să includă doar orientări concrete, ci și acțiuni corective clare. Aceasta înseamnă că, ori de câte ori se întâlnește o problemă de neconformitate sau de incorectitudine, știți cum să răspundeți cu măsuri de contracarare adecvate.
dar amintiți-vă că acțiunile corective nu există într-un vid. Nici un răspuns contraactiv nu ar trebui să fie separat de domeniile relevante ale legilor sau reglementărilor de conformitate. Cu alte cuvinte, acțiunile care ar trebui să rezolve problemele de neconformitate ar trebui să fie legate de surse adecvate, cum ar fi:
- rezultatele auditului
- incidente reale sau erori umane
- reclamații ale clienților
- agenți neconformi
în mod normal, o procedură corectivă urmează aceste șase faze: identificarea, evaluarea, analiza cauzelor profunde, răspunsul corectiv și urmărirea.
digitizați – vă programul de conformitate corporativă
transformarea digitală este aproape inevitabilă atunci când vine vorba de procese corporative-chiar și în conformitate. Din păcate, companiile văd transformarea digitală ca o oportunitate de a consolida relațiile cu clienții, de a eficientiza operațiunile și de a-și îmbunătăți afacerea. Drept urmare, conformitatea corporativă devine o gândire ulterioară.
cu toate acestea, tehnologia digitală determină organizațiile să-și reimagineze sistemele de conformitate corporativă. Iar primul pas către modernizarea programelor de conformitate a afacerilor este identificarea barierelor care împiedică transformarea digitală.
și vrem să vă ajutăm să spargeți aceste bariere! Aflați mai multe despre serviciile noastre și permiteți-ne să vă ajutăm să începeți călătoria dvs. de transformare digitală. Faceți clic pe acest link pentru a ști cum vă puteți digitaliza programul de conformitate. Sau contactați-ne pentru a vă face o idee despre cum vă puteți construi propria soluție de instruire în conformitate.