Contabilitate intercompanie, cum funcționează?

contabilitatea Intercompanie este un domeniu complex pentru toate întreprinderile implicate. Dar ce anume implică? Care sunt diferitele etape de urmat și standardele de respectat? Cum pot fi optimizate aceste procese?

contabilitatea Intercompanie este definită ca toate tranzacțiile financiare și comerciale efectuate și înregistrate între diferitele entități ale unui singur grup sau corporație, precum și „eliminarea” acestor fluxuri la închiderea exercițiului financiar.

contabilitatea Intercompanie este relevantă pentru toate companiile cu organisme externe sau filiale în străinătate. În majoritatea jurisdicțiilor, întocmirea conturilor consolidate pentru fluxurile intercompanii este o cerință pentru companiile de o anumită dimensiune. Aceasta implică revizuirea tranzacțiilor care sunt atât reciproce (tranzacții intercompanii sau „intercos”, așa cum sunt cunoscute în mod convențional), cât și nereciproce.

acest articol abordează diferitele etape implicate în contabilitatea între companii, de la consolidarea contabilă și tipurile de tranzacții procesate în mod obișnuit, până la diferitele discrepanțe care pot apărea la reconcilierea conturilor.

ce este consolidarea contabilă?

în cadrul unui grup sau corporație, diferitele companii și filiale implicate tind să facă schimb de bunuri și servicii între ele. Aceste fluxuri sunt denumite în mod obișnuit tranzacții intra-grup. În contextul contabilității între companii, consolidarea este definită ca mecanismul prin care un grup anulează tranzacțiile efectuate între diferitele sale entități. Scopul este de a combina conturile societății-mamă și ale filialelor sale, permițând prezentarea unui bilanț precis și a unei situații de profit și pierdere care să reflecte situația financiară a grupului în ansamblu.

cu cât grupul este mai mare, cu atât procesul său de consolidare contabilă devine mai complex. Discrepanțele apar în special în timpul perioadei de reconciliere a conturilor

motivele acestor discrepanțe contabile sunt, printre altele:

• termene de închidere din ce în ce mai scurte, care pot varia de la o filială la alta.
• necesitatea de a identifica tranzacții nereciproce între societatea-mamă și filialele sale, un proces uneori plictisitor.
• filialele situate în străinătate își înregistrează tranzacțiile în moneda locală, ceea ce poate complica procesul de reconciliere.

în lumina acestor obstacole, directorii financiari, trezorierii și alți profesioniști contabili trebuie să găsească soluții pentru simplificarea și eficientizarea eforturilor de consolidare. În termeni concreți, aceasta poate însemna standardizarea procedurilor contabile în cadrul diferitelor filiale ale grupului sau ale corporației și transformarea digitală a funcțiilor financiare și contabile ale grupului.

dar ce tipuri de tranzacții între companii sunt vizate? Care este cea mai bună procedură de urmat pentru a asigura o consolidare contabilă lină și eficientă?

ce tranzacții sunt implicate în consolidarea contabilă?

există două tipuri de tranzacții intra-grup:

• tranzacții reciproce (tranzacții intercompanii sau intercos)
  o sumă corespunzătoare există în conturile unei alte companii din cadrul grupului.
• tranzacții nereciproce
  o sumă corespunzătoare nu este identificabilă în conturile unei alte societăți din cadrul grupului, dar tranzacția trebuie încă eliminată.

următoarele sunt cele mai frecvent observate tranzacții intra-grup:

eliminarea tranzacțiilor reciproce (sau interco) este teoretic simplă, deoarece suma identificată ca o creanță în conturile unei companii din cadrul grupului este tratată ca o datorie în conturile alteia. Situația consolidată a veniturilor nu se modifică după procesul de eliminare.

eliminarea tranzacțiilor nereciproce este distinctă deoarece o sumă corespunzătoare nu este identificabilă în conturile unei alte societăți din cadrul grupului. Prin urmare, situația consolidată a veniturilor este modificată după procesul de eliminare.

dar cum să identificați tranzacțiile implicate? De unde începe procesul de consolidare? Ce metode pot fi utilizate pentru a vă asigura că extrasele de cont sunt fiabile?

care sunt diferitele etape implicate în consolidare?

consolidarea contabilă începe cu cartografierea dintr-un „domeniu de consolidare”. Aceasta se referă la entitățile din cadrul unui grup care urmează să fie incluse la stabilirea situațiilor financiare consolidate ale grupului. Gama sa este determinată de controlul societății-mamă asupra filialelor sale. Odată ce domeniul de aplicare a fost definit, trebuie întocmit un inventar al tranzacțiilor reciproce care trebuie eliminate și, în cele din urmă, conturile trebuie reconciliate pentru a verifica veridicitatea și conformitatea tuturor tranzacțiilor efectuate.

cartografierea domeniului de aplicare al consolidării

includerea filialelor în domeniul consolidării depinde de nivelul de control pe care societatea-mamă îl are asupra entității externe. Dacă menține mai mult de 50% din drepturile de vot într-o companie, atunci includerea acestei companii în domeniul consolidării este o necesitate. Acest lucru se datorează faptului că astfel de drepturi de vot atribuie societății-mamă responsabilitatea generală pentru politicile financiare și operaționale ale filialei.

întocmirea unui inventar al tranzacțiilor intra-grup

inventarul – a doua fază a consolidării contabile – constă în colectarea tuturor datelor privind tranzacțiile intra-grup reciproce și nereciproce. Acesta este primul pas pentru a le anula. În acest moment, este, de asemenea, esențial să se stabilească pragul de semnificație, sub care eventualele erori de raportare să nu compromită fiabilitatea situațiilor financiare corespunzătoare.

pragul de semnificație este guvernat de un set de standarde profesionale și de o serie de bune practici. Deși poate varia de la industrie la industrie, pragurile considerate în general materiale sunt:

• între 1% și 3% pentru cifra de afaceri.
• între 1% și 5% pentru capitalurile proprii.
• între 5% și 10% pentru venitul net curent.

reconcilierea conturilor

consolidarea contabilă necesită, de asemenea, completarea unui pachet de raportare. Aceasta enumeră diferitele tranzacții efectuate de companiile din cadrul grupului, făcând posibilă efectuarea unei analize comparative și reconcilierea conturilor. Acesta din urmă se referă la o comparație între două conturi reciproce sau la o evaluare a fluxurilor nereciproce, cu scopul final de a stabili veridicitatea și conformitatea sumelor identificate.

reconcilierea fluxurilor intercompany poate fi obositoare și consumatoare de timp. Pentru a face acest lucru corect, profesioniștii contabili din fiecare dintre diferitele filiale ale grupului trebuie să colaboreze îndeaproape cu omologii lor, în conformitate cu o serie de procese prestabilite la nivelul întregului grup. În timpul fazei de reconciliere, este important să se stabilească:

• metode Precise pentru schimbul de date contabile relevante.
• un program strict pentru schimbul de date contabile relevante.
• proceduri clare pentru identificarea și rezolvarea oricăror discrepanțe.

procesele de centralizare sunt mai simple în grupuri mai mici și devin infinit mai complexe atunci când există un nivel ridicat de tranzacții intra-grup. Când vine vorba de acesta din urmă, este necesar un management riguros în fiecare filială.

cu toate acestea, fără proceduri stricte de cooperare, este posibil să apară discrepanțe contabile. Deci, cum pot fi rezolvate acestea? Într-adevăr, cum pot fi evitate cu totul și cum poate fi mai bine raționalizat procesul contabil?

de ce apar discrepanțele contabile și cum să le remediem

pentru a aborda discrepanțele contabile între companii, procesul de reconciliere trebuie optimizat, trebuie luate în considerare soluțiile de acoperire a riscului valutar și trebuie adoptată o abordare mai unificată a managementului la nivel de grup.

cele mai frecvente discrepanțe în contabilitatea intercompanie se datorează adesea următorilor factori:

• date diferite pentru înregistrarea datelor contabile relevante de la o filială la alta.
• termene diferite de închidere.
• tranzacții Intercompanii în valută străină, cu un curs de schimb care fluctuează între data tranzacției și data reconcilierii.

unele dintre modalitățile prin care un grup poate elimina discrepanțele rezultate includ configurarea:

• gestionarea contabilă de sus în jos, impunând termene stricte pentru procesul de reconciliere a conturilor în toate filialele.
• module de reconciliere între companii ca o completare a software-ului de consolidare existent în uz. Acestea pot automatiza procesul de reconciliere în întregul grup, folosind o bază de date comună partajată de toate filialele.
• platforme sau servicii care permit stabilirea unui curs de schimb fix pe monedă, util în special pentru tranzacțiile intra-grup exprimate în valute străine.

software-ul de consolidare este extrem de răspândit în zilele noastre, dar modulele suplimentare care automatizează și centralizează reconcilierea nu sunt la fel de frecvent utilizate, în ciuda avantajelor lor evidente. Același lucru se poate spune despre soluțiile de acoperire a riscului valutar, cum ar fi contractele forward valutare, care fac posibilă stabilirea unui curs de schimb fix pentru o anumită perioadă de timp, facilitând astfel reconcilierea conturilor exprimate în valute străine.

într-un domeniu atât de complex precum contabilitatea între companii, optimizarea proceselor și transformarea digitală sunt esențiale pentru a îndeplini cerințele de reglementare impuse companiilor, îmbunătățind în același timp eficiența operațională a acestora.

consolidarea contabilă este una dintre principalele provocări ale contabilității între companii. Deși adesea complexă, este obligatorie pentru grupuri sau corporații de o anumită dimensiune și necesită atenție la detalii și optimizare pentru a oferi o imagine exactă a situației financiare a unui grup.

în procesul de consolidare sunt implicate mai multe etape, de la cartografierea domeniului de aplicare al consolidării până la întocmirea unui inventar al tranzacțiilor intra-grup și reconcilierea conturilor grupului. Ca și în orice perioadă de închidere, pot apărea discrepanțe, dar există soluții digitale care facilitează procesarea și tratarea acestora.

în cele din urmă, procesele contabile utilizate de un grup depind de o serie de factori, de la localizarea geografică a grupului până la numărul de companii implicate. Pentru grupurile cu filiale a căror monedă contabilă diferă de moneda de consolidare, soluțiile de hedging merită cu siguranță explorate, deoarece ajută la procesarea tranzacțiilor intragrup într-un mod mai simplu și contribuie la optimizarea fluxurilor de numerar multicurrency.