intrarea în industria TAS (serviciu de răspuns telefonic) nu a fost niciodată mai accesibilă sau mai realizabilă decât este în 2020. Nevoia de externalizare a apelurilor de intrare este o cerere în creștere rapidă pentru întreprinderile care se extind și doresc să fie rentabile și pline de resurse cu timpul lor. Cu toate acestea, atunci când începeți un TAS, există câteva lucruri de luat în considerare care ar putea ajuta sau împiedica afacerea dvs. de pornire. O prioritate #1 este alegerea software-ului de serviciu de răspuns corect.
ce este un serviciu de răspuns telefonic (Tas)?
un serviciu de răspuns telefonic acționează ca un recepționer virtual pentru companiile care au nevoie să externalizeze apelurile primite. Înainte de a utiliza un TAS, companiile au avut apelurile pierdute trimise la mesageria vocală și le-ar returna apelurile clienților mai târziu, deoarece trebuiau să tindă la alte sarcini care erau mai sensibile la timp. În timp ce cu TAS, apelurile pot fi trimise direct la un serviciu de răspuns live pentru a răspunde la apeluri în timp real. Nevoile clientului pot fi satisfăcute în timp util, iar compania se poate concentra în continuare pe celelalte sarcini la îndemână.
serviciu de răspuns de acasă sau de la un birou: argumente pro și contra
una dintre primele decizii pe care va trebui să le luați este dacă compania va lucra dintr-o locație sau dacă toată lumea va lucra de la distanță. Datorită naturii serviciului și a progreselor tehnologice, serviciile de răspuns pot funcționa cu succes dintr-o locație centralizată, cum ar fi o clădire de birouri sau pot fi descentralizate în cazul în care un operator de servicii de răspuns poate lucra din mai multe locații și poate lucra adesea de acasă. Există argumente pro și contra pentru ambele opțiuni, deci este important să evaluați caracterul practic, rentabilitatea și aspectele juridice ale ambelor, pentru a vă asigura că pornirea companiei dvs. este bine informată și bine echipată.
cum să începeți un serviciu de răspuns de acasă
este intimidant pentru o afacere de pornire să permită angajaților să lucreze de la distanță, deoarece există riscul ca afacerea să nu poată funcționa așa cum ar fi dacă toată lumea ar fi într-o singură clădire. Deși este adevărat că managerul va avea mai puțin control asupra zilei de zi și va trebui să instruiască angajații practic, nu înseamnă neapărat că calitatea afacerii dvs. va lipsi. Cu un management corect și o bună înțelegere a modului în care funcționează afacerea, compania dvs. de pornire poate lucra cu succes de acasă. Un beneficiu pentru afacerea dvs. care lucrează de la distanță este că va avea un grup mare de angajați eligibili din care să aleagă, deoarece nu există limitări de navetă. Compania dvs. poate fi, de asemenea, mai selectivă cu privire la cine este angajat, de exemplu, puteți angaja numai persoane care au experiență în industrie. Acest lucru ar elimina necesitatea unei instruiri extinse pe computer.
dacă compania dvs. dorește să aibă o sinergie pozitivă, atunci crearea unui mediu care pune accentul pe comunicare și cooperarea în echipă poate ajuta la funcționarea companiei ca și cum toată lumea ar fi în aceeași clădire. Va trebui să mergeți cu un software tas bazat pe cloud pentru a putea opera cu succes cu agenți la distanță (ajungeți mai multe despre asta mai jos). Sistemul TAS pe care îl utilizați poate oferi, de asemenea, opțiunea de a monitoriza și de a instrui angajații în timp ce primesc apeluri, ceea ce este o caracteristică utilă pentru a lucra îndeaproape cu angajații care lucrează de la distanță.
cum să începeți un serviciu de răspuns de la un birou
operarea dintr-o locație centralizată a fost cea mai preferată metodă de a conduce o afacere, deoarece a avea angajații într-o singură locație este dovedit a permite managerului mai mult control asupra asigurării calității, schimbului de date și colaborării între rolurile din companie. În cele mai multe cazuri, este, de asemenea, mai rentabil să insource rolurile în cadrul companiei, deoarece nu trebuie să plătească taxe, retineri lunare, sau comisioane pentru o terță parte. Un dezavantaj al muncii într-o locație centralizată este că angajații eligibili sunt mai limitați decât dacă compania ar angaja de la distanță. S-ar putea să nu fie o problemă dacă vă aflați într-un oraș mare, dar dacă compania se află într-o zonă mai rurală, ar putea fi dificil să găsiți angajați adecvați. Cu toate acestea, intrarea angajaților la locul de muncă poate facilita instruirea și asistarea acestora în a răspunde și a răspunde la apeluri. Decizia se reduce la preferința managerului și la cât de mult control doresc să aibă zilnic.
scrieți un Plan de afaceri pentru serviciul dvs. de răspuns telefonic
când scrieți un plan de afaceri pentru compania dvs., ar trebui să solicitați asistență de la un avocat și un contabil din industrie pentru a ghida procesul decizional pentru protecția juridică și strategia fiscală. Un avocat și un contabil vor putea determina ce entitate de afaceri este cea mai potrivită pentru dvs. De exemplu:
- LLC (structura de afaceri în care proprietarii nu sunt responsabili personal pentru datoriile sau pasivele companiilor)
- proprietate exclusivă (structura de afaceri care are un singur proprietar care plătește impozitul pe venitul personal pe profiturile obținute din afacere)
- parteneriat (structura de afaceri în care partenerii împart pasivele și profiturile în mod egal)
- S-corp (entitate juridică care alege să transmită în scopuri fiscale federale)
- c-corp (entitate juridică care este separată de proprietarii săi)
pentru acest tip de afacere, ar fi înțelept să alegeți între LLC, S-corp sau C-corp, deoarece aceste entități protejează activele personale de răspunderea comercială. Odată ce entitatea este decisă, contabilul dvs. va putea să înființeze Fundația pentru contabilitate, salarizare și evidență.
avocatul și contabilul dvs. vor putea lucra împreună pentru a asigura siguranța juridică a companiei dvs., dar pentru o măsură suplimentară, este foarte recomandată o poliță de asigurare pentru erori și omisiuni. Această asigurare protejează împotriva cuiva care dă în judecată compania pe baza greșelilor de a răspunde la telefon, de a lua un mesaj sau de a oferi informații unui apelant. De asemenea, vă va proteja compania în cazul în care un angajat nu reușește să ajungă la un client cu un mesaj urgent, ducând la pierderea afacerii pentru client. Dacă compania dvs. dorește asigurare de erori și omisiuni, găsiți o companie care a oferit polița altor servicii de răspuns, astfel încât compania să aibă o idee despre nevoile specifice ale companiei dvs.
un buget de bază va trebui să fie format cu estimări ale veniturilor, pe care veți dori să le subestimați și estimări ale cheltuielilor, pe care veți dori să le depășiți. De asemenea, luați în considerare investitorii dvs. și orice bani împrumutați în buget. Atunci când estimați punctul de rentabilitate, acordați mai mult decât suficient timp pentru a atinge acest obiectiv, deoarece tinde să fie mult mai târziu decât intenționează multe companii. Cu un plan de afaceri care subestimează veniturile, depășește cheltuielile și stabilește ziua de rentabilitate în viitor, afacerea are o idee mai bună despre posibilele pierderi până în acel moment. Pe măsură ce afacerea începe să se extindă și primiți mai mulți clienți, planul de afaceri va trebui actualizat pentru a avea sens cu unde se află creșterea companiei.
răspundeți la toate cerințele legale atunci când începeți un serviciu de răspuns
atât un avocat, cât și un contabil vor fi active necesare pentru a răspunde tuturor cerințelor legale. Cel mai bine este să vă asigurați că contabilul și avocatul fie locuiesc în regiune, fie au lucrat îndeaproape în zona pe care o alegeți pentru a vă localiza afacerea, deoarece există probabil cerințe legale specifice locației. Obținerea permiselor și licențelor necesare poate dura timp, deoarece planurile vor trebui prezentate Consiliului Municipal, departamentelor de stat și departamentelor federale pentru aprobare sau revizuire. Unele permise de bază și licență că fiecare afacere de pornire în America trebuie să obțină sunt:
- permise de sănătate
- permise de mediu
- licență generală de afaceri
- Federal/stat număr de identificare fiscală
- permis de impozitare pe vânzări
dacă compania dvs. alege să permită angajaților să lucreze de acasă, este posibil ca statul/orașul dvs. să solicite în continuare permisele standard ale afacerii dvs. și va necesita permisul de ocupație la domiciliu. Pentru a vă asigura că compania dvs. îndeplinește toate cerințele și reglementările legale, verificați site-ul web al Small Business Administration.
echipament de bază pentru a porni un serviciu de răspuns
echipamentul de care aveți nevoie pentru a rula un serviciu de răspuns telefonic va depinde în mare măsură de furnizorul dvs. de software și de tipul de configurare dorit. Înainte de recentul software modern bazat pe cloud disponibil acum, companiile aveau o linie separată pentru fiecare client. Acest lucru a fost foarte greu de gestionat, epuizant și costisitor. În această zi și de vârstă, există opțiuni bazate pe cloud în cazul în care nu va mai fi necesar să dețină costisitoare hardware-ul on-premise sau linii telefonice in-house pentru a opera serviciul de răspuns.
echipamentul esențial necesar pentru utilizarea unei platforme software bazate pe cloud:
- conexiune bună la internet
- un computer pentru fiecare angajat conectat la modem sau router
- căști USB sau Bluetooth pentru fiecare operator (agent)
nu vom intra în detalii despre alte echipamente standard de afaceri de care aveți nevoie dacă rulați TAS-ul dvs. dintr-un birou, cum ar fi birouri, scaune etc., dar veți dori să vă gândiți și la aceste elemente, în funcție de configurația dvs. specifică.
Software pentru a porni un serviciu de răspuns
găsirea tipului de software pentru serviciul de răspuns corect este esențială pentru succesul serviciului de răspuns. În mod tradițional, serviciile de răspuns necesitau hardware scump la fața locului și foloseau linii telefonice standard și există încă multe companii care oferă aceste tipuri de soluții învechite. Unele altele au devenit soluții hibride on-premise / cloud / bazate pe software. Companiile care furnizează aceste servicii percep adesea 10.000-25.000 USD doar în taxe de pornire și pot dura până la 6 luni la bordul companiei dvs. În plus, este posibil să vă solicite să ieșiți și să faceți cumpărături pentru servicii telefonice, servicii de mesaje text, numere de telefon și multe altele.
din fericire, există o tendință către sisteme complet bazate pe cloud, cum ar fi software-ul serviciului de răspuns telefonic oferit de EVS7. În acest caz, tot ce este necesar este accesul la un site web împreună cu un set cu cască și o conexiune bună la internet.
Iată o listă de lucruri importante de luat în considerare atunci când faceți cumpărături pentru un furnizor de software de servicii de răspuns:
- abilitatea de a aduce rapid informații despre client în funcție de cine apelează
- scriptare intuitivă și o interfață ușor de utilizat
- personalizare pentru informații importante pentru fiecare client
- abilitatea de a transfera rapid apeluri
- comunicare Omni-canal cu clientul (cum ar fi voce, text și e-mail)
- portal de Management detalii client
- raportare pentru apeluri telefonice și urmărirea timpului
- abilitatea de a scala rapid agenții în sus și în jos
- implementare rapidă și actualizări din mers
- facturare și facturare options
- all-inclusive options and unlimited calling
EVS7 ‘ s Fox Answering Service software îndeplinește fiecare dintre aceste elemente și un demo gratuit este disponibil pe site-ul web.
ce vine după începerea unui serviciu de răspuns
după ce compania a achiziționat echipamentul necesar, a obținut toate licențele și permisele, a angajat/instruit personalul și începe să servească clienții, compania trebuie să se străduiască să îndeplinească punctul de rentabilitate. Pentru a face acest lucru, compania trebuie să mențină clienții actuali, încercând în același timp să câștige în mod constant mai mulți clienți. Accentul devine apoi modul de a face serviciile, marketingul și managementul chiar mai eficiente și mai eficiente pe măsură ce vă extindeți.
deși serviciul pe care îl oferă compania dvs. ar putea fi adecvat pentru primirea de noi clienți, compania dvs. trebuie să găsească domenii de îmbunătățire pentru a menține un avantaj competitiv. Prin urmare, cercetare și sondaj nevoile clienților și să le livreze în mod regulat.
pentru a îmbunătăți marketingul companiei, utilizați platformele online pentru a încărca bloguri, postări informative și actualizări adesea pentru a păstra mai multă atenție pe internet. De asemenea, găsiți o companie de optimizare a motorului de căutare de încredere pentru a vă ajuta să vă dezvoltați marca, va merita banii pe termen lung, iar compania dvs. va beneficia imens de marketing prin tehnologia motorului de căutare.
când gestionați compania, respectați în mod constant concurenții din industrie, învățați de la ei și faceți serviciul dvs. mai de dorit decât al lor. În cele din urmă, rămâneți informat cu privire la schimbările din industrie pentru a vă asigura că compania dvs. nu este niciodată în urmă cu actualizările de software sau cu noile servicii oferite de alte companii.
odată ce punctul de rentabilitate este realizat, compania va fi în măsură să plătească înapoi orice împrumuturi și investitori. Apoi, compania va fi exclusiv profitând și în creștere, deoarece continuă procesul de actualizare și livrarea serviciului său de răspuns telefonic.
continuați să citiți ghidul nostru despre cum să începeți un call center virtual, unde puteți găsi și sfaturi utile.
Lucrări Citate
DeHaan, Peter Lyle. Cum să porniți un serviciu de răspuns telefonic. Coppell, Resurse Avansate De Call Center, 24 Octombrie 2020.
Solicitați licențe și permise. 2020. Solicitați Licențe Și Permise. Disponibil la: < https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
„S Corporații / Internal Revenue Service”. Irs.Gov, 2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, acționari%20 pentru%20federal%20tax%20purposes. Accesat La 24 Noiembrie 2020.
Recepțiehq. 2020. Serviciu De Răspuns Telefonic / Recepțiehq. Disponibil la: < https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Geamăn, Alexandra. „Proprietate Exclusivă: Ce Ar Trebui Să Știi”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Accesat La 24 Noiembrie 2020.