pentru a vă reîmprospăta memoria, un BPR evaluează procesele curente și identifică modalități de a le face mai eficiente, ceea ce înseamnă mai puțin efort irosit și mai mult timp petrecut pentru o muncă valoroasă. Un BPR trebuie completat temeinic, deci este mai bine să angajați un expert care să facă cea mai mare parte a muncii pentru dvs. Un consultant va ‘umbra’ fiecare proces de afaceri, și de a pune întrebări personalului implicat. Acest lucru le va permite să:
-
oferiți o viziune la nivel de organizație
-
identificarea lacunelor și ineficiențelor, de ex. dubla manipulare a datelor, procese duplicate
-
identificarea domeniilor potențiale pentru eficientizarea proceselor sau automatizarea
-
examinați ce procese nu sunt necesare sau nu produc ceea ce ar trebui
succesul BPR nu vine ușor. Este nevoie de implicarea tuturor și, pentru ca acest lucru să se întâmple, managementul de vârf trebuie să fie angajat, angajații trebuie să se simtă împuterniciți și trebuie să existe o direcție strategică și un scop final.
deci, iată cum să efectuați o revizuire a procesului de afaceri în patru pași:
1. Identificați și cartografiați procesele curente.
începeți prin definirea procesului de afaceri ‘așa cum este’. Aceasta înseamnă toate secțiunile dintr-un proces tipic de afaceri, cum ar fi:
- lista rolurilor
- lista pașilor
- puncte de transfer
- excepții
scopul aici este de a înțelege exact cum funcționează procesul de afaceri astăzi, kinks și toate.
în această etapă, persoanele implicate în proces trebuie să fie intervievate. Solicitați-le punând întrebări, cum ar fi:
- de ce a fost făcut acest pas?
- aveți nevoie de aprobarea altcuiva pentru a face acest pas sau pentru a lua această decizie?
- există excepții de la regulă?
nu este suficient de bine să o descrie – trebuie să vă arate cum o fac. De asemenea, trebuie să încurajați acești angajați să explice orice probleme cu procesul existent.
luați în considerare următoarele întrebări:
- ce este rupt în acest proces?
- care pași din proces creează obstacole?
- care pas necesită cel mai mult timp pentru a fi finalizat?
- care pas cauzează cele mai multe întârzieri?
- există pași care determină creșterea costurilor/resurselor?
- există pași care determină scăderea calității?
de asemenea, ajută la elaborarea unei reprezentări vizuale a procesului de afaceri de la început până la sfârșit și a interacțiunii sale cu oamenii, departamentele și software-ul. Acest lucru facilitează analiza și identificarea potențialelor lacune și puncte de suprasarcină.
2. Analizați-le vorbind cu părțile interesate (nu uitați de clienții dvs.).
după ce ați trasat procesele, aranjați o serie de întâlniri cu personalul pentru a vă gândi de ce există problemele și cum să le rezolvați. Vorbind cu Clienții vă va oferi, de asemenea, o perspectivă excelentă asupra locului în care greșiți.
din rezultatele pe care le creați un raport, care ar trebui să constea dintr-o hartă proces, cu fiecare proces legat înapoi la o discuție detaliată, care constă din:
- etapele procesului
- probleme legate de etapa
- tipul de problemă
- impactul problemei
- cerințele de sistem
3. Harta noul plan și obiectivele.
acum vine planul de îmbunătățire – în esență un plan de acțiune pentru a pune în aplicare procesele dorite.
aici, trebuie să stabiliți obiective realiste și măsurabile care să se alinieze obiectivelor dvs. generale de afaceri.
includeți acțiunile cheie care trebuie luate pentru a ajunge acolo unde doriți să fiți, modul în care acestea vor fi realizate și orice implicații financiare și de resurse.
4. Aflați cum se încadrează tehnologia în noul dvs. plan.
tehnologia este ultima parte din toate acestea – BPR ar trebui să conducă tehnologia, nu invers.
acest lucru va depinde în întregime de situația dvs., dar Exemple de tehnologii care creează procese mai eficiente sunt:
- Customer relationship management (CRM)
- un sistem de partajare de fișiere și management de proiect, cum ar fi Microsoft Office
culege beneficiile:
un BPR detaliat va reduce riscurile, va ajuta la gestionarea bugetului și va produce o implementare cu succes a oricăror sisteme noi.
are, de asemenea, bonusul suplimentar de reducere a silozurilor din organizația dvs.
o viziune independentă și obiectivă ajută în mod evident, astfel încât angajarea unui consultant pentru a gestiona recenzia este cel mai bun pariu.
de obicei, acesta va fi un partener IT cu experiență în acest domeniu, care va oferi recomandări, vă va sfătui cu privire la tehnologia cea mai potrivită nevoilor afacerii dvs. și vă va ajuta să implementați modificările.
dacă îți faci temele, chiar nu poți greși!