cum să planificați o conferință academică

setați data

vă sugerăm să optați pentru data care se încadrează în termen-timp – aceasta poate fi întotdeauna extinsă mai târziu. Nu uitați să verificați dacă vor exista conferințe similare în același an, pentru a evita suprapunerea.

alegeți o temă

dacă vă gândiți să organizați o conferință academică, probabil că aveți deja un subiect foarte bun în minte. Dar dacă nu ați făcut-o, încercați să alegeți unul care pune o nouă rotire pe un subiect popular pentru a fi mai sigur de a atrage vorbitori, delegați și participanți. Prea îngust și prea puțini oameni vor dori să vină, prea larg și conferința dvs. nu va fi suficient de concentrată.

Obțineți ajutor de la instituția dvs.

dacă sunteți absolvent sau membru al personalului, asigurați-vă că lăsați universitatea să știe ce faceți! Discutați cu personalul administrativ din departamentul dvs. și cu echipa de evenimente a Universității, dacă există. Ei sunt obligați să aibă o mulțime de sfaturi și cel mai probabil vor fi dispuși să vă ajute să organizați lucrurile.

Obțineți ajutor profesional

dacă nu sunteți asociat cu o anumită universitate, vă sugerăm să obțineți ajutor profesional pentru a organiza partea practică a lucrurilor. Apoi vă puteți concentra pe partea academică a lucrurilor. Indiferent dacă este o echipă de evenimente dedicate, cum ar fi cea pe care o avem la Casa Senatului sau un planificator de conferințe, îndrumarea lor va ajuta planificarea conferinței să meargă fără probleme.

Stabiliți-vă bugetul

• bugetele pot părea destul de descurajante dacă nu ați gestionat unul înainte. Iată câteva bune practici pentru gestionarea bugetului dvs. pentru conferință:
• știți cum veți plăti pentru tot și unde vor merge profiturile– veți folosi contul dvs. departamental, aveți nevoie de un cod special?
• nu ghiciți niciodată costurile, calculați întotdeauna cheltuielile cu cotații actualizate.
• presupuneți întotdeauna cel mai rău scenariu atunci când vine vorba atât de cheltuieli, cât și de venituri (sună pesimist, dar va face o bugetare fericită.)
• știți ce trebuie să plătiți în avans și ce trebuie să plătiți după conferință.
• își propun să obțină profit, deoarece acesta ar putea fi folosit pentru a finanța un alt eveniment.
• asigurați-vă că taxele de înregistrare și orice finanțare vă acoperă cheltuielile, plus o urgență.
• asigurați-vă că taxa de înscriere reflectă ceea ce este oferit în ziua respectivă (în special pentru conferințele academice care sunt mai mult de o zi).

cum să găsiți finanțare pentru conferințe academice

finanțarea suplimentară este întotdeauna un lucru bun. Iată câteva locuri pe care vă sugerăm să le căutați:

• organisme de finanțare departamentale
• asociații subiect
• Granturi pentru dezvoltarea competențelor postuniversitare
• editori
• Academia de învățământ superior
• întreprinderi și organizații relevante
• societăți comerciale
• firme locale cu conexiuni la disciplina

sfat: nu uitați să creați o adresă de e-mail conferință

keynote speakers sau apel pentru lucrări?

când vine vorba de sarcina de a determina oamenii să vorbească la conferința dvs., aveți două opțiuni principale. Puteți invita nume mari sau persoane din propria instituție să prezinte. Acesta din urmă este o opțiune excelentă dacă doriți controlul programului de la început și dacă doriți să sugerați subiectele pe care le acoperă vorbitorii dvs. Cu toate acestea, vorbitorii invitați pot fi scumpi și au adesea programe foarte aglomerate. Trimiterea unui apel pentru lucrări este un alt mod de a găsi vorbitori și, de asemenea, acționează ca marketing pentru conferința dvs. Desigur, această opțiune are și contra, deoarece nu puteți controla cine propune o lucrare.

dacă trimiteți un apel pentru lucrări, Vă sugerăm întotdeauna:

• utilizați termene false.
• specificați tipul de prezentare pe care îl acceptați și numărul de cuvinte.
• specificați dacă sunteți sau nu caută observații de la o anumită disciplină numai.
• evidențiați în mod clar datele dvs. de contact și detaliile despre cum să trimiteți lucrări.

când vine vorba de selectarea documentelor/difuzoarelor, asigurați-vă întotdeauna că:

• confirmați acceptările înainte de a trimite respingeri.
• alegeți un vorbitor principal a cărui activitate va atrage majoritatea publicului dvs.
• reamintiți delegaților timpul alocat lucrării lor înainte de conferință.

nu fi frustrat dacă cineva renunță sau cere o schimbare de zi pentru lucrarea lor – aceste lucruri se întâmplă. Au întotdeauna o listă de rezerve pentru a se potrivi acest lucru.

elaborarea unui program

ar trebui să fie elaborarea programului pentru conferința dumneavoastră alături de selectarea conținutului. Nu subestimați cât timp va dura redactarea acestui proces; este o sarcină dificilă la urma urmei!

principalele lucruri practice de luat în considerare sunt:

• formatul: câte sloturi aveți? Veți avea un singur fir de vorbitori sau sesiuni paralele? Există argumente pro și contra pentru ambele, sesiunile paralele permit mai mulți vorbitori, dar pot fi frustrante pentru delegați dacă lipsesc sesiunile cheie.
• asigurați-vă că conferința este bine ritmată, dar are încă o mulțime de pauze de răcoritoare și șanse ca delegații să socializeze.
• dacă aveți sesiuni de grup, asigurați-vă că clarificați formatul sesiunii și regulile privind sincronizarea cu scaunele de grup alese.
• cine va conduce? Efectuarea ultimului vorbitor al președintelui zilei Conferința este o modalitate excelentă de a vă asigura că ziua se desfășoară la timp.

nu uitați să luați în considerare aranjamentele de călătorie și orele de călătorie ale delegaților dvs. la programarea sesiunilor.

înainte de a finaliza programul, asigurați-vă că îl parcurgeți din perspectiva participanților. Lucrările de calitate și un bun vorbitor principal sunt scheletul conferinței dvs., dar asigurați-vă că ați construit o mulțime de oportunități pentru participanții dvs. de a face rețea, de a face schimb de idei și de a se bucura de lucrurile intelectuale.

alegerea unui loc de conferințe academice

selectarea unui loc excelent pentru conferința dvs. este o altă parte importantă a procesului de planificare. Iată principalele lucruri de luat în considerare:

• locație: Alegeți o locație care este ușor și convenabil pentru oameni să călătorească la.
• legături de Transport: asigurați-vă că selectați un loc aproape de legăturile de transport public.
• facilități: asigurați-vă că locul de desfășurare a up-to-data de tehnologie AV și WiFi. O echipă de asistență tehnică internă este, de asemenea, un ajutor masiv.
• Dimensiune: rețineți câți oameni trebuie să găzduiți atunci când vă alegeți locul; o cameră supraaglomerată sau pe jumătate goală Nu sunt ideale.
• Catering: un loc cu catering intern înseamnă un lucru mai puțin de organizat până la urmă.
• cazare: dacă conferința dvs. durează mai mult de o zi, asigurați-vă că există o mulțime de cazare în apropiere.

alte lucruri importante de luat în considerare…

securitate – trebuie să angajați vreo securitate pentru evenimentul dvs.?

cazare

dacă conferința dvs. va dura mai mult de o zi, luați în considerare dacă trebuie să organizați cazare pentru oricare dintre participanți. Dacă nu plătiți pentru cazare, asigurați-vă că furnizați o listă de hoteluri sugerate și B&Bs în diferite paranteze de preț.

Catering

nu uitați de cerințele dietetice speciale atunci când organizați alimente. Vă recomandăm întotdeauna să eșantionați meniul pentru a asigura calitatea.

prețuri și bilete

când vine vorba de prețuri, doriți să vă acoperiți costurile, dar aveți grijă să nu percepeți prea mult pentru bilete.

dacă intenționați să vindeți bilete la conferința dvs. online, iată câteva considerații cheie pe care ar trebui să le luați în considerare atunci când alegeți o platformă de ticketing online:

asigurați-vă că este…

• ușor de utilizat-în mod ideal, participanții ar trebui să poată să se înregistreze și să cumpere bilete pe aceeași pagină
• personalizabil – astfel încât să puteți crea o pagină personalizată pentru conferința dvs. (ar trebui să aveți și o adresă URL personalizată)
• mobile friendly – deoarece oamenii sunt la fel de susceptibili să se înregistreze prin mobil ca pe un desktop

asigurați-vă că…

• Asistență bună pentru clienți
• instrumente bune de raportare și captare a datelor-astfel încât să puteți urmări câte înregistrări/bilete au fost vândute cu ușurință
• Opțiuni multiple de preț-excelent pentru stabilirea diferitelor niveluri de prețuri și oferirea diferitelor tipuri de bilete

amintiți-vă că doriți să spuneți da cât mai rapid și mai ușor posibil, astfel încât să includeți doar câmpuri esențiale în procesul de înregistrare. Este o practică bună să oferiți delegaților un termen până la care să se poată retrage din conferință și să primească o rambursare.

Sfaturi pentru vânzarea biletelor – oferte speciale și reduceri

Oferirea de oferte speciale (în special pentru rezervările de grup) și o reducere la timp pentru păsări timpurii este o modalitate excelentă de a asigura vânzări consistente de bilete.

cum să vă promovați Conferința academică

ați muncit din greu organizând Conferința academică până în acest moment; acum doriți să vă asigurați că munca grea plătește prin obținerea vagabonzilor pe locuri. Este important să începeți să vă promovați Conferința devreme. Programul dvs. nu trebuie să fie finalizat înainte de a începe să primiți cuvântul.

mesaje:

mesajele dvs. trebuie să fie clare, convingătoare și bazate pe beneficii. Includeți întotdeauna subiectul, locul și ora, precum și indicarea pentru cine este conferința.

imagini

imagini trimite un mesaj mai puternic despre evenimentul decât orice cuvinte inteligente ar putea vreodată. Deci, asigurați-vă că le alegeți cu grijă!

Call-To-action

asigurați-vă că un call-to-action este evident și proeminent pe toate materialele de marketing.

cum să vă promovați conferința Online

există o mulțime de metode atât online, cât și offline pe care le puteți utiliza pentru a vă promova Conferința academică. Căile de promovare se împart în trei categorii principale: media deținută, media câștigată și media plătită. Folosind un amestec de toate cele trei este cel mai bun mod de a striga cu adevărat despre evenimentul dvs. colegilor dvs.

Media deținută (canale pe care le dețineți sau le controlați direct)

profitând de orice canale pe care le dețineți (cum ar fi un site web, un blog sau o listă de corespondență) pentru a vă promova Conferința este o idee bună, deoarece nu aveți nevoie de permisiune și este gratuită.

Media câștigată

Media câștigată este orice promoție gratuită găzduită pe un site terț. Promovarea conferinței dvs. academice prin intermediul mass-media câștigate vă oferă potențialul de a comercializa către un public mult mai larg decât cercul dvs. direct de influență.

canalele media câștigate de luat în considerare includ:

social media

este important să fii autentic, captivant și transparent dacă vrei să câștigi atenția oamenilor pe social media. Alegeți site-ul social pe care îl folosește majoritatea publicului dvs., pentru a vă concentra eforturile, mai degrabă decât să începeți mai multe pagini sociale pentru evenimentul dvs. Acest lucru este important din două motive: unul, încurajează mai multă interacțiune într-un singur loc și două, rularea unui cont de social media consumă foarte mult timp. Dacă sunteți dispus să puneți timpul, acesta este un mod cu adevărat satisfăcător de a vă promova Conferința academică. Cele 28 de reguli pentru marketingul evenimentului Dvs. pe Twitter (adăugați hyperlink) este un loc minunat pentru a începe pentru mai multe sfaturi.

bloggeri și influențatori

dacă aveți o relație bună cu bloggeri sau influențatori din industria dvs., poate vă pot ajuta să vă promovați evenimentul. Nu contactați bloggerii pentru prima dată cu singurul scop de a-i determina să vă promoveze evenimentul. Un mod mult mai frumos de a construi o relație ar putea fi ceva cum ar fi invitarea lor de-a lungul gratuit.

Paid media

Paid media poate mai puțin buget prietenos, dar este un mod mult mai eficient de timp pentru a promova evenimentul. Canalele media plătite de luat în considerare includ:

• publicitate PPC – puteți configura anunțuri text cu plată pe clic folosind motoarele de căutare căutare ca Google și Bing pentru a viza persoanele care caută conferințe academice sau termeni legați de domeniul dvs. de studiu.
• Display – puteți crea, de asemenea, anunțuri vizuale care sunt afișate în rețeaua Google pentru site-uri web. Puteți filtra tipurile de site-uri pe care Google afișează anunțurile dvs. pe baza mai multor factori pentru a vă asigura că ajungeți la persoanele potrivite.
• postări sponsorizate (pe rețelele de socializare și alte site-uri web)
• publicitate în reviste academice

alte instrumente promoționale

nu uitați să creați afișe pentru conferința dvs. academică pentru a răspândi cuvântul în jurul instituției dvs.

obținerea unor nume mari pentru a participa la

dacă doriți să atrageți cercetători de primă clasă la conferința dvs., asigurați-vă că începeți să o promovați cu mult timp în avans. De asemenea, este important să aveți un program puternic, precum și să faceți beneficiile participării la conferința dvs. academică foarte clare în tot marketingul dvs.

cum să organizezi o conferință academică

cel mai important sfat pe care ți-l putem da despre desfășurarea unei conferințe academice este: nu încerca să faci totul singur. Încercați să solicitați ajutorul echipei de evenimente a instituției dvs. sau organizați o echipă de voluntari. Veți fi foarte ocupat în perioada de desfășurare a Conferinței, așa că încercați să delegați sarcini precum rularea Biroului de înregistrare și pregătirea pachetelor de conferințe.

asigurați-vă că nu ați uitat să organizați:

• pachete de înregistrare
• Ecusoane
• ceai și cafea Ample

în ziua:

• sosiți devreme
• familiarizați-vă cu clădirea
• verificați dacă aveți suficiente scaune
• verificați dacă aveți suficient ceai și cafea.
• verificați dacă software-ul dvs. este compatibil cu locațiile
• aduceți back-up-uri pentru toate tehnologiile (Stick-uri USB, mufe de rezervă, cabluri etc.)
• prezentați-vă oricărui personal intern
• țineți evidența timpului
• respirați, relaxați-vă și bucurați-vă de eforturile muncii voastre grele.