calendarele sunt instrumente utile pentru urmărirea viitoarelor întâlniri, termene și repere. Acestea vă pot ajuta să vă vizualizați programul și să vă reamintiți de evenimente importante, cum ar fi sărbătorile și timpul de vacanță.
nu este de mirare că oamenii au adesea o varietate de instrumente de calendar din care să aleagă, inclusiv totul, de la un calendar pe hârtie pe peretele biroului până la un instrument de gestionare a calendarului, cum ar fi Calendly.
problema este că oamenii gestionează prea des mai multe calendare simultan. Când aceste calendare nu sunt integrate cu munca dvs. și sincronizate între ele, acest lucru poate duce la confuzie în masă, dureri de cap și termene pierdute.
de ce ar trebui să utilizați un software de management de proiect calendar
dacă deja gestionați și actualizați unul sau mai multe calendare, este posibil să nu considerați funcționalitatea calendarului o caracteristică importantă a software-ului de management de proiect. Cu toate acestea, o soluție software de management de proiect care include calendare oferă mai multe beneficii pe care alte opțiuni de calendar nu le oferă.
de exemplu, calendarele tradiționale sunt excelente pentru planificarea zilei, dar teribile pentru planificarea, vizualizarea și partajarea lucrărilor de proiect.
în timp ce calendarul dvs. online vă poate aminti de un termen limită viitoare, acesta nu este conceput pentru a vă spune ce activități sunt necesare pentru a respecta termenul limită, cine lucrează la ele și care este starea lor actuală de finalizare. Va trebui să ieșiți în afara acelui program (sau să trimiteți o solicitare de e-mail) pentru a găsi acele informații critice.
calendare software de management de proiect răspunde la aceste întrebări care stau la baza prin conectarea direct la progresul proiectului și informații.
iată șapte funcții pe care calendarele de management de proiect le oferă pe care cele tradiționale nu le oferă:
- vă permite să urmăriți și să planificați manual lucrările critice
- urmăriți automat lucrările specifice pentru proiecte, Echipe sau foldere
- cod de culoare după stare, canal, public și multe altele
- vă permite să stratificați calendarele pentru a obține imaginea de ansamblu în mai multe proiecte sau foldere
- vă permite să vizualizați calendarele după lună, trimestru și/sau an
- vă permite să deschideți activități de proiect direct din calendar
- vă permite să partajați cu ușurință actualizări de calendar în timp real cu alte părți interesate
calendare software de management de proiect vă permite să vizualizați activitățile programate care conțin toate informațiile, fișierele și conversațiile aferente. Această funcționalitate vă permite să sari cu ușurință din calendar direct la locul de muncă, fără a naviga prin alte instrumente sau aplicații.
în plus, având un calendar de management de proiect Partajabil vă permite să vizualizați sarcini și planuri de proiect pentru mai multe echipe și proiecte în întreaga afacere. Această vizibilitate vă ajută să identificați potențialele conflicte și să coordonați munca între indivizi și echipe.
calendarele software de management de Proiect vă permit să partajați rapid informații actualizate cu părțile interesate interne și externe. Această funcționalitate înseamnă că directorii și clienții pot accesa cu ușurință o vedere panoramică a programului dvs. de proiect și a datelor cheie viitoare, toate într-un format simplu, vizual.
cum funcționează calendarele de management de proiect
spre deosebire de calendarele tradiționale, calendarele software de management de proiect se conectează direct la proiectele și sarcinile subiacente din software-ul dvs. Aceasta înseamnă că calendarul se va actualiza automat pe măsură ce sarcinile și programele se schimbă.
în plus, aceste calendare oferă sincronizare bidirecțională. Aceasta înseamnă că, dacă trebuie să întârziați sau să reprogramați o activitate, puteți efectua modificarea chiar în vizualizarea calendar. Tot ce trebuie să faceți este să glisați și să fixați sarcina la noua dată. Nu numai că va actualiza sarcina, dar va ajusta automat toate sarcinile dependente.
orice sarcină sau modificări de proiect sunt reflectate instantaneu atât în programul de proiect și calendar în timp real, ceea ce înseamnă că nu trebuie să vă faceți griji cu privire la datele contradictorii, și întreaga echipă poate funcționa bazându-se pe o singură sursă de adevăr.
un alt mod în care calendarele software de gestionare a proiectelor vă permit să mențineți o sursă de adevăr este prin sprijinirea creării de calendare individuale fără duplicarea datelor. De exemplu, puteți crea calendare separate pentru tot felul de vizualizări diferite, cum ar fi:
- diferite proiecte, Echipe sau departamente
- faze separate ale proiectului
- lucrări de către publicul țintă
- lucrări de canal
- stări diferite ale fluxului de lucru
fiecare calendar este încă extras din aceeași sursă de date, astfel încât orice modificare a proiectului va fi reflectată instantaneu în toate calendarele.
această capacitate vă permite să simplificați vizualizările din calendar, astfel încât cantitatea de date să nu devină copleșitoare și să nu pierdeți nimic. În plus, puteți trage calendarele separate împreună pentru a vedea imaginea de ansamblu.
clasic vs. calendare inteligente
există două tipuri de calendare software de management de proiect:
- calendarele clasice
- calendarele inteligente
calendarele clasice sunt create manual de dvs. sau de echipa dvs. Acestea oferă o soluție flexibilă care vă permite să afișați numai sarcinile pe care le-ați selectat individual.
calendarele clasice sunt utile dacă aveți o mulțime de sarcini răspândite pe mai multe proiecte și doriți doar să le monitorizați pe cele mai importante sau cu prioritate ridicată. De asemenea, membrii echipei pot alege să-și creeze propriul calendar clasic, astfel încât să poată gestiona doar o gamă restrânsă de sarcini, cum ar fi propriile sarcini și cele care le preced direct pe ale lor.
calendarele inteligente creează automat vizualizări de calendar care afișează toate activitățile dintr-un anumit proiect sau folder. De asemenea, puteți utiliza filtre pentru a crea calendare inteligente care îndeplinesc numai criteriile specificate — de exemplu, dacă un membru al echipei dorește doar să vadă sarcinile atribuite.
calendarele Inteligente sunt utile dacă sarcinile pe care doriți să le monitorizați sunt toate în același proiect sau folder și dacă puteți filtra cu ușurință sarcinile pe care doriți să le urmăriți. Cel mai mare beneficiu al calendarelor inteligente este că pot fi create cu doar câteva clicuri și se pot actualiza pe măsură ce proiectul se schimbă.
de exemplu, dacă o nouă activitate este adăugată la proiectul dvs., un calendar inteligent îl poate trage în afișaj (presupunând că îndeplinește criteriile de filtrare.) Întrucât, cu un calendar manual, va trebui să adăugați manual această nouă sarcină în calendar. Acest lucru crește riscul ca noile SARCINI să fie trecute cu vederea.
integrări Calendar
în timp ce un calendar de management de proiect oferă o mulțime de funcționalități și beneficii suplimentare, este posibil să doriți să utilizați instrumentul calendar actual, mai ales dacă urmăriți și evenimente, întâlniri și termene care nu sunt legate de proiect.
din acest motiv, este important să selectați software de gestionare a proiectelor care este capabil să se integreze cu aplicații de calendar populare precum Google Calendar, Outlook și Apple Calendar. Această integrare vă va permite să vă mențineți propriul calendar fără a fi nevoie să gestionați și să actualizați două instrumente separate.
rețineți că calendarele tradiționale nu sunt concepute pentru a gestiona toate detaliile pe care le poate oferi un calendar software de management de proiect. Ar trebui să căutați o soluție care vă permite să selectați ce nivel de detaliu este publicat în calendarul dvs. tradițional. De exemplu, în calendarul dvs. online, este posibil să doriți doar să vedeți datele scadente ale activității sau poate doriți să excludeți subtaskurile.