ați putea crede că toate dulapurile de depozitare sunt la fel, dar asta nu este adevărat. Nu presupuneți pur și simplu că sistemul de stocare pe care îl aveți nu poate fi îmbunătățit. Aveți opțiuni de luat în considerare. Rafturi mobile, sisteme de rafturi deschise cu coduri de culori și chiar coduri de bare au devenit comune în multe birouri care gestionează un volum mare de înregistrări. Vechiul dulap standard cu sertare verticale a intrat în uz la sfârșitul secolului al 19-lea și mulți manageri de înregistrări consideră că aceste dulapuri sunt învechite din punct de vedere funcțional pentru majoritatea aplicațiilor moderne de birou. „este cel mai costisitor dintre toate echipamentele de depunere, deoarece necesită mai mult spațiu și mai mult timp fizic și efort pentru a accesa folderele. De asemenea, nu oferă beneficiul deplin al ajutoarelor de recuperare vizuală, cum ar fi etichetarea specială și codarea culorilor.”Dacă știți că sistemul dvs. de evidență este ineficient, luați în considerare verificarea echipamentelor mai moderne. Deși va costa bani inițial, poate economisi bani pe termen lung economisind spațiu în biroul dvs., amânând astfel nevoia de extindere sau relocare și reducând timpul de personal care este irosit pe un sistem de evidență ineficient cu unități de stocare greoaie.
gestionarea zilnică a înregistrărilor și informațiilor Un ghid pentru administrațiile locale, emis de Asociația Națională a administratorilor de arhive și înregistrări guvernamentale, p. 8.