Employee offboarding este un proces formal de separare pe care afacerea dvs. îl poate utiliza pentru a se adresa angajaților care părăsesc compania prin demisie, concedieri, reziliere sau pensionare. Aceasta implică o serie de pași pentru a transfera cunoștințele angajaților și responsabilitățile de serviciu, a dezactiva parolele și drepturile de acces, a transforma echipamentul și a colecta feedback printr-un interviu de ieșire.
Offboarding-ul pentru angajați implică recuperarea echipamentelor deținute de companie, cum ar fi computerele, ecusoanele de identificare și telefoanele. De asemenea, implică prevenirea problemelor legate de securitatea computerului prin dezactivarea parolelor și restricționarea accesului la rețea la sistemele companiei pentru a preveni furtul sau utilizarea necorespunzătoare a datelor. Offboarding-ul angajaților asigură, de asemenea, procesarea în timp util și precisă a plății finale.
pentru o listă completă de pași, consultați lista de verificare offboarding de mai jos.
care este beneficiul offboarding-ului pentru afacerea ta?
când un angajat pleacă, vă pune afacerea în pericol în mai multe moduri. În urma unui angajat oficial offboarding lista de verificare asigură că afacerea dvs. se poate termina curat relația cu un angajat care iese.
securitate îmbunătățită
offboarding corectă ajută la asigurarea securității prin prevenirea accesului neautorizat la informații și date critice. Prin restricționarea accesului la site-urile web ale companiei, la documentele interne și la software-ul terților, vă asigurați că informațiile confidențiale ale companiei rămân confidențiale. Offboarding previne, de asemenea, furtul sau utilizarea necorespunzătoare a echipamentelor emise de companie.
acest lucru poate fi deosebit de important dacă un angajat este concediat sau reziliat. Imaginați-vă impactul potențial asupra veniturilor companiei dvs. dacă un agent de vânzări concediat descarcă o listă completă a perspectivelor sale și apoi își ia un nou loc de muncă cu un concurent.
de asemenea, previne situațiile în care un angajat nemulțumit poate împiedica colegii să acceseze software – ul critic sau accesul la rețea-cum ar fi atunci când un inginer de rețea pentru orașul San Francisco a refuzat să predea parolele de rețea și și-a blocat colegii din rețeaua orașului. În acest caz, inginerul a fost obligat să plătească restituirea a 1,5 milioane de dolari, cea mai mare parte a acestora fiind compensarea angajatorului său pentru eforturile lor de a restabili accesul la rețea.
a avea un proces formal de offboarding va ajuta la prevenirea unor astfel de situații.
transfer instituțional de cunoștințe
când un angajat pleacă, ani de experiență și cunoștințe instituționale ies adesea pe ușă cu ei. Acest „exod de creiere” poate avea un impact semnificativ asupra operațiunilor de zi cu zi. Acest lucru este valabil mai ales de angajați titulari cu ani (sau chiar zeci de ani) de cunoștințe tribale despre afacerea dvs., care nu este capturat în formă scrisă.
este esențial ca afacerea dvs. să aibă proceduri formale de documentare și transfer de cunoștințe către angajații rămași pentru a minimiza perturbările cauzate de cifra de afaceri a angajaților. Documentația formală permite afacerii dvs. să continue să funcționeze cât mai bine posibil odată ce un angajat iese și poate ajuta la accelerarea îmbarcării unui lucrător înlocuitor pentru acel rol.
feedback onest, constructiv
interviurile de ieșire adecvate sunt, de asemenea, o parte importantă a offboarding-ului, în special pentru angajații care pleacă voluntar. Obținerea unui feedback onest într-un interviu de ieșire vă poate ajuta să înțelegeți mai bine atât aspectele pozitive, cât și provocările cu care se confruntă afacerea dvs., astfel încât să puteți încerca să îmbunătățiți continuu satisfacția angajaților și să reduceți cifra de afaceri suplimentară.
interviurile de ieșire pot expune, de asemenea, probleme de care proprietarii de afaceri și echipele de resurse umane ar putea să nu fie conștienți. În timp ce angajații actuali pot fi atenți să discute lucruri precum manageri săraci, colegi problematici sau defecte în strategia de afaceri, un angajat care părăsește compania nu mai are un stimulent să păstreze aceste informații pentru ei înșiși.
interviul de ieșire vă oferă, de asemenea, șansa de a înțelege mai bine aspectele pozitive ale muncii pentru compania dvs. Știind ce este important pentru angajați — și ce eforturi funcționează-vă va ajuta să validați inițiativele în curs, astfel încât să puteți continua să îmbunătățiți cultura companiei dvs.
încercați să abordați interviurile de ieșire cu întrebări calme, deschise, concepute pentru a obține feedback sincer-chiar și pentru angajații care păreau excesiv de negativi sau pot pleca în circumstanțe dubioase. Luarea în serios a feedback-ului poate ajuta la îmbunătățirea culturii companiei dvs. și, de asemenea, poate ajuta la menținerea ușii deschise pentru ca angajații de înaltă calitate să se întoarcă la compania dvs. în viitor.
este important să comunicați în mod clar știri despre plecarea unui angajat. Acest lucru poate preveni răspândirea bârfelor false, care pot afecta moralul angajaților rămași și ajută la promovarea unei culturi a deschiderii care duce la îmbunătățirea satisfacției angajaților.
salarizare precisă și documente
veți avea nevoie, de asemenea, să finalizați salarizarea și să completați alte documente de ieșire. Obținerea unei scrisori oficiale de demisie este importantă și trebuie să vă asigurați că vă actualizați sistemul de salarizare în consecință. În unele cazuri, angajatorii care nu reușesc să facă acest lucru ajung să plătească fără să știe angajații din greșeală, cum ar fi cazul angajatului care a colectat peste 250.000 de dolari după ce a fost reziliat.
interviul de ieșire ar trebui să implice o discuție rapidă cu privire la momentul și valoarea ultimului salariu al angajatului. De asemenea, ar trebui să revizuiți continuarea beneficiilor, inclusiv COBRA sau altă acoperire care se extinde după data încetării.
cine este implicat în offboarding angajat?
pentru multe companii de dimensiuni medii, echipa dvs. de resurse umane va acționa în mod obișnuit ca coordonator pentru offboarding-ul angajaților. Este important ca procesul de offboarding să includă manageri IT, manageri de facilități și manageri departamentali.
pentru întreprinderile mai mici care nu au echipe dedicate de resurse umane, procesul poate fi gestionat de proprietarul companiei, de managerul de birou sau de supraveghetorul angajatului. În aceste cazuri, este esențial ca o listă oficială de verificare offboarding există pentru a asigura pași nu se pierde.
Small Business HR software vă poate ajuta să automatizați procesul de offboarding pentru a evita lipsa pașilor critici. Software-ul HR poate eficientiza, de asemenea, alte sarcini de resurse umane consumatoare de timp, cum ar fi recrutarea angajaților, angajarea, îmbarcarea, salarizarea și respectarea legilor privind ocuparea forței de muncă.
doriți să reduceți timpul petrecut în activități de resurse umane legate de angajare, cum ar fi găsirea angajaților, documente, onboarding/offboarding, salarizare, beneficii și conformitatea afacerii?
vă putem ajuta să găsiți un partener de externalizare a resurselor umane din rețeaua noastră de peste 300 de furnizori de servicii din SUA.
Descarcă cartea electronică
Lista de verificare Offboarding pentru angajați
utilizați această listă de verificare offboarding pentru angajați pentru a vă ajuta să vă asigurați că afacerea dvs. nu pierde niciun pas critic de offboarding:
- securitate
- au angajat rândul său, în orice proprietate deținută de companie
- laptop-uri și pungi de calculator
- Telefoane mobile
- ID-urile angajaților și ecusoane de acces
- permise de parcare
- vehicule de companie
- restricționați accesul la conectare
- acces la conectare la rețea și computer
- conturi de e-mail, conferință telefonică și mesagerie instantanee
- parole software terțe (acces la sistemele critice ale companiei, Intranet, Salesforce, Marketo, site-ul web CMS, Analytics etc.)
- accesul la documentele sensibile ale companiei
- au angajat rândul său, în orice proprietate deținută de companie
- salarizare și alte documente
- actualizați sistemul de salarizare cu data de terminare
- discutați ultimul salariu al angajatului, inclusiv plata pentru zilele de vacanță neutilizate sau pachetul de concediere a angajaților
- aveți scrisoarea de semnare a angajaților de reziliere
- semnați formulare de neconcurență sau nedivulgare
- documentație privind beneficiile: continuarea prestațiilor de asistență medicală (COBRA), planul de pensionare, asigurarea de șomaj etc.
- transferul de cunoștințe
- documentarea prioritizată a sarcinilor de rutină, cu instrucțiuni pas cu pas, dacă este necesar
- actualizări de stare privind proiectele curente și planificate
- au angajat existente colegii de tren cu privire la modul de a face aceste sarcini
- mână de pe accesul la fișiere sau sisteme
- obține lista de contacte
- interviu de ieșire
- obțineți feedback cu privire la motivul pentru care angajatul pleacă
- întrebați despre zonele compania poate îmbunătăți
- discutați dacă angajatul a avut sprijinul și resursele necesare pentru a-și face treaba
- determinați relația angajatului cu managerul lor
- întrebați ce s-ar fi putut face pentru a-i face să rămână
- încercați să păstrați ușa deschisă pentru ca lucrătorii valoroși să se întoarcă la companie
- comunicare
- trimiteți e-mail sau anunțați verbal colegii
- notificați contactele externe (cum ar fi clienții cu care angajatul a lucrat, vânzătorii cu care au lucrat etc.)
unele companii și industrii au nevoi unice, care necesită măsuri suplimentare să fie adăugate la lista lor de verificare offboarding, în plus față de cele de mai sus. Vă recomandăm să actualizați lista de verificare cu aceste elemente pentru a asigura un proces consecvent de offboarding în întreaga companie.
software-ul HR vă poate ajuta să automatizați mulți dintre acești pași pentru a simplifica procesul și pentru a vă asigura că urmați cele mai bune practici de offboarding.
dacă descoperiți că timpul petrecut în gestionarea sarcinilor de resurse umane vă îndepărtează de alte domenii critice ale afacerii dvs., luați în considerare parteneriatul cu un furnizor de servicii de resurse umane care vă poate ajuta să gestionați toate aspectele legate de resurse umane, inclusiv salarizarea, beneficiile, conformitatea, angajarea, procesul de îmbarcare și offboarding.
aveți nevoie de ajutor pentru a sorta complexitatea legilor federale și de stat privind ocuparea forței de muncă?
vă putem ajuta să găsiți cel mai bun partener de externalizare a resurselor umane din rețeaua noastră de peste 300 de furnizori de servicii din SUA.
găsiți un furnizor de resurse umane
rezumat
Offboarding-ul angajaților( definiție): un proces formal de gestionare a angajaților care părăsesc afacerea dvs.
utilizarea unei liste de verificare offboarding vă poate ajuta afacerea să îmbunătățească securitatea, să abordeze documentele necesare, să minimizeze pierderea cunoștințelor instituționale și să obțină feedback pentru a vă îmbunătăți mediul de lucru.
dacă căutați mai multe informații despre cum să reduceți riscul pentru afacerea dvs. și să îmbunătățiți modul în care găsiți, angajați, angajați la bord și angajați offboard, aflați cum vă poate ajuta parteneriatul cu un furnizor de servicii de resurse umane.