este 2021 și să recunoaștem: camera de date virtuale (VDR) este aici pentru a rămâne. De la introducerea lor în spațiu, camerele de date virtuale au fost un instrument important pentru eficientizarea comunicării în diferitele etape ale unei tranzacții, în special atunci când vine vorba de due diligence la sfârșitul unei tranzacții. Și cu tehnologia de astăzi, putem spune că camerele de date fizice sunt un lucru din trecut.
iată ce trebuie să știți despre camerele de date virtuale pentru partajarea informațiilor confidențiale, a documentelor sensibile, a informațiilor financiare, a fișierelor de tranzacții M&, a documentelor de gestionare a Drepturilor, a proprietății intelectuale și a oricăror alte informații sensibile sau active digitale într-o cameră de date securizată.
starea camerei de date virtuale (VDR) în 2021
furnizorii de camere de date virtuale precum Intralinks și Merrill Datasite au fost mult timp considerați standard atunci când vine vorba de optimizarea productivității și vitezei tranzacției.
după cum știm cu toții, VDR-urile sunt utilizate în principal pentru a ușura ambele părți ale unei înțelegeri prin due diligence, ca ultim pas al unei înțelegeri. Due diligence este un pas critic în diferite industrii și cazuri de utilizare. Fie că este vorba de completarea m &a Oferte, Oferte de proprietate comercială, oferte de strângere de fonduri, sau destul de mult orice alt tip de afacere.
temutul proces de due diligence domină adesea discuțiile în jurul valorii camerelor de date virtuale. Realitatea este însă că camerele de date virtuale pot fi un instrument valoros pentru fiecare pas al procesului de luare a tranzacțiilor-de la prospectare la diligența necesară. (Mai multe despre asta într-un pic!)
o abordare câștigătoare a VDR-urilor
pe măsură ce dependența de camera de date virtuale crește, securitatea documentelor rămâne pe bună dreptate considerentul principal atunci când alegeți un VDR. Este greu de imaginat o cameră de date virtuală eficientă care nu oferă cel puțin protecție prin parolă sau criptare de bază a documentelor. Fără protecție prin parolă, partajarea neautorizată a documentelor dvs. este doar o chestiune de timp.
strategia câștigătoare atunci când vine vorba de optimizarea camerelor de date virtuale este asocierea partajării sigure a documentelor cu analiza documentelor acționabile. Această asociere vă permite să mențină controlul asupra documentelor care contează pentru tine în timp ce, de asemenea, prioritizarea outreach la și follow-up cu perspective care sunt mai implicați.
să aruncăm o privire la un exemplu despre cum arată acest lucru în lumea reală. Spune Jessica tocmai a început procesul de vânzare a unei companii. Trebuie să prospecteze, să se întâlnească și să dezvolte relații cu potențialii cumpărători. Utilizarea unei camere virtuale de date cu soluții sofisticate de securitate a documentelor și de analiză a documentelor poate accelera și optimiza fiecare pas al procesului m&A, oferindu-i Jessicăi un portret despre cine este interesat de m&și cât de interesați sunt și poate chiar evidențiind domenii specifice de interes sau îngrijorare.
Intralinks & Merrill: În spatele camerelor de date virtuale moștenite
furnizorii moșteniți (sau tradiționali de date) precum Intralinks și Merrill Datasite oferă camere de date virtuale care securizează documentele și (într-o anumită măsură) urmăresc implicarea și performanța utilizatorilor.
să începem cu o revizuire a măsurilor de securitate document Intralinks oferă. Intralinks face publicitate ” sincronizare și partajare sigură a fișierelor, spații de lucru în echipă colaborativă, săli de date virtuale la scară largă și fluxuri de lucru structurate.”Prin Intralinks, puteți oferi acces la materiale criptate fără implicarea IT necesară prin protecția prin parolă.
prin tabloul de bord Insights, Intralinks oferă informații despre popularitatea documentelor și activitatea utilizatorilor la nivel macro. Folosind tabloul de bord Insights al Intralinks, puteți determina:
- ce utilizatori au interacționat cu ce conținut
- nivelul general de activitate al utilizatorilor și grupurilor
- cele mai populare documente atât la nivel de utilizator, cât și la nivel de grup
soluția Merrill Datasite data room are o abordare similară cu securitatea și analiza VDR. Adică, Merrill Datasite oferă ” controale de acces de securitate bazate pe roluri cu stadializarea în timp real și viitoare a permisiunilor.”În esență, această funcționalitate se reduce la gestionarea documentelor în timp real, bazată pe roluri.
pe partea de analiză a documentelor, Merrill Datasite vă permite să urmăriți implicarea la nivel macro în funcție de document, utilizator, rol și Q& o activitate. Apoi puteți exporta date și urmări aceste constatări în timp.
ce camere de date virtuale moștenite greșesc în securizarea documentelor
capcanele de securitate a documentelor
chiar și cu protecție prin parolă și filigranare dinamică, încredințați fiecărui vizualizator toate materialele de afaceri din camera dvs. de date virtuale. Când partajați documente cu camerele de date tradiționale, sperați efectiv la cele mai bune. Dacă vă bazați exclusiv pe protecția prin parolă, partajarea camerei de date virtuale este la fel de ușoară ca și partajarea parolei.
din acest motiv, verificarea vizualizatorului este o necesitate pentru camerele de date virtuale în 2021. Camerele de date virtuale care oferă verificarea vizualizatorului vă permit să solicitați spectatorilor nu numai să introducă e-mailul lor pentru a accesa VDR-ul dvs., ci și să facă clic pe un link dintr-un e-mail de confirmare pentru a le verifica identitatea. Acest lucru poate reduce dramatic răspândirea materialelor cu miză mare în camerele de date virtuale.
când vine vorba de obținerea unui sentiment general, nesofisticat pentru interesul prospectului, camerele de date virtuale moștenite pot fi suficiente. Intralinks și Merrill Datasite oferă doar priviri generale asupra analizei documentelor pe roluri și segmente. Aceste analize de documente încep și se termină la nivel VDR; vă arată ce document sau documente au dominat timpul de implicare a perspectivelor.
capcanele analizei documentelor
ceea ce nu vă oferă aceste camere de date virtuale este o înțelegere a locului în care potențialii și-au petrecut timpul în documentele dvs. Camerele de date virtuale vechi oferă date care nu mai spun povestea odată ce perspectivele fac clic pe un document. Nu vă puteți da seama cu adevărat ce conduce interesul prospectului, nu contează ce active și materiale sunt performante și care nu. trebuie să știți ce le comandă atenția în cadrul pachetului, propunerii, contractului sau altui activ.
aceste camere de date virtuale, de asemenea, nu reușesc să identifice părțile interesate cheie afacere poate nici măcar nu știu despre. Urmărirea linkurilor care au fost redirecționate către cineva cu care nu v-ați angajat încă poate oferi informații valoroase. Mai exact, puteți înțelege ce se află în domeniile dvs. de contact(și chiar în alte părți interesate ale companiei). Folosind aceste informații, puteți adapta perfect fiecare conversație pe care o aveți la fiecare parte interesată.
unde premier document security se întâlnește cu Advanced document analytics
camere de date virtuale vechi, cum ar fi Intralinks și Merrill Datasite, nu mai spuneți povestea analizei documentelor dvs. doar atunci când povestea devine bună. Deci, cum puteți utiliza camerele de date virtuale ale DocSend pentru a colecta analize de documente eficiente și eficiente, fără a sacrifica protecția documentelor?
să examinăm mai întâi ofertele de securitate ale camerei de date virtuale care însoțesc planul avansat al DocSend. Mai exact, planul avansat vă permite să construiți camere ușoare pentru a deține toate documentele referitoare la o afacere. Cu planul avansat al DocSend, puteți:
- criptați documentele cu protecție avansată cu parolă. (Faceți clic aici pentru a afla cum să trimiteți și să urmăriți un PDF securizat.)
- activați lista albă a vizualizatorului și verificarea vizualizatorului pentru a adăuga un strat suplimentar de securitate legăturilor dvs.
- filigranează cu ușurință un document întreg sau toate documentele dintr-un spațiu.
- activați sau dezactivați capacitatea de a descărca fișiere.
- atribuiți roluri de administrator pe niveluri pentru a gestiona colaborarea internă și permisiunile într-o manieră sigură.
- asigurați-vă că este obligatoriu ca cineva să semneze un NDA înainte de a vizualiza un document confidențial.
camera dvs. de date virtuale și DocSend
cum puteți realiza acest lucru pentru dvs. și afacerea dvs.? În primul rând, veți dori să începeți cu DocSend—primele două săptămâni sunt complet gratuite! Veți dori apoi să creați pur și simplu un spațiu și să adăugați foldere și conținut.
după ce ați organizat toate fișierele pe care intenționați să le trimiteți, puteți filigrana documentele și puteți crea linkuri cu lista albă și verificarea vizualizatorului pentru a vă menține documentele partajate chiar mai sigure decât cele partajate prin camerele de date virtuale moștenite.
urmărirea implicării cu camera dvs. de date virtuale
acum că documentele dvs. sunt gata de partajare, le puteți partaja și urmări implicarea pe un document cu document (și chiar pagină cu pagină!) nivel.
cât timp a petrecut fiecare vizualizator vizualizând documentele în camera de date securizată DocSend? Unde în spațiul dvs. (și în fiecare document vizualizat) și-au concentrat timpul? Cui i-au trimis spațiul? DocSend vă permite să răspundeți cu ușurință la aceste întrebări și la multe alte întrebări. Tot ce trebuie să faceți este să consultați filele „Activitate recentă”, „performanță” și „utilizare” ale unui document dat.
ce puteți face cu aceste descoperiri noi? Cerul e limita. Poate că decideți să acordați prioritate urmăririi dvs. cu clienți potențiali care se angajează cu conținutul dvs., dar care nu răspund formal. Poate că decideți să vă perfecționați documentele confidențiale și materialele de afaceri pe baza valorilor documentelor care contează pentru dvs. și echipa dvs. (Apoi, puteți încărca activele revizuite și puteți compara implicarea folosind funcția de control al versiunii DocSend.)
cu toate acestea alegeți să aplicați aceste date abordării dvs. de tranzacționare, informațiile documentului DocSend vă oferă o privire valoroasă asupra implicării în cele mai vulnerabile puncte ale unei tranzacții.
optimizarea camerei de date virtuale la scară
după ce ați construit primul VDR în soluția Secure data room a DocSend, îl puteți duplica cu ușurință, astfel încât să nu trebuie să creați manual fiecare cameră de date. Acest lucru vă va permite să personalizați, să asigurați și să urmăriți implicarea la scară. (De fapt, atunci când încărcați o nouă versiune a unui document într-un spațiu dat, acesta îl va aplica automat tuturor spațiilor!)
la sfârșitul zilei, aveți nevoie de o cameră virtuală de date care nu numai că este sigură, ci și lucrează activ pentru a vă oferi o înțelegere din ce în ce mai rafinată a perspectivelor sau clienților dvs. și a ceea ce le pasă.