planificarea scenariilor, analiza scenariilor, analiza portofoliului, modelarea portofoliului, analiza what-if. Multe nume pentru ceea ce este în esență același lucru. Un aspect critic al managementului strategic al portofoliului care ajută organizațiile să se adapteze și să se adapteze în mod eficient la circumstanțele în schimbare. Organizațiile trebuie să exceleze la gândirea strategică dacă doresc să optimizeze performanța. Planificarea scenariului este ceva care este frecvent înțeles greșit și rareori executat bine.
acest ghid va încerca să vă ajute să depășiți provocările dezvoltării scenariilor multiple și să creați un mediu în care analiza dvs. strategică să fie cât mai eficientă și mai eficientă posibil. Acesta va explica de ce o abordare integrată a analizei scenariilor este o extensie critică a managementului strategic al portofoliului, una construită în mod ideal pe un set de date comun în întreaga întreprindere, care este singura modalitate de a furniza în mod constant.
ce este planificarea scenariilor strategice?
planificarea scenariilor strategice, sau ce-ar fi dacă analiza, este o serie de analize interconectate concepute pentru a ajuta organizația să înțeleagă alegerile disponibile pentru a ajusta sau adapta Portofoliile organizaționale. Planificarea scenariilor poate fi aplicată activelor, produselor, capacităților, programelor, proiectelor și oricărui alt portofoliu pe care organizația trebuie să îl gestioneze.
procesul de planificare a scenariilor se bazează pe utilizarea datelor existente pentru a dezvolta opțiuni pentru mixuri de portofoliu revizuite, împreună cu implicațiile acestor modificări în mai multe domenii ale afacerii. Acest ghid va analiza fiecare dintre tipurile de analiză what-if și considerațiile care trebuie făcute.
planificarea scenariilor strategice este o parte esențială a planificării continue, ciclul de revizuire regulat (adesea trimestrial) pentru portofoliile de investiții și poate fi aplicat și ad-hoc atunci când apare o schimbare semnificativă, o amenințare sau o oportunitate.
de ce este importantă planificarea scenariilor strategice / analiza what-if?
organizațiile nu pot avea un singur plan strategic. În lumea de astăzi, lucrurile se mișcă rapid, cu oportunități și amenințări emergente, noi tehnologii care permit inovarea și schimbarea priorităților și imperativelor. Într-o lume în continuă schimbare, organizațiile au nevoie de un plan B. și un plan C. și, eventual, de multe alte variații.
dar singurul lucru mai rău decât să nu schimbi un plan strategic ca răspuns la schimbarea circumstanțelor, este să faci schimbări greșite. De aceea, Analiza strategică eficientă a datelor organizaționale și capacitatea de a dezvolta recomandările corecte cu o perspectivă asupra implicațiilor, dependențelor și limitărilor sunt atât de esențiale. Construirea scenariului poate fi diferența dintre succesul și eșecul întregii întreprinderi.
provocările analizei scenariilor
există două categorii principale de provocări pe care organizațiile trebuie să le depășească pentru a implementa tipul de construire a scenariilor care le va permite să reușească. Aceste categorii sunt:
- disponibilitatea, completitudinea și acuratețea datelor care conduc analiza what-if
- instrumentele de analiză a scenariilor what-if utilizate pentru a efectua analizele și a dezvolta scenarii alternative
să luăm în considerare fiecare dintre acestea la rândul său.
provocări de date
procesul de planificare a scenariilor se bazează pe capacitatea de a evalua datele organizaționale și de a dezvolta mai multe scenarii în sprijinul procesului de planificare strategică a scenariilor. Liderii trebuie să fie capabili să evalueze scenarii alternative, să echilibreze prioritățile conflictuale și să înțeleagă compromisurile implicate cu fiecare alegere. Și trebuie să poată face acest lucru cu încredere că scenariile pe care le revizuiesc sunt corecte și complete.
în multe organizații, planificarea scenariilor pur și simplu nu poate fi realizată din cauza provocărilor cu datele organizaționale, care sunt combustibilul pentru procesul de analiză. Datele sunt adesea stocate în diferite sisteme care nu au integrare între ele. Formatele de date sunt adesea inconsistente între ele, ceea ce face imposibilă construirea scenariilor pentru comparații what-if. În multe domenii ale afacerii există lacune în ceea ce privește completitudinea datelor și întrebări semnificative cu privire la integritatea datelor care există. În plus, munca fiind livrată prin realitatea tri-modală, diferite abordări de lucru generează adesea seturi de date diferite care nu pot fi ușor combinate și comparate.
toată lumea este familiarizată cu expresia ‘gunoi înăuntru, gunoi afară’ dintr-un motiv. Dacă datele organizaționale nu sunt integrate, consecvente și de înaltă calitate, atunci planificarea eficientă a scenariilor strategice nu este posibilă.
provocări instrument
să începem cu evident. Excel nu este un instrument de planificare strategică. Microsoft Excel poate avea o funcție de analiză what-if, dar asta nu înseamnă că ar trebui să o utilizați pentru a determina soarta investițiilor dvs. organizaționale. Cu toate acestea, exact asta fac multe organizații. Acestea compun provocările de date descrise mai sus copiind și lipind datele respective în foi de calcul și apoi manipulându-le manual cu formule sau folosind un șablon de planificare a scenariilor descărcabil.
dar provocările legate de instrumente nu sunt pur și simplu un caz de a se baza pe foi de calcul manuale. Proiectele de planificare a scenariilor sunt multidimensionale – nu puteți efectua pur și simplu o analiză a scenariilor și vă așteptați să luați deciziile corecte. În schimb, sunt necesare mai multe scenarii, dezvoltând perspective multiple pentru fiecare dintre scenariile luate în considerare. Numai atunci se poate dezvolta o imagine completă a avantajelor și limitărilor fiecărui curs posibil de acțiune.
multe organizații nu au instrumentele necesare pentru a face acest lucru. Acestea au un instrument care acceptă gestionarea resurselor și permite luarea în considerare a diferitelor scenarii viitoare pentru alocarea resurselor. Sau au instrumente de analiză financiară care permit compararea diferitelor modele de finanțare. Dar nu au tot ce au nevoie (vom analiza diferitele tipuri de analize mai târziu în ghid). Mai mult, instrumentele de analiză pe care le au adesea nu sunt integrate între ele sau cu platforma strategică de gestionare a portofoliului, ceea ce face analiza cuprinzătoare și mai dificilă.
impactul provocărilor
combinația de provocări de date și instrumente lasă organizațiile cu o incapacitate completă de a dezvolta scenarii eficiente și de a alege între ele cu orice grad de încredere. Personalul sfârșesc prin a sta târziu pentru a crunch numere nesigure în instrumente nepotrivite pentru a încerca și de a dezvolta opțiuni care sunt întotdeauna va fi nesatisfăcătoare.
și chiar dacă există în cele din urmă un scenariu de care organizația este oarecum încrezătoare, procesul de a ajunge la acel punct nu este scalabil sau repetabil. Mediul în care operează organizațiile este în continuă evoluție, ceea ce înseamnă că analiza cuprinzătoare a scenariilor trebuie să se întâmple cel puțin trimestrial. Și trebuie să existe capacitatea de a rula rapid și ușor o analiză ad-hoc ori de câte ori apare un eveniment semnificativ care are potențialul de a determina ajustări ale investițiilor de portofoliu.
tipuri de analiză a scenariilor what-if
ce fel de analiză trebuie să ia în considerare organizațiile? Și ce forme sunt potrivite pentru ce situații? În această secțiune vom identifica și explora unele dintre cele mai comune forme de tehnici de analiză care susțin analiza scenariilor strategice. Dar amintiți-vă, analiza și modelarea eficientă what-if necesită luarea în considerare a mai multor dimensiuni pentru fiecare scenariu. O îmbunătățire a unui element poate duce la o agravare a altui element. O schimbare determinată de o analiză poate încălca o constrângere într-un alt element al afacerii.
prin urmare, este esențial să se asigure că sunt derulate cât mai multe scenarii diferite și relevante și că rezultatele analizelor respective sunt luate în considerare în întregime. Aceasta necesită, desigur, suita de instrumente potrivită pentru a susține acest lucru. Am discutat deja despre provocările legate de asta, iar mai târziu vom analiza cea mai potrivită abordare, dar pentru moment să ne concentrăm pe următoarele forme de analiză.
- prioritizarea portofoliului
- optimizarea costurilor / valorii și analiza sensibilității
- planificarea și utilizarea capacității resurselor
- optimizarea foii de parcurs pe termen scurt și multianual
- planificarea capitalului pe termen scurt și multianual
- suficiența / optimizarea beneficiilor
- modelarea scenariilor ad-hoc
prioritizarea portofoliului
ce este?
prioritizarea portofoliului este procesul de determinare a activelor în care să investească, în ce ordine. Trebuie să ia în considerare modul în care aceste investiții se aliniază priorităților strategice pentru a se asigura că resursele sunt concentrate pe elemente de lucru care vor aduce cel mai mare beneficiu afacerii. În timp ce modificările aduse priorităților sunt potențial perturbatoare, deoarece pot implica trecerea de la locul de muncă care este deja în curs de desfășurare, este vital să se asigure că munca depusă este întotdeauna aliniată în mod optim la nevoile în continuă evoluție ale afacerii.
unde se aplică?
prioritizarea portofoliului ar trebui să fie o considerație pentru toate portofoliile, dar în special pentru cele care sunt direct aliniate cu munca pentru a sprijini obiectivele și obiectivele actuale ale organizației – portofoliul strategic, programele, proiectele, produsele și așa mai departe.
cine îl folosește?
prioritizarea portofoliului este esențială pentru toți proprietarii de portofoliu și liderii executivi.
optimizarea costurilor / valorii și analiza sensibilității
ce este?
optimizarea Cost / valoare este preocupată de asigurarea rentabilității investiției (ROI) pentru toate investițiile organizaționale cât mai mari. Aceasta este în primul rând o măsură financiară (vom lua în considerare alte beneficii mai târziu în această secțiune) și ne ajută să ne asigurăm că fondurile disponibile pentru investiții sunt distribuite între aceste investiții într-un mod care optimizează performanța financiară.
analiza sensibilității este o parte importantă a acestui proces. Acesta ia în considerare gradul în care randamentul investițiilor răspunde la o schimbare a investiției respective.
- este mai multă valoare câștigată și / sau valoarea este atinsă mai devreme dacă investiția este mărită?
- dacă da, unde este punctul de diminuare a randamentelor?
- este valoarea mai mare mai bună decât redirecționarea acestor fonduri către o investiție diferită?
- ce investiții pot fi reduse cu un impact minim sau fără impact asupra rentabilității?
unde se aplică?
optimizarea costurilor / valorii și analiza sensibilității este un aspect important pentru fiecare portofoliu și trebuie să fie o piatră de temelie a fiecărei revizuiri a portofoliului pentru a lua în considerare opțiunile și impactul oricăror ajustări ale alocării fondurilor.
cine îl folosește?
deși aceasta este o analiză orientată financiar, nu este importantă doar pentru funcția financiară. Este, de asemenea, o considerație critică pentru proprietarii de portofolii pentru a se asigura că investițiile lor generează cea mai bună rentabilitate și pentru proprietarii de beneficii din același motiv.
planificarea și utilizarea capacității resurselor
ce este?
planificarea și utilizarea capacității resurselor se concentrează în primul rând pe oameni. Managementul resurselor este un element separat și critic al managementului strategic al portofoliului și are propriul ghid. Cu toate acestea, în domeniul analizei scenariilor, se ia în considerare optimizarea modului în care sunt utilizate resursele existente – procentul de timp alocat; utilizarea diferitelor seturi de abilități, niveluri de experiență, funcții de locuri de muncă; etc.
considerațiile din acest scenariu special includ, de asemenea, ușurința cu care se pot face ajustări ale resurselor.
- unde sunt blocajele viitoare și cât de ușor pot fi atenuate?
- unde există în prezent capacitatea excesivă, va persista și, dacă da, cum pot fi recalificați sau repoziționați acei indivizi?
- care sunt strategiile potrivite pentru schimbarea resurselor-angajare, instruire, externalizare sau contractare?
unde se aplică?
toate portofoliile folosesc resurse pentru a executa lucrările în care se investesc, dar acesta este un aspect deosebit de important pentru portofoliile în care alocările de resurse sunt mai fluide – programe, proiecte etc. Este, de asemenea, un domeniu extrem de important de înțeles ori de câte ori rezultatele altor analize indică faptul că sunt necesare ajustări substanțiale.
cine îl folosește?
software-ul de gestionare a resurselor este cel mai util pentru unul dintre cele mai mari grupuri de părți interesate. În plus față de proprietarii de portofolii, este necesar de către proprietarii de resurse, astfel încât să poată echilibra nevoile propriei lor lucrări cu alocarea acestor investiții. Este esențial pentru proprietarii de articole de lucru individuale din fiecare portofoliu, deoarece are impact asupra modului în care pot planifica și livra acea lucrare (indiferent de structură și abordare a muncii). Și este esențial pentru funcțiile de resurse umane, leadership și dezvoltare și achiziții, astfel încât să poată planifica orice schimbări de resurse necesare. În cele din urmă, finanțele trebuie implicate pentru a înțelege implicațiile financiare ale oricăror ajustări ale resurselor.
optimizarea foii de parcurs pe termen scurt și multianual
ce este?
Roadmapping este un alt imperativ strategic care este esențial pentru succesul organizațional și care are propriul său ghid. În contextul analizei scenariilor, acesta este elementul pe etape, ajutând organizația să înțeleagă modul în care modificările aduse strategiei corporative actuale au impact asupra planurilor pe termen scurt și lung. Optimizarea acestui domeniu necesită luarea în considerare a dependențelor dintre investiții, impactul în aval al modificărilor domeniului de aplicare, programului sau abordării investițiilor curente și așa mai departe. Roadmapping instrumente ajuta pentru a realiza acest lucru.
foile de parcurs au devenit un instrument important de management strategic în ultimii ani și trebuie integrate în întreaga abordare de management strategic al portofoliului organizației. Ca urmare, acestea trebuie să fie, de asemenea, una dintre analizele care se efectuează ca parte a planificării scenariilor pentru a se asigura că organizația nu își ipotecează viitorul pentru a îmbunătăți performanța astăzi.
unde se aplică?
dacă o organizație are o foaie de parcurs pentru un portofoliu sau o zonă de afaceri (și aceste foi de parcurs ar trebui să fie în vigoare pentru fiecare portofoliu, zonă de afaceri, departament etc.), apoi analiza de optimizare trebuie efectuată pe acea foaie de parcurs.
cine îl folosește?
optimizarea foii de parcurs pe termen scurt și multianual este în primul rând o considerație pentru proprietarii acestor foi de parcurs, astfel încât orice impact asupra planurilor viitoare să fie înțeles și ajustat.
planificarea capitalului pe termen scurt și multianual
ce este?
planificarea capitalului pe termen scurt și multianual este echivalentul financiar al optimizării foii de parcurs pe care tocmai am analizat-o. Acesta ia în considerare implicațiile financiare pe termen scurt și lung ale ajustărilor care se fac astăzi. Aceasta include întrebări fundamentale, cum ar fi posibilitatea investițiilor viitoare, dar și amestecul planificat de capital și cheltuieli operaționale, implicații pentru fluxul de numerar și așa mai departe.
cu atât de multă planificare a investițiilor bazată pe capacitatea financiară și capacitatea organizației, aceasta este o analiză esențială pentru a finaliza și a obține dreptate. Erorile sau lacunele din această analiză pot duce la incapacitatea organizației de a livra în viitor și pot pune în pericol însăși existența organizației. De aceea, este esențial ca software-ul de planificare a capitalului unei organizații să se integreze cu diverse seturi de date și să efectueze analiza scenariilor what-if.
unde se aplică?
la fel ca și hărțile rutiere, această analiză ar trebui efectuată pentru fiecare portofoliu care face obiectul revizuirii și ajustării.
cine îl folosește?
departamentele financiare sunt principalii consumatori ai rezultatelor acestei analize, dar interpretarea lor a rezultatelor și recomandările pe care le fac ca urmare a acestei interpretări sunt esențiale pentru fiecare parte interesată din fiecare portofoliu.
realizarea / optimizarea beneficiilor
ce este?
mai devreme în această secțiune am analizat optimizarea costurilor / valorii, dar beneficiile și rezultatele nu sunt limitate doar la măsuri financiare. Investițiile generează, de asemenea, beneficii în ceea ce privește cota de piață, satisfacția clienților și angajaților, reducerea riscurilor, îmbunătățirea reputației și așa mai departe. Toate aceste beneficii sunt afectate atunci când apar modificări în cadrul unui portofoliu și toate trebuie considerate ca parte a analizei scenariilor.
analiza trebuie să ia în considerare nu numai dacă mediul în schimbare sau ajustările propuse ale portofoliilor de investiții au un impact asupra beneficiilor, ci și dacă schimbarea priorităților întreprinderii determină ca categoriile de beneficii individuale să devină mai mult sau mai puțin relevante. În plus, organizațiile trebuie să facă mai mult decât să se asigure că obiectivele de beneficii sunt îndeplinite, trebuie să se asigure că beneficiile sunt optimizate – că se obține cel mai bun randament posibil pentru investiția care se face. Software-ul de realizare a beneficiilor care oferă planificarea scenariilor ce se întâmplă dacă este vital pentru gestionarea strategică a portofoliului.
unde se aplică?
fiecare portofoliu este de așteptat să ofere beneficii organizației, astfel încât această analiză trebuie aplicată în orice situație. Adesea, variațiile de execuție care indică beneficiile așteptate pot să nu mai fie realizabile, sunt un prompt pentru ciclurile de analiză ad hoc, dar această analiză este un element esențial pentru toate recenziile.
cine îl folosește?
există mai multe părți interesate în această analiză. Liderii și proprietarii de portofolii folosesc informațiile ca unul dintre elementele principale în luarea deciziilor cu privire la orice ajustare a portofoliului; proprietarii de muncă consumă rezultatele pentru a înțelege modul în care evoluează rezultatele și rezultatele așteptate; iar reprezentanții clienților trebuie să înțeleagă modul în care responsabilitatea lor pentru rezultatele afacerii este afectată.
modelare Ad-hoc
ce este?
uneori, scenariile viitoare sunt determinate de o anumită investiție, inițiativă sau circumstanță. Poate exista o oportunitate neașteptată într-un segment de piață, o defecțiune majoră a sistemelor care afectează un element al operațiunilor etc. Aceste scenarii necesită un răspuns, dar necesită răspunsul corect. Aici intervine modelarea ad-hoc.
aceasta este luarea în considerare a unei ajustări specifice – anularea unei inițiative, adăugarea unei noi investiții, întârzierea sau accelerarea unei lucrări și așa mai departe. Acest tip de analiză trebuie făcut în continuare împreună cu celelalte elemente ale analizei scenariilor, dar aceste analize ad-hoc oferă echipei de scenarii un context specific ciclului de analiză din care fac parte.
unde se aplică?
după cum sugerează și numele, modelarea ad-hoc este aplicată oriunde este necesară pe o bază unică.
cine îl folosește?
părțile interesate din zona de investiții sau de afaceri direct afectate vor fi utilizatorii principali, dar în funcție de impact și de ajustările potențiale, poate exista un set mult mai larg de părți interesate organizaționale în analizele ad hoc.
planificarea scenariilor multidimensionale
am menționat în mai multe rânduri faptul că planificarea scenariilor este multidimensională, iar acum vrem să explorăm acest aspect mai detaliat. Atunci când este necesar sau de dorit să se facă ajustări la un portofoliu de întreprinderi, aceste modificări trebuie făcute cu cea mai completă înțelegere posibilă. Nu este suficient să știi cum să îmbunătățești beneficiile sau cum să îmbunătățești utilizarea resurselor. Ce se întâmplă dacă scenariile trebuie să permită factorilor de decizie să ia în considerare și să răspundă la întrebări precum:
- care este costul în alte domenii (finanțare, planuri pe termen lung, capacitate de resurse etc.) din alegerea optimă a beneficiilor?
- ce opțiuni de compromis sunt disponibile pentru a echilibra impactul asupra tuturor domeniilor?
- unde sunt pragurile în care performanța devine marginală / încetează să se îmbunătățească / atinge un nivel neviabil?
- care sunt diferențele, acum și în viitor, între cele mai preferate Opțiuni?
fără acest nivel de înțelegere este imposibil să se ia decizii cu încrederea că se fac cele mai bune alegeri posibile. Acest lucru riscă necesitatea de a inversa deciziile în timpul următorului ciclu de revizuire, ceea ce ar putea compromite capacitatea generală de a oferi rezultate.
desigur, atingerea acestui nivel de analiză are nevoie de instrumentele potrivite de planificare a scenariilor pentru a vă ajuta. Am atins acest lucru în secțiunea provocări de mai sus, dar să o explorăm acum mai detaliat.
managementul investițiilor în evoluție
multe organizații și-au dezvoltat abordarea față de planificarea strategică în ultimii ani. Planificarea anuală a dat loc planificării trimestriale, care la rândul său evoluează într-o planificare continuă, adaptivă. De aceea, planificarea scenariilor a devenit atât de importantă în lumea incertă de astăzi. Dar pur și simplu accelerarea frecvenței ciclurilor de planificare și revizuire nu este suficientă.
pentru a crea un mediu în care toate datele necesare pentru a conduce o analiză eficientă what-if pot fi create, menținute și gestionate într-un mod consecvent, organizațiile trebuie să schimbe modul în care planifică prin crearea propriilor scenarii. Abordarea lor de gestionare a investițiilor trebuie să evolueze de la utilizarea proiectelor ca vehicul principal de livrare a muncii la o abordare care cuprinde managementul investițiilor la nivel de program și produs. Acest lucru permite ridicarea deciziilor de finanțare și de guvernanță la un nivel mai strategic și asigură că toată planificarea și punerea în aplicare rămân un exercițiu de sus în jos, contribuind la menținerea alinierii între priorități, rezultate și beneficii.
mai mult, organizațiile ar trebui să caute să evolueze dincolo de programe și produse, îmbrățișând metode emergente precum planificarea și livrarea bazată pe capacități. Prin legarea directă a ceea ce face o organizație de ceea ce are nevoie, întregul proces de Planificare, management și analiză devine mai eficient și mai eficient – și, prin urmare, mai probabil să reușească.
software Strategic de planificare a scenariilor
ați văzut până acum că instrumentele capabile de planificare a scenariilor sunt o parte integrantă a managementului strategic al portofoliului. Gândirea strategică trebuie să fie gestionată de la vârful organizației în jos, oferind o perspectivă semnificativă și un sprijin practic al deciziilor prin toate tipurile de investiții, toate structurile de lucru și în întreaga realitate tri-modală. Planificarea scenariilor nu poate fi separată de alte imperative strategice și, de fapt, susține capacitatea de a îndeplini multe dintre aceste imperative.
cu toate acestea, acest nivel de analiză și înțelegere se bazează pe date exacte, complete și în timp util. Și asta înseamnă că trebuie să existe și integrare cu managementul de proiect adaptiv-aspectele axate pe execuție ale managementului portofoliului. Cu excepția cazului în care există o capacitate de a capta și de a gestiona date din primele linii, atunci nu există capacitatea de a efectua o analiză semnificativă. Și aceste date trebuie să provină din toate primele linii-proiecte, programe, produse, capabilități etc. Acesta trebuie să includă fiecare dintre realitățile tri-modale și trebuie să aibă o bază comună pentru compararea datelor între tipurile de active și metodele de lucru.
în cele din urmă, analiza trebuie să acopere fiecare dintre tipurile comune pe care le-am discutat aici. Dacă instrumentele dvs. sunt axate doar pe gestionarea resurselor sau doar pe analiza financiară, atunci luați decizii cu informații incomplete și cel puțin unele dintre aceste decizii se vor dovedi greșite. La UMT360 suntem mândri că software-ul nostru strategic de gestionare a portofoliului include funcționalitate de planificare a scenariilor care poate oferi toate acestea.
în rezumat
organizațiile nu pot optimiza performanța decât dacă sunt capabile să se asigure că obțin cel mai bun randament posibil pentru fiecare investiție fără a compromite alte domenii ale afacerii lor – astăzi și în viitor. Asta face ca planificarea scenariilor strategice, ce-ar fi dacă analiza sau orice nume alegeți să utilizați, să fie atât de importantă.
dar este doar unul dintre imperativele din cadrul unei abordări complete de gestionare a portofoliului strategic pentru a oferi succes în mod consecvent și de sus în jos. Performanța durabilă necesită un angajament față de toate aceste imperative.