un profesionist de proiect de astăzi trăiește într-o lume din ce în ce mai virtuală, rezultând necesitatea de a conduce proiecte virtuale. Dinamica unei echipe la distanță cere managerilor de proiect să comunice diferit cu echipele lor. În această lucrare, prezentăm situația actuală și împărtășim cele mai bune practici și strategii practice. Acestea vor ajuta un lider de proiect să elimine barierele culturale, de timp și lingvistice și să elimine distanța dintre echipele virtuale, atât echipele din cadrul unei organizații, cât și cele care includ freelanceri și parteneri din diferite organizații.
cuvinte cheie: echipe virtuale, leadership virtual
introducere
echipele de proiect virtuale sunt cele în care cel puțin un membru al echipei este îndepărtat de ceilalți. Datorită unei combinații de globalizare, externalizare, utilizarea celor mai talentați oameni oriunde s-ar afla, lucru flexibil și multe altele, proiectele virtuale sunt în creștere. Managerul de proiect de astăzi trebuie să poată livra proiecte virtual, iar această lucrare își propune să-i ajute să facă acest lucru.
sondajul
mai întâi luăm în considerare rezultatele sondajului Dr.Penny Pullan asupra profesioniștilor din întreaga lume, obținând o perspectivă mai profundă asupra a ceea ce face ca lucrul virtual să fie o provocare pentru mulți astăzi. Apoi, pe baza rezultatelor, prezentăm sugestiile noastre combinate pentru cele mai bune practici și strategii practice pe care liderul de proiect de astăzi le poate aplica pentru ca proiectele lor virtuale să funcționeze.
deci, să ne scufundăm. Penny a organizat un webinar despre leadership virtual cu 205 profesioniști de proiect în iulie 2015 (Pullan, 2015) și a obținut răspunsuri la întrebările sale inițiale pe această temă. Apoi a deschis un sondaj care a pus întrebări mai detaliate, care s-a desfășurat din iulie 2015 până în februarie 2016, cu 168 de participanți. Acestea provin din 24 de țări, predominant Regatul Unit cu 66%, unde se află Penny. Alte țări reprezentate au inclus Statele Unite (10%), urmate de Belgia, Italia, Germania, Australia, Elveția și Finlanda, toate în jur de 2%. Majoritatea participanților lucrează pentru companii multinaționale (60%), mulți pentru organizații mari cu peste 250 de angajați (46%), deși au răspuns și persoane care provin din microîntreprinderi cu zece sau mai puțini angajați (18%). Puțin peste jumătate au fost membri ai echipelor virtuale și puțin sub jumătate au condus lucrul virtual.
participanților li s-a cerut să marcheze toate provocările muncii virtuale pe care le-au găsit aplicate situației lor și să comenteze ceea ce le-a fost dificil personal atunci când lucrau virtual. „Implicarea participanților la distanță” s-a remarcat drept principala provocare, bifată de 76% dintre participanții la sondaj.
următorul pe listă ca provocări au fost un grup de comentarii, toate evaluate în mod similar:
- lipsesc dinamica și nuanțele conversației (58%)
- lucrul în fusuri orare(56%)
- lucrând în diferite culturi (56%)
- construirea încrederii (55%)
acestea sunt aspecte cheie pentru liderii de proiect, în special atunci când se ocupă de detaliile minuscule ale proiectelor.
următoarea grupare a inclus:
- monitorizarea lucrărilor efectuate (47%)
- înțelegerea diferită a aceluiași termen sau cuvânt (44%)
- detectarea și tratarea conflictelor (42%)
- eu nu ajung să-și petreacă mult timp cu oameni de la distanță și așa că nu le cunosc, precum și membrii echipei locale(42%)
- lucrul în diferite limbi (41%)
- utilizarea tehnologiei (41%)
sondajul a întrebat apoi care au fost lucrurile care au făcut ca echipele virtuale să lucreze împreună mai productiv. Răspunsurile au fost în formă liberă și cel mai popular răspuns de departe a fost întâlnirea față în față, fie o dată la începutul proiectului, o dată pe an, fie mai regulat. Alte sugestii comune incluse:
- comunicări regulate, clare, fără lacune îndelungate între
- roluri și responsabilități clare
- utilizarea agendelor întâlnirilor
- fiind clar despre modul în care echipa va lucra împreună în Întâlniri și, în general,
- viziune comună, rezultate și simț al scopului
- o cultură deschisă a echipei, cu fiecare persoană ascultată pentru a și posibilitatea de a cere ajutor de la ceilalți
- timp pentru a ajunge să se cunoască reciproc și de a construi raport și încredere
- înțelegerea perspectivelor fiecărui membru al echipei și modul în care acestea preferă să lucreze
- tehnologia ar trebui să fie ușor de utilizat și până la provocarea
- utilizarea video peste audio singur
- utilizarea pe scară largă a tehnologiei de partajare a ecranului
- utilizarea unui depozit comun pe care toată lumea îl poate accesa cu ușurință
interesant, în timp ce unii oameni preferau să folosească telefonul, alții preferau să folosească mesageria instantanee. Poate că acești oameni erau din generații diferite? În afară de acest punct, feedback-ul a fost foarte consistent.
strategii pentru succes
după cum am văzut, echipele de succes sunt cele în care membrii sunt angajați și colaborează și au încredere unul în celălalt, lucrând împreună eficient pentru a atinge viziunea și rezultatele echipei lor. Echipele virtuale permit organizațiilor să folosească cei mai buni oameni, cu abilitățile și talentele adecvate, oriunde s-ar afla în lume. Multe echipe virtuale includ angajați ai companiilor partenere externalizate și Freelanceri (EFIP, 2013) (FUED, 2014). Cu toate acestea, construirea încrederii și dezvoltarea colaborării de la distanță și dincolo de granițele culturii, limbii, organizării, fusurilor orare și generațiilor poate fi o provocare!
cu siguranță, tehnologia noastră din secolul 21 poate ajuta. e-mailul, mesageria instantanee, conferința telefonică și video, capacitatea de a partaja ecrane între ele și software-ul de colaborare care acceptă comunicarea și oferă depozite de informații sunt foarte utile. Cu toate acestea, chiar și cu toată această tehnologie, comunicarea este dificilă în comparație cu o echipă eficientă față în față, care se poate prinde unul cu celălalt mergând la birourile celuilalt. Prea des, feedback-ul colegilor este lent și comunicarea este dificilă. Fără feedback-ul instant al limbajului corpului, oamenii sunt mai predispuși să interpreteze greșit informațiile, ceea ce poate duce la neînțelegeri într-un mediu virtual.
să explorăm câteva bune practici care îi vor ajuta pe managerii de proiect să devină lideri virtuali eficienți.
rulați întâlniri virtuale eficiente de la început
întâlnirile echipei virtuale sunt nucleul marilor echipe virtuale, iar întâlnirile slabe afectează cu adevărat productivitatea. În cadrul sondajului, provocarea cheie pentru managerii de proiect a fost implicarea participanților la distanță. Contactul regulat între colegii de la distanță îi va ajuta să se simtă parte a echipei, dar întâlnirile eficiente și antrenante au nevoie de mai mult.
modalitățile clare de lucru convenite la începutul reuniunii vor ajuta pe toată lumea să știe cum să lucreze împreună în mod eficient. De obicei, acestea includ declararea numelui dvs. atunci când contribuiți și asigurarea faptului că oamenii mută dacă se află într-un mediu zgomotos, astfel încât toți participanții să poată auzi bine.
o altă strategie utilă pentru întâlnirile virtuale este sondajul oamenilor. Sondarea înseamnă a cere participanților la rândul lor comentariile lor. Penny face acest lucru de câteva ori în apelurile sale de conferință de o oră, adesea la aproximativ douăzeci de minute și patruzeci de minute în apel. Vă ajută cu adevărat să vă informați propriii participanți la începutul întâlnirii virtuale că veți face acest lucru, deoarece atunci oamenii sunt mult mai puțin susceptibili să verifice mental și să facă alte lucruri.
încetiniți pentru a accelera
deși este tentant să alergați înainte, încetinirea oferă managerilor de proiect timp pentru a înțelege ce este necesar, ce face ca fiecare membru al echipei să bifeze, cum funcționează lucrurile și ce poate ajuta echipa să funcționeze fără probleme. Este foarte util să luați timp în față pentru a construi o cartă de echipă ca grup și să fiți de acord cu modul în care echipa va funcționa împreună, evitând astfel multe capcane înainte. O viziune și obiective comune, cu obiective comune și un scop puternic, vor ajuta membrii echipei să-și găsească locul și să lucreze împreună cu colegii lor virtuali.
încetinind astfel în față într-un mediu virtual, liderul echipei a pus bazele pentru ca echipa să treacă în cele din urmă la o livrare mai eficientă și mai rapidă a proiectului.
comunicați pentru a vă angaja echipa
managerii de Proiect sunt deja familiarizați cu utilizarea planurilor de comunicare pentru părțile interesate în proiectele lor. Este logic să aveți la fel de multă grijă în planificarea comunicațiilor în cadrul echipelor lor virtuale. Pe baza nevoilor și preferințelor individuale ale fiecărui membru al echipei, acest plan ar trebui să ia în considerare și modul în care membrii echipei interacționează pe parcursul proiectului. Ar trebui să acopere și tehnologia, atât pentru întâlniri virtuale, cât și pentru instrumente de colaborare pentru schimbul de informații și stocarea documentelor. Asigurați-vă că tehnologia îndeplinește cerințele echipei și este ușor de utilizat. Opțiunile utile includ posibilitatea de a face înregistrări, astfel încât oamenii să poată ajunge din urmă dacă ratează întâlnirile. Nu uitați să obțineți contribuții de la echipa dvs. și să vă actualizați planul pe măsură ce proiectul dvs. se dezvoltă.
în cadrul activității dvs. virtuale, vă ajută să utilizați mai multe strategii pentru a implica oamenii. Utilizați povești, imagini și imagini ale fețelor membrilor echipei pentru a ajuta oamenii să rămână implicați.
construiți conexiuni individuale cu echipa dvs.
o parte din comunicările dvs. cu echipa dvs. vor include interacțiunea unu-la-unu cu membrii echipei. Faceți timp pentru a asculta preocupările oamenilor și a-i ajuta să depășească problemele cu care se confruntă. Acest lucru îi va ajuta pe oameni să se angajeze în proiectul dvs. și să-l prioritizeze printre numeroasele sarcini pe care trebuie să le îndeplinească. Ajută la construirea încrederii, în ambele sensuri! Uneori, o notă personală, cum ar fi o carte scrisă de mână pentru a spune „Mulțumesc” poate fi foarte puternică pentru a face oamenii să se simtă apreciați și să facă parte din echipa ta.
utilizați videoclipul
o provocare cheie pentru oamenii din sondajul lui Penny a fost „lipsa dinamicii și a nuanțelor conversației.”O modalitate de a implica oamenii și de a câștiga cât mai mult din limbajul corpului și nuanțele conversației este să folosiți întâlniri față în față ori de câte ori este posibil. Acestea nu trebuie să fie colocate, dar pot fi realizate prin video. Acest lucru îi ajută pe oameni să vadă ce vrei să spui și te ajută să ridici cât mai mult din comunicare.
țineți ochii și urechile deschise pentru CONFLICT
conflictul pare a fi mai probabil în echipele virtuale decât echipele colocate, adesea datorită unui amestec multicultural mai larg și a separării geografice (Lui și colab., 2008) (Mortensen & Hinds, 2001). În echipele colocate, este mai ușor să vezi un conflict în curs de dezvoltare și să ai o discuție cu persoanele implicate pentru a rezolva problemele. Într-o echipă îndepărtată, cu excepția cazului în care managerul de proiect este atent la conflict, este probabil să crească neobservat și să provoace probleme! Deși poate fi tentant să ignori conflictul și să pretinzi că nu se întâmplă, conflictul virtual are nevoie de o atenție promptă, fără de care va scăpa de sub control.
știți ce doriți atunci când recrutați membri ai echipei virtuale atât în cadrul, cât și în afara organizației dvs.
managerii de proiect virtuali pot recruta membri ai echipei din întreaga lume, aducând atât persoane din afară, cât și resurse interne. Pentru a putea selecta persoana potrivită pentru ROL, managerii de proiect sau colegii lor de resurse umane trebuie să aibă o bună înțelegere a cunoștințelor, experienței și caracteristicilor personale necesare echipei lor, precum și a abilităților specifice necesare. Aveți grijă la persoanele care vor putea comunica bine între culturi și vor fi flexibile pentru a lucra în zonele orare dacă aveți nevoie de acest lucru. Poate fi o idee bună să aveți și unele rezerve disponibile, pentru a acoperi riscurile viitoare.
nu uitați să vă dezvoltați membrii echipei
pentru proiecte de succes, este logic să vă ajutați membrii echipei să își dezvolte abilitățile atât pentru viitor, cât și pentru propriul proiect. Cunoaște-le abilitățile actuale și potențialul și caută să-i ajute să-și realizeze și să-și aplice talentele.
în rezumat
în această lucrare, ați auzit punctele de vedere ale unui număr mare de manageri de proiect și ideile noastre de strategii practice pentru dos și interdicții de echipe virtuale. Vă dorim tot ce este mai bun în viitor, care va conține un număr tot mai mare de echipe virtuale. Sperăm că veți putea pune în practică ideile noastre pentru a vă ajuta să câștigați oamenii potriviți în echipele dvs. virtuale și să lucrați eficient împreună.
despre autori
Penny Pullan, PhD, PMP, director al Making Projects Work Ltd, ajută oamenii din toate industriile care se luptă cu proiecte dificile (cerințe riscante, ambigue, echipe virtuale și părți interesate dezangajate). Cartea lui Penny despre leadership virtual apare anul acesta. Alte cărți se concentrează pe facilitarea riscului, a analizei de afaceri și a conducerii. Sesiunile sale de Congres sunt provocatoare și distractive și speră că un pic din asta vine la cititorii acestei lucrări.
Evi Prokopi, MA, este evaluator certificat la locul de muncă, este specializat în managementul resurselor umane de proiect pentru companiile Fortune 100 și lucrează ca consultant în managementul programelor pentru Palo Alto Networks, evaluator de diplome de management de proiect pentru Paradigma Solutions și formator de management de proiect pentru Lloyd ‘ s Register. Călătorește mult și lucrează cu oameni de pe aproape toate continentele, făcându-i un expert multicultural.
CONECTEAZĂ-TE CU NOI!
 |
Penny Pullan Evi Prokopi |
| |  @ pennypullan |
| |
realizarea proiectelor |
| |
Penelope Pullan Evi Prokopi |
Forumul European al profesioniștilor independenți (EFIP). (2013). Activitatea viitoare: creșterea profesioniștilor independenți din Europa (Ipros). Adus de la http://wp.efip.org/wp-content/uploads/2014/03/Future_Working_Full_Report.pdf
Uniunea Freelancerilor & Elance-Desk. (2014). Un sondaj național al noii forțe de muncă și freelancing în America. Adus de la http://fu-web-storage-prod.s3.amazonaws.com/content/filer_public/c2/06/c2065a8a-7f00-46db-915a-2122965df7d9/fu_freelancinginamericareport_v3-rgb.pdf
Liu, Y., Luo, M., & Wei, X. (2008). Efectele diversității culturale, ale conflictelor și ale gestionării conflictelor asupra performanței în echipele virtuale globale. A 4-a Conferință Internațională IEEE privind comunicațiile Wireless, rețelele și computerele Mobile, Dalian, China.
Mortensen, M., & Hinds, P. (2001). Conflict și identitate comună în echipe distribuite geografic. Jurnalul Internațional de gestionare a conflictelor, 12(3), 212-238.
Institutul De Management De Proiect. (2013). Un ghid pentru corpul de management al proiectului de cunoștințe (PMBOK ghid de 7) – ediția a cincea. Newtown Square, PA: autor.
Pullan, P. (2015). Conducerea lucrărilor de proiect virtual. Adus de la https://www.apm.org.uk/news/webinar-recording-penny-pullan-talks-through-leading-virtual-projects Princes Risborough, Bucks, Anglia: Asociația pentru managementul proiectelor.
Pullan, P (2016) Leadership Virtual: strategii practice pentru a obține cele mai bune rezultate din munca virtuală și echipele virtuale. Londra: Pagina Kogan