mutarea birouri? Iată lista de verificare finală

la fel cum o familie poate depăși o casă, întreprinderile pot depăși un spațiu de birou. Cu cercetările care sugerează că afacerile se mută în medie la fiecare șapte ani, fie că este vorba de creșterea afacerii, relocarea companiei sau pur și simplu o schimbare de scenă, mutarea birourilor poate avea un impact masiv asupra angajaților dvs.

în urma unei pandemii globale, multe companii caută să-și schimbe mediul de lucru fizic pentru a îndeplini reglementările necesare de distanțare socială.

indiferent de circumstanțele organizaționale, pe măsură ce afacerea dvs. evoluează și se extinde, va veni în cele din urmă un moment în care biroul dvs. actual nu este suficient pentru a sprijini tot personalul și tehnologia de care aveți nevoie. Când se va întâmpla asta, te vei confrunta cu un rău complex, dar necesar: schimbarea. În timp ce schimbarea poate fi un lucru valoros în lumea afacerilor, este, de asemenea, ceva pe care mulți angajați și lideri de afaceri au probleme de gestionare.

am creat ghidul nostru final de relocare a Biroului pentru a vă ajuta să vă desfășurați activitatea fără probleme, să atenuați efectele adverse ale schimbării și să vă poziționați mișcarea ca o dezvoltare pozitivă și interesantă pentru afacerea și personalul dvs.

Lista de verificare pas cu pas pentru mutarea Biroului

lista noastră de verificare pas cu pas vă va ajuta să planificați și să vă pregătiți pentru mutarea dvs. de birou mare și să examinați cum să:

pasul 1. Luați în considerare nevoile dvs. de mutare la birou

înainte de a vă angaja în Marea mutare, este important să evaluați nevoile afacerii dvs. Există multe motive pentru mutarea locației biroului, dar identificarea motivelor pentru relocarea timpurie a procesului vă poate ajuta să formați un proces de mutare a Biroului mai strategic, considerat cu atenție.

mutarea locației biroului poate spori moralul personalului dvs., poate îmbunătăți productivitatea și vă poate deschide afacerea până la un nou grup de talente. Există mai multe motive pentru a muta Locația biroului, dar multe companii se mută din următoarele motive posibile:

• creșterea afacerii

pe măsură ce afacerea dvs. crește, este important să planificați extinderi în ceea ce privește mediul fizic. Relocarea vă poate ajuta să vă personalizați designul biroului într-un mod care se potrivește echipelor dvs. la nivel practic, dar se potrivește și cu etosul și valorile dvs. organizaționale. Indiferent dacă doriți să introduceți mai multe stații de lucru, un spațiu de colaborare mai deschis sau să oferiți mai multă accesibilitate sălilor de întâlnire, alegerea unui nou spațiu de birouri care să se potrivească nevoilor echipei dvs. pe termen lung este un aspect cheie pentru întreprinderile moderne care caută biroul perfect pentru creștere.

• atragerea clienților

spațiul dvs. de birou acționează ca o vitrină pentru marca dvs., deci trebuie să le spuneți clienților dvs. ce reprezentați ca organizație. Având o locație de birou care vă simțiți mândru de, și confortabil invita clientii dumneavoastra la este important. Spațiul în care locuiți ca afacere poate lăsa un impact de durată asupra celor care lucrează cu dvs. alegerea unui spațiu de birou într-o locație de invidiat ar putea ajuta afacerea dvs. să aibă mai multă gravitate și, în unele cazuri, vă poate ajuta chiar să atrageți noi afaceri.

• îmbunătățirea productivității

alegeți o locație de birou având în vedere productivitatea angajaților dvs. Bunăstarea personalului este esențială pentru productivitate și moral, deci asigurați-vă că luați în considerare echilibrul muncă/viață și sănătate și wellness ca un factor cheie pentru alegerea unei noi locații de birou. Are o sală de gimnastică în apropiere? Există o mulțime de spații verzi în apropiere? Există locuri în apropiere unde angajații pot cumpăra prânz sau gustări? Chiar și considerații mai mici, cum ar fi lumina naturală și designul în plan deschis, pot avea un impact imens asupra moralului și productivității personalului dvs. Mutarea unui birou de afaceri și mutarea într-un mediu mai modern pot îmbunătăți conectivitatea și pot motiva echipele și dezvolta implicarea angajaților.

• atragerea talentelor

în plus față de potențialul de a atrage noi afaceri, relocarea biroului dvs. vă poate ajuta să atrageți un grup mai bun de talente, pentru a vă ajuta să formați viitorii lideri ai organizației dvs. Dacă biroul dvs. de afaceri este dificil de accesat, într-o zonă nedorită sau într-o locație deosebit de rurală, poate fi mai dificil pentru candidații excelenți să-și imagineze viitorul ca parte a organizației dvs. Ca imagine a afacerii dvs., Locația biroului dvs. ar trebui aleasă ca un hub accesibil pentru următoarea generație de forță de muncă talentată, ajutându-vă să atrageți oamenii potriviți pentru a juca un rol în viitorul dvs.

pasul 2. Planificați mutarea office

un plan de mutare office bine organizat este esențial în orice strategie de transformare-indiferent dacă vă mutați la un nou sistem telefonic sau treceți la un alt birou.

asigurați-vă că urmați aceste sfaturi despre crearea unui plan de relocare a Biroului:

• creați un program pentru relocarea biroului dvs. cu termene limită pentru stabilirea noilor tehnologii și sisteme.
• analizați noua locație și asigurați-vă că îi înțelegeți capacitățile IT, facilitățile și utilitățile.
• Proiectați-vă spațiul de birou și gândiți-vă la modificările pe care ar putea fi necesar să le faceți stațiilor de lucru, infrastructurii IT și corpurilor de iluminat.
• luați în considerare modul în care mutarea dvs. de birou va afecta orice proiecte existente pe care le aveți în mișcare.

Pasul 3: identificarea costurilor și planificarea bugetului

mutarea birourilor poate fi costisitoare și poate fi, de asemenea, o schimbare majoră în ceea ce privește costurile acumulate de orice timp de nefuncționare. Este important să identificați toate costurile posibile pentru relocarea biroului dvs. înainte de a stabili un buget. În acest fel, managerul de proiect de relocare de birou poate stabili ce nivel al bugetului ar putea fi rezonabil și fezabil.

pentru a începe cercetarea costurilor și a cheltuielilor ascunse pe care le puteți întâlni, am pus împreună o listă de cheltuieli tipice în mișcare pentru examinare.

• chirie (inclusiv recenzii de chirie și TVA)
• depozite și taxe de dărăpănare
• taxe de întrerupere a contractului
• taxe Administrative/de agenție
• securitate
• îndepărtarea furnizorilor de companie/relocare
• taxe de depozitare
• asigurare
• taxe pentru Servicii
• taxe pentru renovare/design interior
• utilități
• taxe pentru conectivitate și furnizori de comunicații
• redirecționare post

descărcați lista de verificare a cheltuielilor de mutare a biroului ca un șablon la îndemână pentru punctul de pornire pentru costurile de mutare a Biroului.

pasul 4: Crearea unui proiect task lista de verificare

când vă decideți să schimbați biroul, veți avea nevoie de un plan în loc, astfel încât să nu pierdeți orice detalii esențiale în procesul de relocare.

dacă nu este tratată eficient, o mutare de birou poate provoca o serie de probleme și poate afecta în mod semnificativ linia de jos. Cu accent pe păstrarea productivității maxime și reducerea perturbărilor pentru personalul și clienții dvs., retragerea timpurie pentru a strategiza și planifica cu atenție manevra dvs. majoră de afaceri poate preveni frustrările personalului, facturile ratate și relațiile cu clienții deteriorate.

după ce ați stabilit un buget și ați anticipat costurile de mutare a biroului, va trebui să creați o listă de verificare cuprinzătoare a proiectului cu obiective și obiective clare care pot fi urmate cu ușurință de echipa și personalul proiectului. Includeți obiective măsurabile în ceea ce privește termenele și minimizarea timpilor morți și includeți acest lucru în lista dvs. de verificare a sarcinilor cuprinzătoare și fezabile.

amintiți-vă, asigurându-vă că puteți pregăti totul înainte de timp și de a face mișcare în ziua cu downtime minim și perturbarea minimă a personalului este un aspect cheie atunci când proiectul gestionarea mutare birou iminent.

Do ‘s and don’ ts pentru a include în lista de verificare:

Do:

numește office move manager

trebuie să numească o persoană care poate head-up proiectul de relocare birou. În timp ce veți avea nevoie de buy-in de la întreaga echipă, iar managerul dvs. va avea nevoie de oameni la care să delege, mutarea dvs. la birou va avea nevoie de o persoană care să poată fi responsabilă pentru bugetarea, planificarea și răspunsul la orice întrebări cu privire la mutarea dvs. la birou.

acordați suficient timp pentru procesul de planificare

procesul de planificare a mutării la birou ar trebui să înceapă cu adevărat cu aproximativ 3-6 luni înainte de termenul limită pentru mutarea la birou. Asigurați-vă că vă lăsați suficient timp pentru buget, cercetare, delegați sarcini și asigurați-vă că toată logistica dvs. este fezabilă în acel interval de timp.

Stabiliți-vă prioritățile (dar nu doar în cadrul echipei de conducere senior)

asigurați-vă că știți ce căutați cu mutarea biroului. S-ar putea să doriți să vă concentrați pur și simplu pe reducerea costurilor de închiriere, în timp ce angajații dvs. ar putea avea nevoie de o parcare mai bună sau de un mediu mai sigur atunci când pleacă noaptea târziu. Efectuarea unui sondaj cu angajații dvs. vă poate ajuta să vă simțiți mai mulți angajați implicați și implicați în proiect, deci asigurați-vă că țineți cont de nevoile lor atunci când vă adunați prioritățile.

schițează-ți criteriile bugetare

odată ce ai o idee generală despre ce ar trebui să coste totul, ar trebui să fie mai ușor să stabilești care ar trebui să fie bugetul tău general. Nu uitați să vă supraestimați întotdeauna bugetul, astfel încât să aveți puțin spațiu de manevră în cazul în care lucrurile se adaugă puțin mai mult decât ați anticipat.

creați o cronologie realistă și respectați-o

setați o cronologie rezonabilă care să prezinte clar termenele limită și să numească membrii echipei de proiect pentru sarcini specifice. Încercați să nu pierdeți termenele; cu cât reușești să bifezi mai devreme lista de verificare, cu atât va fi mai puțin stresantă ziua în mișcare (și săptămânile care o preced).

nu:

nu încercați să faceți singur mișcarea

deși poate fi tentant să economisiți costurile unei companii de mutări office sau să gestionați proiectul numai pe cont propriu, asigurați-vă că împărțiți sarcina. Nu subestimați cât de extins poate fi un proiect de mutare a Biroului. Asigurați-vă că delegați și angajați o companie de mutări de încredere pentru a vă ajuta să faceți ridicarea grea.

nu subestimați bugetul

nu vă spuneți că ați putea să tăiați colțurile cu privire la detaliile mai fine ale mutării dvs. de birou. Nu se poate nega că va fi costisitor. Acceptați acest lucru și lăsați-vă puțină libertate, astfel încât, dacă lucrurile se dovedesc mai scumpe, aveți un tampon. Dacă nu, tratați-vă echipa cu ceva în plus pentru a ajuta pe toată lumea să-și sărbătorească noul mediu de lucru.

nu lăsați totul până în ultimul moment

amânarea în ceea ce privește procesul de relocare nu este o idee bună. După cum se spune, mutarea casei este cel mai stresant eveniment de viață pe care trebuie să-l depășim. Mutarea birourilor cu siguranță nu vine fără stres semnificativ, dar dacă vă respectați programele de timp și nu vă înghesuiți în logistică la sfârșit, ziua dvs. de mișcare ar putea să se desfășoare mai ușor decât vă așteptați.

nu excludeți personalul sau clienții

împărtășirea planurilor și informarea personalului Dvs. cu privire la modul în care pot contribui poate avea un impact enorm asupra moralului personalului. Implicarea angajaților dvs. este foarte importantă în ceea ce privește obținerea unui buy-in în masă de la forța de muncă. În același mod, comunicarea timpurie cu clienții dvs. și anunțarea acestora despre mutarea biroului dvs. ar putea contribui la consolidarea relațiilor cu clienții pe termen lung.

nu uitați detaliile mai fine

asigurându-vă că faceți brainstorming cu echipa de proiect poate fi cheia pentru a vă asigura că v-ați gândit la toate detaliile mai fine. De exemplu, faceți o listă a consumabilelor generale pe care ar putea fi necesar să le achiziționați, cum ar fi următoarele:

• Cutii de depozitare în diferite dimensiuni
• hârtii de ambalare și folie cu bule
• o masă de ambalare / birou de ambalare dedicat
• Markere și etichete permanente
• umplutură umplută cu aer

lista de verificare pentru mutarea finală a Biroului

etapa unu: puneți bazele

• numiți managerul de proiect office move și echipa de proiect
• examinați contractul de închiriere actual și stabiliți orice costuri de pauză timpurie
• stabiliți criteriile și efectuați sondajele necesare pentru personal
• costurile de cercetare și stabiliți bugetul
• stabiliți termenul limită pentru mutarea biroului
• companiile de îndepărtare a Biroului de cercetare costurile de asigurare pentru mutarea biroului
• începeți să căutați online spații de birouri care se potrivesc nevoilor afacerii dvs.
• documentați planul și cronologia
• lista scurtă, discutați și alegeți noua birou și complet documentele necesare

etapa a doua: comunica

• asigurați-vă că listele de clienți curente sunt actualizate
• executați un audit detaliat al tuturor online și offline și lista de conținut care necesită și actualizare la adresa
• notificați oficiul poștal de noua adresă
• colaborați cu echipele juridice pentru a actualiza contractele necesare cu noua adresă
• actualizați-vă conturile de social media și online (inclusiv Google Business etc.) cu noua adresă
• examinați listele partenerilor și părților interesate pentru a informa despre schimbarea adresei (actualizați listele acolo unde este necesar)
• efectuați un audit asupra materialelor de papetărie și de branding pentru a actualiza adresele acolo unde este necesar
• examinați și actualizați toate abonamentele de livrare
• comunicați planurile dvs. personalului dvs. (anunțați-i cum/dacă se pot implica)
• notificați proprietarului actual/proprietarului / proprietarului / proprietarului / building manager
• setați o dată în jurnal pentru ca personalul să actualizeze adresa în semnăturile de e-mail
• rezervați compania de mutări de birou aleasă
• începeți să coordonați logistica office move cu echipa dvs. IT pentru a discuta despre nevoile de sisteme și echipamente IT
• Trimiteți notificări privind schimbarea adresei clienților, clienților, partenerilor, organismelor din industrie și publicațiilor media la care sunteți membru sau abonat
• informați furnizorii de servicii de internet despre mutarea office și discutați despre nevoile de conexiune la internet
• informați furnizorul de telecomunicații despre mutarea office și aranjați orice actualizări necesare ale numărului dvs. de telefon, sistemelor telefonice sau nevoilor de cablare

etapa a treia: pregătiți-vă logistica

• efectuați un audit al mobilierului dvs. de birou actual și identificați orice mobilier nou de care aveți nevoie
• cartografiați noul dvs. design de birou cu un plan detaliat și dimensiuni
• planificați noul dvs. spațiu în funcție de spațiile de birou și blocurile de birou
• identificați spațiile din sălile de ședințe și spațiile comune în noul aspect de birou
• aranjați depozitare temporară acolo unde este necesar
• plan pentru orice papetărie și echipament pentru noul birou
• stabiliți orice necesități de securitate pentru noul birou
• aranjați/numiți servicii de curățenie (atât pentru verificarea vechiului birou, cât și pentru curățarea regulată a noului spațiu)
• Check out și book loading bays sau parcare dedicată pentru ziua în mișcare
• finalizați toate noile documente contractuale
• discutați și faceți aranjamente pentru orice echipament IT nou pentru Noul Spațiu de birouri și săli de ședințe
• Check-in cu internet/Telecomunicații și alți furnizori necesari pentru a asigura ziua mare se desfășoară fără probleme și fără perioade de nefuncționare excesive

pasul 5: Pregătiți-vă echipamentul de birou la mutarea birourilor

ce intenționați să faceți cu hardware-ul fizic atunci când vă mutați într-un birou nou? Dacă intenționați să vă deplasați la comunicații în cloud sau aveți deja un sistem găzduit, atunci tot ce trebuie să faceți este să vă transportați telefoanele de birou și alte puncte finale în noua dvs. locație. Dacă aveți un sistem complet de comunicare în afaceri, poate fi necesar să vă gândiți dacă este timpul să faceți upgrade sau dacă merită să îl luați cu dvs.

nu uitați să luați în considerare aceste lucruri atunci când vă pregătiți echipamentul de birou înainte de a vă muta birourile:

• faceți o listă de verificare a tuturor activelor IT și de telecomunicații pe care doriți să le aduceți la noul dvs. birou.
• determinați dacă toate activele dvs. vor funcționa bine cu infrastructura IT din noua dvs. locație.
• decideți dacă este timpul să actualizați diferite părți ale strategiei dvs. de comunicare trecând la cloud.
• luați în considerare orice achiziții sau upgrade-uri IT/Telecomunicații viitoare și determinați dacă acestea pot fi realizate în același timp cu mutarea.

pasul 6: adresați-vă sistemului dvs. de telecomunicații

după cum sa menționat mai sus, hardware-ul din sistemul dvs. de telecomunicații este doar o componentă de abordat în timpul mutării biroului. De asemenea, va trebui să vă gândiți la diverse alte părți ale strategiei dvs. de comunicare de afaceri.

luați în considerare această listă de verificare a sistemului de telecomunicații office move:

• evaluați ce trebuie să faceți cu privire la datele vocale din noul dvs. sistem. Ai de gând să îmbrățișeze noi tehnologii și soluții cloud?
• stabiliți de câte linii telefonice aveți nevoie și anunțați furnizorul dvs. de telecomunicații dacă doriți să rămâneți cu acestea.
• decideți ce veți face cu numerele de telefon existente. Dacă clienții dvs. le cunosc deja, atunci ar putea merita să le păstrați la fel.
• Exploreaza orice upgrade-uri care pot fi disponibile ca parte a muta. Lățimea de bandă suplimentară face disponibile noi opțiuni de comunicații?
• faceți copii de rezervă ale oricăror date vocale sau de comunicare pe care le veți lua cu dvs. Stocarea în Cloud vă va asigura că puteți reveni rapid pe cealaltă parte.

Pasul 7: gestionați securitatea la mutarea birourilor

în cele din urmă, nu uitați să nu treceți cu vederea detaliile administrative în timpul relocării biroului. Acum este ocazia perfectă de a lua în considerare securitatea rețelei dvs. și de a vă asigura că totul este în siguranță.

lucruri de reținut atunci când gestionarea securității rețelei înainte de o mutare de birou:

• creați un inventar al tuturor activelor și resurselor dvs. și dezvoltați un plan pentru protejarea informațiilor dvs. în tranzit.
• creați o listă de angajați și drepturile de acces la rețea pe care ar trebui să le aibă.
• detaliați și actualizați politicile de securitate, dacă este necesar, înainte de relocarea biroului.
• evaluați contractele cu furnizorii de securitate și analizați soluțiile de securitate disponibile de la furnizorul dvs. de telecomunicații.

mutarea birourilor poate fi o experiență complicată în cele mai bune momente. Din fericire, cu sistemele flexibile de comunicații bazate pe cloud ale RingCentral, puteți minimiza stresul mișcării dvs. și puteți reduce întreruperile afacerii dvs.