standardele sunt peste tot în jurul nostru, în spatele scenei. Acestea ne asigură în liniște siguranța, confortul și comoditatea în fiecare aspect al vieții noastre private și profesionale. Pentru cei neinițiați, standardele pot deveni vizibile numai prin absența lor, atunci când lucrurile merg prost.
dacă citiți acest ghid, probabil că veți fi conștienți de standardele sistemelor de management sau le veți folosi deja pentru a gestiona performanța organizațională. Standardele ar trebui să fie referința dvs. de încredere și indispensabilă pentru planificarea, implementarea și optimizarea sistemelor dvs. de management.
scopul acestui ghid este dublu: în primul rând, de a oferi un punct de plecare pentru cei care nu sunt familiarizați cu standardele și, în al doilea rând, de a oferi perfecționare celor care utilizează standardele pentru a valorifica valoarea maximă de la acestea.
oferă o inducție a simțului și fluxului documentului, înțelegerea cerințelor generice aplicabile gamei de standarde și concepte principale specifice pentru disciplinele cheie ale sistemelor de management. Acestea includ ISO 9001:Sisteme de management al calității 2015 și sisteme de management de mediu ISO 14001: 2015.
ce sunt standardele?
ISO a publicat peste 19.000 de standarde internaționale și definește un standard ca un document care oferă cerințe, specificații, orientări sau caracteristici care pot fi utilizate în mod consecvent pentru a se asigura că materialele, produsele, procesele și serviciile sunt adecvate scopului lor.
primul punct notabil este că un standard este un document care trebuie înțeles și implementat. Similar în concept cu codul autostrăzii – este documentat, practicat și testat pentru a se asigura că șoferii îndeplinesc competența minimă acceptată pentru siguranța publică.
există multe tipuri de standarde, dar ne vom concentra pe standardele sistemelor de management, dintre care există două tipuri principale:
-
standarde generice. Aplicabil oricărui tip de organizație prin abordarea disciplinelor de management, cum ar fi calitatea, mediul, energia sau securitatea informațiilor. Aceste standarde sunt printre cele mai adoptate sisteme de management la nivel global.
-
standarde specifice industriei. Conceput pentru a răspunde nevoilor specifice ale piețelor verticale. De exemplu, standardul AS 9100 folosește ISO 9001 ca bază și adaugă cerințe specifice ale lanțului de aprovizionare din aviație și aerospațială.
standardele ISO pentru sistemele de management oferă cadre pentru planificarea, implementarea și optimizarea sistemelor de management pentru diferite discipline de management sau domenii de risc. Ele nu sunt puternic prescriptive și oferă un grad bun de flexibilitate pentru diferite tipuri de organizații pentru a implementa un sistem de management care funcționează pentru ei în contextul lor specific.
structura și conceptele comune
standardele sistemelor de management ISO urmează acum documentul ISO Anexa SL, care stabilește structura la nivel înalt și conceptele de bază ale sistemelor de management. Mai multe standarde urmează acum această structură, inclusiv ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 și ISO 27001:2013. Viitorul standard de sănătate și siguranță ISO 45001 va urma exemplul.
această dezvoltare semnificativă permite integrarea diferitelor sisteme de management cu o mai mare eficiență și eficacitate. Structura comună este parafrazată în conținutul paginilor și secțiunilor standardelor după cum urmează:
1. Domeniul de aplicare. Aceasta stabilește rezultatul dorit și limitele standardului. A nu se confunda cu domeniul de aplicare al sistemului de management al organizațiilor sau domeniul de aplicare al certificării, care se referă la domeniul de aplicare al structurii organizaționale și al activităților la care a fost implementat un standard.
2. Referințe Normative. Standardele pot, de asemenea, să facă referire la standardele și documentele de orientare aferente și la acestea specificate în referințele Normative. Unele standarde, cum ar fi ISO 14001:2015 nu au Referințe normative și conțin toate informațiile necesare implementării.
3. Termeni și definiții. Standardele vin cu propriul limbaj tehnic pentru a asigura implementarea corectă. Secțiunea 3 definește toți termenii și definițiile necesare.
4. Contextul Organizației. Contextul se referă la factorii interni și externi care creează riscuri și oportunități pentru o organizație. Instrumente precum analiza PESTEL, Modelul McKinsey 7S și SWOT pot ajuta la definirea contextului. Aceste instrumente devin din ce în ce mai relevante pentru sistemele de management, deoarece conducerea strategică este cerută de standarde.
5. Conducerea. Standardele sistemelor de Management pun accentul pe leadership, nu doar pe management, iar cerințele liderilor și factorilor de decizie politică sunt specificate în această secțiune.
6. Planificare. Fiecare standard are cerințe pentru definirea acțiunilor necesare pentru atingerea cu succes a obiectivelor, valorificarea oportunităților și gestionarea riscurilor.
7. Sprijin. Liderii organizației trebuie să furnizeze resursele necesare pentru stabilirea, Întreținerea și îmbunătățirea continuă a sistemului de management.
8. Operațiune. Această secțiune se mută în implementarea operațională a sistemului cu cerințe pentru stabilirea, implementarea și controlul proceselor. În funcție de natura standardului, acesta poate conține multe sau puține cerințe. În cazul ISO 9001:2015, cea mai mare parte a cerințelor sale se află în această secțiune.
9. Evaluarea Performanței. Definit în fiecare standard ca necesitatea de a monitoriza, măsura, analiza și evalua performanța. Cerințele pentru auditul intern și revizuirea managementului se găsesc aici.
10. Îmbunătățire. Folosind rezultatele evaluării performanței, să ia măsuri luate pentru a realiza îmbunătățirea continuă. Aceasta este o cerință explicită a standardelor sistemelor de management.
este de remarcat faptul că fiecare standard folosește modelul Plan-Do-Check-Act (PDCA) ca principiu fondator și proces pentru îmbunătățirea continuă a sistemului de management. Structura anexei SL prezentată mai sus se aliniază direct la etapele modelului PDCA după cum urmează:
Plan = Context > Leadership > planificare > suport
Do = funcționare
Check = Evaluarea performanței
Act = îmbunătățire
anatomia unui standard ISO al sistemelor de management
merită să vă familiarizați cu structura standardului documentat cu care ați ales să lucrați. Va deveni o referință indispensabilă și știind unde să caute informații specifice va fi de neprețuit.
elementele structurale ale standardelor sunt:
-
titlu-Pagina. Precizează numele și numărul exact al standardului dat. Acest lucru este esențial, deoarece adesea standardele sistemelor de management fac parte dintr-o serie conexă. De exemplu, ISO 9000 nu este același standard ca ISO 9001. Primul stabilește fundamentele și vocabularul sistemelor de management al calității. Acesta din urmă specifică cerințele unui sistem de management al calității și se referă la ISO 9000 în referințele sale normative.
-
conținut. Paginile de conținut listează toate secțiunile standardului, inclusiv cerințele. Este o referință rapidă utilă pentru a identifica clauze, sub-clauze și sub-sub-clauze.
-
Prefață. Explică ce comitet ISO este responsabil pentru dezvoltarea standardului. Informațiile sunt de referință și nu au implicații practice pentru implementarea sistemului de management.
-
Introducere. Stabilește contextul și obiectivele principale ale standardului, denumit uneori spiritul standardului.
-
cerințe. Secțiunile unu până la zece detaliază cerințele specifice ale standardului. Secțiunile 1-3 precizează în linii mari termenii de referință pentru standard și nu sunt cerințe auditabile. Secțiunile 4-10 specifică cerințele sistemului de management, așa cum se explică în structura comună de mai sus.
-
anexe. Oferiți îndrumări suplimentare și clarificări cu privire la ceea ce se așteaptă în ceea ce privește respectarea cerințelor menționate.
-
Bibliografie. Se referă la standardele conexe, care pot fi definite și în secțiunea 2 Referințe Normative.
-
Index de termeni. Oferă un index alfabetic de termeni, cu referire încrucișată la Secțiunea 3 Termeni și definiții.
traducerea limbii standardelor
pe lângă Termeni și definiții, standardele ISO folosesc următorii doi termeni, care nu ar trebui folosiți sinonim.
-
„”indică o cerință care trebuie îndeplinită pentru a se conforma standardului. Auditorii interni și externi vor evalua conformitatea în cazul în care clauzele prevăd „trebuie”.
-
„ar trebui” indică o recomandare. Acest lucru este în spiritul celor mai bune practici și, deși nu este obligatoriu, poate oferi oportunități de îmbunătățire, ceea ce este o cerință.
acești Termeni precizează ce trebuie să faceți pentru a vă conforma și ce este recomandat bunele practici.
unde să începeți cu implementarea
odată ce se decide utilizarea standardelor pentru implementarea unui sistem de management, puteți urma modelul PDCA pe tot parcursul procesului de management al proiectului.
indiferent de metoda pe care o alegeți, următoarele sfaturi vă vor începe:
-
obțineți o copie a standardului. Cumpara-l de la ISO aici
-
citiți-l cel puțin de două ori. Citiți standardul de mai multe ori pentru a vă orienta cu structura, definițiile și cerințele principale.
-
faceți notițe. Citiți standardul mai detaliat, folosind metoda preferată pentru a face note înainte de planificarea detaliată – identificați acțiunile cheie, potențialii membri ai echipei, resursele critice, sponsorii proiectului etc.
-
faceți o analiză gap. Efectuați un audit de rulare uscată înainte de a începe implementarea. Auditați cerințele din Clauzele 4-10 pentru a identifica lacunele semnificative și provocările probabile. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați efortul.
-
construiește-ți echipa. Implementarea poate fi dificilă fără sprijin; luați în considerare instruirea sau angajarea unui consultant – nici unul nu este esențial, dar vă poate ajuta în funcție de bugetul, resursele și intervalul de timp pentru implementare.
există multe alte sfaturi practice pentru implementarea unui sistem de management, pe care le vom aborda în articolele viitoare.
cerințe de bază ale standardelor specifice
pe lângă structura și conceptele generice prevăzute în anexa SL, fiecare standard al sistemelor de management are propriile cerințe pentru gestionarea disciplinelor și riscurilor specifice.
aici vom examina pe scurt conceptele principale ale următoarelor standarde:
-
ISO 9001: 2015-Sisteme de management al calității
-
din 14001:2015-Sisteme de management de mediu
înțelegerea conceptelor și principiilor de mai jos este un punct de plecare pentru a obține cea mai mare valoare din cerințele specifice ale fiecărui standard.
ISO 9001:2015 Sisteme de Management al calității
scopul final al ISO 9001 este de a ajuta organizațiile să răspundă în mod constant nevoilor clienților și să-și îmbunătățească performanța generală devenind mai eficiente și mai eficiente.
principiile fundamentale includ:
-
7 principii de management-ISO 9001:2015 este susținut de șapte principii de management care sunt aplicabile bunei funcționări a oricărei organizații. Acestea sunt descrise pe deplin în ISO 9000:2015
-
orientarea către Client. Obiectivul principal al managementului calității este de a satisface cerințele clienților și de a depune eforturi pentru a depăși așteptările clienților.
-
conducerea. Liderii de la toate nivelurile stabilesc unitatea scopului și direcției și creează condiții în care oamenii sunt implicați în atingerea obiectivelor de calitate ale organizației.
-
implicarea oamenilor. Persoanele competente, împuternicite și angajate la toate nivelurile din întreaga organizație sunt esențiale pentru a spori capacitatea organizației de a crea și de a oferi valoare.
-
abordarea procesului. Rezultatele consecvente și previzibile sunt obținute mai eficient și mai eficient atunci când activitățile sunt înțelese și gestionate ca procese interdependente care funcționează ca un sistem coerent.
-
îmbunătățire. Organizațiile de succes se concentrează în continuare pe îmbunătățire.
-
luarea deciziilor bazate pe dovezi. Deciziile bazate pe analiza și evaluarea datelor și informațiilor sunt mai susceptibile de a produce rezultatele dorite.
-
managementul relațiilor. Pentru un succes susținut, organizațiile își gestionează relațiile cu părțile interesate, cum ar fi furnizorii, angajații și autoritățile de reglementare.
-
-
Plan-Do-Check-Act model – așa cum sa explicat mai sus în, modelul PDCA este fundamentul îmbunătățirii continue.
-
gândire bazată pe risc. Acest concept explicit se referă la un proces subconștient sau dinamic, care ia în considerare riscurile și oportunitățile din surse interne și externe. Nu necesită o evaluare formală a riscurilor; acest concept este similar cu șoferii care fac naveta și pietonii care efectuează o evaluare a riscurilor subconștiente în timp real pentru a evita accidentele.
ISO 14001: 2015 Sisteme de Management de mediu
ISO 14001 specifică cerințele pentru un sistem de management de mediu — dar nu și criteriile specifice de performanță de mediu, pe care organizația trebuie să le definească.
scopul său principal este de a oferi un cadru care să ajute organizațiile:
-
îmbunătățirea performanței de mediu. Prin protejarea mediului prin prevenirea, atenuarea și inversarea efectelor negative.
-
îndeplinirea obligațiilor de conformitate. Cerințe obligatorii și voluntare. (de exemplu, cerințe legale și de altă natură, inclusiv nevoile și așteptările relevante ale părților interesate).
-
atingerea obiectivelor de mediu. Stabilirea KPI-urilor referitoare la gestionarea riscurilor și îmbunătățirea performanței de mediu.
principiile cheie în atingerea acestor obiective sunt:
-
Context. Evaluarea contextului organizațional își propune să ofere o înțelegere la nivel înalt a problemelor cheie care afectează pozitiv sau negativ gestionarea responsabilităților de mediu. Acestea provin din trei surse principale:
-
condițiile de mediu (legate de aspectele de mediu) – clima, calitatea aerului, calitatea apei, utilizarea terenurilor, contaminarea, resursele naturale, biodiversitatea etc.
-
extern-legal/ de reglementare, economic, tehnologic, social/cultural, concurență, șoferi/tendințe, părți interesate etc.
-
direcția strategică internă, capacitățile, starea de conformitate, cultura, standardele, sistemele operaționale, relațiile contractuale etc.
-
-
părțile interesate. Pentru a identifica potențialele obligații de conformitate, organizația trebuie să evalueze gama de părți interesate care pot fi sau se percep a fi afectate de aspectele de mediu ale organizațiilor, de exemplu:
-
acționari, membri ai consiliului de administrație și angajați
-
clienți, furnizori și contractori
-
autoritățile de reglementare, comunitățile și grupurile de presiune
-
-
perspectiva ciclului de viață. Evaluarea aspectelor de mediu ar trebui să ia în considerare aspectele din amonte și din aval, de la achiziționarea de materii prime până la eliminarea finală. Acest lucru asigură o evaluare holistică o înțelegere a relațiilor dintre aspecte ca un sistem interconectat, dar nu necesită o analiză detaliată a ciclului de viață.
rezumat: Noțiuni de bază
cheia pentru a începe cu standardele sistemelor de management ISO este relativ simplă: obțineți standardul și studiați conceptele cheie, terminologia și cerințele principale. Faceți acest lucru înainte de a planifica implementarea pentru a vă asigura că planurile dvs. se îndreaptă în direcția corectă; va economisi timp și vă va concentra resursele.
în articolele viitoare, vom aborda mai detaliat aspectele practice ale implementării. Vom analiza mai în profunzime cerințele specifice ale standardelor cheie ale sistemelor de management și activitățile comune necesare, cum ar fi evaluarea contextului, revizuirea managementului și auditul intern. De asemenea, vom lua în considerare modul de integrare a sistemelor de management pentru a maximiza eficiența și a obține sinergie.
pentru mai multe informații despre Noțiuni de bază cu standardele:
-
începeți de la început – citiți descrierile standardelor de management ISO.
-
Construiți-vă abilitățile-consultați instruirea noastră privind implementarea sistemelor de management și auditarea.
-
Planificați-vă bugetul-obțineți o ofertă rapidă pentru certificarea sistemelor de management.
-
găsiți un consultant – dacă aveți nevoie de ajutor, căutați în registrul nostru de consultanți asociați.
- integrați pentru a optimiza – aflați mai multe despre integrarea sistemelor dvs.
dacă aveți orice sfat cu privire la Noțiuni de bază cu standardele, ne-ar plăcea să aud de la tine.