soldul conturilor de încasat o afacere ledger, inclusiv datoria în vârstă și zile de vânzări restante (DSO), poate oferi o perspectivă asupra ineficiențelor în procesul de O2C, care pot fi abordate pentru a îmbunătăți fluxul de numerar.
aceste ineficiențe tind să provină din procese manuale, acestea influențează capacitatea echipei de creanțe (ar) de a gestiona crearea, prezentarea și distribuirea facturilor. Ca urmare, un proces ineficient O2C va avea un impact negativ asupra termenelor de plată, ceea ce ar putea conduce la creșterea DSO și la inhibarea fluxului de numerar.
vestea bună este că există soluții. Prin automatizarea întregului proces de încasare a conturilor, de la gestionarea creditelor până la facturare și reconcilierea plăților, companiile pot optimiza fiecare pas al procesului O2C pentru un flux de numerar îmbunătățit, aducând bani în organizația dvs. mai repede.
ce este order-to-cash și unde se încadrează acest lucru în ciclul cash?
procesul de comandă în numerar cuprinde toți pașii de la plasarea unei comenzi de client până la plata afacerii (numerar). Acești pași includ gestionarea comenzilor și îndeplinirea comenzilor, până la gestionarea creditelor, apoi facturarea și, în cele din urmă, colectarea plăților.
O2C are o conexiune implicită la furnizarea de bunuri și îndeplinirea comenzilor, determinând astfel necesitatea unor procese bune de gestionare a lanțului de aprovizionare.
beneficiază de optimizarea procesului de comandă-numerar
cel mai mare obstacol în calea productivității creanțelor este faptul că procesele AR sunt adesea prea complexe, cu prea multe sisteme financiare disparate, prea puțină standardizare și prea mulți pași manuali. Aceste procese sunt adesea agravate de întreruperi care rezultă din Probleme care necesită o rezoluție rapidă.
după cum știe fiecare lider de afaceri, fluxul de numerar gratuit este cea mai importantă valoare pentru a determina sănătatea afacerii lor. Departamentul AR are un rol unic influent în facilitarea fluxului de numerar. Prin scurtarea timpului de la cumpărare la comandă și livrarea facturii, precum și simplificarea procesului de plată, fluxurile de numerar sunt mai ușor. Prin urmare, evaluarea și ajustarea procesului O2C este locul cel mai evident pentru a aborda provocările fluxului de numerar.
în plus față de îmbunătățirile fluxului de numerar, beneficiile de top din optimizarea procesului order-to-cash includ următoarele:
- generarea de venituri un proces simplificat de achiziție și îndeplinire, facturare rapidă și precisă și ușurința plății îmbunătățesc satisfacția clienților și încurajează achizițiile repetate, precum și advocacy pentru clienți. Acești factori pot avea un impact pozitiv asupra creșterii vânzărilor.
- Customer experience relațiile cu clienții pot fi câștigate sau pierdute din experiența îndeplinirii comenzilor, facturării și plăților. Un sistem fiabil O2C pentru gestionarea facturării și a onorării, pe lângă litigii și colectarea creditelor, promovează acuratețea și actualitatea, contribuind la îmbunătățirea experienței clienților.
- economii de costuri * controale interne mai puternice printr-un proces automatizat O2C reduce semnificativ sau elimină erorile și facilitează sprijinirea reducerilor de plată anticipată. Odată cu îmbunătățirea proceselor de afaceri, orice companie poate reduce cheltuielile generale, rezultând cheltuieli operaționale mai mici și sprijinind efectul de levier operațional.
măsuri luate în scopul de a proceselor de numerar
1. Managementul comenzilor
totul începe cu o comandă. Un client plasează o comandă prin comerț electronic, procese de comandă de vânzări directe sau alte mijloace. Odată ce comanda este plasată, inventarul este verificat de sistemul de procesare a comenzilor pentru a confirma că mărfurile pot fi expediate. Odată verificat, se emite un termen de livrare. Facilitatea de credit a clientului va fi verificată pentru a determina dacă comanda a fost acceptată în condițiile de credit existente. Comanda este apoi înregistrată în registrul de vânzări și mărfurile sunt expediate. În cele din urmă, re-comanda automată prin sistemul ERP este declanșată în lanțul de aprovizionare pentru a se asigura că inventarul este completat pentru vânzările viitoare.
2. Managementul creditelor
marea majoritate a vânzărilor B2B sunt realizate pe credit, permițând timp pentru generarea, trimiterea și plata unei facturi, fără a încetini îndeplinirea fiecărei comenzi. Dar creditul trebuie acordat pe baza unei evaluări a capacității fiecărui cumpărător de a plăti. Determinarea cu atenție a creditului în această etapă timpurie previne riscurile de plată atunci când facturile sunt scadente.
3. Sistemul de facturare pentru clienți
clienții sunt facturați pentru fiecare comandă pentru a solicita plata, într-un interval de timp specificat, pentru bunurile pe care le-au achiziționat. Cele mai bune sisteme de facturare a clienților generează și livrează automat facturi clienților atunci când cumpără. Cu toate acestea, automatizarea facturării trebuie să ia în considerare un număr mare de nuanțe și variabile, inclusiv formatul facturii, mecanismul de livrare și suportul media, destinatarul, procesul de aprobare, documentația asociată și mulți alți factori.
4. Conturi de primit
odată ce se face o vânzare și bunurile sunt expediate, procesul de încasare a conturilor începe. Aceasta include generarea și livrarea facturilor, urmărirea și reconcilierea plăților cu registrul.
echipele Savvy conturi de încasat va automatiza trimiterea de memento-uri de plată, sau declarații, înainte de facturile sunt datorate. Este responsabilitatea echipei de creanțe să investigheze și să rezolve erorile de facturare, reemiterea facturilor la suma corectă dacă au apărut erori.
5. Colectarea plăților
procesul de plată a clienților trebuie clarificat în momentul achiziției și în factură (sau documentația însoțitoare). Colectarea plăților are loc fie prin intermediul clienților care efectuează plăți online, transferuri bancare, fie prin trimiterea plăților în alt format. Un număr de comandă de achiziție este o referință tipică de urmărire care asigură că fiecare plată este potrivită corect cu comanda corespunzătoare. Facturile restante sunt urmărite direct până la un punct predefinit, moment în care sunt fie anulate ca datorii neperformante, fie transmise unei agenții de colecții terțe.
6. Gestionarea datelor
în procesul O2C, gestionarea bună a datelor este esențială. Sistemul de gestionare a comenzilor trebuie să se conecteze, în timp real, la gestionarea inventarului printr-un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (sau ERP). În acest fel, organizația poate lucra între sisteme pentru a determina nivelurile stocurilor și pentru a îndeplini comenzile sau pentru a declanșa reordonări.
sistemul de facturare trebuie să accepte un declanșator pentru a crea o factură atunci când comenzile sunt îndeplinite, sistemul extrage apoi date despre comandă, verificând limitele de credit ale clientului și termenii de plată conveniți, înainte de a genera și livra o factură la contactul corect.
procesul de colectare a plăților trebuie apoi să se conecteze la registrul de achiziții pentru a se asigura că plățile sunt reconciliate cu comanda corectă. Fiecare pas poate și ar trebui să fie automatizat pentru a îmbunătăți eficiența și precizia.
Optimizați comanda în numerar cu automatizarea
o abordare cuprinzătoare a optimizării procesului O2C va combina tehnologia, serviciile consultative și serviciile financiare. Multe organizații folosesc tehnologia, deoarece pot automatiza procesele de decizie a creditelor clienților sau procesele AR și Trezoreria din ciclul O2C. Automatizarea reduce sau elimină procesele manuale și pe hârtie. Economiile de costuri însoțitoare și reducerea erorilor prezintă de obicei un ROI pozitiv. Automatizarea procesului O2C aduce o multitudine de beneficii, inclusiv următoarele:
economii de timp: Crearea și livrarea facturilor pot fi procese foarte manuale, consumând ore valoroase de personal calificat. Prin automatizarea livrării tipărite și poștale sau prin trimiterea prin e-mail a facturilor și livrarea comunicărilor de urmărire pentru urmărirea plăților, echipa AR se poate concentra pe probleme mai orientate spre afaceri. Automatizarea poate chiar să preia ieșirea dintr – un sistem ERP și să o conecteze direct cu portalurile de facturare plătibile ale conturilor cumpărătorilor-ocolind necesitatea de a re-tasta manual sau de a copia-lipi facturile în acestea.
Flux De Numerar Îmbunătățit: Automatizarea nu economisește doar timpul procesului, ci previne blocajele în livrarea facturilor, procesarea plăților și reconcilierea. Acești factori reduc fricțiunea în aducerea numerarului în afacere, îmbunătățind astfel fluxul de numerar.
Precizie îmbunătățită: automatizarea are un impact pozitiv asupra preciziei în întregul proces O2C. Când sistemele de mașini vorbesc între ele, prin transfer direct de date, nu există niciun risc de copiere-lipire sau alte erori umane care apar.
Reducerea Costurilor: Economiile de timp din automatizarea proceselor, precum și reducerea interogărilor și a apelurilor de asistență, pot fi atât de semnificative încât fac adesea investiții în aspecte ale automatizării O2C, cum ar fi automatizarea AR, să plătească singuri în câteva luni.
îmbunătățirea experienței clienților: relațiile cu clienții beneficiază de îmbunătățirile pe care automatizarea le aduce consistenței procesului, fiabilității îndeplinirii, percepției mărcii și ușurinței plății.
obțineți vizibilitate în timp Real: Automatizarea proceselor order-to-cash înseamnă că fiecare etapă este gestionată digital, prin urmare ușor de urmărit și prezentat dintr-o privire prin tablouri de bord cu informații de gestionare sau alte metode.
Simplificați raportarea și auditurile: prin automatizarea procesului O2C, toate acțiunile și datele sunt disponibile pentru gruparea și analizarea ca rapoarte sau ca piste de audit prin simpla apăsare a unui buton.