există nouă (bine, zece) pași în procesul A3.
0: identificați problema
deoarece scopul procesului A3 este de a rezolva problemele sau de a aborda nevoile, primul pas, oarecum nescris, este că trebuie să identificați o problemă sau o nevoie.
1: capturați starea actuală a situației
odată ce vă aliniați în jurul problemei sau nevoii pe care doriți să o abordați, atunci este timpul să capturați și să analizați starea actuală a situației. Toyota sugerează că rezolvarea problemelor:
- observați procesele de lucru direct și documentați-vă observațiile.
- adunați-vă în jurul unei tablă albă și parcurgeți fiecare pas din procesul dvs. Puteți utiliza instrumente de diagrame de proces fanteziste pentru a face acest lucru, dar lipiți cifrele și săgețile vor face treaba la fel de bine.
- dacă este posibil, cuantificați dimensiunea problemei (de exemplu, % din bilete cu timpi lungi de ciclu, # de livrări către clienți întârziate, # de erori raportate pe trimestru). Graficul de date, dacă este posibil; vizualizările sunt foarte utile.
2: Efectuați o analiză a cauzei rădăcină
acum că vedeți procesul, încercați să aflați cauza principală a eficienței. Puteți pune întrebări precum:
- unde suferim de defecțiuni de comunicare?
- unde vedem întârzieri lungi fără activitate?
- ce informații avem nevoie pentru a colabora mai eficient/fără probleme?
documentați aceste puncte de durere, apoi săpați mai adânc. The 5 whys este un instrument util pentru efectuarea unei analize temeinice a cauzelor profunde. Ideea de bază este că începe cu o declarație problemă, și apoi vă întreb „de ce?”până când descoperi adevăratul motiv al problemei. Este posibil sau nu să trebuiască să întrebați De ce exact de cinci ori-aceasta este pur și simplu o estimare.
3: elaborați contramăsuri pentru a aborda cauzele principale
contramăsurile sunt ideile dvs. pentru abordarea situației; modificările care trebuie făcute proceselor dvs. care vor apropia organizația de ideal prin abordarea cauzelor principale. Contramăsurile ar trebui să vizeze:
- specificați rezultatul dorit și planul de realizare a acestuia.
- creați conexiuni clare și directe între persoanele responsabile de pașii din proces.
- reduceți sau eliminați buclele, soluțiile și întârzierile.
4: definiți starea țintă
după ce ați selectat contramăsurile, puteți defini clar starea țintă. În procesul A3, comunicați starea noastră țintă printr-o hartă a procesului. Asigurați-vă că notați unde apar modificările procesului, astfel încât acestea să poată fi observate.
5: elaborați un plan de implementare
acum că v-ați definit starea țintă, puteți dezvolta un plan pentru modul de realizare a acestuia. Planurile de implementare ar trebui să includă:
- o listă de sarcini pentru a obține contramăsurile în loc
- cine este responsabil pentru ceea ce
- date scadente pentru orice elemente de lucru sensibile la timp
majoritatea echipelor aleg să documenteze planul lor de implementare în A3.
6: elaborați un plan de urmărire cu rezultate prezise
un plan de urmărire permite echipelor slabe să-și verifice munca; le permite să verifice dacă au înțeles de fapt starea actuală suficient de bine pentru a o îmbunătăți. Un plan de urmărire este un pas critic în îmbunătățirea procesului, deoarece poate ajuta echipele să se asigure că:
- planul de implementare a fost executat
- condiția țintă a fost realizată
- rezultatele așteptate au fost obținute
aceste prime șase etape sunt surprinse în raportul A3. Majoritatea echipelor folosesc un șablon pentru A3.
7: ia toată lumea la bord
scopul pentru orice îmbunătățire sistemică este că îmbunătățește fiecare parte a sistemului. Acesta este motivul pentru care este vital să includeți pe toți cei care ar putea fi afectați de implementare sau de starea țintă în conversație înainte de efectuarea modificărilor.
construirea consensului pe tot parcursul procesului este de obicei cea mai eficientă abordare, motiv pentru care multe echipe aleg să includă acest lucru la fiecare punct de cotitură critic în procesul A3. În funcție de domeniul de activitate, ar putea fi, de asemenea, important să se informeze directorii și alte părți interesate care ar putea fi afectate de muncă.
8: pune în aplicare!
acum este timpul pentru implementare. Urmați implementarea așa cum s-a discutat, observând oportunitățile de îmbunătățire pe parcurs.
9: Evaluați rezultatele
în prea multe situații, procesul A3 se încheie cu implementarea. Este esențial să măsurați rezultatele reale și să le comparați cu predicțiile dvs. pentru a învăța.
dacă rezultatele dvs. reale variază foarte mult de la ceea ce era de așteptat, faceți cercetări pentru a afla de ce. Modificați procesul după cum este necesar și repetați implementarea și urmărirea până când obiectivul este atins.