Procesul de planificare a forței de muncă (cu Diagramă)

acest articol aruncă lumină asupra celor cinci pași principali implicați în procesul de planificare a forței de muncă. Pașii sunt: 1. Obiective și planuri organizatorice 2. Prognoza necesarului de forță de muncă 3. Pregătirea inventarului forței de muncă 4. Identificarea decalajului de forță de muncă 5. Planuri de acțiune pentru reducerea decalajului.

Pasul # 1. Obiective și planuri organizaționale:

punctul de plecare al oricărei activități într-o organizație/întreprindere este obiectivul său care își are originea în diferite planuri și politici care oferă direcție pentru cursul viitor de acțiune. În funcție de aceste direcții, diverse subsisteme ale întreprinderii își elaborează propriile planuri și programe. În acest fel, planurile și programele fiecărui subsistem sunt legate de planul și politicile organizaționale principale.

contribuția unui subsistem la realizarea obiectivelor organizaționale este afectată negativ dacă legătura nu este adecvată. Acest lucru este valabil și în cazul planificării forței de muncă. Prin urmare, politicile organizaționale ar trebui identificate și încorporate în procesul de planificare.

în mod specific, următoarele întrebări sunt relevante în această privință:

(1) posturile vacante identificate trebuie ocupate prin promovare din interior sau din exterior?

(2) cum interacționează obiectivele de dezvoltare și formare cu obiectivele planificării forței de muncă?

(3) Care sunt constrângerile întâlnite în planificarea forței de muncă ce politici sunt necesare pentru a face față acestor constrângeri?

(4) ar trebui ca joburile de rutină și plictisitoare să continue sau să fie eliminate, adică cum să îmbogățești locul de muncă al angajatului?

(5) care sunt modalitățile și mijloacele de a reduce dimensiunea organizațiilor pentru a lupta împotriva concurenței existente?

(6) în ce măsură se poate adopta automatizarea în cazul producției și al altor operațiuni?

(7) care sunt modalitățile și mijloacele de asigurare a disponibilității continue a forței de muncă adaptive și flexibile?

Pasul # 2. Prognoza necesarului de forță de muncă:

primul ingredient esențial al planificării forței de muncă este prognozarea cerințelor de forță de muncă pentru resursele umane într-o organizație pe o perioadă de timp.

într-un fel, această cerință depinde de amploarea operațiunilor organizațiilor în perioada de timp luată în considerare. Cu toate acestea, cerințele umane totale nu au o relație liniară completă cu volumul de producție/funcționare.

acest lucru se datorează faptelor precum raportul om-mașină și schimbarea productivității etc. Astfel, în realizarea previziunilor pentru cerințele de resurse umane, trebuie luați în considerare toți acei factori care au impact asupra relației dintre volumul de operare și numărul de angajați.

deși acest lucru face ca problemele de planificare a forței de muncă să fie destul de dificile, dar oferă un răspuns clar la întrebarea critică, câți oameni vor fi necesari în viitor? Departamentul de resurse umane trebuie să pregătească o prognoză pentru cerința de Resurse Umane pe baza acestor documente.

prognozarea cerințelor de resurse umane servește următoarelor scopuri:

1. Pentru a cuantifica locuri de muncă necesare pentru fabricarea unui anumit număr de produse/bunuri sau care oferă o anumită cantitate de serviciu.

2. Pentru a afla ce amestecuri de personal este de dorit în viitor.

3. Evaluarea și determinarea nivelurilor adecvate de personal în diferite părți ale Organizației pentru a evita costurile inutile.

4. Pentru a scăpa de lipsa de oameni atunci când & în cazul în care acestea sunt necesare cel mai mult.

5. Vizualizarea conformității cu cerințele legale în ceea ce privește rezervarea locurilor de muncă etc.

Pasul # 3. Pregătirea inventarului forței de muncă:

Inventarul este termenul care este utilizat în mod normal pentru numărarea elementelor tangibile care sunt necesare pentru fabricarea unui produs și pentru menținerea echipamentelor și mașinilor în stare bună de funcționare. În același mod, se poate pregăti inventarul resurselor umane.

diferența este că inventarul resurselor umane nu este pur și simplu numărarea capetelor disponibile, ci catalogarea potențialului lor prezent și viitor. Având în vedere faptul că resursele umane totale ale unei preocupări/organizații sunt clasificate ca personal managerial și non – managerial.

inventarul abilităților se referă la personalul non-managerial, în timp ce inventarul managerial este legat de personalul managerial. Un inventar cataloghează abilitățile, abilitățile și potențialul unei persoane. Deoarece personalul managerial și non-managerial diferă unul de celălalt, sunt necesare diferite tipuri de informații pentru pregătirea inventarelor.

inventarul de Management:

un inventar de management oferă următoarele informații:

1. Date de personal.

2. Istoria muncii.

3. Planul de carieră.

4. Punctele forte și punctele slabe.

5. Potențialul de promovare.

6. Dimensiunea întreprinderii gestionate, adică numărul și tipurile de angajați gestionați.

7. Bugetul întreprinderilor gestionate.

8. Orice realizări deosebite, cum ar fi dobândirea de calificări suplimentare, conferințe/seminarii, la care au participat, lucrări prezentate/scrise în reviste.

inventarul abilităților:

următoarele tipuri de informații sunt necesare în inventarul abilităților:

1. Datele biologice ale angajaților.

2. Competențe dobândite i.e. experiență de muncă, formare etc.

3. Realizări speciale, dacă există.

4. Potențialul angajatului.

sistemele informaționale de Resurse Umane mențin informațiile menționate. Cu toate acestea, ar trebui să existe o revizuire periodică și actualizarea informațiilor.

în acest fel, inventarul resurselor umane oferă informații despre personalul prezent și viitor care urmează să fie disponibil în organizație. Pentru acțiuni manageriale adecvate, baza este furnizată prin acest inventar care ajută la identificarea decalajului existent și viitor în personal și abilitățile acestora.

procesul de pregătire a inventarului forței de muncă:

există patru etape implicate în procesul de pregătire a inventarului forței de muncă, determinarea personalului care urmează să fie inclus în inventar, catalogarea informațiilor factuale despre indivizi, evaluarea sistematică detaliată a fiecărui individ și analiza detaliată a acelor persoane care au potențial de dezvoltare.

următoarele sunt diferitele etape întreprinse:

(1) Primul pas în inventarul forței de muncă se referă la identificarea personalului al cărui inventar urmează să fie pregătit. De regulă, acei oameni ar trebui să fie incluși în inventar care vor fi disponibili în organizație și care au potențial de dezvoltare pentru pozițiile viitoare.

astfel, persoanele care dețin anumite funcții de conducere și până la o anumită grupă de vârstă pot fi incluse în inventarul forței de muncă. Agenții și supraveghetorii promițători, capabili să dețină funcții de conducere viitoare, pot fi luați în considerare pentru includerea în această categorie.

(2) după identificarea personalului care urmează să fie inclus în inventarul forței de muncă, se colectează informații detaliate despre acestea.

informațiile pot fi factuale privind vârsta, educația, experiența, starea de sănătate, vârsta de pensionare, rezultatele testelor psihologice și de altă natură, fișele de angajare, ratingul de merit etc. Unele organizații organizează scurte interviuri pentru a stabili corectitudinea datelor și, de asemenea, pentru a defecta/descoperi abilitățile potențiale ale indivizilor. Toate aceste înregistrări funcționează ca Catalog de talente.

(3) a treia etapă implică evaluarea personalului inclus în inventar. Aceasta va oferi informații despre talentele prezente și potențiale ale fiecărui individ.

toate persoanele pot fi evaluate într-un fel. Pe lângă evaluare, ar trebui înregistrate observații specifice suplimentare despre persoane, cum ar fi listarea muncii lăudabile, limitări specifice, poziții pentru care persoanele sunt potențial calificate și au nevoie de instruire suplimentară etc.

(4) se va face un studiu detaliat al acelor persoane care au un potențial ridicat de promovare și plasare în poziții cheie din organizație, după evaluarea întregului personal inclus în inventarul forței de muncă. Un astfel de studiu va ajuta la specificarea cerințelor de formare, tipul de promovare a formării, calendarul promovării și alte probleme conexe.

Pasul # 4. Identificarea deficitului de forță de muncă:

diferența dintre forța de muncă necesară la un anumit moment și personalul disponibil la acel moment este cunoscută sub numele de decalaj de forță de muncă. Deoarece simpla diferență cantitativă agregată nu ar servi prea mult scop, astfel încât diferența ar trebui măsurată în ceea ce privește diferitele tipuri de personal. Practic, acest decalaj poate fi de două tipuri: surplusul de resurse umane și lipsa resurselor umane.

diferitele planuri de acțiune care sunt necesare pentru a face față surplusului de resurse umane includ schema de pensionare voluntară, concedierea, reducerea orelor de lucru etc. după caz și după cum este permis de cerințele legale. Lipsa resurselor umane poate fi satisfăcută prin recrutarea și selecția suplimentară, dezvoltarea personalului, precum și motivarea și integrarea acestora în organizație.

Pasul # 5. Planuri de acțiune pentru reducerea decalajului:

diferite planuri de acțiune sunt concepute pentru a reduce decalajul de resurse umane. Surplusul sau lipsa resurselor umane se datorează în mod normal planificării necorespunzătoare a forței de muncă este postul sau datorită modificărilor planurilor organizaționale, cum ar fi dezinvestirea afacerii sau închiderea unor afaceri și din alte motive, planurile de acțiune pot fi concepute pentru a le reduce dimensiunea, așa cum s-a discutat mai sus.