procesul de verificare a facturilor și modul de îmbunătățire a acestuia
furnizorii folosesc facturile pentru a colecta plăți pentru produsele și serviciile pe care le-au furnizat clienților lor în conformitate cu Termenii unui contract, comandă de achiziție sau formular de comandă. Chiar dacă termenii contractuali indică altfel, facturile pot avea termeni diferiți sau termeni suplimentari în comparație cu documentele care reglementează. Termenii și condițiile suplimentare includ adesea erori și omisiuni așteptate (E&OE) declarații într-un efort de a scuza neglijări ușoare sunt greșeli și pentru a reduce răspunderea lor juridică pentru informații potențial incomplete sau incorecte.
facturile pentru produsele și serviciile din domeniul tehnologiei informației (IT) au adesea o rată mai mare de erori în comparație cu produsele și serviciile non-IT. Acest lucru este valabil mai ales pentru facturile legate de software pentru licențiere, modernizare, întreținere și asistență. Mai multe studii indică faptul că până la 75% din facturile software sunt incorecte în cazul în care media scade între 50 și 60%. Acestea fiind spuse, nu toate erorile sunt semnificative pentru cost și risc. Cu toate acestea, există o corelație între contractele cu Termenii negociați și erorile de facturare. Termenii mai negociați care sunt în vigoare, cu atât este mai mare probabilitatea ca factura să fie incorectă.
alte cauze ale ratelor de eroare mai mari includ:
- furnizorul sau produsul a fost achiziționat de un alt furnizor care utilizează un model de afaceri și un sistem de facturare diferit (cum ar fi SAP)
- diferențe globale, cum ar fi taxele și moneda
- sistemul de facturare al furnizorului este inflexibil și sau depășit. Sistemele nu pot accepta termeni non-standard sau actuali, indiferent dacă au fost negociați sau sunt aplicabili în conformitate cu modelul de afaceri actual al furnizorului
- factura se bazează pe un document de reglementare greșit, cum ar fi formularul de comandă incorect sau un program incorect
- factura lipsește informații precum titlurile produselor, cantitățile, datele de început și de sfârșit etc.
- modificări ale modelului de afaceri și/sau terminologiei unui furnizor
verificarea facturii verifică dacă ați obținut ceea ce ați plătit pentru aceasta înainte de a efectua plata către vânzător. Mai mulți factori influențează nivelul la care este verificată o factură, inclusiv prioritatea și Organizația pune pe asigurarea facturilor sunt redate corect, apetitul pentru risc, precum și disponibilitatea de instrumente și procese definite.
reconcilierea facturilor
multe companii au automatizat procesul de plată a facturilor, iar cei care nu au optat de obicei să delege decizia personalului contabil. Problema cu această abordare este personalul este adesea familiarizat cu industriile și care reglementează documentele organizației lucrează cu. În ambele cazuri, decizia de a plăti o factură se bazează pe un proces de potrivire în trei direcții care compară comanda de achiziție cu chitanța de bunuri și factura. Indiferent dacă comparația este manuală sau automată, aceasta poate lua în considerare numai numărul și suma comenzii de achiziție, fără a lua în considerare alte informații care pot fi importante. Uneori, sistemele pot compara documente într-un meci 2-way sau un meci 4-way. Unele companii încep cu un proces de reconciliere, dar îl vor schimba pe măsură ce o afacere crește sau pe măsură ce apar probleme cu facturarea. Este important să vă revizuiți frecvent procesul de reconciliere pentru a evalua cât de bine funcționează.
strângeți Termenii
unele companii creează Termeni de plată specifici clientului. Acest lucru poate fi minunat pentru întreprinderile mici cu puțini clienți. Pe măsură ce o afacere crește, devine o piedică. Strângerea Termenilor pe documentul de factură la un termen universal va diminua Erorile. Companiile globale pot avea nevoie de termeni diferiți în funcție de țara cu care lucrează, dar acești termeni trebuie să se aplice tuturor clienților din țara respectivă. Face automatizarea mai ușoară și economisește timp în timpul creării unei facturi. Multe companii vor stabili un termen standard cu clientela nouă și apoi își vor actualiza clientela stabilită.
reevaluați-vă procesele
identificarea zonelor cu probleme este un factor important în îmbunătățirea metodelor. Există câteva lucruri de luat în considerare la reevaluare:
- trimiteți facturi pe hârtie?
- atribuiți codurile companiei fiecăruia dintre furnizorii dvs.?
- ce limite de toleranță există?
- care este volumul comenzilor de cumpărare în fiecare săptămână/lună / trimestru?
- care este volumul facturilor trimise în fiecare săptămână/lună / trimestru?
- care este volumul facturilor primite în fiecare săptămână/lună/trimestru?
- cât de des utilizați reduceri furnizor?
- cine procesează managementul materialelor?
aruncați o privire atentă la fiecare departament și la implicarea lor în procesele existente. Ar putea fi un loc unde lucrurile încep să se blocheze. Obțineți informații de la aceste departamente cu privire la sugestiile lor pentru a face lucrurile mai simplificate. Luați în considerare automatizarea și facturarea electronică pentru a minimiza traseele fizice de hârtie. Utilizarea Miro pentru colaborarea în echipă este vitală pentru succesul comunicării. Enterprise resource planning (ERP) vă va arăta procesele în timp real și vă va ajuta să evaluați sistemul.
furnizori de probleme de incendiu
când aveți vânzătorul sau vânzătorii care au obiceiul de a nu plăti la timp, pot face ravagii asupra proceselor de facturare și a fluxului de numerar. Termenii dvs. trebuie să includă o taxă de întârziere sau o taxă procentuală pentru toate facturile primite. Schimbați locația acestor taxe și puneți-le în apropierea sumei facturii. Aceste taxe vor fi generate automat în programe ca element rând. Verificați data facturii. Este vizibil ca unul scanează informațiile? Furnizorii problematici creează mai multă muncă pentru gestionarea stocurilor și Finanțe. Dacă vânzătorul refuză să onoreze acordurile de plată, este timpul să căutați un nou furnizor.
acest lucru se extinde și la modul în care un furnizor își urmărește propriile facturi. Unii furnizori au procese problematice în care nu este clar pentru ce plătiți. Sau efectuați plăți pentru o factură pe care o aplică altor facturi. Atunci când un furnizor face aceste tipuri de lucruri, încetinește procesul de pe partea ta. Trebuie schimbat pentru a vă face procesele mai ușoare și imaginea financiară a companiei mai clară. Codurile de tranzacție și un număr de document pot ajuta la determinarea modului în care au fost aplicate plățile.
comparații de referință
Compararea afacerii dvs. cu alte persoane de pe aceeași piață poate fi un beneficiu pentru companie. Acestea vor oferi idei despre cum să mențină ceea ce funcționează și soluții pentru probleme. Poate fi o experiență de deschidere a ochilor care învață multe. Știind cum stai alături de concurenții tăi este un beneficiu. Dacă te descurci bine, poate fi un motivator pentru a îmbunătăți vânzările și relațiile. Costul poate fi ridicat, dar aceasta este o investiție în companie. Multe companii pot spune că au zone cu probleme, dar costul acestor zone este dezvăluit într-o comparație. Merită să plătiți pentru un serviciu care va ajuta la schimbarea proceselor și la economisirea banilor companiei.
examinați programele de reducere
când vine vorba de conturi de plătit, profitând de fiecare reducere disponibilă este prețioasă pentru contabilitatea financiară. Problema este atunci când acestea sunt în urmă pe plata acestor facturi și pierde reduceri. O revizuire a ceea ce are loc pentru a împiedica plata acestor facturi în timpul eligibilității reducerii este o necesitate.
un alt lucru de luat în considerare este renegocierea Termenilor cu un furnizor, astfel încât să obțineți o reducere sau o reducere mai bună. Dacă un furnizor nu dorește, cumpărăturile pentru un nou furnizor dispus să ofere o reducere sunt o modalitate de a îmbunătăți procesele și finanțele.
compania oferă reduceri pentru plata anticipată sau la timp? Este ceva de luat în considerare pentru a îmbunătăți fluxul de numerar și procesele pentru conturile de încasat. Este, de asemenea, un instrument atractiv de negociere atunci când achiziționați noi clientele.
este întotdeauna o idee bună să evaluați procesul de verificare a facturii cel puțin anual, pentru a vă asigura că lucrurile sunt cât mai eficiente posibil.