dintre toate procesele pe care le acoperă echipa financiară, sfârșitul lunii procesul de închidere merită în special atenția dumneavoastră. Dacă lucrați într-un departament de contabilitate știți că situațiile financiare contează cu siguranță, dar la fel de important este un consistent, up-to-data de înregistrare astfel încât nu facturi, chitanțe sau alte documente importante obține lăsat în urmă.
echipele de contabilitate ar trebui să revizuiască procesul de închidere lunară, să elaboreze o listă de sarcini pentru a se asigura că merge fără probleme și corect, să urmeze cele mai bune practici și să utilizeze instrumentele software disponibile. Acest ghid este destinat să vă ajute să sari începe această călătorie.
care este sfârșitul lunii aproape?
întreprinderilor le pasă de depunerea situațiilor financiare la timp, deoarece ajută la menținerea unui flux de numerar sănătos, facilitează planificarea financiară, ajută la luarea deciziilor strategice de afaceri și măsoară progresul către obiectivele pe termen lung.
la sfârșitul fiecărei luni, companiile se asigură adesea că registrele lor sunt închise, astfel încât înregistrările să fie stabilite în piatră. Această sarcină, cunoscută sub numele de procesul de închidere a sfârșitului lunii, are ca rezultat:
- un sistem de contabilitate fiabil și precis
- decizii de afaceri mai informate
- vizibilitate mai puternică în sănătatea financiară a companiei dvs.
- audit financiar mai ușor
- depunere fiscală simplificată
puteți fi sigur la sfârșitul fiecărei luni că orice tranzacții au avut loc pe deplin înainte sau după închidere și că soldul dvs. de sfârșit de lună este corect și actualizat. Un set complet de Financiare din luna precedentă poate fi, de asemenea, utilizat ca bază pentru deciziile de afaceri de luna viitoare, deoarece o perioadă de închidere evidențiază domeniile în care vă puteți îmbunătăți.
cu alte cuvinte, faceți o revizuire completă a activității și performanței financiare pentru întreaga lună și aveți încrederea că este puțin probabil ca recordul pentru acea lună să se schimbe în viitor. Informațiile exacte pe care le” închideți ” aici includ:
- bilanțuri, care au nevoie de certificare și o asigurare de nici o discrepanță.
- comerțul între companii și toate tranzacțiile pe care le faceți cu alte companii.
- intrări recurente în jurnal pentru a fi validate, aprobate și postate.
- o listă completă de verificare despre care vom vorbi mai târziu.
alte documente relevante includ facturile neintrate, extrasele bancare sau de card de credit, intrările ipotecare și facturile de asigurare. Colectarea datelor este în mod clar o mare parte a procesului, iar unele dintre informațiile de colectat includ:
- venituri totale conturi bancare
- situații financiare și bilanțuri
- active fixe și niveluri de inventar
- informații despre contul bancar
- venituri și cheltuieli
- fond de numerar mic
- date din registrul general
abordarea exactă a procesului de închidere lunară diferă în funcție de tipul de afacere și de metodologia sa contabilă specifică. Și unele firme practică versiunea anuală cunoscută sub numele de închidere la sfârșitul anului.
procesul de închidere la sfârșitul lunii, pentru a revizui, este actul de ajustare a intrărilor pentru a corecta conturile pentru perioada închisă. Este cunoscut alternativ ca ” înregistrare pentru a raporta.”
etapele procesului de închidere a sfârșitului lunii
închiderea financiară nu trebuie să fie o durere de cap pentru echipa de contabilitate. Urmarea setului corect de pași atunci când se ocupă de înregistrările financiare la sfârșitul fiecărei luni va avea ca rezultat un impact pozitiv asupra organizației în ansamblu.
colectați informații
închiderea cărților este o sarcină intensivă a datelor. Începeți prin colectarea diferitelor puncte de date privind perioada contabilă în cauză:
- inventar count
- contul de profit și pierdere
- cheltuieli acumulate
- Registrul General
au întotdeauna o evidență a tranzacțiilor operaționale zilnice, în mod ideal în momentul în care sunt făcute, mai degrabă decât să aștepte până la sfârșitul lunii.
combinați părțile de contabilitate
sistemele contabile nu sunt entități omogene; ele vin de obicei în module care acoperă scopuri specifice, cum ar fi un departament de conturi de plătit și un departament de conturi de încasat. O parte a procesului de închidere este reconcilierea tuturor acestor componente împreună.
asigurați-vă că soldul conturilor de plătit, de exemplu, este conform cu registrul general. În acest scop, organizați chitanțele și scrieți toate achizițiile. Verificați-vă înregistrările în timpul acestui pas pentru a vă asigura că totul a fost plătit.
pentru conturile de încasat intrări, uita-te la toate sursele de venituri din împrumuturi la factura plăți. Un client nu a finalizat încă o plată sau ați uitat să trimiteți o factură? Ia aceste intrări sortate înainte de sfârșitul lunii.
reconciliați conturile
reconcilierea tuturor conturilor dvs. este un pas principal al închiderii. Verificați extrasele de cont cu chitanțele, formularele bancare și alte intrări externe. Conturile care au nevoie de acest tratament sunt:
- numerar, verificare și economii
- conturi preplătite
- alte conturi de bilanț
- numerar mic
reconciliați mai întâi conturile dvs. de numerar, care sunt mai ușor de procesat, deoarece discrepanțele și greșelile sunt evidente atunci când aveți de-a face cu numerar. Acest pas, de asemenea, te face conștient de cât de mult bani ai la îndemână ca o afacere.
de acolo, treceți la reconcilierea conturilor din bilanț. Nu uitați să revizuiți și conturile de venituri și cheltuieli pentru a vă asigura că toate intrările au fost reflectate cu exactitate.
luați în considerare inventarul și activele fixe
nu tot ceea ce are valoare în organizație poate fi setat la o sumă în numerar. Activele fixe—care pot include echipamente, proprietăți și vehicule-adaugă valoare pe termen lung afacerii dvs. Rețineți că acestea se pot deprecia în valoare în timp.
într-un mod similar, efectuați un număr de inventar în fiecare lună ca parte a închiderii. Aveți nevoie de completarea stocului. Dacă da, cât de mult? Sunt elemente perisabile sau au nevoie de înlocuire?
scrieți situațiile financiare
odată ce registrul general a fost actualizat, următorul pas este pregătirea situațiilor financiare, care se poate face fie cu date compilate într-o foaie de calcul, fie cu instrumente de automatizare. Subiectele acoperite în aceste documente sunt de obicei un rezumat al registrului general, al situațiilor de profit și pierdere și al bilanțurilor.
simplul act de a trece peste situațiile financiare vă poate oferi informații despre ceea ce cumpărați și dacă obțineți o rentabilitate adecvată a investiției. Ele sunt, de asemenea, un indicator al cheltuielilor excesive și al altor probleme bugetare.
organizarea declarațiilor este la fel de importantă, astfel încât să nu vă grăbiți să le găsiți în ultimele zile ale lunii. Majoritatea formelor de software de contabilitate au caracteristici încorporate în acest scop.
revizuire finală
toată documentația aferentă este trimisă conducerii superioare pentru revizuire. Persoana care examinează documentele de închidere nu este direct legată de procesul de închidere până în acest moment și are șansa de a privi totul cu ochi proaspeți.
închiderea sfârșitului de lună se încheie atunci când luna precedentă a fost stabilită în piatră și nu sunt înregistrate tranzacții noi pe ea.
ce ați învățat pe parcursul acestui proces și ce puteți aplica pentru a ușura luna viitoare? Când veți avea un nou început luna viitoare, dedicați-vă construirii unui calendar financiar pentru a ține pasul cu cărțile. Notați termenele limită pentru:
- colectarea tuturor tranzacțiilor
- primirea și înregistrarea de noi rapoarte
- afișarea tuturor veniturilor și cheltuielilor
- un calendar general pentru ajustarea registrului
comunicați planurile dvs. altor membri ai echipei implicați în procesul de închidere a sfârșitului de lună pentru a-i aduce pe toți la bord. Puteți modifica calendarul pe măsură ce trece timpul pentru a-l încadra în programul dvs.
Lista de verificare a închiderii lunii
după ce ați citit această listă de pași, închiderea înregistrărilor financiare poate părea un pic descurajantă. Rolul financiar contabil depășește doar tranzacțiile, acoperind numerar de venit, împrumuturi bancare, conturi de economii, cheltuieli lunare și alte părți esențiale care au impact asupra întregii organizații.
cum vă asigurați că nu ați pierdut nimic? O factură sau o declarație deplasată poate duce la pierderi curioase pe care nu le veți putea ține cont. Următoarea este o listă de verificare pentru a trece peste dacă vă aflați responsabil de procesul de închidere lunar.
- numerar: Ajustați pentru orice cecuri sau depozite restante până când soldul dvs. de numerar final se potrivește cu ceea ce spune extrasul bancar. Depuneți orice fonduri nedepuse din luna precedentă.
- inventar și mijloace fixe: documentează corect valoarea depreciativă și inventarul învechit/expirat.
- conturi de plătit și de primit: căutați credite neaplicate sau solduri restante pentru a scrie.
- Note plătibile la bancă: luați în considerare programele de amortizare și documentați în mod corespunzător costul dobânzii lunare.
- conturi între companii: Datoriile și creanțele ar trebui să se potrivească între ambele întreprinderi. Verificați și cheltuielile preplătite.
- vacanță acumulată și salarizare: pentru rambursarea angajaților.
- impozite acumulate: inclusiv cele care se aplică proprietății, vânzărilor și salarizării.
- cheltuieli: inclusiv costurile de aprovizionare și întreținere.
această listă de verificare nu trebuie completată în ordine. De fapt, unele sarcini ar putea fi delegate unui alt departament. Identificarea dependențelor de sarcini va fi inevitabil un pas suplimentar pentru organizațiile mai mari.
cele mai bune practici
pe lângă un plan stabilit și o listă de verificare, să trecem în revistă câteva dintre cele mai bune practici pentru a face acest proces esențial de afaceri cât mai lin posibil.
- nu sacrificați niciodată acuratețea pentru viteză: închiderea cărților poate necesita mult timp, dar datele cu care lucrați se vor reflecta în viitoarele decizii de afaceri. Gestionați-vă așteptările în consecință, fără a grăbi lucrarea și lăsând accidental declarații sau intrări importante. O regulă bună este să planificați finalizarea procesului în 10 zile după încheierea lunii.
- dar nu uitați să vă gestionați bine timpul: eficiența contează în departamentul contabil. Dacă aveți o dată de închidere, dedicați-vă să o întâlniți cât mai bine posibil. Discutați cu membrii echipei despre termenele realiste și comunicați corect pentru a evita șansele de întârzieri.
- învață încet din greșeli: închizi la sfârșitul fiecărei luni, așa că există întotdeauna o altă șansă de a îmbunătăți eșecurile observate în luna precedentă. Noii contabili vor avea nevoie de ceva timp pentru a se familiariza cu instrumentele și software-ul aferente și ar trebui să profite de orice programe de formare disponibile.
- faceți relații cu alte Echipe, chiar și cu cele care nu sunt în finanțe: dacă mai mulți oameni sunt conștienți de ceea ce faceți, alte departamente vă pot ajuta să contribuiți cu datele financiare necesare și să înțelegeți unde se îndreaptă efortul. Managementul superior, în special, ar trebui să aibă o idee despre obiectivele dvs.
- profitați de automatizare: tehnologia a simplificat foarte mult sarcinile contabile. Instrumentele Software pot fi utilizate pentru a colecta date și a rula calcule rapid, fără riscul de eroare umană, printre alte optimizări.
vom vorbi mai multe despre automatizare în spațiul contabil și procesul de închidere la sfârșitul lunii mai târziu. Dar dacă sunteți un profesionist condimentată sau un contabil nou luând pe sarcina de a închide cărțile, având aceste practici în minte vă va ajuta să lovit la sol de funcționare.
capcane și provocări
această procedură contabilă nu este lipsită de provocările sale. Una dintre cele mai evidente probleme cunoscute administratorilor de afaceri este ineficiența colectării tuturor informațiilor necesare.
problema aici este că datele financiare provin din mai multe surse disparate și, odată extrase, contabilii trebuie să le curețe și să le transforme într-un format consistent. Necesitatea de a crea mai multe foi de calcul pentru a acoperi curățarea intensivă a datelor încetinește procesul și crește cheltuielile administrative.
un alt blocaj este coordonarea activității între toate departamentele implicate în datele financiare. Întreprinderile mai mari trebuie să se ocupe în special de interdependențe complexe care sunt o mizerie de dezlegat în ultimele zile ale unei luni. Cum vă asigurați că nu rămâneți în urmă sau nu pierdeți evidența locului în care vă aflați în lista de verificare?
această muncă consumatoare de timp elimină timpul de afaceri care ar putea fi pus în aplicații mai utile, cum ar fi gestionarea riscurilor, administrarea controalelor interne și analiza performanței.
găsirea soluției cu instrumente de automatizare
software-ul de contabilitate astăzi este mai mult decât capabil să accelereze multe dintre sarcinile plictisitoare asociate cu închiderea sfârșitului lunii, inclusiv colectarea datelor contabile, Pregătirea rapoartelor și asigurarea faptului că totul este depus și raportat până la data de închidere. Beneficiile de a merge după aceste soluții sunt numeroase.
Mai Puțin De Lucru Manual
eliminarea de introducere a datelor manual este, de obicei, primele echipe de contabilitate punct de vânzare cu nerăbdare să, dar avantajul aici se extinde dincolo de asta.
unele sarcini trebuie să fie programate în funcție de o dată sau oră sau trebuie să fie declanșate de dependențe. Datorită automatizării, nu va fi nevoie să monitorizați constant fiecare sarcină și să anunțați persoanele responsabile cu privire la următorii pași.
tehnologia poate fi, de asemenea, utilizată pentru a standardiza reconcilierile conturilor și pentru a automatiza crearea și procesarea a mii de intrări în jurnal cu care companiile lucrează inevitabil.
vizibilitate îmbunătățită
consultați lista de verificare închidere la sfârșitul lunii. Fiecare element de pe listă este adesea realizat printr-o foaie de calcul separată de către persoane izolate specifice departamentelor lor. Când sunt realizate în mod tradițional, aceste sarcini sunt invizibile pentru funcția de finanțare mai largă și poate fi dificil să se integreze munca cu procesul de închidere lunară în ansamblu.
chiar și organizațiile mai mari se luptă cu fragmentarea și coordonarea activității financiare la nivelul întregii companii, deoarece acestea sunt răspândite în mai multe locații geografice. Frustrarea este exacerbată și mai mult de numărul mare de interdependențe care trebuie luate în considerare.
scopul software-ului de contabilitate este de a construi un mediu digital unificat, în care fiecare echipă poate colabora pentru finalizarea listei de verificare. Tablourile de bord și notificările monitorizează în plus progresul în timp real și oferă managementului o idee despre ce trebuie să facă în continuare. Acest nivel de vizibilitate asigură că toată lumea este pe aceeași pagină și că problemele sunt reperate înainte de a deveni probleme semnificative.
auditul simplificat
Software-ul înregistrează cu ușurință activitățile de închidere, cine le-a efectuat și la ce oră, rezultând o pistă de audit convenabilă. Profesioniștii contabili sunt capabili să verifice dacă sunt respectate cele mai bune practici și pot urmări responsabilitatea ori de câte ori se fac greșeli.
o abordare mai rafinată a contabilității
complicații mari în timpul procesului de închidere la sfârșitul lunii ar putea fi o indicație a problemelor care stau la baza abordării afacerii dvs. în contabilitate. De exemplu, dacă o echipă de plată a conturilor nu reușește să se implice în procesul de cumpărare la timp, va trebui să joace la sfârșitul lunii pentru a emite toate plățile pierdute și pentru a verifica din nou restanțele documentelor și facturilor.
software-ul de automatizare oferă acestor Echipe conștientizarea activității financiare în întreaga firmă, oferindu-le șansa de a oferi informații pentru deciziile de cumpărare din timp.