este un moment de schimbare fără precedent în industria juridică și, ca răspuns, mulți avocați fac schimbări majore de carieră. De la avocați experimentați care se ramifică independent la noi avocați care intră în profesie în mijlocul unei pandemii – un număr tot mai mare de profesioniști din domeniul juridic își deschid propriile practici. Dar în mijlocul acestor vremuri precare, spațiul fizic de birouri poate să nu fie cea mai bună opțiune. Realizat corect, un aranjament de birou virtual poate fi la fel de eficient, oferind în același timp un strat suplimentar de precauție.
această postare va explora necesitățile lansării și înființării unei firme de avocatură virtuale. De la considerentele administrative la asigurarea resurselor necesare, continuați să citiți pentru 8 sfaturi pentru a începe propria practică virtuală.
Sfat #1 Faceți un plan de afaceri
orice efort de succes are nevoie de un plan de acțiune, iar noul dvs. birou virtual de avocatură nu face excepție. Indiferent dacă deschideți o practică nou-nouță sau treceți de la un birou fizic, luați ceva timp pentru a scrie un plan de afaceri detaliat care vă conduce prin întregul proces și abordați proactiv provocările. Planul dvs. ar trebui să includă diverse componente, cum ar fi:
- un rezumat executiv care include declarația dvs. de misiune, o descriere generală a firmei și informații financiare.
- o analiză de piață care ia în considerare oferta și cererea pentru serviciile dvs. juridice în cadrul practicii dvs. și în zona geografică(zonele) dvs.
- o organigramă care stabilește structura firmei, inclusiv fiecare dintre pozițiile din cadrul practicii.
- o descriere de serviciu a domeniilor de practică ale firmei dvs., inclusiv tarifele orare și programele de taxe.
- un plan de marketing care stabilește ce eforturi vor fi făcute pentru a comercializa firma, pentru a atrage potențiali clienți și pentru a asigura noi probleme.
- o secțiune proiecții financiare care enumeră obiectivele financiare ale firmei, precum și câștigurile și previziunile de cost.
Sfat #2 Stabiliți un spațiu de lucru
este posibil să nu aveți un birou din cărămidă și mortar, dar aveți totuși nevoie de o locație fizică pentru a vă finaliza sarcinile profesionale în fiecare zi. Decideți unde doriți să vă localizați spațiul de lucru. Aveți un birou dedicat în casa dvs. sau veți multifuncțional o altă zonă a casei? Oricare ar fi cazul, gândiți-vă la ceea ce veți avea nevoie pentru a face acest spațiu de lucru unul productiv. Unele dintre aceste considerente includ:
- biroul și scaunul dvs.
- iluminat
- Spațiu de depozitare pentru rechizite de birou
- Confidențialitate și confidențialitate client
- acces la Internet
- împrejurimile dvs. pentru întâlniri virtuale
Sfat #3 Stabiliți-vă procesele
fluxul eficient și eficient în cadrul unui birou de avocatură este esențial pentru succes. Fără procesele potrivite, membrii firmei pot pierde ore substanțiale încercând să reinventeze roata și să-și dea seama de îndatoririle administrative. Și mai provocator este faptul că într-un mediu virtual, membrii firmei nu se află în același spațiu pentru a împărtăși cu ușurință idei și informații. Din acest motiv, este extrem de important să aveți procese administrative clar definite încă de la începutul noii dvs. firme.
gândiți-vă la modul în care dvs. și personalul dvs. veți gestiona situații precum:
- consultații client potențial
- noi prize client
- distribuție e-Mail
- stocare documente
- comunicații interne
- comunicații externe
- timp de urmărire
- facturare Client
odată ce ați luat aceste decizii importante, reduceți-le la scris prin crearea de manuale ferme și standarde de operațiuni.
Sfat # 4 promovează o cultură fermă Unită
cu membrii firmei care lucrează din diverse locații, poate fi dificil să se stabilească o cultură fermă unificată. Când lucrează de acasă, unii angajați experimentează sentimente de izolare și depresie. Lucrați împotriva acestor riscuri prin crearea de activități și practici care promovează o cultură unificată și includ fiecare membru al firmei. Evenimentele virtuale, cum ar fi competițiile de echipă, chaturile de prânz și cluburile de carte, pot promova medii de lucru virtuale coezive și pozitive.
Sfat #5 gândiți-vă la clienții dvs.
dvs. și membrii firmei dvs. nu sunteți singurii care vă experimentează firma într-un mod nou sau diferit. De asemenea, clienții dvs. trebuie să se confrunte cu situații care sunt departe de așteptările lor cu privire la colaborarea cu un avocat. Asigurați-vă că natura virtuală a firmei dvs. nu diminuează experiența clientului sau capacitatea firmei dvs. de a oferi clienților servicii juridice stelare. Luați în considerare circumstanțe precum:
- cum veți organiza întâlniri cu clienții
- cum vor fi livrate în siguranță documentele clienților
- cum veți menține clienții actualizați în mod constant?
- ce resurse tehnice aveți nevoie pentru a satisface nevoile clienților într-un mediu virtual?
Sfat #6 utilizați o tehnologie eficientă
tehnologia este importantă în orice birou de avocatură, dar devine crucială pentru firmele de avocatură care operează virtual. Aveți nevoie de instrumente în loc care pot fi accesate și utilizate de către membrii corespunzătoare ale firmei, deoarece acestea lucrează din diferite locații. Unele opțiuni tehnice legale comune includ:
- software de gestionare practică
- stocare de documente bazată pe Cloud
- instrumente de cercetare Online
- software de urmărire a timpului
- platformă de facturare legală bazată pe Cloud
- software de gestionare a clienților
oferte software de facturare legală TimeSolv o varietate de caracteristici pentru a ajuta liderii firmelor de avocatură să-și gestioneze practicile, să urmărească timpul, să creeze facturi și să colecteze plățile în mod eficient. Cu tehnologia sa bazată pe cloud și numeroase integrări, TimeSolv ajută firmele de avocatură virtuale să rămână pe drumul cel bun și profitabile.
Sfat #7 intern& comunicații externe
dacă noul birou virtual de avocatură va include o echipă de avocați și personal de asistență, veți avea nevoie de instrumente de comunicare internă care să permită tuturor membrilor să interacționeze rapid și ușor pe tot parcursul zilei. Creșterea mediilor de lucru virtuale a introdus o varietate de opțiuni de comunicare, inclusiv aplicații de chat precum Slack și instrumente de colaborare precum Microsoft Meetings. Faceți o mică cercetare pentru a găsi cea mai bună opțiune pentru firma dvs.
de asemenea, este important să luați în considerare ce instrumente veți utiliza pentru comunicațiile externe cu clienții și alți profesioniști din domeniul juridic. Cu toată lumea de lucru din locații diferite, utilizarea diferitelor acasă și telefoane mobile pot face o firma de avocatura par neprofesional pentru clienții potențiali și existenți.
tehnologiile VoIP permit firmelor de avocatură să comunice perfect cu clienții și colegii lor într-un mediu virtual. Apelurile sunt direcționate prin rețele de protocol internet. Prin urmare, indiferent de locul în care membrii firmei inițiază apeluri, destinatarul vede un număr de telefon consistent pentru firmă. În plus, atunci când clienții apelează la firmă, aceștia folosesc un număr standard care poate fi direcționat către membrii firmei, indiferent unde lucrează fizic.
un portal client poate ajuta, de asemenea, la comunicările externe, oferind un instrument pentru diseminarea informațiilor și actualizărilor către clienți într-o manieră sigură și virtuală. Cu această tehnologie, clienții dvs. se pot conecta independent la conturile lor securizate pentru a vizualiza actualizări, pentru a revizui facturile și pentru a-și plăti facturile legale.
sfat #8 opțiuni de plată Online
o firmă de avocatură virtuală are nevoie de instrumente pentru colectarea plăților online. În epoca distanțării sociale, mulți consumatori preferă tranzacțiile online, deoarece nu au călătorii la un birou sau nu pun un cec în poștă. Indiferent dacă acceptați plăți prin portalul dvs. de clienți sau includeți un buton de plată pe site-ul dvs. web, opțiunile de plată online se traduc într-o compensare mai rapidă pentru firma dvs. și mai puține resurse cheltuite pentru colectarea facturilor neplătite. Personalul firmei dvs. de avocatură trimite pur și simplu facturi în format electronic, iar clienții le pot plăti la primire.