reclame:
funcția de depunere ar trebui să fie organizată astfel încât să contribuie la menținerea corespunzătoare a înregistrărilor. Este important să rețineți că înregistrările ar trebui să fie puse la dispoziție ori de câte ori este necesar. Managerul de birou trebuie să decidă dacă depunerea ar trebui să fie centralizată sau descentralizată depunerea centralizată și depunerea descentralizată au ambele merite și dezavantaje proprii.
1. Sistem Centralizat De Evidență:
este un sistem în care toate înregistrările referitoare la diferitele departamente ale unei preocupări sunt depuse într-un singur loc sau în biroul central. Cu alte cuvinte, departamentele sau secțiunile individuale ale unei organizații nu fac depunerea înregistrărilor.
reclame:
meritele sistemului de evidență centralizată
1. Este pus sub controlul specialiștilor și acest lucru facilitează o mai mare eficiență.
2. Spațiul disponibil este utilizat economic.
3. Va exista un control eficient asupra lor.
reclame:
4. Nu va exista nici o duplicare a echipamentelor de depunere și de muncă (ca în sistemul descentralizat) și, ca atare, nu există economie în depozit.
5. Există un standard uniform pentru a depune documentele și pentru a le scoate. Acest lucru permite localizarea rapidă a documentelor.
6. Oamenii, care fac aceeași muncă din nou și din nou devin specialiști în munca lor. Acest lucru adaugă o eficiență mai mare.
7. Actele vor fi depuse în aceeași zi.
reclame:
8. Locația fișierelor sau documentelor lipsă este ușor de cunoscut (prin utilizarea corectă a indicatorului).
dezavantaje ale sistemului de evidență centralizată
1. Atunci când un șef de departament are nevoie urgentă de orice scrisoare, nu va ajunge la el la timp din cauza procedurii lungi. Acesta este un dezavantaj principal.
2. Erorile se pot strecura.
reclame:
3. Se consumă mult timp dacă departamentul de depunere este situat în camere îndepărtate.
4. Reguli rigide există în oferirea și returnarea fișierelor. Regulile devin mai importante decât relațiile.
5. Secretul nu poate fi păstrat.
2. Sistem de evidență descentralizat
reclame:
în cadrul acestui sistem, depunerea se face de către diferite departamente independent și nu central într-un singur loc. Fiecare departament instalează echipamente separate și numește personal care să aibă grijă de lucrările de depunere. Acest sistem este, de asemenea, cunoscut sub numele de sistem de evidență departamental.
meritele sistemului de evidență descentralizat
1. Metode adecvate, simple și ușoare pot fi adoptate în funcție de confortul Departamentului.
2. Fișierele sunt ușor și rapid disponibile.
3. Disponibilitatea rapidă a fișierului facilitează mai multă eficiență.
4. Secretul poate fi păstrat.
5. Primirea grefier va depune scrisorile fără greșeli, pentru că el are de a face cu doar câteva litere.
dezavantajele sistemului de evidență descentralizat
1. Într-o organizație, în diferite departamente, vor fi urmate diferite metode de depunere. Ca atare, niciun sistem standard nu va prevala.
2. Grefierul are multe alte locuri de muncă; el nu poate deveni un specialist în sistemul de evidență.
3. Transferul inter-departament al grefierilor nu va reuși să înțeleagă sistemul de Evidență al altor departamente.
4. Dacă un document se referă la două sau mai multe departamente, va exista dificultăți în depunerea documentului.
5. Depunerea se va face la comoditatea de un funcționar, care are multe alte locuri de muncă pentru a face împreună cu depunerea. Ca atare, el poate să rătăcească scrisorile sau să le păstreze în alte registre sau să le lase neobservate.