de Gayle L. Gifford, ACFRE
„când aplic pentru un nou loc de muncă, mi s-a cerut să-mi dezvolt propria descriere a postului ca parte a procesului de screening. Mi-am amintit că am învățat despre planificarea locurilor de muncă într-un atelier pe care l-ați condus. Deci, am dezvoltat un Plan de locuri de muncă în loc de o descriere a postului – viitorii mei angajatori au fost atât de impresionați, am primit slujba!”
dacă ți-ai întreba șeful sau colegii cât de bine îți faci treaba, ce ar spune ei? Ați primi același răspuns de la toată lumea? Definițiile lor de succes se potrivesc cu ale tale?
Evaluarea performanței este una dintre cele mai frustrante experiențe la locul de muncă atât pentru personal, cât și pentru manageri. Nu este neobișnuit ca anii să treacă fără niciun feedback formal de la locul de muncă – și asta se extinde atât la membrii Consiliului, cât și la directorii executivi și la personalul agenției. Dacă ați întâmpinat un accident vătămător în timpul serviciului, angajatorul dvs. este mandatat să dețină acoperirea compensației lucrătorilor în conformitate cu legile privind răspunderea din new york.
descrierea standard a postului este extrem de inadecvată ca măsură a performanței postului. De ce? Deoarece descrierea tradițională a postului enumeră doar sarcinile. Nu stabilește obiective generale și nu descrie exact cum arată diferitele niveluri de performanță.
ca urmare, evaluarea anuală a performanței este atât de dureroasă, deoarece se simte atât de subiectivă – al cărui standard sunt măsurat?
de la sala de clasă la sala de consiliu, performanța se îmbunătățește atunci când indivizii își pot măsura munca în funcție de repere clare și cunoscute – create și convenite în prealabil.
așa că scoate-ți fișa postului prăfuit și rescrie-o într-un Plan de Job dinamic.
ce se întâmplă într-un plan de locuri de muncă?
planul de locuri de muncă este un document de ghidare care descrie în mod explicit așteptările dumneavoastră și alții au pentru performanța. Acesta prezintă obiectivele și obiectivele de top, identifică standardele și măsurile pentru performanța de succes și prezintă resursele și dezvoltarea abilităților pe care le?trebuie să le atingem.
componentele de bază ale unui plan de locuri de muncă sunt simple. Acestea includ:
1. Prezentare Generală De Locuri De Muncă
2. Definiții ale succesului
3. Responsabilități În Curs
4. Relații Cheie
5. Dezvoltarea personală și angajamentul resurselor
6. Alocarea timpului priorităților
pentru a ilustra modul în care funcționează acest instrument, Să analizăm un exemplu:
crearea unui plan de locuri de muncă pentru un Director de dezvoltare
I. Prezentare generală a locului de muncă
în această secțiune, furnizați o descriere generală a postului dvs. și modul în care acesta adaugă valoare organizației. Fii scurt, vei intra în mai multe detalii mai târziu.
exemplu: În calitate de Director de dezvoltare, sunt responsabil pentru asigurarea faptului că organizația noastră are resursele financiare și administrarea înțeleaptă necesare pentru a obține rezultatele strategice aprobate de Consiliul de administrație. De asemenea, mă voi asigura că menținem cele mai înalte standarde etice pentru strângerea de fonduri.
II. definiția succesului.
cum arată succesul pentru poziția ta? Da, mă tem că nu poți evita să te angajezi la rezultate. La urma urmei, ce rost are slujba ta dacă nu este să avansezi misiunea organizației tale? Această secțiune descrie rezultatele (scopurile) și nu efortul (mijloacele). Succesul ar trebui să fie în termeni concreți, măsurabili și legați de timp.
în restul planului, veți descrie ce va fi nevoie pentru a produce aceste rezultate. În acest fel, procesul de planificare a locurilor de muncă inițiază un dialog critic între dvs. și supraveghetorul dvs. pentru a negocia așteptările.
nu trebuie să vă limitați la 12 luni. Dacă abia începeți o nouă poziție, puteți descrie și obiective pe termen scurt, de exemplu șase luni. Dacă construiți pentru viitor, atunci puteți descrie rezultatele la un an, trei ani sau mai mult.
exemplu:
douăsprezece luni de acum, următoarele vor fi fost realizate:
- veniturile din donarea anuală și majoră vor fi majorate cu 5%
- evenimentele speciale vor produce în mod profitabil venituri la un raport venit-cheltuială minim de 3 USD pentru fiecare 1 USD cheltuit
- o societate de moștenire va fi lansată și pregătită pentru participarea donatorilor
- infrastructura de dezvoltare a Departamentului, inclusiv software-ul de strângere de fonduri, informațiile donatorilor, comunicațiile, instruirea personalului și conducerea voluntarilor, vor fi modernizate pentru a sprijini obiectivele viitoare de creștere.
peste trei ani:
- veniturile din donații anuale și majore au crescut cu cel puțin $__ milioane
- veniturile din subvenții vor fi crescut cu 20%, în timp ce, în același timp, finanțarea restricționată nu va constitui mai mult de 60% din veniturile organizației extinse.
- programul nostru de dăruire planificat asigură angajamente semnificative ale donatorilor
- noi fluxuri de venituri (de ex. 5-10% din veniturile organizaționale
- solicitanții voluntari și tehnologia inovatoare sunt elemente vitale, evaluate și rentabile ale Departamentului de dezvoltare
- Departamentul de dezvoltare va avea capacitatea necesară pentru a întreprinde o campanie majoră de capital
III. scurtă descriere a responsabilităților în curs de desfășurare
aici veți descrie efortul pe care îl depuneți pune în locuri de muncă ( mijloacele), similar cu ceea ce s-ar găsi în descrierea tipic de locuri de muncă. Onorează activitățile care fac posibil succesul.
exemplu:
sunt responsabil pentru toate programele de planificare, execuție, control și evaluare a veniturilor filantropice pentru această organizație. Aceasta include, dar nu se limitează la:
* asigurarea veniturilor operaționale și de program prin acordarea anuală și majoră, granturi, acordarea planificată, evenimente speciale și alte surse de venit
* angajarea, instruirea și supravegherea unui personal de departament de înaltă calitate
* asigurarea gestionării responsabile a donatorilor și a fondurilor primite
* recrutarea, instruirea și gestionarea unei echipe entuziaste și talentate de voluntari pentru dezvoltarea fondurilor angajați la toate nivelurile în efortul de dezvoltare
* gestionarea și îmbunătățirea tehnologiei și comunicațiilor Departamentului
* asigurarea și bugetele pe termen lung și financiare management
* recomandarea politicilor necesare Consiliului de administrație pentru succesul și administrarea responsabilă a eforturilor noastre filantropice
* Asigurarea comunicării și integrării în întreaga organizație
* dezvoltarea planurilor anuale și pe termen lung pentru a satisface nevoile organizaționale
IV. relații cheie
aceasta trebuie să fie partea mea preferată a unui plan de locuri de muncă (după definirea succesului, desigur). Multe fricțiuni în organizații ar putea fi evitate dacă indivizii ar avea un acord mai clar cu privire la ceea ce se așteptau unul de la celălalt și cum arăta o relație de lucru pozitivă. Această secțiune a planului vă permite să articulați cum arată și cum se simte conducerea.
exemplu:
* donatorii: relația mea principală este cu donatorii noștri. Este responsabilitatea mea să mă angajez cu donatorii și să le construiesc conștientizarea numeroaselor modalități prin care organizația noastră poate ajuta la îndeplinirea viselor donatorilor. Voi acționa etic și în orice moment în interesul donatorilor noștri. Sunt angajat în administrarea înțeleaptă – atât a relațiilor noastre cu donatorii, cât și a sprijinului lor financiar.
* Director executiv (ED): Succesul meu în această poziție depinde de un parteneriat puternic cu ED mea. Rolul meu este de a sprijini ED în crearea celor mai bune strategii de creștere și administrare pe termen scurt și lung pentru organizația noastră, de a sprijini ED în activitatea sa de a construi relații cu donatorii potențiali și actuali, de a oferi sprijin pentru solicitarea de cadouri. De asemenea, voi furniza ED-ului meu o analiză în timp util și profundă a activităților de dezvoltare a fondurilor pentru ca ea să informeze și să consilieze Consiliul de administrație. Directorul executiv este supervizorul meu și sunt direct responsabil față de el/ea pentru rezultatele descrise în acest Plan de locuri de muncă.
* personalul Departamentului de dezvoltare: critică pentru succesul meu este dezvoltarea unui personal cu înaltă calificare și motivați, care Experiență de creștere profesională, de lucru ca o echipă și se bucură de locurile lor de muncă. Rolul meu este de a împuternici personalul meu cu instruirea, feedback-ul, informațiile în timp util, resursele și cunoștințele tehnice necesare pentru a obține rezultatele Departamentului. Voi trage la răspundere personalul la cele mai înalte standarde, tratându-l în același timp cu respect, corectitudine și demnitate.
* Consiliul de Administrație: un element critic în strângerea de fonduri este să ai o organizație demnă și demnă de încredere. Acesta este rolul principal al Consiliului de Administrație și voi face tot ce este necesar pentru a ajuta Consiliul în crearea unei astfel de organizații. Voi lucra colegial cu Consiliul pentru a dezvolta planuri pe termen scurt și lung pentru a îndeplini obiectivele aprobate de Consiliu și pentru a dezvolta politici care să ghideze programele noastre de strângere de fonduri.
* voluntari de Conducere (inclusiv membri ai Consiliului de administrație): Implicarea voluntarilor de conducere în eforturile noastre de strângere de fonduri este esențială pentru succesul nostru de strângere de fonduri. Condițiile care creează relații de succes cu personalul meu sunt aceleași condiții care vor duce la succes cu voluntarii.
* alt personal: strângerea de fonduri are cel mai mare succes atunci când toate părțile organizației își înțeleg relațiile. Voi lucra colegial cu programul meu și colegii administrativi pentru a construi un efort integrat care să îndeplinească obiectivele noastre organizaționale. Colegii mei vor înțelege rolul lor și dorința de a contribui la succesul meu și invers.
V. dezvoltare personală și angajament de resurse
dețineți în prezent cunoștințele și abilitățile necesare pentru a realiza realizările pe care le-ați subliniat mai devreme? Dacă nu, acesta este locul pentru a determina organizația dvs. să se angajeze în dezvoltarea profesională. De asemenea, ar trebui să articulați ce resurse — buget, oameni, echipamente etc. — v-au promis organizația dvs.
exemplu:
dezvoltare profesională
* pe parcursul anului viitor, mă voi angaja în dezvoltare profesională pentru a asigura expertiza tehnică necesară pentru a construi un program puternic de dăruire planificat.
* voi dobândi, de asemenea, expertiză în jurul problemelor și tendințelor locale și naționale legate de misiunea noastră
* îmi voi asigura ACFRE în termen de trei ani.
angajamente de resurse:
* în prezent există cinci persoane în departamentul de dezvoltare pentru un cost total de personal de $_______. Am autoritate deplină în limitele bugetului meu pentru a păstra sau reconfigura Departamentul după cum este necesar pentru a-mi îndeplini rezultatele anuale și pe termen lung.
* bugetul meu de funcționare pentru anul următor este $____________. În cadrul acestui buget se finanțează atât modernizarea hardware-ului, cât și a software-ului pentru un sistem de management al donatorilor și îmbunătățirea abilităților profesionale ale mele și ale personalului.
VI. alocarea timpului priorităților planul de lucru
ați experimentat vreodată o neînțelegere cu supraveghetorul dvs. despre locul în care ar trebui să vă petreceți cea mai mare parte a timpului? Ei bine, această parte a Planului de locuri de muncă vă oferă o oportunitate de a clarifica aceste așteptări.
exemplu:
* cultivarea Donatorilor și a perspectivelor, solicitarea și administrarea 45%
* dezvoltarea voluntarilor și personalului remarcabil 20%
* modernizarea funcțiilor de management și administrative ale Departamentului 10%
* activități de bord (neincluse în altă parte) 7%
* cercetare, planificare și dezvoltare 10%
* servicii pentru echipa de management 8%
cum de a dezvolta și de a folosi un plan de locuri de muncă
planul de locuri de muncă este un document viu, interactiv. Este un instrument pentru a negocia un consens cu privire la ceea ce ar trebui să faci.
pentru a obține mingea rulare, s-ar putea scrie un prim proiect de tine. Șeful tău va fi surprins și, cel mai probabil, impresionat de conducerea ta. Citatul care a început acest articol a fost de la o colegă de-a mea a descris experiența ei folosind acest proces pentru a aplica pentru postul de Manager de Resurse Umane.
proiectul dvs. este punctul de plecare pentru discuții cu persoanele care au așteptări de la dvs. Cu ce sunteți de acord? Unde diferă așteptările tale? Ce puteți fi de acord să livrați? În cele din urmă, va trebui să creați un document pe care atât dvs., cât și supraveghetorul dvs. îl puteți susține. Un Plan de locuri de muncă nu va funcționa dacă este folosit pentru a crea așteptări de performanță pe care doar Superman sau Wonder Woman le-ar putea îndeplini! Trebuie să vă simțiți încrezători că planul este realizabil.
la intervale regulate pe tot parcursul anului (nu mai puțin de trimestrial), veți dori să revizuiască documentul cu supraveghetorul dumneavoastră. Sunteți pe țintă cu așteptări? Dacă nu, de ce nu? Dacă condițiile s-au schimbat, este timpul să reproiectăm și să renegociem așteptările descrise de planul inițial. Și atunci când vine timpul pentru revizuirea dvs. anuală, planul de locuri de muncă ar trebui să elimine orice surprize sau neînțelegeri cu privire la performanța dvs. Această discuție de sfârșit de an este, de asemenea, timpul pentru a scrie și a conveni asupra noului dvs. Plan de locuri de muncă pentru anul următor.
toată lumea din organizația dvs. poate beneficia de un Plan de locuri de muncă – și care include voluntarii și chiar membrii Consiliului de administrație.
acest articol a apărut pentru prima dată în revista Contributions.
Gayle L. Gifford, ACFRE și colegul ei Jonathan W. Howard la cauza & Effect Inc. ajutați organizațiile nonprofit de la nivel local la nivel internațional să creeze schimbări strategice pentru o lume mai dreaptă și mai pașnică. Cu peste 30 de ani de experiență nonprofit, Cause & Effect ajută organizațiile nonprofit cu planificare strategică, dezvoltarea consiliului, strângere de fonduri și nevoi de comunicare